会议管理需求说明书.doc

1.1.1. 会议管理1.1.1.1. 会议申请流程1.1.1.1.1. 业务概述1. 操作部门：所有部门2. 操作人员：所有人员3. 业务描述：会议申请流程包括会议申请、部门初审、部门终审、局领导审批、会议通知等过程。1.1.1.1.2. 业务流程图1.1.1.1.3. 业务流程描述说明1. 会议申请：由部门信息员录入会议申请信息，录入内容包括：会议时间、会议主题、会议性质、会议内容、主办单位、会议地点、附件、出席局领导、出席部门、拟办意见、备注、联系人、联系电话、会议类型、会议人数、主席台人数、是否需要讲台、是否需要签到台、席卡名单、茶水供应、是否外事接待、有线话筒数量、无线话筒数量、是否播放音乐、是否播放DVD、是否录音、是否摄像、是否摄影、是否投影、投影调试开始时间、投影调试结束时间、视频主会场、视频分会场、分会场。其中会议时间、会议主题、会议内容、会议地点、出席局领导、出席部门、拟办意见为必输项；2. 若会议申请后选择“提交审批”，则转到“部门初审”环节；若会议申请后选择“提交通知”，则直接转到“会议通知”环节； 3. 部门初审：可查看、修改会议详细信息，选择下一步发送对象，填写部门初审意见；4. 部门终审：可查看、修改会议详细信息，选择下一步发送对象，填写部门终审意见；5. 机要处理：可查看会议详细信息，选择下一步发送局领导；6. 局领导审批：可查看会议详细信息，填写局领导审批意见，审批意见默认为“同意”，可修改，不能为空；7. 机要处理：可查看会议详细信息，若还需要下一位局领导审批，选择下一步发送局领导；若审批完成，转到“会议通知”环节；8. 会议通知：由会议拟办人上载正式会议通知，系统自动给通知范围内的部门和单位以及会务人员发送会议通知，若开通短信发送功能，可选择短信通知。1.1.1.1.4. 业务规则1. 各部门都可以发起会议申请；2. 会议申请时自动生成会议流水号，规则为YEAR-HY-XXXX；3. 会议地点选择某个会议室，系统自动判断同一时段（半天为单位）该会议室是否已被占用，若被占用则提示；4. 通知范围选择局领导，系统自动判断该领导在同一时段（半天为单位）是否已有安排，若有安排则提示；5. 局领导按设定好的顺序排序；6. 主办单位未填写，默认为当前用户所在部门（单位）；7. 短信通知内容默认为“XX月XX日在XX召开XXXX会议，详情可查看网上通知”，可修改短信内容；8. 处理跟踪：可查询会议申办流转的整个过程，包括每一个步骤的处理时间、处理人、处理意见。1.1.1.2. 会议编辑1.1.1.2.1. 业务概述1. 操作部门：所有部门2. 操作人员：所有业务人员3. 业务描述：由会议拟办人编辑会议申请信息。1.1.1.2.2. 业务规则1. 只有会议拟办人有权限编辑本人申请的会议申请信息；2. 所有会议申请信息都允许编辑；3. 会议编辑中有会议取消、会议延期的功能，操作的同时会发送通知给会议相关人员。1.1.1.3. 参会管理1.1.1.3.1. 业务概述1. 操作部门：所有部门2. 操作人员：所有业务人员3. 业务描述：参会部门收到相关会议通知后，部门内部安排参会的过程，包括会议阅知、领导批示、反馈出席名单、上载会议材料等过程。1.1.1.3.2. 业务流程图1.1.1.3.3. 业务流程描述说明1. 会议阅知：部门领导查阅本部门收到的相关会议通知，填写处理意见；2. 领导批示：部门领导选择部门内人员参加会议，选择人员准备会议材料； 3. 反馈出席名单：将部门领导选择的出席名单反馈给会议申办人；4. 上载会议材料：非必选环节，若有准备材料，与出席名单一同反馈给会议申办人。1.1.1.3.4. 业务规则1. 参会管理属于部门内部流程；2. 出席名单和会议材料需一同反馈给会议申办人。1.1.2. 会议室管理1.1.2.1. 业务概述1. 操作部门：办公室2. 操作人员：办公室人员3. 业务描述：会议室管理维护会议室的基本信息，包括会议室的新增、修改、删除、查询等功能。所有人都能查询会议室。1.1.2.2. 业务规则1. 用户会议室管理信息项包括：会议室名称、会议室地点、会议室可容纳人数、是否特殊标志位、特殊使用部门编号、是否含视频系统、会场图片链接地址。其中会议室名称、会议室地点为必输项。2. 办公室有管理会议室权限，所有人有查询会议室的权限。3. 特殊标志位标识该会议室是某些部门专属，专属会场其他部门不能申请。1.1.3. 会议查询1.1.3.1. 业务概述1. 操作部门：所有部门2. 操作人员：所有人员3. 业务描述：查询申办会议的详细信息，所