董事长秘书岗位说明书.doc

董事长办公室秘书岗位职责及工作流程一、工作内容（一）文字材料1、负责董事长室一般性文件的起草工作；2、负责董事长室所有文件的校核、制发、及归档管理；负责董事长室日常文字材料的组织；日常基层情况调研与材料整理上报；3、做好总经理工作报告等起草与修订。（二）、文电处理1、董事长室外来文件、传真件等函电的登记与受理；2、重要电话的记录与跟踪处理；3、内部文电的跟踪督办；4、月度文电处理情况汇总、通报。（三）、会议组织事务1、参加董事会和公司召开的有关会议；2、参加董事会、公司各类工作协调会和评比会。3、会议通知的制发与会前准备工作的落实与通知；4、会议文字材料的组织与起草；整理、存档工作；5、会议记录、签到、纪要整理与会议材料的整理归档；6、负责会议资料的发放、收集；（四）、董事长室事务1）、办公环境明亮整洁一尘不染家具摆放整齐办公桌无文件累积文件整齐规范图书排放整齐2）、内勤事务1、每天准时上班。2、开窗通风。3、清洁办公室：每天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次。4、清理花木：绿植每天浇水一次，保持绿植没有枯叶、杂草。5、为董事长备好茶水（董事长到办公室的同时）。6、每天下班前清理办公桌一次，关闭好门窗、电源等。7、及时清理办公、生活垃圾，不让垃圾在室内过夜。8、每周吸尘一次。3）、来宾接待彬彬有礼热情接待1、笑脸相迎，茶水相待。2、询问来宾情况：来访目的，有无预约及身份情况等。3、索要名片。4、及时向董事长请示。5、按董事长意见引见，接待（按情况给予续茶水）。6、根据客人来访时间及职务等级，征询领导意见后确定是否客餐、宴请。（五）、接待事务的管理1、负责联系来访人员，确定来访时间、来访人数等事项，并初步拟定接待方案；2、负责接待过程中预定住房、准备宴席、安排交通工具等事项；3、负责接待中过程全程摄影、录音及接待后材料整理及稿件撰写、挂网发布。（六）、其它事项1、协助做日常重大活动与会议接待等的组织；2、协助做好办公室系统的培训；3、负责与各区域、子公司建立信息交流和联络渠道，做好重大事项的调研和信息收集处理工作。4、完成领导交办的临时工作。二、工作岗位权利1、对各部门口头提出或不符合行文规范或用公章的情况予以指导的权力；2、对违反办公室纪律的行为予以监督和指导的权力；3、对损坏公司财产，浪费公司资源的行为予以制止的权力；4、有对上级部门提出合理化建议和意见的权力和义务；5、对各区域、子公司办公室内部基础管理及企业文化建设有建议指导的权力。三、操作流程（一）、文电处理1、发文：主办单位拟稿部门负责人审核相关部门会签公司领导签发办公室编号、缮印（印刷）、用印、分发；2、 收文：签收来文填写收文处理标签总经办负责人签署拟办意见公司领导批阅总经办登记跟踪督办承办单位承办反馈给呈报单位立卷归档。（二）、会议组织准备会议议题安排会议议程制发通知会前准备工作的落实与检查会中服务、摄影会议记录纪要整理与会议材料的整理归档会议跟踪报道。（三）接待事务收集来宾情况制定接待计划落实接待事项接待材料整理、新闻报道撰写。（四）董事长室事务处理1、对所有文件先进行识别，并分类登记，再分别办理。负责董事长来往信件的处理工作；2、外来红头文件：填写收文处理单，及时送批和传递发放，并留下记录。3、内部红头文件：作好收文记录并放置在待处理文件夹内，便于董事长看阅。4、外来公函、通知及文字资料：及时送交董事长阅示，根据董事长批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。5、内部通知、报告：及时送交董事长阅示，根据董事长批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。6、公司各部门（单位）送交董事长签字的，根据送交人的意见给予及时传递办理。7、重要的和紧急的文件，须提醒董事长。8、每天将送交董事长批示、看阅的文件清理一次，并核对登记记录。9、根据文件积累的情况及时进行存档，并作好相应记录，便于查阅。四、任职资格1、大专以上，行政管理、文秘或其他相关专业，掌握公文写作、档案管理知识，了解办公室管理、法律等知识2、有一定的文字功底，较好的写作能力，熟练使用WORD、EXCEL、POWERPOINT等办公软件，具备一定的网络应用知识；能够熟练运用现代化办公设备（包括电脑、音响、复印传真、照相、摄像器材等）； 具备较好的语言表达能力，具备一定的英语应用能力；待人热情大方，具有较强组织协调能力；反应敏捷、具有良好的理解能力与判断能力，对上级指示能准确的理解和判断，并能积极达成目标的实现；熟悉公司各方面经营情况，能独立处理对外来访接待，并能进行有效的沟通和交流，以有效地维护公司形象3、较高的政治素质和良好的职业道德，熟知海螺文化，严格按照海螺文明行为规范要求自己，具有强烈的企业认同感和奉献精神。五、岗位要求1、遵章守纪：严格遵守国家法律法规及公司的各项管理