中小企业联网订单型用户操作手册.doc

前 言4第一章系统安装准备5第二章基础数据准备62.1单位信息初始化62.2客户维护62.3成品说明72.4成品等级72.5余料处理82.6保险条款82.7价格条款82.8制品信息92.9合同类型92.10基本资料导入9第三章网上备案123.1合同预录123.2手册申报133.3合同备案133.4合同延期143.5单耗变更153.6料件变更3.7成品变更3.8变更上报第四章库存管理174.1进口料件入库184.2成品入库184.3成品出库184.4退运处理194.5结转处理19第五章裁剪管理204.1裁剪拖料处理214.2配片处理21第六章网上核销226.1日常数据上报236.2保证金核销台帐表236.3海关合同核销作业表246.4企业合同核销作业单246.5核销数据上报246.6结案处理25第七章统计查询257.1合同基本信息查询257.2面料入库查询267.3拖料、配片查询267.4成品入库查询267.5成品出库查询267.6面料使用情况查询267.7成品库存查询267.8报关单查询26第八章采销管理278.1采购合同288.2销售合同288.3装箱单处理298.4生成报关单308.5开证情况318.6来证情况318.7出单情况318.8收汇情况328.9采销合同存档32前 言服装企业核销辅助管理系统是配套海关联网监管而开发的一套集企业一般管理和加工贸易业务的应用系统。该系统既可以指导企业如何实现信息化管理，又可以指导企业如何办理有关加贸业务。这些业务都微机化管理，规范、科学、严谨，不仅减少了企业运作成本，而且提高了企业的管理能力，尤其是该系统所涉及加工贸易业务：手册备案、进出口报关、内销补税、中期核查、手册结案等都以电子报文方式自动产生，且同海关联网，为企业提供了最有效的加贸管理和监管的网络环境基础。第一章 系统安装准备该系统可单机或多机同时对不同业务进行操作，安装由软件公司负责，企业需提供以下软硬件准备： 数据库：SQLserver2000; 操作系统Win2000; 服务器或PC机若干台； 集成器及网络线若干； 宽带拨号上网；第二章 基础数据准备在操作该系统之前，我们首先要准备企业基础数据，并录入到系统中。因此，本章主要指导企业如何准备基础数据。本系统要求企业在生产管理中管理较为规范，重点管理部门必须微机管理：仓库、销售、车间、手册申报、报关、核销等。当然，生产过程不复杂、数据量小且纸质记录规范、齐全的企业，在网络、人员条件不具备的情况下，也可以由个别管理人员集中操作。2.1单位信息初始化企业在使用本系统时，首先要维护系统使用单位的信息。微机操作方法是：进入主界面，点击 “基本资料” 模块，再点击下拉菜单中的“使用单位基本信息”。依次录入界面中列示的待录信息。单位代码指的是企业在海关的代码。在录入前必须点击“修改”，否则不可操作。2.2客户维护客户维护是对企业有经常业务来往的订单客户的信息维护。微机操作方法是：进入主界面，点击 “基本资料” 模块，再点击下拉菜单中的“客户维护”。点击“新建”，依次录入客户代码、客户名称、国别、地址、币制等，保存即可。 2.3成品说明 成品说明是对成品出口的运输方式加以说明，比如是否以正常运输方式出口或是以EMS邮寄的方式出口等。微机操作方法：进入主界面，点击 “基本资料” 模块，再点击下拉菜单中的“成品说明”。点击“新建”，依次录入成品说明代码、成品说明名称，保存即可。2.4成品等级微机操作方法：进入主界面，点击 “基本资料” 模块，再点击下拉菜单中的“成品等级”。点击“新建”，依次录入成品等级代码、成品等级名称，保存即可。2.5余料处理 余料处理维护的是生产剩余原材料的处理方式。微机操作方法：进入主界面，点击 “基本资料” 模块，再点击下拉菜单中的“余料处理”。点击“新建”，依次录入余料处理代码、余料处理名称，保存即可。2.6保险条款微机操作方法：进入主界面，点击 “基本资料” 模块，再点击下拉菜单中的“保险条款”。点击“新建”，依次录入保险条款代码、保险条款名称，保存即可。2.7价格条款微机操作方法：进入主界面，点击 “基本资料” 模块，再点击下拉菜单中的“价格条款”。点击“新建”，依次录入价格条款代码、价格条款名称，保存即可。2.8制品信息制品信息是对应海关的HS编码、名称由企业自定义的一组制品编号，可以根据企业当前的生产方式来定义，也可以按排序的方式来定义，酌情而定。微机操作方法：进入主界面，点击 “基本资料” 模块，再点击下拉菜单中的“制品信息”。点击“新建”，依次录入制品编号、制品名称、HS编码、制品号、单位，保存即可。2.9合同类型合同类型是对企业贸易方式的维护，企业以什么样的方式进行进出口贸易，就维护什么样的方式，比如：来料加工、进料加工、自营自销等。微机操作方法：进入主界面，点击 “基本资料” 模块，再点击下拉菜单中的“合同类型”。点击“新建”，依次录入合同编号、类型名称、类别，保存即可。2.10基本资料导入基本信息数据指加工贸易企业在与海关业务发生中常用到的且是海关统一规定的基本信息数据。该数据信息企业不可以自行定义。本系统提供了导入功能，导入文件由企业上宽带网进入海关联网监管平台（在后面介绍）导出基本信息文件，然后导入即可。微机操作方法：假如企业进入海关平台已导出某文件在本地微机某目录中，进入主界面，点击模块功能中的“基本资料维护”，再点击功能列表中的“基本资料导入”，点击“导入”，选择以上目录中的该文件。点击打开，确认即可。我们看到在界面中有1-22个基本信息项，其中有些信息项中的基本信息较多，企业仅用到一部分。怎么办呢？我们举例说明：比如HS编码，点击左列第一项的HS编码，在右列中显示海关所有的HS编码，我们用鼠标在企业用到的HS编码的后面“本单位使用”上点击打“”即可，再点击即取消。其它类似方法即可。 企业在应用本系统时，已在进行日常的生产，为了使该系统正常使用且能同海关联网监管，企业必须向海关加贸管理人员申报启用日期，并商讨对历史手册数据如何处理。该系统的使用必须从新手册开始启用，历史手册数据需想办法结转到新手册中，如果生产中历史手册数据使用和新手册数据使用能区分且不混在同一单子上生产，并且历史手册数据可以短期结案。企业启用本系统也可仅对新手册进行管理，历史手册数据可不结转到新手册中。具体结转方法由软件公司、海关加贸管理人员共同指导完成，本处不再详细描述。第三章 网上备案 该系统提供了为企业实施网上备案生成相关的备案数据及网上手册变更、延期。企业在使用本系统时，如果已申请了新手册，必须将该手册申请的相关备案资料录入微机中，以便后面管理的连续性。3.1合同预录前面已介绍了基本信息数据的维护，其中也维护有备案所需的物料信息、贸易方式、客户信息、审批机关等各类信息。本系统有两种预录方式，合同预录1是针对一对多、规格比较复杂多样型的订单，单耗必须由人工计算；合同预录2是针对一对一规格简单型的订单，单耗由系统自动计算。企业可酌情进行选择。合同预录是企业申报手册的主要数据，其格式按海关要求、规范、方便、可靠。微机操作方法：进入系统主界面，点击“合同管理”模块，再点击下拉菜单中的“合同预录”，鼠标放在本企业的名称上，点击“新建”。系统弹出合同预录呈报表，依照表上信息提示一一录入，然后点击“保存”即可。保存后在企业名称下列示了该合同号，用鼠标点击，右列示了该合同信息，点击“修改”可以对该合同某些信息进行修改，然后保存即可。合同预录完保存后，再点击“料件备案”图标，依次录入序号、商品编码（HS编码）、品名、规格、面料品番号、数量、总价，回车后自动产生单价，选择消费国及类型，再接着录下一个，点“保存”即可。下次打开界面，可以再录入。如果手册网上备案后，该备案数据不可以再录入。同样点击“成品备案”，依次录入成品信息，点击保存即可。点击“单耗备案”，系统自动产生单耗数据（如果是合同预录1，则手动输入，可以在单耗栏修改），然后点保存即可。3.2手册申报合同预录入结束，企业即可以进行网上申报手册。微机操作方法：进入系统主界面，点击“合同管理”模块，再点击下拉菜单中的“手册申报”。界面上有四个报表：合同预录入呈报表、进口料件备案清单、出口成品备案清单、成品对应料件单耗损情况。用鼠标点在左列合同号上，在内打“”进行选择，即可看到各表明细，点击“打印”即可。3.3合同备案当企业手册申报成功，从海关平台取得手册号后，就可以进行合同备案。微机操作方法：进入主界面，点击“合同管理”模块，再点击下拉菜单中的“合同备案”。用鼠标点在左列合同号上，右窗格即可看到企业加工合同备案表，输入取得的手册号，保存即可。3.4合同延期企业手册到期不能核销结案，可以向海关申请延期。 手册中的合同、料件备案、成品备案、单耗备案都因企业在生产过程中进行变更。比如改变合同、改变料件、成品、单耗等，企业必须向海关申请变更。 微机操作方法： 进入系统主界面，点击“合同管理” 模块，再点击下拉菜单中的“合同延期”，用鼠标点在左列的手册上，点击“新建”，在右窗格即可看到加工贸易变更，依次录入手册号、原有效期、现有效期和更改原因，点击界面上方的 “保存”按钮，在界面的左侧树型目录中将自动列出第几次变更。导出即延期上报：将延期信息自动打包到指定的目录。在界面左侧树型目录中选择需要导出的变更信息，（若要导出第一次变更的信息，鼠标应点在第一次变更上）点击页面上的“导出”按钮，选择导出路径（桌面或某个文件夹），点击“确定”按钮即可。在当前路径下将自动产生一个变更信息的打包文件，通过INTERNET网将该文件上载海关平台即可。 3.5合同变更 合同的变更主要包括单耗变更、料件变更、成品变更。微机操作方法：进入系统主界面，点击“合同管理” 模块，再点击下拉菜单中的“单耗变更”。用鼠标点在左列手册号上，点击“新建”按钮，系统将自动产生第一次变更列表：包括单耗变更、料件变更、成品变更子列表。用户只要双击该手册号即可选择料件变更 ，点击页面上方的“修改”按钮，系统自动检索出料件备案信息，若要变更原备案料件的数量，用户修改该数量并在对应的行右侧增减标记列中选择“修改”即可；若要变更新的料件，在原备案料件下方填写新料件信息并在对应行的右侧增减标记列中选择“新增”即可。 成品变更具体操作同料件变更。单耗变更：用户只要双击该手册号即可选择单耗变更，点击页面上方的“修改”按钮，系统弹出单位基本信息，用户填写变更原因及具体单耗明细情况。在单耗明细情况列表中，选择邀变更出口成品的序号，对应进口料件的序号，回车，系统将自动弹出变更前单耗，用户只要填写变更后单耗。（其中变更前单耗是不可修改，显示0表示变更前该成品没有耗用对应的料件。）点击“保存”按钮即可。导出即变更上报：将变更信息自动打包到指定的目录。具体操作同合同延期中的导出。3.6 分册录入分册录入主要是用来实现加工贸易异地报关、深加工结转，用户需要向海关申请。微机操作方法：进入系统主界面，点击“合同管理” 模块，再点击下拉菜单中的“分册录入”。鼠标选择左侧主手册，点击页面上的“新增”按钮，依次填写分册信息，点击“保存”按钮即可。其中分册类型包括直接报关分册、本地深加工结转分册、异地深加工结转分册；总册备案数量是系统自动从备案表中获取；总册进出数量是指料件的实际进口数量，成品的出口数量；本次分册申请数量总册备案数量总册进出数量其它分册备案累计数量。导出即分册上报：将分册信息自动打包到指定的目录。具体操作同合同延期中的导出。3.7分册变更分册变更：用来变更分册信息。微机操作方法：进入系统主界面，点击“合同管理” 模块，再点击下拉菜单中的“分册变更”。鼠标选择左侧分手册，点击“新增”按钮，依次填写变更信息，其中变更状态用户必须正确填写，点击“保存”按钮即可。导出即分册变更上报：将分册信息自动打包到指定的目录。具体操作同合同延期中的导出。第四章 库存管理企业生产中涉及原材料、成品的库存，因此仓库的建立成为生产管理中的必要，企业有某某原材料库、某某成品库等等。海关要求区分保税仓库和非保税仓库，即保税原材料和非保税原材料在微机管理中必须分开，不可以混在一起，对物理储存，海关对加工企业要求同样必须分开！4.1进口料件入库一般服装企业基本都是进料加工，所以在本系统中可直接进行料件入库。微机操作方法：进入主界面，点击“库存管理”，再点击下拉菜单中的“进口料件入库”。输入入库时间、批次、报关单号，用鼠标点在左列合同号上，点击“新建”，依次录入各项内容，保存即可。4.2成品入库微机操作方法：进入主界面，点击“库存管理”，再点击下拉菜单中的“成品入库”。输入入库时间、入库批次，用鼠标点在左列合同号上，点击“新建”，依次录入各项内容，保存即可。4.3成品出库微机操作方法：进入主界面，点击“库存管理”，再点击下拉菜单中的“成品出库”。输入出库时间、出库批次及出口报关单号，选择是否要装箱单，用鼠标点在左列合同号上，点击“新建”，依次录入各项内容，保存即可。4.4退运处理 假如企业有料件重复发出或其他情况而导致料件的退回，就要向海关申请，进行退运处理。微机操作方法：进入主界面，点击“库存管理”，再点击下拉菜单中的“退运处理”。用鼠标点在左列合同号上，输入货物出库时间、批次及出口报关单号，点击“新建”，依次录入各项内容，保存即可。4.5结转处理结转处理是对上一本手册到下一本手册的过渡处理。微机操作方法：进入主界面，点击“库存管理”，再点击下拉菜单中的“结转处理”。用鼠标点在左列合同号上，输入货物出库时间、批次、出口报关单号及转入哪本合同号，点击“新建”，依次录入各项内容，保存即可。第五章裁剪管理本系统要求企业日常微机的管理具有较好的规范性及数据采集的严密性、准确性、连续性，只有这样，系统才能达到企业管理目的和海关联网监管目的。当然，以上要求系统本身已做了严格控制，但是企业管理必须做到及时管理、严格管理、到位管理。裁剪拖料是服装企业最主要的一道生产工序，是产生工艺变化的关键部门，切实录入好裁剪拖料的实时数据，就能准确反映企业的报核情况，也是海关核销需要的必要数据资料。 5.1裁剪拖料处理微机操作方法：进入主界面，点击“裁剪管理”，再点击下拉菜单中的“裁剪拖料处理”。用鼠标点在左列合同号上，在该合同下列示了每次拖料情况。在右窗格中显示了拖料单的明细。如果在原有的拖料单上进行添加，可直接点击左列合同号下的拖料单，点击“修改”即可进行录入工作；如果是新建的拖料单，选择合同编号、面料品番号、成品品番号、成品尺寸、拖料日期及批次，点击“新建”，录入拖料长度、台长,单层件数、层次,然后回车,系统自动得出使用数量、应余数,布头布尾需另外录入,最后选择用料性质,即用料是来自余料还是整料,最后保存即可。下次再对该次拖料需继续录入,在左列点击该批次拖料单,按以上操作即可继续录入。5.2配片处理 如果在缝制过程中出现一些错误工序或者面料上有疵点等情况，那么就要进行配片处理。进入主界面，点击“裁剪管理”，再点击下拉菜单中的“配片处理”。 选择合同编号、成品品番、尺寸，点击“新建”，依次录入各项内容，保存即可。已报核的合同是不可以做配片处理的。第六章网上核销加工贸易企业的生产不仅要关心订单与交货，而且要建立规范的保税材料使用数据库，一方面企业随时可以掌握保税材料的耗用、余料、补税数额，另一方面企业随时可提供海关的中期核查、手册到期结案的数据报表。为了完成以上业务，企业组织一定规模的核销小组，人工对生产数据、库存数据进行盘点、计算成品耗用，费时费力，而且达不到海关核查要求，只要人工哪一个环节出错，将会造成企业生产瓶颈，比如平日手册核销不下去了，新手册得不到申请，不能完成补交税金等。海关联网监管的目的不仅是为海关监管提供科学手段，提高效率，而且是为企业规范化管理、规范化生产、规范化核销提供了有效的管理方法。让企业全身心地关心产品开发、市场开发和扩大生产，提高经济规模！通过前面几个章节的介绍，实则最终为核销管理服务，企业在日常生产管理中，严格按系统以上要求实现微机化操作，那么在本章的核销管理中的相关加贸业务完全由计算机自动计算生成，不需要人工去干预，结果快捷、准确、可靠。6.1日常数据上报日常数据上报是生成企业管理数据，导出文件上传海关平台。微机操作方法：进入主界面，点击“核销管理”模块，再点击下拉菜单中的“日常数据上报”。用鼠标点在左列手册号上，在上报数据前方框中打“”，然后点导出即可，右列列示了导出信息，最后一行列示了数据存储的目录。6.2保证金核销台帐表微机操作方法：进入主界面，点击“核销管理”模块，再点击下拉菜单中的“保证金核销台帐表”。选择手册号，窗口即显示“加工贸易保证金核销台账申请表”，列示了有关数据,点击新建即对该申请表的辅料使用情况进行录入,然后保存即可。6.3海关合同核销作业表微机操作方法：进入主界面，点击“核销管理”模块，再点击下拉菜单中的“海关合同核销作业表”。窗口即显示“海关合同核销作业单”，选择手册号双击，即可看到有关合同信息。6.4企业合同核销作业单 微机操作方法：进入主界面，点击“核销管理”模块，再点击下拉菜单中的“企业合同核销作业单”。窗口即显示“企业合同核销申请表”，选择手册号双击，即可看到有关合同信息。6.5核销数据上报手册核销数据由系统自动生成。微机操作方法：进入主界面，点击“核销管理”，再点击下拉菜单下的“核销数据上报”。用鼠标点在左列手册号上，在上报数据前方框中打“”，然后点导出即可，右列列示了导出信息，最后一行列示了数据存储的目录。6.6结案处理手册到期，在申请新手册前要将旧手册上的数据包括余料、成品进行处理，既可以补税也可以结转到新手册中或放弃。 微机操作方法： 进入主界面，点击模块 “核销管理” 模块，再点击下拉菜单中的“结案处理”，选择左列中需要结案的手册号，点击“结案”即可。第七章统计查询系统提供了为企业管理所需要的各种统计查询功能。方便企业和海关了解原材料、产成品的库存情况、原材料耗用情况及销售情况等各种信息数据。7.1合同基本信息查询该表提供对手册号、客户、交货日期、进出口总值及是否结案等查询。7.2面料入库查询该表提供对进口料件入库情况的查询。7.3拖料、配片查询该表提供对裁剪拖料中的配片情况的查询。7.4成品入库查询该表提供对成品入库情况的查询。7.5成品出库查询该表提供对成品出库情况的查询。7.6面料使用情况查询该表提供对面料使用情况的查询。7.7成品库存查询该表提供对成品库存情况的查询。7.8报关单查询该表提供对报关单情况的查询。第八章采销管理本系统为企业提供了简单便捷的采购管理，根据企业需要选择使用。服装企业的生产大多数是按照订单生产的。因此，订单是决定企业生产什么，何时生产，何时交货的前提，有了订单企业才可以规划生产，当然为了备料生产，企业自定的计划也类似于客商订单，我们可以在生产计划中安排。此外，库存中的成品出库是按照销售合同出库，没有销售合同系统不允许出库，为此，销售管理是日常首先要触及到的管理。8.1采购合同微机操作方法：进入主界面，点击“采销管理”，再点击下拉菜单中的“采购合同”。用鼠标点在左列的本单位名称上，点击“新建”，在右窗格的采购合同上录入合同号、日期、客户代码等信息，保存即可。保存后在左列本单位下显示有新录入的合同号，继续点击“料件备案”，打开“采购明细单”，依次录入各项数据，保存即可。8.2销售合同作为企业管理来讲，任何产品销售都应有销售合同，否则企业难以控制。微机操作方法：进入主界面，点击“采销管理”，再点击下拉菜单中的“销售合同”。用鼠标点在本单位名称上，点击“新建”，在右窗格中显示的销售合同中录入各项信息保存即可。如果要在原有的合同上进行修改，用鼠标点在左侧树型目录下选择某合同，点击“修改”按钮，依次输入相关信息点击“保存”即可。销售合中的类别包括来料加工、进料加工、自营销售等，自营销售在做装箱单时属于一般贸易窗口。用鼠标点在合同号上，选择“料件备案”，点击“新建”，依次输入相关信息保存即可；同样操作，点击“成品备案”，点击“新建”，依次输入相关信息，保存即可。若要打印合同，选择某合同号，点击“打印”按钮，系统将弹出“销售合同”打印预览窗口，点击关闭按钮，系统将弹出“采购合同”打印预览窗口，再点击“打印”即可。8.3装箱单处理微机操作方法：进入主界面，点击“采销管理”，再点击下拉菜单中的“装箱单处理”。在新建装箱单之前首先要维护出口成品的尺码，点击“尺寸维护”，系统弹出尺寸维护窗口，点击“新建”，依次输入，保存即可。如果是新建装箱单，用鼠标点在左列的该合同上，点击新建，同时，确认出库时间、成品品番号，回车接着依次输起始箱号、终止箱号、色号、尺寸、数量、体积、净重和毛重，回车再输下一行；如果在同一箱号上，输上一行的起始、终止箱号，录完点击保存即可。双击左列的合同号，即可以查看到该装箱单号。如果是接到上次装箱单号录入，双击左列合同，用鼠标点在该装箱单号上，点新建即可继续录入了。若要打印装箱单，用鼠标点在左列某装箱单，界面弹出提示信息窗口，点击界面上的“装箱单”即可打印。若要打印发票，用鼠标