医院操作手册(基药定版).doc

广西壮族自治区药械集中采购平台 基药交易系统 医疗机构操作手册 广西壮族自治区药品和医疗器械集中采购服务中心 二一一年四月 1 目录 关于这本用户手册关于这本用户手册-3 第一章第一章产品介绍产品介绍 -4 1.1.使用须知 -4 1.2.产品快照 -4 1.3.用户登录 -5 1.4.密码修改 -6 1.5.退出系统 -6 第二章第二章医疗机构网上采购操作指南医疗机构网上采购操作指南 -7 2.1.药品库管理 -7 2.1.1药品库查询-7 2.2.采购目录管理 -7 2.2.1采购目录选择与维护-7 2.2.2设置配送商-8 2.2.3添加自主询价采购药品-10 2.3.医疗机构采购管理-11 2.3.1制定采购单-11 2.3.2采购单导入功能介绍-12 2.3.3修改采购单-14 2.3.4审批、发送采购单-15 2.3.5采购单明细查询-15 2.3.6采购单汇总-15 2.4.等待配送企业确认订单-16 2.5.等待配送企业配送药品-16 2.6.医疗机构药品验收入库管理-17 2.6.1验收入库-17 2.6.2入库查询-17 2.7.医疗机构结算管理-18 2.7.1新建结算单-18 2.7.2结算单查询/修改-19 2.7.3历史交易记录-21 2.8.医疗机构退货操作-21 2.8.1新建退货单-22 2.8.2退货单修改/提交-23 2.8.3退货单审批、提交-23 2.8.4退货单查询汇总-23 第三章第三章其他功能其他功能-24 3.1.信息反馈-24 3.1.1新建反馈-24 3.1.2文件上传-25 3.1.3消息列表-27 2 3.2.医疗机构子用户管理-28 3.2.1医院信息维护-28 3.2.2子用户管理-28 3.3.提示窗口-31 第四章第四章常见问题常见问题-31 4.1.系统无法登录-31 4.2.忘记账号和密码-32 4.3.采购目录品种太多不方便进行品种选择怎么办-32 4.4.如何解决重复填写大量的采购信息的问题-32 4.5.如何提交对系统的改进意见-32 4.6.遇到问题如何获得服务支持-32 3 欢迎使用 广西壮族自治区药械集中 采购平台基药交易系统 关于这本用户手册 产品用户手册包含了您在使用广西壮族自治区基药交易系统时所需了解的 信息。手册中所出现的用户名称及相关数据均为系统测试数据，不作为任何正 式交易的依据，在本系统正式使用前中心将予以清除。 4 第一章产品介绍 1.1.使用须知使用须知 请对照列表检查您的计算机系统是否符合下面的基本要求： 序号硬件或软件客户端环境最低配置 1CPUP3 900MHz 2内存256 M 3硬盘空间1000 M 4移动存储128M 5显示器1024*768/256 色 分辨率 6网络256K 带宽 7操作系统Windows XP 8浏览器Internet Explorer 6.0 9软件环境.netframework2.0 框架 1.2.产品快照产品快照 医疗机构操作界面： 界面左侧为功能菜单栏，可点击相应菜单进行操作。也可通过点击界面中 5 部快速导航图标进行操作。 界面右上方为快捷图标，分别为查看提醒信息、用户信息和用户密码修改、 退出系统，用户可将鼠标悬停在图标上方查看图标提示，通过点击图标进行操 作。 1.3.用户登录用户登录 打开广西壮族自治区药械集中采购网（） ，通过点 击网页左侧区域快捷登陆中的【基药交易系统】图标进入。 在登录框中输入用户名称、用户密码和验证码（医疗机构的用户名称、初 始密码由自治区药品和医疗器械集中采购服务中心另行发放） 。输入完成，点击 登录，即可进入采购平台。 6 1.4.密码修改密码修改 登陆后点击用户界面右上方的图标,进入密码修改界面。 医疗机构用户初次登录交易平台后，必须立即修改登录密码。请注意妥善 保管登录密码，确保密码不得遗失或泄露。医疗机构须自行承担由于其自身原 因出现密码遗失或泄漏所带来的后果。 1.5.退出系统退出系统 点击用户界面右上角图标退出交易系统。 7 第二章医疗机构网上采购操作指南 2.1.药品库管理药品库管理 2.1.1 药品库查询药品库查询 点击菜单栏【药品库管理】【药品库查询】 ，进入中标药品库查询界面。 使用查询或高级查询可查询到所有中标药品目录。 2.2.采购目录采购目录管理管理 2.2.1 采购目录选择与维护采购目录选择与维护 医疗机构采购药品之前，要制定本单位的采购目录。 8 点击菜单栏【采购目录管理】【勾选采购目录】 ，进入采购目录选择界面。 点击【查询】按钮，从药品列表选择框勾选所需品种，也可点击标题栏选 择框对该页所有品种进行全部勾选。 最后点击【确定选择】按钮，选定的药品将添加到本单位的采购目录中。 需要精确查询时，可使用高级查询界面，进行更多字段查询。 2.2.2 设置配送商设置配送商 点击菜单栏【采购目录管理】 ，进入本单位采购目录界面。在【有效采购目 录】界面中，可对药品设置配送商。 9 点击操作栏中的【设置配送】链接，可以从配送企业列表中对药品的默认 配送企业进行选择， 点击【设为当前配送】链接对药品的默认配送企业进行设 置，如图所示。 设置配送企业的同时，可对所选企业的实际采购价进行修改，点击【确定】 链接进行保存，点击【取消】链接则取消操作。若要修改其他实际采购价，点 击相应配送企业条目【修改采购价格】链接，点击【确定】链接进行保存，点 击【取消】链接则取消操作。 10 当不再采购本单位采购目录中的某些药品时，可在采购目录管理界面下方 点击按钮进行撤废操作。 注意：注意：撤废操作并不彻底删除该药品的信息，而是将药品信息转存入撤废品种 中，撤废的药品可在【无效采购目录】标签中进行查询。日后恢复采购时只需 点击按钮，即可恢复到有效品种库中，无需再次输入药品信息。 2.2.3 添加自主询价采购药品添加自主询价采购药品 暂不使用 11 2.3.医疗机构采购管理医疗机构采购管理 2.3.1 制定采购单制定采购单 单击菜单栏目录下的【采购管理】【新建采购单】 ，弹出新建采购单页面。 如图所示。 在页面中输入采购单名称、订单时间、结束时间及相关备注。输入完成， 点击【下一步】保存采购单的基本信息，即可进入选择药品平台。如图所示。 系统提供条件查询选项框，实际操作时可根据需要输入相应的搜索条件查 询。直接单击按钮，查询所要购买的药品。 12 对选中的药品填写好采购数量，系统将会自动勾选相应的药品，点击 按钮将所选药品加入采购单，添加完后还可以继续对采购单进行添 加，也可点击按钮，结束药品的采购，进入采购单维护页面。 制单完成后您可以对采购单中药品的采购量栏进行数量修改，也可以对整 个采购单进行单条数据删除或采购单全部删除操作。在采购单中，用文本框显 示的栏目是可修改的数据栏，其他栏目中的数据不可修改。 2.3.2 采购单导入功能介绍采购单导入功能介绍 系统提供了导入采购单的功能。医疗机构可将本单位 HIS 系统制定的采购 单以 Excel 表形式导出，通过采购单导入功能直接上传至本交易系统，批量生 成采购单。电子表格中每个药品必须带有“中标序号”和“采购量”两个字段， 且“中标序号”必须与中标药品库序号相一致。 13 注：注：医院采购药品的中标序号可以从【采购目录管理】菜单下的【导出 Excel】中获取。 点击菜单栏【采购单管理】【导入采购单】 ，进入导入采购单界面。选择 要导入的文件的类型，如 csv 文件或 excel 文件格式。 csv 文件格式： excel 文件格式： 点击浏览，选择要导入的电子表格采购单，如为 excel 文件格式的表格采 购单，还要输入相应的数据表名；如上图。点击【下一步】 ，选择要导入的字段， 与系统字段相应，点击【数据校验】 ，合格后，输入采购单名称和要求到货时间， 然后【执行导入】 。 在导入时应将电子表格中的“中标序号”和“采购量”两个字段与系统字 段相匹配，如未能匹配则无法导入。 14 2.3.3 修改采购单修改采购单 点击菜单栏【采购管理】【采购单管理】 ，在未提交的采购单里，点击相 应采购单名称，可对采购单的采购数量进行修改，同时可对采购药品进行删除 或添加。修改完采购数量后，必须点击【保存修改】 ，以保存修改内容。 15 2.3.4 审批、发送采购单审批、发送采购单 点击菜单栏【采购管理】【采购单管理】 ，在未提交的采购单里，点击相 应采购单名称，可对采购单进行审批和提交，审批时，可对采购数量进行修改、 对采购药品进行删除或添加。 采购单提交后医疗机构便不能对该采购单进行修改。如果需要增减药品采 购量，需重新制作新的采购单增补数量，或使用退货操作功能进行采购量冲减。 医疗机构管理员可以用管理账号对本单位子用户的权限进行设置和分配， 以实现分级管理和审批的功能。 2.3.5 采购单明细查询采购单明细查询 已提交的药品查看明细，可以单击菜单栏目录下的【采购管理】中【采购 药品明细】 。 弹出采购药品明细页面。如图所示。 已提交的药品分六种状态可供方便查询，即未确认、已确认、无法配送、 已配送、已入库、过期未确认。 未确认：已经提交给配送企业，但配送企业没有确认的药品信息。 已确认：配送企业已经确认但没有提供配送处理的药品信息。 无法配送：配送企业对提供的药品因某些原因不能配送的药品信息。 已配送：配送企业对采购的药品进行配送处理的药品信息。 已入库：配送企业已经配送并且医院已经验收入库的药品信息。 过期未确认：过了采购期限配送企业还没有给予确认的药品信息。 2.3.6 采购单汇总采购单汇总 点击菜单栏【采购管理】【采购药品汇总】 ，进入采购药品汇总页面。可 对所有采购药品集中汇总查看。 16 点击【采购详情】链接可查看单个药品的采购汇总情况。 点击【配送详情】链接继续查看该药品的详细配送记录。 2.4.等待配送企业确认订单等待配送企业确认订单 医疗机构发出采购订单后，需等待配送企业对订单进行确认处理。 2.5.等待配送企业配送药品等待配送企业配送药品 对企业已确认的订单，配送企业可以进行配送，医疗机构可以在网上查询 其配送的药品品种及配送的数量。准备入库验收。 17 2.6.医疗机构医疗机构药品验收入库管理药品验收入库管理 2.6.1 验收入库验收入库 医疗机构在收到配送企业的实际货物的同时，需登录网络进行货物验收工 作。医疗机构验收时核对数量、货物批号等信息是否与实际货物一致。当出现 不一致情况，医疗机构拒绝验收货物，对货物做退货处理，同样需要在网上做 好退货记录工作。 配送企业对采购的药品进行配送处理的药品，可进行验收入库。 单击菜单栏目录下的【入库管理】中【验收入库】 。如图所示。 入库时可以对要进行验收的药品进行选择，入库量默认为配送企业实际配 送的数量，点击按钮保存入库信息；也可以点击按钮， 保存所有药品入库信息。所有已验收入库的药品信息在入库详情页面都可进行 查询操作。 2.6.2 入库查询入库查询 点击菜单栏【入库管理】 ，进入【入库详情】标签界面，可对所有入库药品 进行查询。 18 点击“操作”栏上的【详情】链接查看详细入库记录。 2.7.医疗机构结算管理医疗机构结算管理 2.7.1 新建结算单新建结算单 对已经验收入库的药品采购单，企业开具发票后，医疗机构可对其进行结 算，单击菜单栏目录下的【结算管理】中【新建结算单】 。弹出新建结算单页面。 如图所示。 结算单名称默认不能修改，填写好结算单编号，点击要结算的配送企业， 进入选择发票页面。如图所示。 系统自动加载出配送企业已开具的发票，选择需要结算的发票复选框后， 保存结果。系统弹出提示对话框。 19 点击确定按钮保存结果，回到新建结算单页面，此时系统已自动加载出结 算单的详细药品信息。如图所示。 输入结算单编号，实付总额（默认和应付总额相等） ，相关备注，点击 按钮保存结算单信息。此时系统提示结算单添加成功。点击【导出 Excel】可导出发票号和品种明细。 2.7.2 结算单查询结算单查询/修改修改 对新建好的结算单在结算单管理页面可以进行查询和修改，单击菜单栏目 录下的【结算管理】中【结算单管理】链接，进入结算单管理页面。 新建好的结算单分为两种状态：未确认和已确认，未确认的结算单可以进 行查询、修改和删除操作，已确认的结算单就不能进行修改和删除操作。 未确认结算单如图： 20 已确认结算单如图： 对未确认的结算单，点击“操作”栏【修改】链接，可选择发票进行查看 修改，可对“结算单编号” 、 “实付总额”字段进行修改。点击【保存】按钮进 行保存操作。 对未确认的结算单，点击“操作”栏【删除】链接，可删除相应结算单， 21 2.7.3 历史交易记录历史交易记录 点击菜单栏【结算管理】【历史交易记录】 ，可查询与本单位有交易记录 的配送企业的结算明细。 点击【查看详细】链接查看结算明细。 2.8.医疗机构退货操作医疗机构退货操作 医疗机构可在系统中选择“退货”功能进行退货，并注明退货原因。在 22 “退货”功能中，可查询出医疗机构已经验收的货物信息，选择要退货的品种 和对应的批号，发出退货请求。 配送企业收到医疗机构退货请求，对退货可做出“同意退货”或者“拒绝 退货”决定，对“拒绝退货”输入拒绝理由。医疗机构可在【退货单详情】标 签中了解到配送企业的相应处理。 2.8.1 新建退货单新建退货单 如医疗机构需要对部分药品进行退货处理，则必须在已验收的条件下才能 进行此操作。单击菜单栏目录下的【退货管理】中【新建退货单】 。 弹出新建结算单页面。如图所示。 选择退货时间，输入退货原因及相关备注，点击【下一步】按钮保存退货 单信息，退货单就建好了。此时退货单的状态为空单，进入添加退货药品页面 选择要退货的药品。如图所示。 单击【查询】可查询医疗机构已经验收的全部货物信息，选择需要退货的 品种，发出退货请求。勾选选择一栏，输入退货数量，注意退货数量不能 大于入库数量。点击按钮保存退货信息。 23 2.8.2 退货单修改退货单修改/提交提交 对新建号的退货单进行管理，单击菜单栏目录下的【退货管理】中【退货 单管理】 。弹出结算单管理页面。 2.8.3 退货单审批、提交退货单审批、提交 退货单两种状态：未提交和已提交。未提交的退货单可点击退货单名称， 进入退货单详细页面，对退货单进行添加、修改、删除操作。对确认好的退货 单进行选择，点击按钮确定提交。 医疗机构管理员可以用管理帐号对本单位子用户的权限进行设置和分配， 以实现分级管理和审批的功能。 2.8.4 退货单查询汇总退货单查询汇总 对已提交的退货单在已提交页面可以进行查看。 对已提交的退货药品信息，可点击按钮进行查看。如图所示。 24 第三章其他功能 3.1.信息反馈信息反馈 3.1.1 新建反馈新建反馈 医疗机构可对各个医院、企业和中心机构发送即时消息，单击菜单栏目录 下的【信息反馈】中【新建反馈】 。弹出如下窗口。 选择收件人，单击需要接收信息一方的按钮，进入收件人选择页面，如图 所示。 25 勾选收件人点击【确认选择】按钮，弹出窗口则自动关闭。 收件人文本框不能输入，如果收件人有误，请点击按钮清空文 本框，重新进行选择。输入标题和消息内容，标题不可以为空。单击 按钮发送消息。 医疗机构还可对中心机构进行反馈，点击新增反馈按钮进入新增页面，操 作与新增消息相同。 3.1.2 文件上传文件上传 在新建反馈时,输入消息内容时,还可上传文本、电子报表、图片等类型的文 件。点击消息框上的文件传控件,在弹出的窗口中选择“上传” ，浏览到要 上传的文件，点击【发送到服务器上】 。 26 点击【确定】 27 再次点击【确定】即可。 3.1.3 消息列表消息列表 消息列表分为公告列表，消息列表以及反馈列表 3 个选项卡。公告列表显 示已接收所有公告，消息列表显示已接收所有的消息，反馈列表显示已接收所 有的反馈信息。单击菜单栏目录下的【信息反馈】中【消息列表】 ，弹出消息列 表窗口。如图所示。 消息列表：消息列表分为收件箱和发件箱，信息分为三种状态：未阅读、 已阅读和已回复。点击标题查看消息详细信息，可对消息回复和删除操作. 公告列表：显示已接收所有公告，单击公告标题（蓝色字体显示） ，可以查 看公告详细信息。单击按钮，弹出提示框，单击确定删除公告， 取消撤销删除。 反馈列表：显示已接收所有反馈信息，单击反馈信息标题（蓝色字体显示） ， 可以查看反馈信息详细内容。单击按钮，弹出提示框，单击确 定删除反馈信息，取消撤销删除。 28 3.2.医疗机构子用户管理医疗机构子用户管理 3.2.1 医院信息维护医院信息维护 对医院信息进行修改，单击菜单栏目录下的【系统管理】中【医院信息管 理】 。如图所示。 输入需要修改的内容点击【保存设置】按钮进行保存。 3.2.2 子用户管理子用户管理 医疗机构可添加自己的子用户，单击菜单栏目录下的【系统管理】中【子 用户管理】 。弹出如下窗口： 默认显示医疗机构的所有子用户。医疗机构管理员可以对这些用户的信息 进行修改，删除该用户以及设置该用户的权限，添加子用户，批量锁定子用户 （即设置用户不能登录，账号不能使用） ，批量解锁（解除对子用户的限制，容 许登录和正常使用）和初始化子用户密码（修改子用户密码请记得通知该用户， 避免影响该子用户的正常登录） 。 编辑子用户：单击操作列表的【编辑】链接（蓝色字体显示） ，就可以修改 子用户的用户昵称，修改完毕，单击【更新】链接（蓝色字体显示）提交 29 修改，撤销修改单击【取消】链接。 删除子用户：单击操作列表的【删除】链接（蓝色字体显示） ，确认删除就 单击提示框的确认按钮，即返回显示页面，取消单击取消按钮即可。 权限设置：单击操作列表的【删除】链接（蓝色字体显示） ，跳转到用户权 限设置页面，列表显示所有模块的操作权限，可以全选所有的权限，也可 只选择其中一部分。单击操作权限的复选框全选所 有的权限，单击每个模块后的复选框勾选单个权限，设置完毕单击 保存，单击按钮撤销操作。 添加子用户：在菜单栏【系统管理】中选择【子用户管理】链接，单击 按钮，跳转到子用户添加页面，如下图 30 填写用户编号跟用户名称后单击按钮即可。添加子用户默认初始密 码为 999999。 批量锁定子用户：在菜单栏【系统管理】中选择【子用户管理】链接，选 择要锁定的用户，勾选改用户对应的复选框，然后单击按钮， 单击提示框的确定按钮提交，单击提示框的取消按钮撤销操作，如下图： 初始化密码：在菜单栏【系统管理】中选择【子用户管理】链接，选择要 初始化密码的用户，勾选改用户对应的复选框，然后单击按 钮，单击提示框的确定按钮提交，单击提示框的取消按钮撤销操作，如下 图： 31 3.3.提示窗口提示窗口 当打开多个窗口时，可以在窗口栏中对多窗口进行切换，以选择您需要操 作的窗口栏。当用户登录成功后，屏幕右下角会弹出如图所示的系统提示窗口。 窗口中提示了用户有待处理的信息条目，用户可以单击红色条目进入相应的页 面进行处理操作。