COP-02合同及订单评审控制程序.doc

盐 城 方 超 实 业 有 限 公 司 YANCHENG FANGCHAO INDUSTRIAL CO.，LT文件編號COP-02合同/订单评审控制程序版 本A生效日期2010/01/08頁 次6/6文件编号：COP-02合同/订单评审控制程序版 本：A发行日期：2010/01/08生效日期：2010/01/08程序文件 制 定单 飞审 核蔡维清核 准蔡维清日 期2010/01/08日 期2010/01/08日 期2010/01/08修 订 记 录版本日期修 定 内 容修定审核核准A2010/01/08 初版发行会签单位品管部日 期采购部日 期日 期日 期日 期日 期制 定单 飞审 核蔡维清核 准蔡维清日 期2010/01/08日 期2010/01/08日 期2010/01/081. 目的 明确产品要求，并通过评审这些要求，控制公司对订货单的评审、修改及管理过程，以确保公司有能力满足客户的要求。2. 适用范围产品要求的确定与合同/订单的评审。3. 职责3.1 业务科： 负责确定产品要求，组织对合同/订单进行评审，对合同/订单的规范性准确性负责；负责所有订货单及出货通知单的审核发放。3.2 生产部门：负责评审满足合同/订单要求的生产能力。3.3 品管部： 负责评审满足合同/订单要求的产品检测能力。3.4 生产部： 负责评审满足合同/订单要求的技术能力。3.5总经理 ： 负责头单的审批。4. 名词定义 4.1 头单：经设计开发出来的产品第一次做货的订单或客人在第一次对某一款产品所订购的合同及订单。4.2 翻单：指客户已经在本公司订购过的并再次订购的产品的合同及订单或追加订单的统称。5. 作业内容5.1 合同/订单评审 合同/订单的评审方式可以是会议评审，也可以是相关部门会签评审。5.1.1 头单的评审：业务收到客人的订单/合同(头单)后，组织相应部门对客人的原始合同/订单进行评审，具体如下：5.1.1.1 生产技术的评审：设计开发部及生产部门依据本厂之技术设备，技术力量等条件对订单/合同要求或隐含要求之技术进行评审；5.1.1.2 质量条件的评审：品保部根据本厂的实际条件对合同/订单要求或隐含之质量要求进行评审；5.1.1.3 交付/数量的评审：计划部和物控部依据本厂之条件及各相应部门的评审结果对订单/合同的交付/数量进行评审。5.1.1.4 价格的评审： 业务(有必要时可请成本会计)对合同/订单所提供的产品价格进行评审，以能达到双方赢利的目的。5.1.1.5 通过对以上项目的评审，相关评审人员确认：如适合条件则在合同/订单评审表上签名，如不适合，则要求业务与客户沟通，进行调整后再确认，或通过由副总裁主持的会议讨论可否改进本公司之条件，以适应合同/订单之要求。5.2 翻单评审业务接到客户的翻单订单后，组织相关单位会签评审，评审结果记录于合同/订单评审表中，对于任何评审中不适合条件的事项，业务要及时与客户沟通，并进行相应调整。5.3 紧急订单的评审当客户有紧急订单插入时，业务应及时组织相关部门进行评审，考虑在不影响其它订单出货的情况下，合理地将相关信息回复给客户，并将评审结果记录于合同/订单评审表5.4 合同/订单的执行5.4.1 合同评审后，业务科依据评审结果，回签合同/订单给客户确认。5.4.2 订单/合同评审通过即生效。5.4.3业务将客人的合同订单转换为公司的厂内订单并发放到计划部，计划部依照生产计划控制程序进行下一步的作业。5.4.4 各相关部门按合同/订单评审要求执行相关的要求。5.4.5 业务应主动掌握合同/订单的履行情况，若发生实际与约定情况不一致时，应及时与客户协商解决。5.5 合同/订单的修订5.5.1 修订合同/订单时，对修订部分按原评审程序进行复核。5.5.2 在订单执行期间，如客户需对订单相关条款进行修订时，业务应将客户要求填写在合同/订单评审表传达给相关部门进行评审，如评审可接受客户修改要求，则将修改要求填写在装配单中，副总或业务主管要在装配单上签名，并分发相关部门。（注：客户需修改合同/订单时，须书面提出申请并签名或以E-mail方式，其它方式一律不予受理），如评审不通过，业务应将记录填写于合同/订单评审表，且业务应及时与客户进行沟通协商一致。5.5.3 在订单或合同执行期间，如我司原因需对合同/订单相关条款进行修订时，由业务与客户沟通，如客户同意修订，则将修订后订单或合同交客户确认，计划部业务科及时将与客户确认的结果以内部联络单或“订单变更通知单”的形式通知相关部门；如客户不认可，则仍按原合同执行。5.5.4 客户因某种原因取消合同/订单时，业务应及时通知相关部门。5.6 合同/订单的管理：5.6.1 所有顾客的原始订单或合同，包括修订的合同或订单由业务存盘保存。具体依记录控制程序执行。5.6.2 未经公司经理级以上人员同意，任何人不允许擅自复印订单、合同。如相关人员查阅订单或合同须经业务主管人员或经理级以上人员同意。6. 参考文件6.1生产计划控制程序6.2记录控制程序7. 相关窗体7.1厂内订单7.2合同/订单评审表8作业流程图 (附) 流 程 责任部门 记 录 订单/合同 业务 客户