采购组织和人员管理.ppt

1,采购管理 一、采购组织和人员管理 二、采购管理信息系统 三、需要关注的几个领域,2,一、采购组织和人员管理 (一)采购组织管理 任何一个企业均有相应的采购组织，当然由于企业的性质不同，企业的采购组织形式也是不一样的。,3,在工业企业中，原材料的采购通常由一个专家组（或称采购委员会）完成，他们直接向董事会汇报。 在一些中小企业中，采购可能是总经理独有的责任。 因此，采购的组织极大地依赖于公司的特点和所购买的产品特点。,4,5,采购部门直接归总经理督导，提升了采购人员的地位和执行能力，主要目的是发挥降低成本的效能，使采购部门真正成为公司利润的第二来源。适合于生产规模不大，材料在制造成本所占比率较高的情况。,6,7,8,9,采购部门归属生产部门，其主要职责是协助生产顺利进行。适合于“生产导向”的企业，其采购功能比较单纯，且材料价格比较稳定。,10,说 明,企业的组织机构是一个不断调整的动态过程 采购的组织定位受以下因素影响： 在最终产品的成本中采购成本所占的份额； 公司的财务状况； 公司对供应商的依赖程度,11,目前，许多跨国公司，同时设置多个与采购相关的部门，搞权力分立，如设立： 需求计划部门； 采购部门； 供应商管理部门（资源部）； 供应物流部门； 这种四权分立的组织模式在外企中非常常见，并且国内也在效仿。,12,（二） 采购人员应具备的基本知识,13,14,采 购 人 员 的 能 力 及 评 价 方 法,15,（三） 采购人员的培训 对采购人员的培训，不外乎三个目的： 第一，灌输知识； 第二，提高工作技巧； 第三，改变观念和行为。,16,采购培训主要方法,17,18,案例：长城计算机公司的采购人员管理 采购管理是否成功，一方面取决于采购方的战略和措施，另一方面在很大程度上还取决于采购团队与供应商的沟通与信任。真正使采购管理者大伤脑筋的问题其实在于：如何“以人为本”去管理采购人员，激励他们自觉主动地去搞好与供应商的关系，始终把降低成本放在第一位?,19,你认为在企业中： 对采购人员的管理有哪些有效途径， 对采购人员的激励可以采取哪些方法？,20,长城计算机公司对采购队伍的管理，是根据历史经验和同业竞争的趋势，给采购部门下达降幅指标。完成了任务则奖励，激发采购队伍的热情，完不成则要实事求是地帮其分析。,21,Daston E1ectronlcs公司的采购经理PhilipWang认为，让采购人员感受到工作带给他们的成就感， 同时通过物质上的奖励激发工作热情是激励采购队伍的两个重要方面。,22,激励是管理的支持，有效激励的前提是明确的标杆和目标：建立监控体系和激励机制使采购团队在面对大量现金流和物流的环境中摆正了自己与公司的关系，有效的管理方法能提高工作效率。 然而，如何将管理制度与管理方法有机结合，在提高效率的同时，使采购员能一切从公司利益出发仍是一个有待继续探索的问题。,23,【案例】零售业“三三”制采购激励模式,D商场是一家大型购物中心，意识到承包带来的种种问题，一开始即建立了10人采购中心，进货权、结算权全部集中在这10人手中，对10人的控制要比对近百人的控制简单得多。,24,为避免与卖场的矛盾，这10人同时兼任各卖场的副经理，把采购部、卖场的利益绑在一起；供货商的“赠品”、“回扣”、“返点”采取“三三制” （商场、卖场、个人）分配，将灰色收入公开化； 对部门、人员的考核也建立了一整套核算、奖励机制，这样商品信息反馈灵敏，进货层次减少，成本降低，成为当地零售业的佼佼者。 D商场将购销分离获得成功，原因在于将采购人员、卖场人员组成了一个利益共同体，而不是对立方。,25,资料美国采购人员资格认证 越来越多的岗位要求从业者持证上岗，许多行业实行执业资格审查制度。对于中介行业，没有职业执业资格证就根本不能上岗。会计师、律师、建筑师、医生等职业都需要职业资格证书。目前，采购从业人员虽无此担忧，但是拿一本权威采购协会颁发的资格认可证书对就业来讲其优势是不言而喻的。,26,在20世纪，西方发达国家相继成立了各种各样的采购协会，如 美国的国家采购管理协会（National Association of Purchasing Management, NAPM） 及加拿大采购管理协会（Purchasing Management Association of Canada, PMAC） 等已有数十年的历史，是世界驰名的采购协会。还有国际性的采购协会，如采购与物料管理国际联盟（International Federation of Purchasing and Materials Management, IFPMM）。,27,这些协会的主要目的是从事采购教育与培训，它们在对采购从业人员进行适当的考试后，给合格者颁发证书。下面主要谈谈由美国采购协会（American Purchasing Society， APS）与美国认证协会（American Certification Institute， ACI）联合颁发的经认证的采购从业人员资格证书的相关内容。,28,一）CPP与CPPM CPP为Certified Purchasing Professional的缩写，即经认证的专业采购人员，可称作执业采购师。CPPM为Certified Professional Purchasing Mannager的缩写，即经认证的专业采购经理，可称作执业采购经理。CPPM的认证必须在获得CPP认证资格后获得。,29,二）CPP和CPPM认证的背景 由于认识到了提高行业廉正和提高采购竞争力的必要性，美国商业界的一批有识之士于1970年发起建立了美国采购协会，开始进行个人专业认证工作。协会的主要工作之一是为那些资质合格的专业采购人员提供专业认证服务。,30,三）符合CPP认证条件的人员 所有从事采购、物流管理或处于经理主管位置的人员都可申请认证，参加认证的前提是最少具备五年工作经验，或是具有社会认可大学学历外加两年工作经验，另外，申请人还必须符合规定中提到的其它要求。,31,四）认证的要求 首先协会要对认证申请人的道德水准和人格的成熟程度作出评估。评估的主要依据是申请人的声誉和他们所表现出来的沟通能力。 其次，协会要对申请人的学术成就、经验和对采购的贡献进行审核，并分项评分。 最后，申请人必须接受一次书面考试以证明其对采购专业技术的熟悉程度。CPP申请人需要进行一次关于采购知识的书面考试。,32,五）认证的有效期 认证的有效期为五年。要延长证书的有效期，证书持有人必须每五年进行一次重新申请，通常情况下，延长有效期的工作程序只要求提供首次申请或上次更新后新的数据信息。要获得长期合格证书资格，申请人至少要额外多获得15分。,33,六）认证要求的道德准则 申请人应： 保持对其的雇主的忠诚。在不违反国家法规和/或政府条例的前提下，员工应以本道德准则相符的精神去达成所在单位的目标。 不带个人偏见，在考虑全局的基础上，从提供最佳价值的供应商处采购。 坚持以诚信作为工作和行为的基础，谴责任何形式的不道德商业行为和做法。 规避一切可能危害商业交易公平性的利益冲突。 诚实地对待供应商和潜在的供应商，以及其它与自己有生意来往的对象。 保持高水准的个人操行。 拒绝接受供应商或潜在供应商的赠礼。,34,二、采购管理信息系统 （一）采购内部管理流程分析 采购业务计算机管理数据流程图如下,35,36,(二)采购业务计算机管理功能 模块设计 采购管理系统的功能结构图,37,38,39,（三）采购决策支持系统 1、具有决策支持功能的采购管理系统的基本处理逻辑如下：,40,41,2、具有决策支持功能的采购管理系统处理逻辑图 采购决策支持系统的系统结构如下图所示：,42,采购决策支持系统的系统结构图,43,3、与普通的计算机管理系统相比，决策支持系统所需的后台支持数据较多，除去数据库而外，还有模型库、方法库、知识库以及文档数据库等。各库的功能如下： (1)通用数据库 用于存储与采购有关的定量数据。 (2)文档数据库 用于存储与采购有关的文档型数据，支持全文搜索，统计功能。,44,(3)模型库 于存储有关的决策模型。 (4)方法库 用于较为固定的问题解决算法，模型基本上就是由一系列方法组成的。 (5)知识库 用于存储提高决策智能化程度的知识，主要用于模型的自动构建。,45,三、需要关注的几个领域 1、MRO采购 （1）什么是MRO Maintenance,repair,operating 维护、修理和运营用品及材料。 MRO采购量平均占总采购量的20%。 例：1997美国公司的全部MRO采购金额约为5000亿美元，供应商约为60000个。,46,（2）MRO包含哪些材料 MRO包含的典型材料和服务： 电器和机械的（维修零件、仪器设备） 电子材料（零件、设备、计算机） 专业设备（包括实验室设备和用品） 工业用品（一般维修用品） 安全和保健设备、零件 机器加工车间用品（工业机器、设备和工具） 办公用品和设备 化工用品和设备 车辆、船舶用品和设备等,47,（3）对MRO项目进行管理的必要性 MRO采购的特点决定的： 美国的一项调查表明：对于许多MRO采购，每笔交易的平均支出为50美元左右，而购买和管理成本却超过65美元。，购买成本比所采购项目本身的成本还要高。,48,49,（4）MRO采购管理的传统方法 一般企业都将MRO采购放在极其次要的位置，几乎是任何一个采购人员都可以从他们选中的任何供应商那里购买MRO，对此几乎没有任何的管理。,50,MRO采购趋向联合、标准化或外包，MRO的采购外包日益受到关注，原因如下： 大部分公司已经接受这种观点：第三方可以更加有效地提供采购服务； 一些第三方采购实践成功地降低了MRO采购成本； MRO联合外包采购能分散采购成本，使企业更加集中于核心业务； 新技术的飞速发展，信息系统的完善管理分工更加细化，为采购外包提供了可能。,51,目前美国15%的公司MRO采购由第三方来进行，74%的公司认为MRO应该外包。 通用电气和IBM已经将其MRO采购外包出去；而福特、贝尔等公司正在考虑其采购外包。,52,2、需要关注的几项采购服务采购 服务包括：,通讯：广告、快信、出版、摄影 商务：审计、会计、金融、市场调查、数据处理、编程、咨询、监理等 物流：仓储、运输、装卸搬运等 保险 法律服务 清洁服务：楼层管理、环境美化 培训 医疗 公用事业：水、电、气 建筑拆除、工程设计、废物处理,53,服务的特征,无法存储性：要求所提供的服务与服务采购者的需求时间一致等； 服务质量要有保证：服务质量分有形和无形的评价指标。,54,服务采购典型调查,美国的高级采购研究中心，于1995年完成了一个研究项目，调查产品采购费用和服务采购费用情况，并将二者进行比较，调查涉及20种商品和69种服务。 结果是：采购费用中超过一半（54%）的金额是用于服务的采购。,55,服务采购占总采购额的明细表,56,以上调研有两个结论,服务采购费用不容忽视：国外的公司管理者已经开始重服务采购这块富饶的新大陆； 采购部门在服务采购中发挥的作用还远远不够：过去许多服务只能是由政府提供：如公共事业、水、电、保险、医疗、航空客运、铁路运输等，作为采购方没有选择余地。,57,服务采购的过程,优秀采购团队的组建； 正式的程序包括： 制订方案请求书； 分析供应方案，选择供应商 签订采购协议 采购协议五花八门，需要进行规范,58,服务供应商的选择,供应商分析：广泛收集信息； 价格分析：可通过谈判等方式； 自制或外购决策： 国际上流行服务外包：如安全、餐饮、维修、法律咨询、工程、软件开发、培训等，应该对自制或外包做出决策。,59,制订服务采购方案时应考虑的因素,服务的价值、重复性、确定性、服务对象、服务的提供、需求的特性、交货特征、按需要定制的程度、提供服务所需要的技术等,60,服务采购案例,培训主管各有采购一本经 要从总体素质一般的供给市场中挑选出能满足企业需求、并给企业带来最大价值的培训服务，培训采购者需有“雾中探花”的本领。,61,目前，中国的培训市场发展很不成熟，培训公司提供的服务不完善，企业的培训需求却在旺盛增长。在这种背景下，企业培训的采购者需要具备什么样的素质呢？ 北大商学网负责人总结：企业培训的采购者，需要有洞察力和前瞻的眼光，需要了解本企业的战略和业务发展，最需要深入了解培训市场的供应情况。,62,中美史克全国销售培训经理,买前要试听： 跟众多公司购买培训课程的程序一样，购买之前我们会做充分的市场调研，接触后要进行试听，尤其是那些比较贵的课程，一定先要试听。 我们公司比较特别的一个判断标准是：讲师讲课所带出的文化要和我们的企业文化相符，他们推荐的“销售模式、管理模式、思维方式”等要跟我们公司一致。,63,我们认为：培训中讲师所涉及到的精神层面和方向性的内容，必须与本企业一致。因此在购买培训服务、进行讲课之前，都要及时与讲师沟通。要先培训讲师，让他们变成自己的人。所以，对于采购培训的人来说，这方面的把关要求很高。,64,东方诚信企业管理咨询公司,培训前向不同的机构索要相关信息，对具体事宜，如培训机构简介、课程情况、收费等进行对比； 考察培训机构的信誉，了解已接受过该培训机构服务的公司的评价； 考察培训教材：培训项目所针对的技能、格式及培训结果； 了解培训主讲人的情况：教育背景、语言水平、工作经历和培训经验等，有的培训要求培训师有相应的机构认证。,65,对于内训课程，要求培训公司在企业内进行需求调查，并根据培训需求分析和培训预算等，制定出详细的培训计划； 了解培训结束后，培训机构是否提供评估和跟踪服务等 培训结束后，收集参加人员意见，对该培训机构进行评估并存档供以后的培训参考。,66,神州数码培训部主管,建立星榜： 在目前整个培训市场缺乏对服务的量化和评价标准的情况下，“口碑”是大家判断一家培训公司好坏的重要标准。 因此，在选择一定公司的培训之前，主要是调查其以前的“大客户”对这家公司的讲师、课程的评价； 另外，我们还建立了一个培训机构的资料库，合作过的四五十家培训公司的资料都在库里面，我们按照每次培训的情况，对培训公司进行星级评价，最好的是五个星；最次的一个星。,67,3、流通企业的采购,流通企业以没有生产过程为特征。 流通企业的基本业务活动包括：购、运、储、销； 流通企业的业务活动可以概括为：采购、销售和物流； 其中采购和销售属于商务职能，在流通企业中至关重要。,68,流通企业与工业企业采购的区别,底线思维：流通企业采购的主要目的是销售，商业政策的主要目标就放在销售额和利润上，并努力实现售价和总成本的最大利差，因此，营业额、利润和物流成本是合理采购决策的基础。 广泛的商品类别：流通企业经营商品的类别平均为25000种，对所有这些物品来说，定单、价格、数量和供应商的情况和销售信息都应该被监控。,69,流通企业与工业企业采购的区别,迅速反馈：流通企业通常是即买即卖，因而销售的结果会更快地显现，这使得向购买者作出快速的反馈成为可能。如此快的信息反馈在工业企业中是不可能的。因此流通企业采购决策的优劣很容易评判。 供应特点：流通企业经营的产品一般为标准产品，这和工业企业的定制产品有很大区别，这样流通企业改变供应商就比较容易，也不象工业企业与供应商之间那种共同产品开发的关系。,70,流通企业的采购流程,估计需求：产品的销售机会是靠市场调查和市场预测来估计的。 决定产品类别政策和分销战略。在这一阶段，要决定每一产品的数量及每一产品组合中产品类别的数量。具体问题还包括：哪些商品是应该是存储的；哪些商品是靠公司的分销中心发送的；哪些商品是供应商直送的。,71,选择合适的供应商。 合同签订； 供货：零售商一般都把重点放在产品的销售上，所以零售商店中库存空间有限，因而需要频繁地运送货物，这就涉及到配送中心的建立问题（物流问题）；绝大多数零售商采用一些先进的物流技术，包括物流信息技术，以保证供货的可靠性。如自动补货系统。,72,沃尔玛之所以能够取得成功，是因为沃尔玛有一个补货系统。每一个商店都有这样的系统，包括在中国的商店。它使得沃尔玛在任何一个时间点都可以知道，现在这个商店当中有多少货品，有多少货品正在运输过程当中，有多少是在配送中心等等。同时它也使沃尔玛可以了解，沃尔玛某种货品上周卖了多少，去年卖了多少，而且可以预测沃尔玛将来可以卖多少这种货品。,案例：沃尔玛的自动补货系统,73,沃尔玛之所以能够了解这么细，就是因为沃尔玛有UPC统一的货品代码。商场当中所有的产品都要有一个统一的产品代码叫UPC代码。沃尔玛所有的货品都有一个统一的产品代码，这是非常重要的，在中国叫EAN码。沃尔玛之所以认为所有这种代码都是非常必要的，是因为可以对它进行扫描，可以对它进行阅读。,74,在沃尔玛的所有商场当中，都不需要用纸张来处理订单。沃尔玛这个自动补货系统，可以自动向商场经理来订货，这样就可以非常及时地对商场进行帮助。经理们在商场当中走一走，然后看一看这些商品，选到其中一种商品，对它扫描一下，就知道现在商场当中有多少这种货品，有多少订货，而且知道有多少这种产品正在运输到商店的过程当中，会在什么时间到，所有关于这种商品的信息都可以通过扫描这种产品代码得到，不需要其它的人再进行任何复杂的汇报。,75,在商场当中，商场的经理拥有这样的自由度他可以不听从这些物流系统对他的建议。虽然系统的建议很多，但是经理还可以订更多的货；或是系统建议的数额太大，经理有一些自主权来减少一些。 在美国，这个系统每天提供的这种信息，都下载到沃尔玛的世界各地的办公室当中，世界各地的这些信息又都可以传送到沃尔玛的总部当中。只要有一个人进行订单，沃尔玛就通过这种电子方式来和供货商进行联系。,76,沃尔玛还有一个非常好的系统，可以使得供货商们直接进入到沃尔玛的系统，沃尔玛叫做零售链接。任何一个供货商可以进入这个系统当中来了解他们的产品卖得怎么样，昨天，今天，上一周，上个月和去年卖得怎么样。他们可以知道这种商品卖了多少，而且他们可以在24小时之内就进行更新。供货商们可以在沃尔玛公司每一个店当中，及时了解到有关情况。,77,在中国，沃尔玛有三百多家供货商，在深圳他们也可以进入沃尔玛的零售链接当中，可以了解他们的商品卖得如何。在中国，沃尔玛没有数以千计的商店，而在美国沃尔玛则有数以千计的商店。通过零售链接，供货商们就可以了解卖的情况