文书拟写与处理四级、五级.ppt

文 书 拟 写（四级）,批转转发性通知 报告 请示 问答函,简报 意向书 订货单 商品说明书,一、批转转发性通知,（一）概念 批转、转发、印发公文的通知，统称为批转转发性通知。批转转发性通知是复合体公文。 一般来说，被批转、转发、印发的文件大多是公文，但也有计划、调查报告、条例、规定、办法等应用性文种。,（二）类型,3种类型： （1）批转通知：上级机关批转下级机关文书的通知。 （2）转发通知：转发上级机关、平级机关以及不相隶属机关文书的通知。 （3）印发通知：印发本机关或本机关与其他机关联合制定的文书的通知。,企事业单位制定了规章制度，要求员工遵守，并为此而发出通知。此通知属于（ ）。 A、批转通知 B、印发通知 C、转发通知 D、事务通知 答案：B,“国务院办公厅关于发布行政机关公文处理办法的（ ）”，括号处理应填入的最恰当的文种是（ ） A、通知 B、决定 C、通告 D、批发 答案：A,（三）结构与写法,标题+主送机关+正文+落款+成文日期+转（印）发文件原文 1、标题 （1)批转、转发通知 四元素标题：批转、转发机关+原发文机关+事由+文种,（2）印发通知 三要素标题：发文机关+事由+文种 事由部分：印发+原文件标题,2、主送机关,收文办理单位，顶格书写,3、正文,结构：批语（转发语、按语）+ 转发、（印发）（+意义+执行要求）,4、落款、成文日期,落款位于正文下，成文日期上。 成文日期置于落款下。,5、批转、转发、印发文件原文,位于成文日期下，标题居中排布，不用写“附件”字样。,二、报告,（一）概念 报告是向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问的公文。,（二）特点,（1）汇报性 （2）陈述性 （3）事后性,（三）种类,（1）汇报工作报告，用来向上级汇报工作。它又可分为综合工作报告和专题工作报告两种。 （2）反映情况报告，用来汇报遇到的问题或情况。 （3）答复询问报告，下级机关答复上级机关询问的报告。,某百货公司发生火灾，须向上级部门写报告，此报告属于（ ）。 A、呈转报告 B、答复询问报告 C、反映情况报告 D、汇报工作报告 答案：,答复上级机关的询问，应该使用（ ）。 A、函 B、报告 C、通知 D、意见 答案： B,上级机关就某校开学收费事项进行询问，该校答复时应使用（ ）。 A、通知 B、报告 C、函 D、请示 答案：,公文一般“一文一事”，但可以“一文多事”的是报告中的（ ）。 A、答复报告 B、专题性报告 C、情况报告 D、综合性报告 答案： D,（四）结构与写法,标题+主送机关+正文+落款+成文日期 1标题 两种写法： （1）发文机关+事由+文种 （2）事由+文种。 2、主送机关 直接上级机关，一般只有一个。,3、正文,正文的结构：发文缘由 + 报告事项 + 结尾。 （1）发文缘由，写明报告的目的，或概括提示报告的主要内容，或简要介绍所报告的事项、情况等。介绍结束后往往用“现将报告如下”过渡。,不同种类的报告写法不同 汇报工作报告。一般包括各方面或某一方面工作的成绩和经验、问题和不足等。 反映情况报告。将突发情况或某一事项的经过、结果、原委、性质等内容，依次撰写清楚。 答复报告。答复依据+答复事项。,（2）报告事项,（3）结尾,今后工作的意见。 尾语（报告结束语）。 常见的结束语多用“特此报告”、“专此报告”、“以上报告，请审阅”等。,（五）注意事项,1.报告事项真实。 2.报告时间及时。 3.报告不得夹带请示事项。,报告的注意事项是（ ） A、报告不得夹带请示事项 B、报告时间及时 C、报告的主送机关为上级机关 D、报告事项真实 答案： C,三、请示,（一）概念 请示是下级机关向上级机关请求指示、批准的公文。 使用请示应当慎重，凡属于本机关职权范围内可以解决的问题，或上级机关以往政策中明确的问题，应不在请示之列。,（二）特点,（1）一文一事。 （2）请批对应。 （3）事前行文。,写“请示”应当（ ）。 A、是本机关职权范围内可以解决的事 B、集中写几件事 C、一文一事 D、与报告一起写 答案： C,（三）种类,（1）求示性请示，请求上级机关给予政策、认识上的指示的请示 。 （2）求批性请示,请求上级机关给予批准、认可的请示。,（四）结构与写法,标题+主送机关+正文+落款+成文日期+附注 1、标题 两种写法： （1）发文机关+事由+文种 （2）事由+文种。 标题事由中一般不采用“申请”、“请求”等词语，避免和文种构成语意上的重复。 2、主送机关 一个直接上级机关，不可多头主送。,3、正文,正文的结构：发文缘由 + 请示事项 + 结尾。 （1）发文缘由，说明请示的意义、依据或背景。 （2）请示事项，具体说明需要上级机关审批的事项，还可进一步提出切实可行的办法措施与建议。 （3）结尾。书写请示要求。一般用惯用的结束语表示。 常用尾语：“当否，请批示”、“以上要求，请予审批”、“妥否，请批复”等。,4、附注,在成文时间下1行居左空2字，用圆括号注明联系人的姓名和电话。,在请示的附注中应注明（ ） A、发送的范围 B、联系人的姓名 C、附件 D、联系人的电话 答案： B,（五）注意事项：,（1）主送一个机关。 （2）逐级请示。 （3）语气宜温和谦恭。,公文的主送机关是直接上级机关的，下列文种可使用的有（ ）。 A、报告 B、请示 C、函 D、通报 答案： ,四、问答函,（一）概念 问答函是不相隶属机关就工作问题进行询问或答复的函。 （二）类型 （1）询问函。 （2）答复函。,（三）结构与写法,标题+主送机关+正文+落款+成文日期 1标题 两种形式： （1）发文机关事由文种。 （2）事由文种。,2、正文,正文结构：发文缘由+事项+尾语 （1）发文缘由。去函概括发函的目的、根据、原因、背景、意义等内容，复函引述来文的标题、字号等。 （2）事项。直陈其事，去函说明询问的问题，复函答复问题。 （3）尾语。礼节性用语。 询问函尾语：盼复、请予复函、即请函复等。 答复函尾语：此复、特此函复、专此函告等。,省财政厅关于同意大学新建教学楼的（ ）”括号中应填写的最恰当的文种是（ ）。 A、函 B、批复 C、通知 D、决定 答案： ,（四）注意事项,1、单位间交往的问答函应采用“信函式格式”行文。 2、单位内部交往的信函可采用便函形式。,五、简报,(一)概念 简报是国家机关、企事业单位、社会团体为汇报工作、交流经验、反映情况、沟通信息、报道动态而编发的的内部常用事务文书，也叫“动态”、“简讯”、“摘报”、“工作通讯”、“情况反映”、“情况交流”、“内部参考”等。,会议简报是单位内部编发的（ ）文书。 A、事务性 B、商务性 C、章程性 D、决策性 答案： ,简报是单位内部编发的常用事务文书，也叫（ ） 。 A、情况反映 B、简讯 C、动态 D、内部参考 答案：,（二）特点,（1）简，就是指简明扼要。 （2）快，就是报道迅速快捷，讲究时效性。 （3）新，就是内容新鲜，有新意。 （4）实，就是真实准确。,具有“简、快、新、实”特点的文书是（ ）。 A、会议记录 B、备忘录 C、简报 D、传真 答案：,（三）种类,按时间分，有定期简报、不定期简报； 按性质分，有综合简报和专题简报； 按内容分，有工作简报、会议简报和动态简报三种。,简报按其内容分有（）。 A、专题简报 B、工作简报 C、会议简报 D、动态简报 答案：,下列哪一种类型的简报具有较强的时效性和机密性？（ ）。 A、会议简报 B、综合简报 C、动态简报 D、工作简报 答案： ,（四）结构与写法,简报结构由报头、报核、报尾三部分构成。 1.报头 位置：在首页上端，约占首页三分之一版面，下边用横线与报核部分隔开。 内容：简报名称、期号、密级、编印单位和印发日期。,1.报头,（1）简报名称。一般用套红印刷的大号字体居中排印，用来反映简报类型。 （2）期号。标注在名称正下方下一行，居中，用圆括号标注。 （3）密级。标注在名称的左上方，版心的左上角。 （4）编印单位。标注在名称、期号下面，间隔线上面居左书写。 （5）印发日期。标注在名称、期号的右下方，间隔线上居右书写，写在于编印单位平行的右侧，年月日要齐全。,“简报”的报头部分包括（ ） A、期号 B、导语 C、编印单位 D、印发时间 答案：,下列选项中，（ ）不属于简报的报头。 A、简报名称 B、期号 C、编印单位 D、印发数量 答案：,2.报核,简报中间部分，主要结构是（按语）标题正文。 (1)按语。说明编发这份简报的目的，或对文中所列事项进行评价。 (2)标题，一般要求揭示主题，简短醒目。,导语：用一句话或一段话简明扼要地概括全文的主旨或主要内容。 一般有四种写法：提问式、结论式、描写式、叙述式。 一般要交待清楚谁（某人或某单位），什么时间，干什么（事件），结果怎样等内容。 主体：承接开头，用典型而有说服力的材料将导语的内容加以具体化。 结尾：进行归纳和总结，或提出希望及今后打算。,(3)正文，可以分为导语主体结尾。,简报导语的写作方式包括（） A、提问式 B、结论式 C、描写式 D、叙述式 答案： ABCD,3.报尾,位于简报末页下端，用间隔横线与报核部分隔开，包括两个项目：发送对象和印刷份数。 （1）发送对象：横线下居左写，包括报（上级）、送（平级）、发（下级），根据实际情况选择。 （2）印刷份数：横线下居右注明共印多少份，用圆括号括起来。,（五）注意事项,1、文字简练，篇幅简短，简报一般应该限制在1000字以内，最长不要超过2000字。 2、内容真实、准确、典型。 3、针对性、指导性强。 4、一事一报，切忌面面俱到。,六、意向书,（一）概念 意向书是当事人双方或多方之间，在对某项事务正式签订条约、达成协议之前，表达初步设想的意向性文书。 意向书为进一步正式签订协议奠定了基础，是“协议书”或“合同”的先导，多用于经济技术的合作领域。,（二）特点 1、协商性。 2、灵活性。 3、简略性。 （三）类型 按合作关系的不同可分为，加工承揽意向书、建设工程承包意向书、货物运输意向书、财产保险意向书、科技协作意向书。,（四）结构与写法,意向书的结构是：标题+正文+尾部 1、标题 （1）项目名称+文种。 （2）文种，即“意向书”。,2、正文,正文的构成是：导语+主体+结尾 （1）导语 写明合作各方当事人单位的全称，双方接触的简要情况，磋商后达成的意向性意见。然后用“本着原则，兴建项目”作为导语的结束。 （2）主体 分条款写明达成的意向性意见，可参照合同或协议的条款排列。 （3）结尾 一般来说，就可以写明“未尽事宜，在签订正式合同或协议书时再予以补充”一语，以便留有余地。,3、尾部,意向书签订各方单位的法定名称、代表人姓名（签字）并加盖公章、私章及日期。,（五）注意事项,1、语言准确，表达清楚。 2、忠实于洽谈内容。,根据下面一段材料写一份格式规范的意向书。,某省对外贸易办公室（甲方）与深圳XX贸易有限公司（乙方），经双方协商同意，确定技术经济合作关系。主要合作内容有高科技产品开发，农副产品深加工与综合利用，外贸出口技术咨询，高新技术以及资金等方面的引进合作。合作方式是双方本着互惠互利共享利益，共担风险的原则，根据具体项目协商，采用具体的多种合作方式。合作程序为由双方商定在适当时间，组团考察，根据考察结果共同拟定合作项目、方式、内容、步骤。 甲、乙双方的义务是甲方负责提供其资源、项目、资源和项目的落实。乙方负责提供合作开发项目的技术资料，组织有关技术力量，以及协调开发合作项目的有关关系。协助或代理甲方的产品出口，合作项目产品的出口，甲方所需或双方合作项目所需设备、技术的引进。 双方确定具体的联络人员，进行经常的联络工作。此意向书一式四份，各执两份。,参考答案,开展技术经济合作意向书 省对外贸易办公室（甲方）与深圳贸易有限公司（乙方），经双方协商同意，确定如下技术经济合作关系： 一、双方合作范围 1.高科技产品开发；2.农副产品深加工与综合利用；3.外贸出口；4.合办第三产业；5.技术咨询；6.高新技术以及资金等方面的引进合作。 二、双方义务 1.甲方负责提供其资源、项目、资源和项目的落实。 2.乙方负责提供合作开发项目的技术资料，组织有关技术力量，以及协调开发项目的有关关系。协助或代理甲方的产品出口，合作项目产品的出口，甲方所需或双方合作项目所需的设备、技术的引进。 3.双方确定具体的联络人员，进行经常的联络工作。 三、双方合作程序 由双方商定在适当时间相互考察，根据考察结果，共同商拟双方合作项目、方式、内容和步骤。 四、双方合作方式 双方本着互惠互利，利益共享，风险共担的原则，根据不同的项目采用相应的合作方式。具体合作项目由双方另行签订合同。 五、本意向书一式四份，各执两份。 甲方： 乙方： 单位名称：对外经济办公室（盖章） 深圳有限公司工贸发展部（盖章） 代表： 张 （签名） 李（签名） 联系地址： 深圳市路大厦206室 电话： 签订时间： 年 月 日 年 月 日,七、订货单,（一）概念与特点 订货单是订购产品和货物的单据。 卖方依据所出售产品和货物的特点制作订货单，由买卖双方填写。 特点： （1）协约性，即买卖双方都应信守订货单中的各项条款。 （2）严肃性，订货单具有合同的性质，买卖双方都应严肃对待，不可有欺诈行为。,订货单由（ ）制作。 A、买方制作 B、卖方制作 C、买方、卖家共同制作 D、国家统一制作 答案： B,下面对订货单表述不正确的是（ ） A、订货单不具有合同性质，但应严肃对待 B、订货单只是买方有关价格、数量等内容的记录，与卖方没有关系 C、订货单具有合同性质，应严肃对待 D、订货单必须由买卖双方填写 答案： AB,（二）结构与写法,结构：标题+正文+尾部 1.标题 “货物名称+文种”，“单位名称+文种”，“文种”。 2.正文 买卖双方信息，订货信息，配送方式及配送地点信息，支付方式及银行帐户，买方的意见和要求。 3.尾部 经办人签字或加盖公章及成文日期。,（三）注意事项,1、制作订货单应注明有效期限。 2、注意订货单与订货合同的区别。 金额巨大的大宗货物交易，不宜用订货单，要考虑签订“订货合同”。,八、商品说明书,（一）概念 商品说明书是商品的生产者向消费者或用户介绍其商品的特点、成分、性质、构造及注意事项等有关知识的说明文。,下列不具有合同性质的文书是（ ） A、产品说明书 B、协议书 C、订货单 D、意向书 答案： A,（二）特点,（1）真实性。 （2）科学性。 （3）条理性。 （4）通俗性。,（三）结构与写法,1、简单商品说明书 结构一般为：标题+正文+落款 （1）标题 常见形式有“商品名称+文种”，或直接以“商品名称”为题。 （2）正文 一般包括商品性能、特征、特点、用途、使用方法和保养维修方法。 （3）落款 附在正文后面的一些内容，如厂名、地址、电话、电挂、电传、网址、联系人和生产日期等。,2、复杂商品说明书,结构：封面+目录+概述+正文+封底 （1）封面。写明商品的商标、规格、型号、商品的名称、图样以及“说明书字样”等。 （2）目录。主要列出商品说明书的内容条目，以方便用户查阅。 （3）概述。概括叙述商品说明书的目的，介绍新产品的特点、性能、原理和使用范围等。 （4）正文。一般应包括：性能和规格；各部分的名称；使用方法；保养和维修方法；附图。 （5）封底。注明厂址、电话号码、网址等，便于用户联系。,产品说明书正文包括内容有（ ） A、联系方式 B、保养维修方法 C、商品特点、用途 D、商品性能 答案： ABCD,（四）注意事项,1、如实介绍，真实可信。 2、抓住特征，突出个性。 3、语言简洁，通俗明了。 4、设计新颖，美观大方。,文书拟写（五级）,事项性通知 商洽函 传真 备忘录,请柬 邀请信 贺信（贺电） 感谢信 启事,一、事项性通知,（一）概念 事项性通知是指传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项的通知。 这类通知鲜明地表现了通知的传达性与告晓性的性质。 事项性通知的应用范围很广，凡向下级告知事项、布置工作、安排活动、设置机构、召开会议等，均可使用事项性通知。,（二）类型,（1）事务通知 知照性通知：周知 指示性通知：执行 （2）会议通知,（三）结构与写法,标题+主送机关+正文（+附件）+落款+成文日期 1.标题 （1）发文机关+事由+文种 （2）事由+文种 2.主送机关 不能省略，要写明。 单一机关，直接写。 多种机关，可写规范化简称或统称。,3.正文,正文结构：发文缘由+通知事项+执行要求（希望）。 （1）发文缘由：写明意义、根据等，然后用“特此通知如下”、“现通知如下”、“现将有关事项通知如下”等过渡到“通知事项”部分。,（2）通知事项,事项性通知交代具体事项，阐明工作任务，规定政策界限，写明具体措施，指出应该注意的问题等。一般分条写出，以求条理清晰。 会议通知：内容单一的只需交代清楚议题、目的、时间、地点、与会人员；内容复杂的则除了上面的内容，还需全面告知会议议程、要求、需准备的资料、发言提纲以及会议安排、接待手续，有的还需注明会议食宿、交通费用归何方承担，有无专车迎候等。,（3）执行要求（希望）,具体阐述执行事项的要求或希望。 采用特定尾语结束。如“请遵照（贯彻、参照）执行”、“特此通知，望认真执行”、“本通知自下发之日起实行”等。 秃尾。,4.附件 如有附件，附件名称位于正文下空一行书写。 5.落款 即发文机关，位于正文右下方、成文日期上方。 6.成文日期 落款下方，汉字书写。,二、商洽函,（一）概念 商洽函是不相隶属机关之间商洽、沟通、协调某一问题的函。 商洽函经常要求对方协助办事；或洽谈公务；或就某问题进行沟通联络；或向对方提出处理某事的意见等。,（二）类型,按文面规格份，可以分为公函和便函。,（三）结构与写法,标题+主送机关+正文+落款+成文日期 1标题 两种形式： （1）发文机关事由文种 （2）事由文种。,2正文,正文结构：发文缘由+函事项+尾结 （1）发文缘由。说明发函的根据、背景、意义等内容。 （2）事项。说明所商洽的具体实行，或要求对方协办的事项，或通报的信息，或要求解决的问题等。 （3）尾语。 礼节性用语。惯用语：“恳请协助”、“不知贵方意见如何，请函告”、“请研究函复”、“望大力协助，盼复”等。 提出希望或要求。,（四）注意事项,1.用语平和，措词得体 2.直陈事项，言简意赅,五、请柬,（一）概念 请柬，也称请帖，是各级机关、企事业单位、社会团体或个人为邀请有关人员参加某项活动而专门制发的礼仪文书。 （二）特点 1、使用范围广泛。 2、语言庄重雅致。 3、请柬有时也用作入场和报到的凭证。,（三）结构与写法,请柬有两种，一种是印制的，一种是手写的。一般分为封面、封里两部分，又分横式、竖式两种。 内容结构：标题+称谓+正文+落款+成文日期。,1、标题 （1）文种。 （2）事由+文种。 2、称谓 另起一行（或一页）顶格书写被邀请者的姓名或单位名称。,称谓下1行空两格书写正文，应写明活动的时间、地点、内容。如有其他要求，也可以简要提出，供被邀请者事先考虑准备。,3、正文,一般要写“敬请光临”、“敬请莅临”、“敬请出席”、“敬请光临指导”等敬语。 位置：（1）正文下另起一行，顶格或空两格、四格书写均可；（2）将“敬请”两字居右书写，将“光临”两字另起一行，顶格书写，以示恭敬。,4、结尾,六、邀请信,（一）概念 邀请信，又叫邀请函、邀请书等，是各级机关、企事业单位与社会团体举办重要活动，召开重要大会，邀请上级领导、协作单位和有关人士参加所用的信函。,（二）邀请信与请柬的区别,邀请信与请柬有相似之处，都具有邀请的功能，有一些礼仪色彩。区别在于：邀请信是邀请对方前来参加某项实质性活动，需要详细说明活动的内容，而纯粹礼仪性、例行性的活动一般用请柬，用一句话点明活动的内容或名称就可以了。,（三）结构与写法,结构：标题+称谓+正文+落款+成文日期 1、标题 （1）事由+文种，或会议名称+文种。 （2）文种，即“邀请信（函、书）”。 2、称谓 在邀请信的开头顶格书写被邀请者的姓名或单位名称。个人姓名后应该加职务、职称或“同志”、“先生”、“女士”等相应的称谓。,3、正文,正文结构：信首问候语+主体+信末问候语 （1）信首问候语： 开头书写问候语“您好”等。 （2）主体：说明邀请的原因和活动的内容，包括活动的目的、时间、地点、方式、邀请对象以及邀请对象所作的工作等，具体介绍活动安排的细节，并提出邀请。 （3）信末问候语：在正文下1行左空格书写问候语，如“恳请光临”、“致以敬意”等。,4、落款 在邀请信末尾右下方适当位置写上邀请单位名称或个人姓名。 5、成文日期 在落款下面签上年、月、日。,七、贺信（电）,（一）概念 贺信（电）是表示祝贺、赞颂的函电。 一般用于领导机关、企事业单位或个人对取得巨大成绩、做出卓越贡献的集体或个人表示祝贺，或者对国际、国内发生的重大喜事，对一些重要会议、节日、婚礼、寿辰等表示祝贺。 （二）特点 （1）祝贺性 （2）信电性,（三）结构与写法,结构：标题+称谓+正文+落款+成文日期 1、标题，有4种写法： (1)以文种作标题，只写“贺信”或“贺电”。 (2)写谁发出的贺信（电），如“公司贺信（电）”。 (3)写给谁的贺信（电），如“给公司的贺信”。 (4)写明谁给谁的贺信（电），如“协会给公司的贺信（电）”。 2、称谓 在标题下1行顶格书写收文单位或个人姓名。如果是祝贺会议，只写会议的名称。,正文结构：开头+主体+结尾 (1)开头，用简练的语言写出祝贺理由，表示祝贺。经常用“值此之际，谨代表向表示热烈祝贺”之语。 (2)主体，由于对象不同，主体的内容与措词也应有所区别。 (3)结尾，写祝愿、鼓励和希望方面的内容。,3、正文,（四）注意事项,1.强烈的感情色彩 2.实事求是 3.语言简练,八、感谢信,（一）概念 感谢信是各级机关、企事业单位、社会团体和个人，对帮助、支持自己工作的单位或个人表示感谢的信函。 （二）特点 一是真实性。 二是感召性。,（三）结构与写法,结构：标题+称谓+正文+落款+成文日期 1.标题 (1)以文种作标题，即在首行正中书写“感谢信”。 (2)用公文式标题，即：发文机关+事由+文种。 (3)用双标题正标题和副标题，即先用一个生动