付款申请-材料款.doc

付款审批单（采购部材料）填写规范一、 填写规范1. 日期：付款审批单的填写日期2. 单号：单据须进行手工填写，单号不重复，便于跟踪。规则：公司+部门+年月+流水号（3位）捷宏采购部09年11月第一份付款审批单：JHCG09110013. 申请部门：凤凰台材料采购部1、 合同号：档案室存档的合同号，据实填写，没有签订合同可以不填写，划“/”；2、 合同总额：按照合同内容填写，如果只有固定单价，没有总价的合同可以不填写；3、 工程项目：是指提出申请材料的工程项目，工程我司一般指凤凰城，项目指地块，如：凤凰城B地块；如果是专业工程，还须加注专业工程，如：凤凰城B地块（消防工程）。4. 收款单位：供应商开户银行帐户全称委托代收款：供应商+委托收款单位全称，比如：郑州XX建材有限公司（委托：郑州XX建材有限公司）注：每次申请委托支付必须附上委托书原件，否则，财务部门有权给予退回。5. 开户银行、帐号：根据收款单位的实际情况填写，如有委托代收单位，则填写代收单位的开户银行及帐号，开户银行必须填写全称，不能用简写，省内省外根据银行的要求填写如下：1) 本地开户银行：填写收款单位（或受托单位）的开户行全称或常用简称，如：浦发郑分营；2) 异地开户银行：指郑州以外的城市，跨区增加区，跨县市增加县市名称，跨省再增加省名称；如：河北省秦皇岛农行开发区支行，不能只写：农行开发区支行。6. 联系人、联系方式：要填写劳务单位的负责人，如果是表单别人代写的，则要签字确认，不能填写无效的联系方式。7. 款项说明：材料名称或类型，所附入库单号1) 一般材料：如：钢筋，入库单：WIN000290、WIN000293,计贰张。2) 商品砼：在一般材料手续的基础上，还须入库单金额以及合同约定支付比例，并计算出本次申请金额；如：商品砼，入库单：WIN000290、WIN000293,计贰张，50万元80%=40万元。3) 涉及到须厂家施工与安装的材料：在商品砼的填写要求的基础上增加验收合格单附件。8. 本期结算金额：供应商提交的入库单，采购部安排付款的入库单，由采购部填写，财务部审核。9. 按合同约定本期应付金额本期结算金额比例，根据合同约定的有关条款进行填写，由采购部填写，财务部审核。10. 附件（张）：指能有效证明现在给予支付的单据，一般指发票、入库单、定价审批单、协议书等。11. 累计已提供物资或劳务总额(含本期)1：历年以来为本工程项目（地块）提供的物资或劳务累计，材料上表现为，材料管理部验收入库的累计金额，由采购部填写，财务部审核。12. 按合同约定累计应付款(含本期)2累计已提供物资或劳务总额(含本期)1合同约定支付比例，体现为合同履约情况。13. 之前累计已付款(不含本期)3：指集团审批后，单据返回财务部后实际支付金额，此项数据由会计填写，此数据由财务部入帐数据为准。14. 按合同约定累计欠款(含本期)4按合同约定累计应付款(含本期)2之前累计已付款(不含本期)3，指根据合同条款欠款。15. 本次申请付款5按合同约定累计欠款(含本期)4，根据所附单据金额之内填写。二、 报送流程及填写1. 使用对象：主要用于与工程相关的采购支付，以及其他与工程有关的支付审批。2. 流转部门及报送：供应商申请采购部经办、负责人审核部门（验收部门、审计部）财务部会计、负责人总经理副总裁、总裁。3. 报送时间：每周六上午9点前。特殊情况：由上级领导直接安排，或由部门经理知会财务部，财务部请示财务经理，经批准后接收单据。4. 申请部门：付款申请的具体经办部门，采购类为采购部。1) 经办人：一般为采购员/统计员/材料员，具体由采购部确定。2) 业务部门：申请部门负责人，一般为部门经理。1、 业务审核：业务监督部门，对采购入库的物资进行审核，包括质量、数量等相关方面进行审核。1) 验收部门：对质量方面进行监督的部门，一般为材料管理部，如有涉及到施工、安装方面需要根据设计图纸的要求，安排相应的部门进行验收，目前涉及到项目部、工程部。2) 审计部：有涉及到复杂图纸计算计量的材料，由审计部进行审核，如商品砼。2、 财务审核：对上述部门形式要件的审核，对付款情况以及合同执行情况进行审核。1) 会计：审核表单上的形式要件是否齐全，审核前面环节部门所填写的数据，同时根据合同条款审核是否符合支付条件，对合同执行情况进行监督，同时对代扣款项进行扣减。2) 扣款：对有扣款项目，将“扣款”打“”，同时填写扣款明细以及实付金额；无扣款项目，则将“扣款”打“”，同时将扣款项目划“/”，实付金额无须填写。3) 财务经理：复核表单形式要件，复核合同执行条款，其他因素。4) 财务总监：形式要件审核，合同执行条款审核。3、 领导审批：集团授权有签署权的领导。三、 报送须附单据及相关手续（按下列顺序叠放）1、 委托付款：如是委托付款，每次均须附上付款委托书原件。2、 票据：发票须是税务机关承认的，其他票据根据公司有关规定办理。1) 提供发票或票据的金额须等于入库单总金额，不论是否是按合同约定百分比支付，都全额提供。2) 发票背面须有发票提供人签字。3) 销售清单（加发票专用章，如果已在发票中明细列示，则不需要提供该单）3、 入库单：手续齐全的入库单原件，如是手写版，但必须是已经录入了k3系统。4、 采购价格控制文件：如，定价审批单，协议认价单等。5、 合同：加盖档案室印章的合同复印件。6、 协议书：经双方签字确认的协议书原件。7、 对帐情况说明：平时根据合同比例支付的，到最后结清及时，还需要附上财务部对帐情况说明。四、 责任条款：1) 为了保证资金安全，对收款单位的开户银行、帐户名称、帐号要求认真填写，如果出现收款人、帐号等出错，每次处罚500元，同时因帐户出错原因所产生的款项被冻结、法院划走之类由收款人自行负责。2) 对报送的表单填写不规范，财务部在审核时都有权退回，由此引起的相关后果，如：申报延迟，责任自负。五、 其他事项：1、 规范数字大写：壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿。2、 所有填写项目必须用签字笔，不能使用圆珠笔和铅笔。3、 所有表单上的大小写数据均不得涂改，不准用涂改液。付款委托书中建七局第三建筑有限公司：我司为贵司凤凰城B标段提供的XXX（物资名称），本次贵司支付我司材料款人民币伍佰柒拾万元整（￥5,700,000.00），现委托贵司将此款汇入以下帐户，因此产生的经济和法律相关事项由我司承担，与贵司无关。特此承诺。户名：郑州XXX钢材批发部开户行：郑州XXX信用社账号：8888888888888委托单位：河南省XX贸易有限公司（盖章）委托人：（合同或协议的签字人）20XX年XX月XX日关于真实有效发票的承诺书致：中建七局第三建筑工程有限公司本人：XXXX，身份证号：410103198888888888，系XXXXX有限公司法定代表人，是贵司在河南捷宏置业有限公司凤凰城项目的供应商，在此承诺所提供给贵司的发票是根据中华人民共和国发票管理办法规定开具的，是真实有效的，如果我司提供假发票，被贵司查出，愿承担处罚责任，处罚金额为开票金额20%（不低于5000元），同时重新开票给贵司；如被税务机关查出，则根据则根据税务机关出具的处罚结果双倍处罚。特此承诺XXXXX有限公司 法定代表人： 二一年二月一日相关法律条文：中华人民共和国发票管理办法第三十八条规定：私自印制、伪造变造、倒买倒卖发票，私自制作发票监制章、发票防伪专用品的，由税务机关依法予以查封、扣押或者销毁，没收非法所得和作案工具，可以并处1万元以上5万元以下的罚款；构成犯罪的，依法追究刑事责任。对违反发票管理法规造成偷税的，按照中华人民共和国税收征收管理法处理。对违反发票管理法规情节严重