供应商管理办法讨论稿.doc

供应商管理办法（讨论稿）第一章 总则第一条 为规范物资采购行为，做好供应商的开发、选择、控制和评审，构建采购管理的组织管理体系、技术保障体系和考核反馈体系，持续提高公司的整体经营绩效。本着管理规范，优化流程，效益优先的原则，特制订本规定。第二条 本规定所称的供应商包括供应部及子公司归口管理的所有供应商。第三条 子公司应参照本规定，根据实际建立相应的委托采购物资供应商管理程序。第二章 供应商的开发第四条 供应商信息来源：采购管理人员根据物资采购计划，通过商品目录、商品介绍、销售代表、因特网、行业期刊和子公司或其它部门推荐等渠道，对需求的各类物资的市场分布、生产厂家、价格及其变化趋势等进行综合性的调查、分析、论证，必要时与专业技术人员一起进行联合调研与资信审查，形成供应商信息库。供应部每年度组织各子公司进行一次主要外购原燃材料的资源普查，组织新建子公司进行区域性资源和运力的调研，必要时进行专项市场调查，修改完善主要原燃材料三年供应市场规划。各区域供应负责人要安供应部的要求，每年至少进行一次区域供应市场的普查，对各类物资的供应渠道和供应商的资信进行调研，必要时开展联合调研与会审，修改完善区域内各类物资的供应商信息库第五条 供货商资信审查：供货商资信审查的主要内容是供应商的民事资格、经营范围、注册资本、生产和技术水平、履约能力和企业信誉、产品质量等，以确定是否具有合同履约能力和独立承担民事责任的能力。由公司相关专业委员会或技术部门对供应商的装备水平、技术能力和产品质量等进行调研和考核，提供合格供应商的名单或对供应部门提供的备选供应商进行审查，必要时组织技术交流，议定所采购物资的技术文本。耐火材料、耐磨材料由公司耐火耐磨材料专业委员会管理；电缆、桥架由公司电气专业委员会管理；炸药、雷管等火工材料由矿山专业委员会管理；原燃材料技术标准或新材料试用由品质部管理；润滑油、运输带由装备部管理。第三章 供应商的选择第六条 坚持公开、公正、公平、透明性和集体决策的原则，按合同评审与监督管理程序报批，做到隐蔽的权力公开化，集中的权力分散化，规避采购风险。第七条 所有采购物资必须通过比质比价选择供应商，原则上实行招议标。选择供应商时，坚持质量、价格和保供从优的原则，兼顾制造商优先于分销商，专业经销商优先于综合经销商，已形成良好合作关系的供应商优先于新供应商，具体选择的方法则根据货源和供求关系的不同而定。 1、具备多供应源，质量差异不明显，有较强竞争性并在买方市场环境下，采取招议标方式选择供应商；2、受国家政策、单一供应源或在卖方市场环境下，采取合同谈判的方式选择供应商、供货量与价格等；3、质量差异明显，市场价格变动频繁或临时性紧急采购，采取询价并洽谈后，以比质比价的方式选择供应商。第八条 招议标的程序及要求：拟定招议标请示，报公司领导批准成立招标组，确定邀请投标资格厂商，起草买卖合同的技术和商务文本，并根据情况报相关部门进行资格或质量认可。投标资格厂商不得少于3个。招标组成员参与开标和评标，开标前通报对原供应商的评审意见，讨论通过本次评标定标的原则，并在查验标书的密封完好性后，进行集体开评标，必要时，再与部分投标单位作进一步议标，拟定中标侯选单位。评标结束后，编写招议标情况汇报，经供应部分管领导和部长审批后，送法律事务室审查，公司领导批准，选定供应商。第九条 合同谈判的程序及要求：合同谈判必须由两名以上管理人员参加，必要时会同相关部门技术人员一起与供货商进行，并保留谈判记录，按质量先行、效益优先的原则进行，在争取到最有利于我方的合同条款及合同价格后，形成合同评审意见，经供应部分管领导和部长审批后，送法律事务室审查，公司领导批准，选定供应商。 第十条 询价比价的程序及要求：由业务管理人员在公司确定的合格供应商范围内，发出经供应部领导签发的采购询价函，在供应商报价的基础上进行谈判，争取到最有利于我方的合同条款及合同价格后，形成合同评审意见，经供应部分管领导和部长审批后，送法律事务室审查，公司领导批准，选定供应商。第四章 供应商的控制第十一条 所有与供应商发生的采购业务必须签订并履行合同，以合约的方式控制供应商，合同履行过程中出现的问题及时报告，重要事项及时形成书面材料报公司合同管理部门处理。合同的变更与解除的权限和程序与合同签订时相一致。第十二条 对约定总量分批调运的合同，及时收集子公司的相关信息，保留采购计划、到货验收和结算资料，依据供应商档案和跟踪管理台帐，对供应商的履约情况实施动态监管，及时处理合同执行过程中发生的相关问题。第十三条 建立中心库寄售物资的管理模式，优化供货方式，调控库存量，降低物流费用，增强保供能力，同时，稳定与供应商的合作关系，提高抗市场风险的能力。第十四条 建立与铁路、政府等方面的良好公共关系，开行原煤的铁路运输专列或自备列，同时，与优势厂矿签订中长期的合作协议，稳定生产、运输和使用三方的长期合作关系。第十五条 利用供应商的专业技术优势，组织技术交流与培训，共同研发新材料、新技术，及时发现和整改存在的问题，提高合作的质量，实现双赢。第十六条 与供应商的资金往来及管理要求：必须依据合同及当月用款计划办理汇款申请和委托付款函。子公司要及时按供应部委托付款函、采购合同和使用部门的验收报告等，办理付款。因故不能按期付款的，子公司要形成书面报告报财务部和供应部，避免因付款不及时导致供应中断或影响对其它子公司供货，甚至出现法律纠纷。供应部合同结算管理人员每年至少与供应商进行一次帐目核对，尤其是定金和预付款，必须明确责任人及时清结，确保资金安全。第五章 供应商的评审第十七条 每年至少一次组织各子公司对供应商进行评审，并将评审报告报供应部，做为选择供应商的重要依据之一。第十八条 供应部业务管理人员，建立采购物资供应商跟踪管理台帐，及时对供应商的变化情况进行记录，重要事项形成书面报告，并由部领导组织制定对策。第六章 监督管理第十九条 为了提高工作的规范性，增加透明度，要通知使用部门、技术部门、合同管理部门和同级纪检监察部门派员参加，负责按照物资供应管理办法的要求对供应商管理的全过程实施监督、检查。参加人员有权查阅文件、合同及相关资料，调查核实物资采购情况，但必须履行相关的保密职责。第二十条 部领导必须不定期地对采购物资的价格、质量、数量、采购成本进行监督检查，对采购人员履行工作职责及经营行为进行监督，查处供应商管理中的违规违纪行为。第二十一条 在供应商管理中，有下列情形之一的属于违规违纪行为，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员进行责任追究。1、不按合同审签程序越权签订或擅自变更合同，或未签订合同既预付货款而被骗，造成经济损失的。 2、在物资采购招标过程中，泄露应当保密的招投标有关情况