英语演讲比赛策划书.docx

目 录一、商业论证1二、利益相关者登记册2三、利益相关者管理策略3四、项目章程3五、团队契约4六、项目组织结构描述56.1项目整体介绍56.2项目的组织描述66.2.1组织结构图66.2.2项目的组织结构图66.2.3项目责任矩阵76.2.4项目的管理程序和技术方法76.2.5项目需要完成的工作任务：76.2.6项目工期、成本、质量等绩效测量和控制基准76.2.7项目限制因素、假设前提条件8七、工作分解结构8八、甘特图98.1甘特图98.2 网络图11九、风险排序清单12十、里程碑报告13十一、经验总结报告14一、商业论证1.0 引言/背景举办一场演讲比赛的核心目标是为同学提供一个平台，展现各自的英语演讲水平。项目经理认为，该项目可以通过举办该比赛来提高学生对学习英语的热情和演讲水平。2.0 业务目标该项目将通过举办一场公开，公平，公正的比赛，来最大限度的体现参赛者的水平。它也将通过规范化、流程化的比赛过程来实现客观和高效的比赛。因为演讲比赛主要是确定各位演讲者的英文水平和演讲水平，所以这个项目必须符合通用的评价标准和比赛规则。3.0 当前的形势和问题/机会说明该项目目前有一支4人的团队。团队主要的责任包括联系比赛场地，制作比赛周边产品，例如比赛条幅，宣传海报等。该团队还负责报名，邀请评委老师等任务。4.0 关键的假设条件和制约因素即将举办的英语演讲比赛对客户，即学生必须是有价值的。目前团队成员和客户要积极支持该项目，并且项目要在两周内完成。5.0项目的初步需求（1）能够获得足够多的比赛题目，这些题目必须有意义，有价值，而且对于参赛者来说不至于难以理解（2）能够得到一个合适的场地，具体包括场地的大小、座位总数，灯光及音响设备时候合适。场地的租金及场地周围的交通情况，是否方便参赛者的评委到达等。（3）能获得完整的比赛流程，包括比赛形式，环节数，每个环节占多长时间等。（4）现场协调突发情况的准备。6.0 预算估计和财务分析初步估计整个项目的成本为2000元。这一估计是以项目经理每天工作6小时，其他工作人员每天工作4小时，一共十个工作日为基础计算出来的。其他费用还包括场地费，茶水费，制作周边产品及为获奖选手准备奖品所花费的费用。7.0 进度估计项目发起人希望在两周之内完成，但也存在一定的灵活性。机动时间为3天，即项目最长不超过13个工作日。8.0 潜在风险 这个项目面临的风险包括：报名参赛人数过少而导致比赛无观赏性，评委人数不够，场地不合适或租金谈不拢等。二、利益相关者登记册利益相关者是指与客户有一定利益关系的个人或组织群体，可能是客户内部的(如雇员)，也可能是客户外部的(如供应商或压力群体)。利益相关者能够影响组织，他们的意见一定要作为决策时需要考虑的因素。但是，所有利益相关者不可能对所有问题保持一致意见，其中一些群体要比另一些群体的影响力更大，这是如何平衡各方利益成为战略制定考虑的关键问题。除了对战略制定产生影响以外，利益相关者分析也是评价战略的有力工具。战略评价可以通过确定持反对意见的股东和他们对一些有争议的问题的影响力来完成。利益相关者登记册（stakeholder register）是指记录已识别的利益相关者的相关细节文件。表2-1 利益相关者登记册姓名职位内部/外部角色联系方式沈欣首席执行官内部发起人/项目经理309939016兰红林项目组成员内部项目小组成员371292882付明慧项目组成员内部项目小组成员39516046梁关林项目组成员内部项目小组成员1041796704三、利益相关者管理策略利益相关者管理策略是一种在整个项目中帮助增加利益相关者支持度的方法，包含的基本信息有：利益相关者的姓名，在项目中的利益相关程度，对项目的影响程度，以及从特定的利益相关者那里获得支持、减少潜在阻碍的管理策略。姓名利益相关程度影响程度潜在的管理策略沈欣高高兰红林高低付明慧高低梁关林高低四、项目章程项目章程是正式批准一个项目的文档。项目章程应当由项目组织以外的项目发起人或投资人发布，其在组织内的级别应该能批准项目，并有相应的为项目提供所需资金的权力。项目章程的编制主要关注于记录商业需求、项目缘由、对顾客需求的理解和满足这些需求的新产品、服务或结果。表4-1项目章程项目名称：举办一场英语演讲比赛项目开始日期：9月14日 预计完成日期：9月28日预算信息：赞助商为这一项目已拨出2500元。项目的大部分费用将用于支付场地费。经初步估算，每星期工作时间为20小时。项目经理：沈欣项目目标：举办一场英语演讲比赛，使学生充分展示自己的英语能力和演讲水平。该比赛包括定题演讲，抽题即兴演讲，问答等环节。整个过程由评委评分。做法：（1）头脑风暴，以确定若干演讲题目（2）确定比赛规则，评分标准（3）邀请评委角色与职责姓名角色职位联系方式沈欣发起人兼项目经理项目首席执行官309939016兰红林项目小组成员项目顾问371292882付明慧项目小组成员项目顾问39516046梁关林项目小组成员项目顾问1041796704五、团队契约行为准则：作为一个项目小组，我们将：l 有前瞻性的工作，预计可能发生的问题，做好预防工作l 让其他小组成员了解项目相关信息l 注重项目小组的整体利益参与：我们将：l 在所有的项目活动中，做到诚实和公开l 鼓励多样性的团队工作l 提供平等参与机会l 开放地看待新方法，考虑新想法l 经常讨论l 当有小组成员无法参加会议或按时完成工作时，要提前通知项目经理沟通：我们将：l 确定小组最佳的沟通方式。考虑到可能有小组成员会缺席一两次面对面的会议，我们将使用电子邮件或短信等方式来协助沟通l 一同制定项目进度表，并在每天工作结束前将实际情况报告给项目经理l 阐述想法时要思路清晰，言简意赅l 讨论问题时不要跑题解决问题：我们将：l 鼓励大家参与解决问题。l 只是建设性的进行批评并致力于解决问题，而不是追究责任。l 努力互相完善各自的想法。会议方针：我们将：l 计划每两天安排一次面对面的会议。l 着重与会议中的决议和具体的行动条款，做好会议记录，并在会议结束后用电子邮件或短信通知没能来参加会议的项目组成员。l 需要时举行其他会议。六、项目组织结构描述6.1项目整体介绍项目名称：举办一场英语演讲比赛项目目标描述：举办一场英语演讲比赛的核心目标是为同学们提供一个平台，展现同学们的英语能力和演讲水平。项目发起人：沈欣项目经理与主要项目成员名单：沈欣，兰红林，付明慧，梁关林。重要资料清单：购买奖品及演讲周边产品的发票 与提供场地方签订的租赁合同项目可交付成果：按阶段依次得到题目，比赛形式，比赛结果等6.2项目的组织描述6.2.1组织结构图项目经理项目成员3项目成员2项目成员16.2.2项目的组织结构图 颁奖比赛报名邀请评委联系场地讨论题目，确定比赛形式 6.2.3项目责任矩阵责任阶段1得到比赛题目和比赛形式2得到候选场地，比赛周边产品3确认比赛场地，得到参赛者名单4确定比赛时间，出席评委5比赛并颁奖6.2.4项目的管理程序和技术方法管理目标：协调控制策划比赛的进度项目控制方法：进行每日检查，制订相应对策以解决前一日发生的情况和问题。风险管理方法：制定风险管理计划项目人员：沈欣，兰红林，付明慧，梁关林6.2.5项目需要完成的工作任务：第一阶段得到比赛题目和比赛形式第二阶段得到候选场地，比赛周边产品第三阶段确认比赛场地，得到参赛者名单第四阶段确认比赛时间和评委第五阶段进行比赛并颁奖6.2.6项目工期、成本、质量等绩效测量和控制基准项目工期为两周，成本为2500元。质量需得到保障，控制基准按照制定的相关控制方法实施。6.2.7项目限制因素、假设前提条件项目限制因素：场地，预算假设前提条件：团队成员和客户积极支持该项目七、工作分解结构工作分解结构（简称WBS）就是把一个项目按一定的原则分解，项目分解成任务，任务再分解成一项项工作，再把一项项工作分配到每个人的日常活动中，直到分解不下去为止。即：项目任务工作日常活动工作分解结构以可交付成果为导向对项目要素进行的分组，它归纳和定义了项目的整个工作范围，每下降一层代表对项目工作的更详细定义。WBS总是处于计划过程的中心，也是制定进度计划、资源需求、成本预算、风险管理计划和采购计划等的重要基础。工作分解结构是项目管理中的一个很重要的工具，它不仅为如何开展工作提供了依据，还未制定项目进度，以及进行挣值管理来衡量和预测项目的实施情况提供了基础。1.0启动1.1确定/指定项目经理1.2确定关键的利益相关者1.3准备商业论证1.4编制项目章程2.0计划2.1召开项目规划会议2.2编写团队契约2.3制定工作分解结构2.4准备进度表和成本基准2.4.1确定任务资源2.4.2确定任务期限2.4.3确定甘特图草稿2.4.4审查并确定甘特图2.5辨识、讨论和排列风险3.0实施3.1调查3.2确定比赛形式及内容3.2.1确定比赛形式3.2.2讨论比赛题目3.2.3讨论比赛候选场地3.2.4讨论评委候选人选3.3定制比赛条幅及周边产品3.4确定比赛场地3.5确定评委3.6比赛并颁奖4.0监测与控制4.1状态报告5.0收尾5.1准备项目最终报告5.2准备项目最终陈述5.3总结教训八、甘特图8.1甘特图甘特图（Gantt chart ）又叫横道图、条状图(Bar chart)。它是以图示的方式通过活动列表和时间刻度形象地表示出任何特定项目的活动顺序与持续时间。它是在第一次世界大战时期发明的，以亨利L甘特先生的名字命名，他制定了一个完整地用条形图表进度的标志系统。甘特图内在思想简单，基本是一条线条图，横轴表示时间，纵轴表示活动（项目），线条表示在整个期间上计划和实际的活动完成情况。它直观地表明任务计划在什么时候进行，及实际进展与计划要求的对比。管理者由此极为便利地弄清一项任务（项目）还剩下哪些工作要做，并可评估工作进度。8.2 网络图九、风险排序清单识别风险的一个方法是建立风险清单，清单上列举出在任何时候可能碰到的风险最重要的是要对清单的内容随时进行维护，更新风险清单，并向所有的成员公开，应鼓励项目团队的每个成员勇于发现问题并提出警告。在风险清单中，风险的概率值可以由项目组成员个别估算。通过先做个别估算而后求出一个有代表性的值来完成。对风险产生的影响可以对影响评估的因素进行分析。一旦完成了风险清单的内容，就要根据概率进行排序，高发生率、高影响的风险放在上方，依次类推。项目管理者对排序进行研究，并划分重要和次重要的风险，对次重要的风险再进行一次评估并排序。对重要的风险要进行管理。从管理的角度来考虑，风险的影响及概率是起着不同作用的，一个具有高影响且发生概率很低的风险因素不应该花太多的管理时间，而高影响且发生率从中到高的风险以及低影响且高概率的风险，应该首先列入管理考虑之中。表9-1 风险排序清单排序潜在的风险1缺少客户投入2缺少项目小组成员投入3场地不合适4评委不合适5花费超支十、里程碑报告里程碑日期状况责任人问题/注释启动确定/指定项目经理确定关键的利益相关者准备商业论证编制项目章程计划召开项目规划会议编写团队契约制定工作分解结构准备进度表和成本基准确定任务资源确定任务期限确定甘特图草稿审查并确定甘特图辨识、讨论和排列风险实施调查确定比赛形式及内容确定比赛形式讨论比赛题目讨论比赛候选场地讨论评委候选人选定制比赛条幅及周边产品确定比赛场地确定评委比赛并颁奖监测与控制状态报告收尾准备项目最终报告准备项目最终陈述总结教训9月14日9月14日9月15日9月15日9月16日9月16日9月16日9月19日9月19日9月20日9月21日9月21日9月22日9月23日9月23日9月23日9月23日9月26日9月26日9月26日9月27日9月28日9月28日9月28日9月28日完成完成完成完成完成完成完成完成完成完成完成完成完成完成完成完成完成完成完成完成完成完成完成完成完成沈欣沈欣兰红林付明慧沈欣梁关林沈欣兰红林兰红林付明慧沈欣沈欣梁关林梁关林梁关林梁关林付明慧付明慧兰红林沈欣沈欣沈欣付明慧兰红林梁关林沈欣十一、经验总结报告项目名称：举办一场英语演讲比赛项目发起人：沈欣项目经理：沈欣项目日期：9月14日-9月28日最后预算：2500元（1） 项目是否达到了范围、时间和成本目标？我们确实满足了范围和时间目标，而且在预算范围内。（2） 你是否满足了该项目的成功标准？正如前文所述，举办该项比赛的主要目的是为了展示同学的英语