公文写作与运用技巧.ppt

公文写作与运用技巧,培训目的,使受训人员了解公文的基本特点和一般格式，掌握常用、快速的写作方法，提高日常公文的写作能力。,什么是公文？,所谓公文，它是公务文书的简称，它是国家机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。一九八一年二月，国务院办公厅发布的国家行政机关公文处理暂行办法将国家行政机关的公文归纳为九类十五种，即命令、令、指令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通知、通报、报告、请求、批复、函。,在各类企业中，通常所指的公文一般为商务公文，主要分为介绍报告、请示、会议纪要、工作计划、公司及产品介绍、信函、讲话稿、可行性报告、工作总结、市场调查报告、说明等。 集团和各成员企业之间或同一企业各部门之间使用频率较高的文种常为请示、报告、通知、通报、函、会议纪要六种。,公文的行文关系 它指的是发文单位（部门）与收文单位（部门）之间的关系。 上行文下级单位（部门）向所属上级单位（部门）的发文，如请 示、报告。 平行文平行或不相隶属的单位（部门）之间的发文，如通知、函。 下行文上级单位（部门）对所属下级单位（部门）的发文，如命 令、令、指令、决定、决议、指示、公告、通告、通知、 通报、批复等。 运用中须注意： 一、下级单位（部门）一般应按照直接的隶属关系行文而不要越级行文。 二、行文常规：平行或不相隶属的机关之间，应当使用平行文（如函、 通知等），不能使用上行文（如请示、报告等），更不能使用下行 文（如命令、指示、决定等）。 三、要分清主送单位（部门）和抄送单位（部门）： 1.向上级的请示，不要同时抄送下级单位（部门）； 2.向下级单位（部门）的重要行文，可以抄送直接上级机关； 3.受多重领导的单位向上级机关的请示，应当根据内容写明主送单位（部门）和抄报单位（部门），由主送单位（部门）负责答复所请求 的问题，抄报单位（部门）只是了解行文内容以便掌握工作动向或 给予工作处理建议； 4.上级机关向受多重领导的单位行文时，应当抄送另一个上级机关。,正式公文的一般格式,1.标题：由发文单位、发文事由、公文种类 “三要素”组成。公文标题应当准确、简 要地概括公文的主要内容。公文标题的位置在公文的开首，居于正文的上 端中央。 2.主送机关：指示、通知、通报等普发公文，凡下属机关都是发送的受文机关；下 级机关向上级机关报告或请示的公文，一般只写一个主送机关（待予 批复的单位），如需同时报送另一机关，可抄报形式。主送机关一般 写在正文之前、标题之下、顶行写。 3.正文：要求准确地传达发文机关的工作要求或意图，写法力求简明扼要，条理清 楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。请示问题应当一文一事，不要 一文数事。 4.附件：作为正文的补充说明或参考材料的。位于正文之后 、发文机关之前，注明 附件的名称和件（页）数。 5.发文机关（用章）：又称落款，一般要求写全称（加章）。在正文下面偏右处， 也可直接盖印章。 6.发文时间：以表明公文生效时间，一般以领导人签发的日期为准。通常位于发文 机关的下面并稍向右错开。注意印章盖在年月日的中间，作为发文单 位对公文生效的凭证。 7.主题词：一般是将文件的核心内容概括成几个词组列在文尾发文日期下方，词组 之间不使用标点符号，用醒目的黑体字标出，以便分类归档。 8.抄送（报）单位：是指需要了解此公文内容的有关单位。送往单位是上级机关列 为抄报，是平级或下级机关列为抄送。抄报抄送单位、印发单 位和印发时间，一般均用上下两条线隔开，主题词印在第一条 线上，文件份数印在第二条线下。,9.文件版头：正式公文一般都有版头，标明是哪个单位（部门）的公文。一般用大 红套字印上“（单位）文件”，下面加一条红线，如果为党组织 机关在红线中加一五角星）衬托。 10.公文编号：一般包括单位代字、年号、顺序号。如：“中慧物发2009013号”， 年号要使用方括号“ ” 。几个机关联合发文的，只注明主办机关 的发文编号。编号一般位于标题的上方红线与文头下面的正中位 置；无文件版头的，放在标题下的右侧方。其作用在于统计发文 数量便于管理和查找；在引用公文时可作为原文内容的代号使用。 11.签发人：许多文件尤其是请示或报告，需要印有签发人名，以示对所发文件 负责。签发人应排版头红线右上方、编号的右下方，字体较编号稍 小。一般格式为“签发人：”。,12.机密等级：一般分为“绝密”、“机密”、“秘密”等，由发文机关根据公文内容所 涉及的机密程度来划定，并据此确定其送递方式，以保证机密的安 全。它的位置通常放在公文标题的左上方醒目处。机密公文还要按 份数编上号码，印在文件版头的左上方，以便查对、清退。 13.紧急程度：对公文送达和处理时限的要求，分为“急件”、“紧急”、“特急”几种。 紧急程度的标明，通常也是放在标题左上方的明显处。 14.阅读范围：根据工作需要和机密程度，有些公文还要明确其发送和阅读范围， 通常写在发文日期之下，抄报抄送单位之上偏左的地方，并加上 括号,如：“（此件发至 ）”。行政性、事务性的非机密性公 文，下级机关对上级机关的行文，都不需特别规定阅读范围。,常用公文 运用解析,一、请示 请示是下级向上级请求决断、指示或批准事项所使用的呈批性公文。 （一）请示的特点 1.针对性：只有本单位权限范围内无法决定的重大事项须请示上级给予指示、决断或答复、批准。因而“请示”具有很强的针对性。 2.呈批性：属于上行文，上级无论同意与否，都必须给予明确的“批复”回文。 3.单一性：运用应一文一事，一般只写一个受文领导，需要同时呈送他人也只能抄送。 4.时效性：一般要求发文与对应的批复都要及时、准确。 （二）请示的分类根据内容、性质的不同，可分为以下三种： 1. 请求指示性请示。 2.请求批准性请示。 3.请求批转性请示。 （三）请示的结构、内容和写法 主体结构由首部、正文和尾部三部分组成，其各部分的格式、内容和写法如下： 1. 首部：1）标题一般是由事和文种构成，如关于*的请示； 2）受文领导每份请示只能写一个受文领导，不能多头请示。 2. 正文：1）开头主要交代请示的理由。 2）主题主要说明请示事项，内容要单一，向上级机关提出具体请求。 3）结语另起一段，其习惯用语有“当否，请批示”、“妥否、请批复”、 “以上请示，请予审批”、“以上请示，呈请核准”或“以上请示如 无不妥，请批转各部门予以执行”。 3. 尾部：其主要结构为落款与发文时间两部分。 （四）请示应注意的问题 1. 一文一事的原则； 2. 材料真实，不要为得到领导批准而虚构情况； 3. 理由充分，请示事项明确； 4. 语气平实、恳切，以引起上级的重视。,二、报告 报告是下级向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复询问的陈述性公文。其目的是“下情上达”，所以内容要求以摆事实为主，客观反映具体情况，不要过多的采用议论和说明，表达方式以概括为主，语气要委婉、谦和、不宜用指令性语言。 （一）报告的特点： 1.报告是为了向上级汇报工作、情况、建议、答复等，它不直接请求上级机关正面回答报告中的问题，所以不带请示事项，这是它与请示的重要区别之一。 2.报告中一般不提建议或意见。如果确实需要在某一领域或某些部门贯彻报告中提出的建议或意见，可建议上级机关批转到有关部门贯彻执行，报告一经批准，便作为批转文件的附件下发，其权威性依赖或附属于批转机关。 3.报告在内容可在一件公文中综合报告几件事情，层次结构比较复杂。 4.报告广泛使用于下级向上级反馈信息，是沟通上下级纵向联系的一种重要形式，向上级及时汇报工作、反映问题、提出建议，也是下级必须履行的一项工作制度。 （二）报告的种类：汇报性报告、答复性报告、呈报性报告、例行工作报告。 （三）写法：它的主体结构一般由标题、受文领导、正文、落款、成文时间组成。 1. 汇报性报告下级向上级汇报工作、反映情况的报告，一般分为两类： 1）综合报告。这种报告是阶段性就工作的全面情况向上级写的汇报性报告。其内容大体包括工作进展情况，成绩或问题，经验或教训以及对今后工作的意见或建议。这种报告的特点全面、概括、精练。 2）专题报告。这种报告是针对某项工作中的某个问题，向上级所写的汇报性报告。 2. 答复性报告针对上级或管理层所提出的问题或某些要求而写出的报告。这种报告要求“问什么答什么”，不涉及询问以外的问题或情况。 3. 呈报性报告主要用于下级向上级报送文件、物件随文呈报的一种报告。一般是一两句话说明报送文件或物件的根据或目的以及与文件、物件相关的事宜。 4. 例行工作报告是下级向上级，因工作需要定期向上级所写的报告。如财务分析报告、月度能耗报告等。,三、通知 通知是一种使用范围较广的文体。凡需要特定机关和人员知道、办理的事宜，都可以用通知，但也不能因使用便利而滥用通知。 （一）通知的分类：可分为“批示性通知”、“指示性通知”、“一般性通知”、“会议性通知”、“任免通知”五种。 （二）常用通知的写法： 1.一般性通知。在上级的有关事宜需要使下级知道或办理时，如：节日放假，公司部门调整、合并、撤销，启用印章，请下级报送有关材料等，都可使用这种通知。这种通知，要交待清楚所通知的事项，如何办理，有什么要求等。 2.会议通知。上级组织召开比较重要的会议时，而提前通知所属有关部门及人员的公文。这种通知要求写得明确具体的会议名称、主持单位（人）、会议内容、起止时间、参加人员、会议地点、报到地点、携带材料以及其他有关事宜。如果这些事项交待不清，丢三拉四，就可能影响会议的按时召开和正常进行。 3.任免通知。上级单位在任免下级单位的领导人或上级机关的有关任免事项需要下级机关知晓时要发任免通知。这种通知的写法比较简单，一般只要写清楚决定任免的时间、单位（部门）、会议或依据文件，以及任免人员的具体职务即可。 （三）运用时注意以下几点： 1.通知一般都要有一个符合标题“三要素”（即发文机关、事由、文种）的标题，使人一看标题就知道是通知什么事情或要求做什么事情。那种简单地使用“通知”作标题，这是不确切的，应尽量避免，更不应提倡。 2.被通知单位就是文件的主送单位，有的通知往往不写被通知单位，这是不妥当的。 3.如果所通知的事项需要被通知的单位尽快知道，可在“通知”之前加“紧急”二字，这就是常见的“紧急通知”。,四、通报 通报是把工作情况、经验教训、好坏典型事例等，通知所属下级单位的文件。通报采用叙事的写法，总的要求：叙事清楚，简明扼要。 （一）运用时注意： 1.要放眼全局，拿准所通报内容的普遍意义； 2.要事实准确，把时间、地点、人物、数据、事例、背景都书写清楚； 3.要目的明确，对其原因、影响、经验、教训进行科学地总结，使人得到教益。 （二）通报、通知与公告三者的区别： 1.通报与通知都属于普通公文，但通报告知的内容比通知更详尽，意义更深刻； 2.公告是一种严肃、庄重的公文，它内容较为单一，标题篇幅较短，表达直截了当，语言简洁明快。它一般用于对企业内、外宣布重要事项的公文，更具权威性。,五、函 函，即信；公函即公务信件。它是上下级和平行机关或不相隶属机关之间在商洽和联系工作、询问和答复问题时所使用的文体。 （一）函的特点： 1.它不受公文规定的严格限制，如不用正式文件头，也可不编文件号，标题的使用也不要求准确通常直接用“工作联系函”即可。 2.函件使用形式极为自由、简便，编制采用书写、复印、打印均可。 （二）公函主要的几种用法： 1.下级机关向上级机关询问一般事宜，或上级机关答复或催办下级机关有关事宜； 2.平行机关或不相隶属机关之间商洽有关事宜； 3.用函来通知一般事项，如通知开一般性的会议、要求下级机关报送某项材料或统计某些数字等时，也常用公函； 4.向上级机关请示较小事宜也常用函。 （三）送达方式灵活，时效性较强，用传真等传递方式均可。,六、会议纪要 会议纪要是一种记载、传达会议情况及议定事项的纪实性公文，它适用于各类型行政机关、企事业单位召开的工作会议、座谈会、研讨会等重要会议。 （一）区别会议纪要与会议记录 会议记录是会议内容的原始记录，也是形成会议纪要的基础；会议纪要是会议内容的总领与概括，是会议记录升华的结晶。 会议纪要通过记载会议的基本情况、会议成果、会议议定事项，综合概括反映会议精神，以便使与会者统一认识，会后全面如实的进行传达组织开展工作的依据。同时“会议纪要”是可以多向行文，具有上报、下达以及同级单位进行交流的作用。 （二）会议纪要的写法 会议纪要一般由首部、正文、尾部三部分组成。其各部分的写作要求如下： 1.首部：这部分的主要项目是标题。会议纪要的标题通常是由会议名称和文种构成的，如*公司*会议纪要，依固定例会或专题例会而定。 2.正文：会议纪要正文结构由前言、主体两部分组成。 1）前言首先概括交代会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议主要的成果。 2）主体它是会议纪要的核心内容，主要记载会议的概括情况和会议结果，写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议准确的表达清楚。对于会议上有争议的问题和不同意见，必须如实予以反映。 3.尾部：包括署名和成文时间两项内容。 （三）运用注意事项： 会议记录一般会分栏注明会议主题、召开时间、地点、主持人、参会人、缺席人、应到（实到）人数；会议纪要这部分内容简要概括在正文伊始的第一段，引出会议论题和议定内容。,拟写重要公文的步骤分解 一、明确发文主旨 发文前必须明确采取什么方式使用什么样的文种，主要阐述哪些问题，具体要达到什么目的，只有对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草。 二、收集有关资料，进行调查研究 一般对于问题较为复杂的行文，有必要进行具体的分析和归纳；如拟订工作计划、进行工作总结、起草规章、条例、工作指示等，往往都需要搜集有关法规支持材料或进行实际调查研究工作，象工作计划（总