ERP系统运行制度.doc

xx集团ERP系统运行制度1.目的 为了使ERP系统运行维护进入受控状态，保证ERP系统的正常运行。2.范围适用于集团及各子公司的ERP系统运行维护。3.职责3.1集团IT工程部负责ERP系统运行维护。3.2集团及各子公司ERP系统的使用部门必须按照本制度相关流程执行。3.2对于下面涉及到的文档，完成后由IT经理每月统一收集，存档于档案室。4.ERP系统操作规范 各公司严格按照自己的业务模式编写的操作手册，操作手册内容包括工作职责、业务流程、操作流程、注意事项等，具体内容见各公司ERP操作手册；5.ERP系统业务变更 当实际的业务流程变更需要调整ERP系统中使用流程时，必须由业务部门提出，填写ERP系统业务变更表（附录A），由项目组共同讨论确定业务变更是否可行并制定具体方案，由项目经理签署意见后开始实施，其中具体方案必须详细描述业务模型以及在ERP系统的使用流程作为业务变更表的附件,对于需要在系统中设置则由系统管理员进行设置描述，并由IT经理签署意见。6.ERP系统的二次开发6.1当ERP系统中功能满足不了实际业务需要应进行二次开发时，由业务部门提出需求，填写ERP系统二次开发需求表（附录B），项目组确认，项目经理审批后，交集团IT工程部或软件供应商开发。6.2对于需要集团IT工程部二次开发的，由IT经理填写软件开发任务表（附录C），由开发人员在测试环境下按时完成，并完成详细设计文档后，经IT经理确认，指定人员后发布到真实的系统环境中正式使用。7.系统安全机制7.1机房管理7.1.1公司必须保证机房的物理安全,强电远离包括与其它用电线路单独分开，有单独的控制系统，温度、湿度始终保持在标准情况下，防雷击设备要到位，在机房安装电子监控系统，并且需在24小时内受控，如果机房出现异常情况，如火灾，监控者马上向公司领导汇报后直接采取措施，进入机房切断电源，抢救设备，对于晚上断电超过3小时，监控者需通知IT经理，由IT经理负责处理。7.1.2对于进入机房的人员除IT部门人员外需经IT经理允许后方可进入，其他人一律不准进入。8.2系统安全8.2.1对于ERP所在的服务器系统环境，如有系统补丁出现，必须经软件供应商确认对应用软件不产生影响下在合适时间进行更新补丁,并及时对所做的工作进行记录(附录D)。8.2.2对于关键网络设备和操作系统，系统管理员需做好加固安全策略，关掉一些不用的网络端口，使攻击的风险降到最低。8.2.3.对于网络系统，公司必须有很强的稳定的合作伙伴作为技术支撑，当系统出现问题影响系统正常使用时，IT经理口头通知业务部门和公司主管领导，并制定相应处理故障方案快速解决，事后IT经理应向公司主管领导提交系统事故报告（附录E）。8.2.3对于系统口令(操作系统、数据库)系统管理员应保密，并定期更换口令。9.3应用软件9.3.1对于ERP软件服务器端初次安装、补丁更新必须由软件供应商的专业人员进行安装，并填写相应的表格(附录D；对于平时系统中前后台维护工作，如果是后台处理数据库或前台设置的问题必须每天及时整理文档后作为知识文档（附件F）按月提交到IT经理。9.3.2ERP中操作员新增或离职或有变动时，由各ERP各操作员提出，填写“ERP软件操作权限表”（附件G），涉及办事处的由各办事处经理审核，涉及总部的由各部门负责人审核，交总经办主任批准后由集团IT工程部系统管理员分配。10.4数据备份和恢复10.4.1数据备份对于ERP中的数据库文件系统管理员每天除了在本地服务器备份外还需在磁带机和移动硬盘备份，并记录备份的情况（附录H），并保管好介质。10.4.2数据恢复一旦当系统出现灾难情况下，IT经理组织相关技术专家，在现有的条件下对系统进行快速恢复，使灾难减少到最低损失，对于业务部门必须启动应急方案，以此来过渡到手工帐处理。11.应急流程 业务部门在下班前必须对每天做的单据、报表数据和基础数据通过系统输出功能保存到本地计算机中，如遇系统停用，利用最近下载的数据进行人为分析，按照系统操作规范手工填写相应单据进行手工作业，系统正常运行后应及时补入单据。12.考核方案12.1考核部门考核由各事业部总经办按照考核细则负责实施，每次出现违规现象开ERP违规单（附件I）进行处罚，对违规进行处罚外，该违规者直接上司按一半的责任同样处罚，对于提出建议经确认付之实施或者发现业务部门有违规操作的员工视情况进行奖励（附录J ERP奖励通知单），月底汇总处罚和奖励结果（附录K 月度ERP运行状况汇总表）报集团人力资源在当月工资直接兑现，并同时上报集团总裁办。12.2考核细则考核主要按照ERP所使用模块的分别划分，处罚、奖励标准按次扣分、加分，每一分代表10元金额，具体如下：模块考核内容考核对象处罚标准（分/次）主生产计划没有按主生产计划要求及时输入产品预测订单计划员-1对需要调整的生产计划没有经过审批直接变更计划员-1对生效果MPS生产计划没有打印或各业务部门没签字确认计划员-2对每次生效的MPS生产计划在没有平衡导致更改计划员、工段长-2没有及时生成MPS计划造成无法生成生产订单计划员-2MPS计划生成计划版本选择不当导致覆盖生效MPS计划计划员-10生产订单未按照主生产计划及时下达或变更生产订单计划员-2（每单）下错生产订单的，包括生产物料、开工日期、完工日期、数量计划员-2（每单）工段长未按照生产订单正常完成生产（除设备损坏或订单变更）工段长-2（每单）未打印生产订单通知单直接安排生产计划员、工段长-2（每单）对生产订单子件属性有误没有修正或者修正完没有通知工艺部工段长、计划员-1（每单）未打印生产订单领料通知单或领料申请单工段长-1（每单）领料员未拿着生产订单领料通知单或退料单或补料单或领料申请单进行领料领料员-2（每单）对车间需要退料或补料没有及时或者不规范开具手工单据工段长-2（每单）对车间需要退料无法退回仓库进行补料时没有及时维护生产订单计划员-1（每单）没有对已经完成或结束的生产订单及时关闭计划员-1（每单）生产自制件缺料导致生产订单变更工段长、计划员-2（每单）月末未及时将生产计划和生产订单变更报告上报到总经办计划员-2车间管理没有按照生产实际情况提前生成生产订单工序计划计划员-2（每单未打印生产订单工序计划派工单直接安排生产计划员、工段长-2（每单）没有按照一天二次上报工序转移单（质检）或半成品出入库单班长、工段长-2（每单）对上报的工序转移单（质检）或半成品出入库单不符合系统要求 （没有生产订单号、物料号、物料名称、转移工序、转移数量、完工数量）填单人、班长、工段长-2（每单）领料员没有随料带调拨单（对系统中要求入库倒冲的物料）及时给统计员领料员-2（每单）系统生成的生产订单工序资料有误没有调整或调整完没有书面及时告知工艺部统计员-2（每单）对当天的工序转移单或半产品出入库单没有及时输入统计员-2（每单）车间统计员各单据误操作率【P】统计员P=0 ：2P2%：-1;P2 按每单-1车间在下班前现场留有物料没有退回仓库的领料员、工段长-2车间领料员对每次领料没有按生产工序和工人登记领料员-1月末未按照按生产订单汇总用料差异或未查明差异原因（原因有二种 ，一是质量原因， 二是人为原因损坏 ，需明确到操作工人）工段长-2需求规划采购委外管理存货核算未及时对生效的MPS计划进行MRP运算造成采购跟不上计划员对生成的MRP计划建议结果没有平衡计划员-10对生效的MRP计划没有打印审批计划员-2MRP计划生成计划版本选择不当导致覆盖生效MRP计划计划员-10未及时按审批后采购、委外计划（采购计划来自MRP运行完后计划员调整建议、请购申请）进行下达采购、委外订单计划员-2（每单）对于下达采购、委外订单数量未按照计划进行，导致库存增加计划员-1（每单）供应（委外）商到货单未填采购订单号、存货编码、存货名称型号（需与系统一一对应）计划员-1（每单）供应（委外）商已到货，未及时录入到货单，影响入库工作计划员-1（每单）无采购、委外订单送货，未及时在系统中补采购订单超过一天，影响入库及发料计划员-1（每单）采购、委外订单取消或变更后，采购员在系统中未对订单信息作出处理计划员-1（每单）已到期未交货的采购、委外订单无交货，导致缺料影响生产计划员-1（每单）对于委外订单子件属性有误没有修改或者修改完没有以书面形式通知工艺部计划员-1（每单）对填完到货单没有在系统处理报检导致延迟检验影响入库计划员-1（每单）对已经结束的采购订单、委外订单未及时关闭计划员-1（每单）未及时输入采购发票、委外发票仓库统计员-1（每单）未按实际要求及时进行委外核销、结算和采购结算仓库统计员-1（每单）对没有发票需要暂估的存货成本有出入（按每存货考核）仓库统计员-1月底通过系统核算完的存货成本与财务实际成本有很大差异（按每存货考核）仓库统计员-1库存管理对需要检验的存货没有参照检验单直接入库仓库统计员-1（每单）对外协件、委外件不需检验的存货没有参照到货单直接入库仓库统计员-1（每单）仓管员先发料后补单（应按照先开材料出库单再领料）仓管员(包括车间)-2（每单）领料员未持有车间开具的领料单、补料单、退料单的仓库统计员和车间统计员直接开具材料出库单仓库统计员、车间统计员-2（每单）仓管员对车间退回或办事处退回的物料在没有仓库统计员开单直接接受退货仓管员2（每单）仓管员对车间退回或办事处退回的物料在退货入库到仓库后在没有经部品部检验直接退回仓管员2（每单）仓库统计员对退回外协件或委外件不走退货流程仓库统计员2（每单）对仓库每次盘点的结果造成帐实不符(数据准确率【P】 如果物料单位价值高不做此考核，按照公司相关制度处理)仓管员P99% ：5；98%P99%：0;95%P98%：-5;90%P95%：-10;不是由于业务原因在系统中随意调帐仓库统计员、车间统计员-2（每单）仓库统计员各单据误操作率【P】统计员P=0 ：20P1%: 0；1P2%: -1；P2 按每单-1物料清单工程管理新品开发或产品改进时技术员在生产前没有及时准确（要有提前时间 工艺部需要制作工艺路线和物料清单）把技术文档以书面形式提交给工艺部技术员-2（每物料）工艺员没有及时把物料清单和工艺路线给工艺部ERP专员工艺员-2（每物料）系统中的存货档案、物料清单、标准工序、工艺路线在正式生效前没有走纸质流程会签（考核工艺部ERP专员）或会签完各业务部门负责人所确定的内容有误（按一项内容考核业务部门负责人）工艺部ERP专员-2（每次）工艺部ERP专员没有及时准确将工艺员提供的物料清单和工艺路线转化成系统的存货档案、物料清单、标准工序、工艺路线工艺部ERP专员业务部门负责人-1（每次）-1（每项）质量管理对需要检验物料（来料检验、工序检验）没有及时维护检验指标、项目、检验方案影响系统流程检验员-2对来料检验、工序检验没有及时把检验的结果输入到系统导致无法当天入库或单据流转检验员-2（每单）对有不合格品没有按照系统流程及时处理检验员-2（每单）对车间和办事处退回的物料没有及时鉴定检验员-2（每次）对退回的物料月底没有及时出具报告给总经办和生产部或出具的报告不规范（按办事处和车间退回分开，车间退回并且要区分人为原因还是质量原因，按物料、原因、数量汇总）部品部经理-10检验员各单据误操作率【P】检验员P=0 ：20P1%: 0；1P2%: -1；P2 按每单-1其它操作者在不使用ERP时进入系统操作员-2（每次）操作员泄露密码或者盗取他人密码操作员-5（每次）财务部门对业务部门（分库存盘点、单据规范性和及时性）的监督力度（分差、一般、好、很好），每月要形成书面报告上报事业部总经办和集团总裁办（对盘点情况和单据两方面进行考核，标准如下差-20， 一般-10， 好5， 很好 10；）财务经理见此项考核内容业务单据没有签字确认相关责任人-1（每次）操作者没有完成当天数据操作操作员视未完成情况和造成的影响扣不低于5分的处罚每天没有对自己的业务数据进行输出备份操作员-5（每次） 附录AERP系统业务变更表业务部门填写人填写时间业务需求：项目组方案意见：项目经理审批：系统设置描述： IT经理意见：附录BERP系统二次开发需求表业务部门填写人填写时间二次开发内容：项目组意见：项目经理审批：完成情况：附录C软件开发任务表开发任务名称 填表时间IT经理意见： 开发过程描述（详细文档）：IT经理发布意见：测试者测试结果发布人发布结果附录D系统环境安装工作记录厂商名称 工程师安装时间安装内容：厂商意见：安装结果： 工程师签字： IT经理签字： 附录E系统事故报告出事时间报告描述描述时间出事过程描述：出事原因分析： 出事造成后果：建议：附录F 知识库文档填表人填表时间问题类别问题标题问题关键字问题描述：解