服装工厂部门工作流程与跟单职责.doc

服装工厂部门工作流程与跟单职责业务员（跟单）工作职责（1）业务接单工作是公司组织生产的第一环节，业务员工作的好坏直接关系到公司的形象，关系到公司接单的数量。因此业务员必须树立以客户为中心的思想，为客户做好服务工作，为公司组织生产做好资料收集和信息传递工作。（2）业务员要及时收发各种资料。收到客户样衣打样单后首先要对打样单进行登记，如打样技术资料不全则及时通知客户提交相关的打样技术资料，并对收到的打样技术资料进行登记。业务员通过打样通知单来通知技术中心打样，通知单上要明确打样计划完成时间，并在打样单登记表中填写实际完成时间和客户批文时间。在打样期间业务员要做好客户和技术中心的沟通工作，及时把各自的信息传递给对方。业务员要关注技术中心的打样情况， 在客户交期内寄或送到客户手里。收到客户的确认意见（客户批文）后，及时反馈给技术科，业务员根据客户意见决定下一步的工作。（3）业务员收到面辅料打样单后，要对打样单进行登记，业务员通过面辅料打样通知单去通知供销科联系加工商打样。通知单上要明确打样计划完成时间，并在打样单登记表中填写实际完成时间和客户批文时间。业务员要关注面辅料的打样情况， 在客户交期内寄或送到客户手里。收到客户的确认意见（客户批文）后，及时反馈给供销科。（4）业务员收到需报价的订单后，立即准备报价资料，争取科学、合理、准确、快速地报价。业务员根据客户的要求可进行快速报价和精确报价，快速报价的依据是经验值，主要有总经理或业务经理完成，报价结果要记录。精确报价可由业务员完成，面辅料的单耗由技术中心提供，面辅料的价格由供销科提供，工缴、运费、配额费由经验值得到，通过系数调节款式数量、客户因素等的最终报价，并编制成报价单，交总经理审批后报给客户，对报价结果进行记录。（5）业务员收到大货订单后，做好客户订单登记工作，根据货期做订单粗计划安排，并通知有关部门。业务员应负责确认客户订单的详细信息，包括款式、尺寸、面辅料的供应情况、包装方法、交货时间等信息的确认。客供面辅料则要做客供计划，要提醒客户按计划供货。自购面辅料则根据技术中心提供的用料单耗数据，做需货单，并提交给供销科安排采购。业务员还要做好面辅料的样品确认工作。（6）业务员还要做好跟单工作，督促技术科、供销科、生产科、生产车间按计划完成任务。确保按期交货。（7）业务员在发运前要尽早做好单证工作，确保报关工作的顺利完成。（8）业务员还要做好应收款的回款工作，及时收回客户的欠款。外贸跟单的详细流程1客户询盘： 一般在客户下订Purchase Order之前，都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。 2报价： 业务部及时回复客人查询，确定货物品名、型号、数量、交货期、付款方式、包装规格、港口（空运机场）及柜型等，等和客户确定业务时， Proforma Invoice or sales contract or offer sheet 给客户做正式报价。 3得到订单： 经过洽谈，收到客户正式的订单 Purchase Order or sales contract。 4下生产单： 得到客人的订单确认后，给工厂下订单(工厂自己安排生产计划)，安排生产计划。 5业务审批： 业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后制成工作任务单，交给部门跟单员跟进。 6下达生产通知： 业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产： 6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后需业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人修改L/C。 6.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。 6.3：如果是远期L/C, D/A等条款收汇方式的客户(不推荐运用这种方式)，需经总经理确认批准。 7验货： 7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货(部门跟单员跟进)。 7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知外贸部。 7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公证行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。 8备制基本文件单证: 在收到客户正式的订单时，应制作出口合同, 出口商业发票,装箱单，出口货物托运单,核销单, 报关单, 报关委托书, 报验委托书(工厂的外贸人员还需要准备: 商检换证凭单,纸箱检验单) 等文件.（应由单证员制作，交给业务跟单员跟进）。 9商检： 如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票, 装箱单等商检所需资料。而且要告诉工厂产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。 10租船订仓： 10.1如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期7天之前向货运公司发出书面定仓通知，通常在开船5天前可拿到进仓单。 10.2如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，到港时间准时,船期时间合适的船公司，并告诉业务员通知客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前一周书面定仓，程序同上。 10.3如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到进仓单时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。 10.4向运输公司定仓时，一定要传真书面出口货物托运单，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错. 11安排拖柜： (千万记住装柜前要检查集装箱柜里是否有破旧,破损,破裂的地方) 11.1货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可 靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/装柜图纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司监装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份装柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等. 11.2传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。 11.3要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记下装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住封紧锁上. 12委托报关： 在拖柜前要将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话地址等。 13获得运输文件： 13.1最迟在开船后两天内，要将提单补充内容(如果需要修改的话)传真给船运公司或货运代理。提单补充内容要按照L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。 13.2督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。 13.3及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。13.4. 如果客户是做FOB条款的, 应该及时通知客户保险,并将提单副本传真给他. 14准备其他文件 14.1商业发票：L/C 要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。 14.2FORM A原产地证书：FORM A 原产地证要在发货之前到当地商品检验局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。 14.3一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。 14.4装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。 14.5装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要与提单相符。 15 交单： 15.1采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。 15.2采用30% deposit,T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付70%余款，确认收到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。 15.3如果100%T/T收汇的，要求收全款货款才能做货的，要等收款后再安排生产。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。 16业务登记： 每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。 17文件存档： 所有的外贸单证、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。 18单证员平时应注意收集海空运价,船期，航线，等信息，为业务员的报价提供帮助.检验工厂的基本情况一.工厂基本情况1.名称 2.地址3.电话号码4.传真号码5. E-MAIL地址6.工厂成立年限二.有关政策法规7.工厂本身以及生产、排污过程中环保和生产安全方面是否符合当地的法规，法律。8.工厂必须有整洁的通道，以便产品流水作业的畅通，一旦车间发生意外（例起火）等职工容易逃跑。9.消防设施要配齐，而且这些设施要保证它的有效性。消防通道或门是否随时的打开。消防口每层都有，而且要能用。10.工厂是否提供一定数量的职工集体宿舍（10%-20%职工比例）。没有宿舍的工厂，必须配备相应的交通设施，是否有公交车或厂车等。11.工厂最低年龄是否符合当地法律要求法定年龄，是否有劳改工人等。不允许职工带子女入车间。12.工厂的最低工资是否高于当地政府规定要求，在当地属于高还是低?13.政府规定每周工人的工作时间?14.是否有登记执照（必要时请复印）15.工厂总职工为多少？其中车缝为多少？QC为多少？技术带线师傅有多少？熟练工人为多少?不熟练工人为多少?16.是否有自营进出口权？17.工厂建筑面积有多少？建筑是木结构建筑/钢筋混凝土结构/钢结构？占地面积有多少？18.供电，供水是否有困难？三.工厂内部情况19.工厂的照明设备是否适应工厂的生产。工厂是否有用电保护，车间内的温、湿度可否进行调节。20.对进来的布料是否抽查，片子是否全部检查，是否有书面记录，衣片和布抽查比例是否大于10%。21.对色布或印花布是否进行色差检验，检验的比例为多少22.工厂对色差的限定程度如何，对有色差或色疵的布料如何进行控制，在裁剪时用什么方法进行区分？工厂是否有区分颜色的灯箱，用什么光源，有的话请提供记录。23.裁剪台板是否数量够多，长度够长。？24.拉布是否有专门设备？25.纸板是否由本单位制作？26.对每片裁片是否全部进行检查？在裁剪房里，是否有质量管理人员，例检查纸板的正确度，裁片的质量情况，生产计划与裁剪要求等等。27.车缝设备是否符合大货生产？车缝设备是否配套（如果工厂生产针织产品，其平车，拷克，五线等是否能合理使用和起码配备）。如果做裤子是否配有橡筋车，套结车等。28.机动工比例为多少？29.烦请提供一张工厂的设备目录？包括设备主机的型号，数量，年限表格，以便了解该厂的生产设备，和实际生产能力30.是否有大烫设备和足够大的场地用于高质量的包装？四.质量管理系统31.是否有制度化的质量管理系统和内容？写的质量制度是否在执行，是否有记录的质量操作制度，当问题发生时，事先进行解决等内容的记录。32.是否有以前质量不良事故记录？每个订单质量疵点百分率记录，是否有做最后的随机抽样检验。33.是否有过程质量控制？是否有以前的不良质量记录？对每个操作工的产品进行检查，质量不好要求车缝工100%返修的记录，是否有线上QC？工厂是否有接受或返修制度？36.是否有独立行使职权的质量控制人员？工厂是否有质量总监，对产品质量独立行使职权34.是否100%的衣服做最后检查（包括尺寸和敷料）？是否专职质量员做测量尺寸、检查衣服品质这些工作。35.产品质量检查是否是随机抽样？是否对不熟练的操作工有正规的训练计划，使他们能够获得必要的操作技能，在上线时适应大规模流水作业生产。36.是否有专门的质量管理培训计划，37.QC比例占整个工厂工人比例为多少？操作工相比质量员为多于30：1，至少每组有一个线上检查和一个最后检查，帮助控制产品的质量。38.工厂质量执行水平为多少？AQL=2.5 / 4.0 / 6.5 / 10.0，工厂是否按照AQL表格进行随机的抽样检查，检查的结果应该要保存39.通常疵点比例为多少？二等品的比率为多少，包括车缝/布/渍/污等疵点40.通常用的规格，尺寸，原料，包装等出口产品是针对哪个市场五.布料或成品测试41.第一批布料进来是否水洗测试，如果有的话原始记录在何处？对每个订单的第一批产品，须做水洗测试，不同地区（国家）水洗的方法不同，工厂须按照订单最终用户的地方来最后确定水洗方法，水洗结果等应保存起来，以便以后的查找六.随机抽样检查产品的质量42.随机从成品中抽出衣服32件，每个尺寸至少不少于4件，查看衣服的尺寸和衣服的式样，对尺寸不良和有疵点的衣服进行计算。七.估计产量表43.梭织月产量：长短裤、牛仔、衬衫、外套、长衫44.针织月产量：文化衫、T恤、针织长裤、毛衫、拉绒服45.横机毛衫月产量色板样及确认确定所有产品的颜色必须按照要求的色板，确定色卡是通过灯箱或分光度计下分析确定的实验小样（有些地方叫做手掌样）。实验小样须提供给本公司技术人员或指定的地点，一般情况情况下，客人收到小样后需要两周时间确定。如果第一次未通过，重打样客户确认时间约为一周。实验样确认要求:*评定表格内容须全部填满，参照表格内的色名与色号，如果少了某一项内容，会延迟确认的时间*颜色认定过程中，必须填写这份表格，每个颜色一张，每色四小块*只有清晰的完整的小样，方可很好的在灯箱或分光度计中观察*色板样大小尺寸：确切的实验样应该大于 2X 2，线卡、布卡不小于