《存货内控流程》PPT课件.ppt

存货内控流程,浙江济民制药股份有限公司,2,存货内控流程说明,目标：加强公司存货管理，规范存货的验收入库、耗用、销售与核算等,范围： 本程序适用于济民股份的存货管理 本程序与公司财务管理制度相衔接 本程序与公司采购管理程序相衔接 本程序与公司销售管理程序相衔接,3,存货内控流程相关部门人员职责,4,存放暂存区，仓管人员 督促采购部解决（2工 作小时作出解释）,单证是否齐全,入库单及汇总信息,是,采购申请/采购计划,货物运到,审查单据,办理入库手续,更新库存台账,填写库存卡片,更新财务库存 账，根据合同 进行付款,入库单及汇总信息,仓库,财务部,采购部,入库单及汇总信息,将货物放入 待检区,否,质检部,质量是否合格,进入采购流程 退货程序,是,否,2工作日未解决的,2 工 作 日 已 解 决 的,存货内控流程原材料入库的控制（1）,供应商送货单,登记货物存放信息,入库单签字确认后，一联留档，一联交还给采购部,5,存货内控流程原材料入库的控制（2）,关键控制点： 原材料只能根据有效的订单才能验收及入库，数量少于订单数，则与供应商送货单上的数量为准，并据此要求对方开票 原材料收到后应先由采购员集齐原始单据才送到财务部入账 质量不合格的原材料要及时的退回供应商或上报 管理人员应每月/星期查阅入库账单以保证账本的准确性,注释： . 未检先用的, 由生产部经理批准,仓库管理员审核发料,并办理出入库手续,待检后作相应处理 仓库主管收到原材料到达通知，仓库管理员应根据购货订单接受原材料 如收到的货与订单不符，仓库管理员应上报仓库主管，仓库主管应根据实际的情况来决定是否拒收。仓库管理员根据仓库主管的指示来接受原材料 收到原材料时应通知检验人员来鉴定原材料是否合格，如属于购买原材料，不合格时由检验人员发出不合格单据，并立即退回原材料 当检验人员发出合格单据后，仓库管理员应该把原材料放在适当的仓库及位置内 仓库管理员应该记录实际收到原材料的信息，如：数量、质量及对原材料的描述 仓库每月制作收货报告并及时上报财务部、采购部备查,管理目标： 原材料入库时要保证达到质量标准 入库的原材料应及时且准确无误入账,6,生产技术部,仓库,财务部,存货内控流程物料出库流程（包括材料、备件）（1）,生产车间,领料单,去仓库领料,审查单据是否合规,原辅料及包装材料,是,否，退回领料单,仓库人员查看库存台账 确定发货的库位、 库存量,库存能否满足,根据领料单，退料/换料单 发货并与领用人核实数量,退料/换料单,备货，一般按照先进 先出原则出货,仓管员先将库存已有货物 发给使用部门，并将 缺料情况在领料单， 退料/换料单上注明,否,是,填写缺料表报 采购部补货,仓库人员更新库存卡片,签收后的领料单、退料/换料单,审核领料单、 退料/换料单 是否合规及 汇总信息， 不合规的 发回重新 修改,月末汇总 领料情况 报财务部,更新仓库库存台账,更新财务库存账,进入紧急 采购程序,业务部,根据月销售订单， 预测月生产品种、 数量 每月23、24号完成,查询成品、待检原辅料库存， 据此制定月生产计划 至日、品种、数量 每月25日完成,制定周计划， 查询库存情况 每周四完成,采购部,填写缺料表报 采购部补货,外包装材料,否,7,存货内控流程物料出库流程（包括材料、配件）（2）,关键控制点： 仓库只能在收到经批准的领用单据时才能发出物料 领用单据须经适当的审核 现有库存无法满足领用需求的，先发出现有库存，而后启动紧急采购 所有发出物料的入账要及时和准确,注释： 车间统计根据生产部下达的BOM单开具领料单或退料/换料单 仓管员审查领用单据无误后，查看库存台账确定发货的库位、库存量；库存满足需求的，发货；库存无法满足需求，先发出现有库存，记录缺料情况，填写缺料表报采购部紧急采购补货 发货时，仓管员与领用人核对领用数量，确保发出物料准确无误 签收后的领料单、退料/换料单送交相关部门入账 车间统计月末汇总领料情况报财务部,管理目标： 只有根据公司核准的单据才能出货 出库的物料及时、准确入账,8,仓库,财务部,存货内控流程生产计划变更导致的物料变更流程（包括材料、备件）（1）,生产车间领料员,生产部,通过系 统，变更生 产计划， 重新生成 BOM单，修 改月计划,审查是否 已领料,生产车间,采购部,审核红字 领料单并 交相关部 门（车间、 财务部）,更新账务,更新账务,开出待转 移物料清 单,总经理审批,去仓库领料,开出新 的发料单,领料单,领料单,更新账务,月末汇总 领料情况 报财务部,外贸部,插单预测须生产 的品种、数量,同意,不同意,制定周计划,采购订单,原辅料及包装材料,外包装材料,材料入库,退料/换料单,9,存货内控流程生产计划变更导致的物料变更流程（包括材料、配件）（2）,关键控制点： 生产计划变更需经生产部经理审批；经批准后，生产部重新下达BOM单 生产车间统计审查是否已经领料，并根据车间现存情况，填写补退料单。 车间统计根据生产计划变更情况以及物料移交、领用情况，及时、准确更新车间账务，月末汇总领料情况报财务部,注释： 车间统计开具红字领料单并送交仓库；开具领料单补领材料。 仓库审核红字领料单，送交财务部和相关车间，并开具新的领料单交财务部和相关车间入账,管理目标： 生产计划变更经审批 生产计划变更后，已领物料及时、准确转移接受生产任务车间 物料移库入账及时、准确,10,仓库,业务部,仓库人员查看库存台账确定发 货的库位、库存量,备货，一般按照先进先出原则出货，个别 按照发货单要求发货,否,根据发货通知单核实数量 并发货，填制出库单,仓管员对发货通知单填写完整 性、合规性进行审核,是否同意,是否合格,是,是,上报主管领导对发货通知 单进行审批,仓库人员将主管领导注明意见 的发货通知单返回 业务部重填,否,业务部经理将经部门相关负责人审核的 发货通知单（退/换货单）、出库时 间、销售订单等材料提交仓库， 发货通知单上标注销售订单号,财务部,发货通知单,业务部复核监 督发货数量,出库单,出库单,出库单,更新仓库库存台账,仓库人员更改库存卡片,更新财务产 成品账,存货内控流程产成品出库流程,留档保存,11,存货内控流程产成品出库流程（2）,关键控制点： 仓库只有受到经适当审批的发货通知单发能发货 业务部复核发货数量无误后，仓库开具出库单 所有发货的入账要及时、准确,注释： 仓库主管收到货品到达通知，仓库管理员应根据购货订单及生产订单接受货品 客户经理将经部门经理审核的发货通知单（退/换货单）、出库时间、销售订单等材料提交仓库，发货通知单上标注销售订单号 仓管员、仓库主管对发货通知单的填写完备性、合规性进行审核 仓管员根据经审核通过发货通知单备货，业务部复核发货数量无误后，仓库开具出库单、发货 出库单移交相关部门及时、准确入账,管理目标： 只有根据公司核准的单据才能发货 出库货品及时、准确入账,12,生产人员 填写退库单,经审核的退 库单,是否合格,主管领导审核,退库单,是否同意,是,否,办理退库,签字完毕的退库单,签字完毕的 退库单,签字完毕的 退库单,将退库物料附退 库单递交仓库,是否需要主管领导审核,是,否,核对物料 是否相符,返还生产车间 查明原因,查明原因,反馈仓库,是否同意,是,是,否,否,A,对单据的合规性与 完备性进行审核,是,否,生产车间 统计,仓库,财务部,统计收集,存货内控流程内部退库流程（1）-1,车间主任审批,否,生产车间 领料员,是,退货,物料 出库流程,留档保存,13,将物料存放于 相应的库位,是,否,更新库存卡片 和库存台账,是否属于质量有 问题的物料,将物料存放于 残次品库位,更新仓库 库存台账,A,确定库位,闲置、报废物料处理流程,是否为供应商原因,是,否,仓库,存货内控流程内部退库流程（1）-2,更新财务库 存账,财务部,质检部,质检,质检报告,采购 退货程序,留档保存,14,存货内控流程内部退库流程（2）,关键控制点： 车间主任审核退库/换物单；车间领料员将物料随同经批准的退库/换物单移交仓库 仓库对退库/换物单的完备性、合规性进行审核，确保物料相符 仓库将退回物料交质检部检验；对质检不合格物料，按其质量问题形成原因进行处理 退回物料入账及时、准确,注释： 生产人员开具退库/换物单，统计负责收集并叫车间主任审核 物料与退库/换物单不符，发回车间查明原因 经审核通过、签字完毕的退库/换物单送交相关部门留底 供应商原因造成物料质量问题，予以退货；其他原因造成物料质量问题，将物料存放残次品库，按闲置、报废物料流程处理 各部门根据经审批的单据及时、准确进行账务处理,管理目标： 只有根据经批准的单据方可退库，杜绝不必要的退库 确保退库时，物料与单据相符 退库物料及时、准确入账,15,质检单,质检单,核对退/换货单，正式办理退/换货,签字完毕的退/换货单,签字完毕的退/换货 单，红字出库单,签字完毕的 退/换货单,A,在退/换货单上签字并连同 红字出库单交财务一联,接销售退/换货流程,经批准的客户退/换货单,接收客户退货，核实货物 与退/换货单是否相符,是否合格,是,将退货存放于暂存区并 登记退货暂存台账,是否相符,是,暂存区仓库人员通知质检部 安排退货的质检,对单据的合规性与 完备性进行审核,质检部,业务部,仓库,财务部,否,否,质检单,存货内控流程外部退库流程（1）1,审核单据是否合规， 不合规的发回 仓库重新修改,退货,换货,产成品 出库流程,留档保存,16,将货物存放于 相应的库位,是,否,更新卡片,是否属于质量有 问题的退货,联合质检部、生产车 间门决定是否报废,更新仓库库存台账,A,确定库位,闲置、报废物 料处理流程,仓库,是,存货内控流程外部退库流程（1）2,更新财务库存账,财务部,留档保存,17,存货内控流程外部退库流程（2）,关键控制点： 退货需经适当审批 仓库对经审批的客户退/换货单的完备性、合规性进行审核，确保客户退回货物与退/换货单相符 仓库退回货物存放暂存区，登记退货暂存台账，通知质检部门对退货货物进行质检；根据质检结果，进行相关操作 退货入账及时、准确,注释： 仓库根据质检单，核对退/换货单，正式办理退/换货 相关经办人在退/换货单上签字，并随同红字出库单交财务部入账 退回货物无质量问题，将货物存放相应库位；有质量问题的货物，存放于残次品库，由仓库联合质检部、生产车间共同讨论是否报废 根据相关经审批单据，各部门及时、准确地进行账务处理,管理目标： 只有经过审批方可退货，杜绝不合理退货，确保公司的经济利益 确保退回货物为公司产品 退货入账及时、准确,18,仓库,财务部,是否权限内,否,是否有超过储存期 限、长期闲置的物料,填写超过储存期限和长期闲置物料报告报仓库主管,经审核的超过储存期限和长期闲置物料报告,是,每月定期对库存物料进行分析，尤其对于退库和残次品库中的物品进行审核,经审批后的闲置、报废物料处理报告,同意,更新资产明细账,仓库人员更新库存台账,财务部根据出 售合同收款,会同有关的部门寻找合适 的客户并询价出售,否,不同意,是,是否为退库残次品,是,否,会同相关部门专业人员对物料情况和处理方法提出意见,上报总经理审批,存货内控流程闲置、报废物料处理流程（1）,结束,19,存货内控流程闲置、报废物料处理流程（2）,关键控制点： 仓库每月定期对库存物料进行分析，尤其对于退库和残次品库中的物品进行审核，确定是否为退库残次品 对超过储存期限、长期闲置的物料报仓库主管及时进行处理 处理措施经适当审批 物料处理后，相关部门及时、准确进行账务处理,注释： 仓库主管收到货品到达通知，仓库管理员应根据购货订单及生产订单接受货品 仓管员填写超过储存期限和长期闲置物料报告报仓库主管审批 物料处理先由仓库会同相关专业人员根据物料情况提出处理意见,总金额在5万元以下的物料处理，由生产副总审批,总金额在5万元以上的物料处理，由总经理审批 处理意见经批准后，由仓库会同相关部门寻找合适客户询价出售 相关部门根据物料处理情况，及时、准确地进行账务处理,管理目标： 确保闲置、报废物料得到及时处理 账务处理及时、准确,20,生产部,B 仓库,计划人员根据生产进度、销售 情况下达调拨计划,内部调拨单,质检部门检验， 出具检验报告,仓管人员审核调拨单的合规性,是否合规,两边仓管人员核对物品与单据 是否相符，办理调拨手续,两边仓管人员在调拨单 上签字一式两份,签字后的调拨单,否,是,A 仓库,内部调拨单,准备货品,仓管人员审核调 拨单的合规性,是否合规,否,是,运送,是否相符,是,否,财务部更新账务,部分属于A 仓库的废弃物料 附调拨单和质检报告,审核是否相符,是,否,签收,两边仓管人员在调拨单 上签字一式两份,存货内控流程调拨流程的控制（1）,更新库 存台账,更新库 存台账,21,存货内控流程调拨流程的控制（2）,关键控制点： 生产部根据生产进度、销售情况下达调拨计划 仓管员审核调拨单的合规性 物料调出前，由质检部门检验并出具质检报告 物料交接时，两地仓管员共同核对物料与单据是否相符；核对无误，办理调拨手续 调拨后，及时、准确进行账务处理,注释： 办理调拨手续时，两地仓管员共同在调拨单上签字，各执一份留底 两地仓库根据签字后的调拨单进行账务处理 部分属于A 仓库的废弃物料附调拨单和质检报告,管理目标： 物料合理、及时调拨到位，确保生产需要 账务处理及时、准确,22,领导层,财务部会同仓库主管制定盘点计划,仓库主管,仓库管理员,仓库主管及财务部进行复盘抽查,起草存货盘点报告,存货内控流程盘点流程的控制（1）,财务部,起草复盘报告,制定盘点人员及盘点清表,仓库主管同意及签注盘点表,所有盘点结果记录在盘点表内,仓库管理人员进行盘点,同意,不同意,账实不符/复核不符？,相符,不相符,仓库了解差异原因，起草差异原因报告,审阅报告并考虑赏罚措施,由财务部主管审批并作月、年结,调整明细账及制定月、年结,23,存货内控流程盘点流程的控制（2）,关键控制点： 公司应该制定一本书面的盘点流程指令，并且进行指令培训。 由仓库管理员定期进行盘点，差异应与存货台账、卡和会计账调节 盘点的时间应该统一，以免重复计算 盘点如果发现残次冷背货品应该分开放在仓库里并加以处理 盘点的结果应得到管理人员的复核及签字确认,管理目标： 公司的存货盘点合规合法 所有的存货应该是保存完好及适于销售 仓库应能清楚确定存货的位置,24,存货内控流程盘点流程的控制（3）,注释： 根据公司规定的盘点周期，财务部会同仓库主管制定盘点计划。计划包括参与人员，盘点时间，盘点范围等 根据年末的存货盘点计划规定的时间，具体计划下发到参与盘点的各部门及制作盘点表，报财务部备案 在规定的盘点日，盘点应由仓库管理员进行。仓库主管应进行盘点抽查。抽查时仓库主管应留意残次废旧品和货品是否放在合适的位置 除了在年末审计时，财务应不定期进行复查或抽查，视公司具体情况决定进行全盘复查或抽查 盘点完毕，由参与盘点的工作人员起草存货盘点报告，财务部及仓库管理员复核签名 若有账实不符的情况，仓库主管分析差异原因，起草盘点差异原因报告 管理层审阅报告，对差异的原因分析具体部门的责任，并考虑赏罚措施 如需调整存货明细账或清单，须由财务部主管审批,25,质检部,仓库,将检查记录存档,仓库安全管理 员定期检查,是否有异常,发现存放 环境异常,发现违 规存放,发现有安全 隐患或事故,是否需立即处理,按照规定存放 但发现异常,报仓库主管 提出处理意见,对隐患或事故进行 分析和调查提 出处理意见,马上报仓库主管 进行处理,按照仓库存放 规则进行处理 和改进,将异常情况报 质检部,修正物品存 放要求,查明原因提出 处理意见,分析对库存物品的影 响提出处理意见,分析原因，提交 报告给质检部,按意见处理，