OfficeIM网络智能办公工作流说明书.doc

新简易网络智能办公系统 V3.X工作流说明书杭州新简易软件NewEasy Software电话：+86 0571 81520603网址： 电邮： 目录1.工作流介绍32.工作流组成43.设备报修流程简单说明44.工作流配置44.1定制设备报修单表单44.1.1定制设备报修单的表单模版44.1.2定制设备报修单的表单输入数据64.1.3设备报修单的完整表单214.2定制设备报修工作流流程224.2.1增加设备报修工作流程224.2.2工作流属性说明244.2.3配置设备报修工作流程步骤244.3测试设备报修工作流流程304.3.1填报304.3.2审核324.3.3维修354.3.4验收374.3.5查询395.表单的SQL定义401. 工作流介绍新简易网络智能办公系统采用先进的基于Word表单工作流系统，可以实现任何业务流程、文件流转及审批，同时内置Office文档在线编辑控件，支持文档自动上传，手写签名、电子印章、全文批注。系统默认配置了(1)收文登记单 (2)发文登记单 (3)设备报修单 (4) 用车申请单 (5)工作交办单 (6) 办公用品申领单 (7)会议申请单 (8)复印申请单 (9)请假申请单 (10)出差申请单 (11)加班申请单 (12)借款申请单 (13)工作联系单 (14)会议纪要 (15)周工作计划 (16)出差报告 (17) 差旅费报销单 (18)采购订单 (19)销售订单 (20) 领料单 工作量模板，用户可以根据自己的需要创建新的工作流，也可以修改现有的工作流程以满足自己的需要。2. 工作流组成工作流由工作流表单设计、工作量流程设计、工作流处理、工作流待办模块组成。下面就以一个设备报修流程为例，来说明如何定制和使用工作流。3. 设备报修流程简单说明 设备报修流程主要描述企业或单位内部设备损坏后维修的工作流程，主要的流程步骤为 1.发现人填报设备报修单-2.部门领导审核-3.维修部门维修-4.修好完成确认.4. 工作流配置4.1 定制设备报修单表单4.1.1 定制设备报修单的表单模版用1000登录办公系统，点击“系统管理”- “工作流表单设计”，找到“表单模版”,双击。 菜单- “文件”-“导出”，保存成 表单模版.rtf 文件。关闭表单模版窗体，回到工作量表单设计页面，点击“新建表单”按钮。菜单- “文件”-“导入”，找到刚才的表单模版.rtf 文件导入。输入表单名称为“设备报修单”,根据设备报修单的表格格式，可以修改成下面的模式（具体的操作类似WORD）,然后点击“保存”。到此为止我们完成了设备报修表单的基本模版的编写，下面要定制具体的要输入的数据字段。4.1.2 定制设备报修单的表单输入数据首先确定要增加的表单输入数据有：1.编号 2. 发现人 3. 部门 4. 设备名称 5. 地点 6. 类别 7. 紧急程度 8. 发现日期 9. 要求处理日期 10. 故障简要描述 11. 审核人 12. 审核日期 13. 审核意见 14. 维修人 15. 维修日期 16. 维修结果 17. 验收人 18. 验收日期 19. 验收结果 表单的输入数据类型和属性工作流表单里面的输入数据类型主要分下面几个类型：类型图例说明1单行输入框最常用数据类型2多行输入框可以多行的数据类型3下拉框下拉选择的数据类型4列表框列表选择的数据类型5日期框日期数据类型6时间框时间数据类型工作流表单里面的数据属性：属性说明1控件名称输入数据的名称2自定义初始值可以设置一个默认的初始值3系统默认值有编号当前用户当前部门当前单位当前部门当前用户系统日期系统时间系统日期时间IP地址SQL语句4SQL语句可以填入SQL语句（正式版本提功数据结构的说明）5只读数据只能初始化，但用户不能修改数据6边框是否要显示边框(如一般系统默认值是编号的时候，可以设置没有边框)7过虑(部门)表示只有经办人是设置的部门才可以初始化值8过虑(人员)表示只有经办人是设置的用户才可以初始化值 增加“编号”把光标放到“编号”后面，点击工具栏的“单行输入框”按钮，按照上图设置属性，设置完成后点击“确定”按钮. 增加“发现人”把光标放到“发现人”的表格后面，点击工具栏的“单行输入框”按钮，按照上图设置属性，设置完成后点击“确定”按钮. 增加“部门”把光标放到“部门”的表格后面，点击工具栏的“下拉框”按钮，按照上图设置属性，设置完成后点击“确定”按钮. 增加“设备名称”把光标放到“设备名称”的表格后面，点击工具栏的“单行输入框”按钮，按照上图设置属性，设置完成后点击“确定”按钮. 增加“地点”把光标放到“地点”的表格后面，点击工具栏的“单行输入框”按钮，按照上图设置属性，设置完成后点击“确定”按钮. 增加“类别”把光标放到“类别”的表格后面，点击工具栏的“下拉框”按钮，按照上图设置属性，设置完成后点击“确定”按钮. 增加“紧急程度”把光标放到“紧急程度”的表格后面，点击工具栏的“下拉框”按钮，按照上图设置属性，设置完成后点击“确定”按钮. 增加“发现日期”把光标放到“发现日期”的表格后面，点击工具栏的“单行输入框”按钮，按照上图设置属性，设置完成后点击“确定”按钮.0 增加“要求处理日期”把光标放到“要求处理期”的表格后面，点击工具栏的“单行输入框”按钮，按照上图设置属性，设置完成后点击“确定”按钮.1 增加“故障描述”把光标放到“故障描述”的表格后面，点击工具栏的“多行输入框”按钮，按照上图设置属性，设置完成后点击“确定”按钮.2 增加“审核人”把光标放到“审核人”的表格后面，点击工具栏的“单行输入框”按钮，按照上图设置属性，设置完成后点击“确定”按钮.3 增加“审核日期”把光标放到“审核日期”的表格后面，点击工具栏的“单行输入框”按钮，按照上图设置属性，设置完成后点击“确定”按钮.4 增加“审核意见”把光标放到“审核意见”的表格后面，点击工具栏的“多行输入框”按钮，按照上图设置属性，设置完成后点击“确定”按钮.5 增加“维修人”把光标放到“维修人”的表格后面，点击工具栏的“单行输入框”按钮，按照上图设置属性，设置完成后点击“确定”按钮.6 增加“维修日期”把光标放到“维修日期”的表格后面，点击工具栏的“单行输入框”按钮，按照上图设置属性，设置完成后点击“确定”按钮.7 增加“维修结果”把光标放到“维修结果”的表格后面，点击工具栏的“多行输入框”按钮，按照上图设置属性，设置完成后点击“确定”按钮.8 增加“验收人”把光标放到“审核人”的表格后面，点击工具栏的“单行输入框”按钮，按照上图设置属性，设置完成后点击“确定”按钮.9 增加“验收日期”把光标放到“审核日期”的表格后面，点击工具栏的“单行输入框”按钮，按照上图设置属性，设置完成后点击“确定”按钮.0 增加“验收结果”把光标放到“审核意见”的表格后面，点击工具栏的“多行输入框”按钮，按照上图设置属性，设置完成后点击“确定”按钮.4.1.3 设备报修单的完整表单4.2 定制设备报修工作流流程4.2.1 增加设备报修工作流程用1000登录办公系统，点击“系统管理”- “工作流流程设计”选择一个流程分类，点击“新建流程”按钮。按照上图设置属性，设置完成后点击“确定”按钮.4.2.2 工作流属性说明属性说明1流程名称流程的名称2流程分类流程的分类，默认有“公文”、“行政”、“人事”、“财务”、“物资”、“生产”、“销售”3流程类型a.固定流程由系统管理员配置流程步骤和每个步骤的经办人。b.自由流程由用户自己选择流程的走向和经办人。4表单选择系统已经定义好的表单5自动编号系统可以自动的产生编号Y表示 年 如 2006M表示 月 如 10D表示 日 如 26N表示1位数字序号 如1 2 3NN表示2位数字序号 如01 02 03NNN表示3位数字序号 如001 002 003NNNN表示4位数字序号 如0001 0002 0003例子：如果要产生 发文200610-0001 这样的编号可以这样设置：发文YM-NNNN6排序号在同一个流程分类下面的排序号7备注可以用来描述流程8允许公共附件定义工作流程中是否允许用户增加附件4.2.3 配置设备报修工作流程步骤用1000登录办公系统，点击“系统管理”- “工作流流程设计”，找到“设备报修流程”. 增加填报步骤点击“新建步骤”按钮，填入步骤序号-1,填入步骤名称-填报，选中“可以编辑公告附件”选择第二页，选择左边的字段，点击“”按钮，右边的数据字段表示在填报步骤可以编辑。选择第三页，点击增加按钮，选择相应的经办人员。输入完成点击“确定”按钮保存。 增加审核步骤点击“新建步骤”按钮，填入步骤序号-2,填入步骤名称-审核，选中“可以编辑公告附件”选择第二页，选择左边的字段，点击“”按钮，右边的数据字段表示在审核步骤可以编辑。选择第三页，点击增加按钮，选择相应的经办人员。输入完成点击“确定”按钮保存。 增加维修步骤点击“新建步骤”按钮，填入步骤序号-3,填入步骤名称-维修，选中“可以编辑公告附件”选择第二页，选择左边的字段，点击“”按钮，右边的数据字段表示在维修步骤可以编辑。选择第三页，点击增加按钮，选择相应的经办人员。输入完成点击“确定”按钮保存。 增加验收步骤点击“新建步骤”按钮，填入步骤序号-4,填入步骤名称-验收，选中“可以编辑公告附件”选择第二页，选择左边的字段，点击“”按钮，右边的数据字段表示在验收步骤可以编辑。选择第三页，点击增加按钮，选择相应的经办人员。 编辑填报步骤流程走向找到“填报”流程，点击“修改步骤”按钮，在第一页选择“2.审核”，点击“-”按钮，点击“确定”按钮保存。 编辑审核步骤流程走向找到“填报”流程，点击“修改步骤”按钮，在第一页选择“3.维修”，点击“-”按钮，点击“确定”按钮保存。 编辑维修步骤流程走向找到“填报”流程，点击“修改步骤”按钮，在第一页选择“4.验收”，点击“-”按钮，点击“确定”按钮保存。 编辑验收步骤流程走向找到“填报”流程，点击“修改步骤”按钮，在第一页选择“5.结束”，点击“-”按钮，点击“确定”按钮保存。4.3 测试设备报修工作流流程4.3.1 填报用1000登录，点击“显示所有功能”，点击“工作流”，点击“生产”“设备报修”点击“新建”按钮在弹出的窗体填入上述信息,如果要增加附件,点击菜单-”附件”-”增加”.输入完成点击”提交”按钮.找到“李明”,点击“添加主办人”按钮,提交给李明审核,点击“确定”按钮4.3.2 审核用1000登录，点击“显示所有功能”，点击“工作流”，点击“代办任务”找到要审核的设备报修单，点击“办理”按钮，审核人和审核日期自动产生，输入审核意见，如果要修改附件，选择要修改的附件，点击工具栏的“编辑”按钮系统内置的word编辑工具，可用直接编辑附件，进行的所有修改都有痕迹保留，同时也可以手写签名、加电子印章、文件套红等操作，编辑完成点击“保存并关闭”按钮。附件编辑完成，点击工具栏上的“提交按钮”找到“李明”,点击“添加主办人”按钮,提交给李明维修,点击“确定”按钮4.3.3 维修用1000登录，点击“显示所有功能”，点击“工作流”，点击“代办任务”找到要维修的设备报修单，点击“办理”按钮，维修人和维修日期自动产生，输入维修结果，输入完成，点击工具栏上的“提交按钮”找到“李明”,点击“添加主办人”按钮,提交给李明验收,点击“确定”按钮4.3.4 验收用1000登录，点击“显示所有功能”，点击“工作流”，点击“代办任务”找到要验收的设备报修单，点击“办理”按钮，验收人和验收日期自动产生，输入验收结果，点击工具栏上的“提交按钮”直接点击“确定”按钮，完成整个设备报修流程。4.3.5 查询点击“显示所有功能”，点击“工作流”，点击“生产”“设备报修”点击“打开”按钮，可以查看所有相关信息。5. 表单的SQ