金蝶K3作业指导书07采购.doc

作业指导书作业指导书_采购业务采购业务 目录目录 1.0概述概述 . 3 1.1内容介绍内容介绍 .3 1.2采购业务流程图采购业务流程图 4 1.3采购合同采购合同 .5 1.4采购申请单采购申请单6 1.4采购订单采购订单 .11 1.6收料通知单收料通知单15 1.7外购入库单外购入库单17 1.8采购发票采购发票 .19 1.9费用发票费用发票 .21 1.10 委外加工委外加工 .22 1.11 发票钩稽发票钩稽 .24 作用指导书_采购业务 版本变更记录 版本号时间作者变更内容 1.02008-4-03 张明创建文档 武雁翔审核 1.0 概述概述 感谢您使用金蝶 K/3 ERP 系统。本手册是采购业务的操作指导书。 1.1 内容介绍内容介绍 本手册包含以下内容 合同、采购申请、采购订单、入库、发票、委外加工等业务的系统处 理方式； 1.2 采购业务流程图采购业务流程图 采购部门 采购部门 质检部门 质检部门 仓储部门 仓储部门 需求部门 需求部门 物物料料需需求求 检验 退退货货 退退货货 钩稽 关联 合合格格 1.3 合同合同 1 点击桌面的金蝶图标 2 录入登陆的用户名称及密码，然后点击 【确定】按钮，如果存在多个帐套，用 户还需选择具体使用的帐套。 3 按照如下步骤进入合同录入界面： 【供应链】【采购管理】【合同】 【合同资料新增】，用鼠标左键双 击“合同资料新增” 4 如果合同需要带产品明细，则在“录 入产品明细”后面的方框中打上勾； 如果不打上勾，则下方的产品录入窗 体将被隐藏；系统默认为打勾。 录入合同名称； 将鼠标单击在核算项目栏位后面的横 线，然后按“F7”调出供应商清单， 选择相应供应商。 在界面的右边小窗体中，按照签定的 付款条款在此详细录入具体什么时间 付多少款； 在下面的产品明细录入窗体，录入合 同包括的产品的料号、数量、单价等 信息； 在单尾对部门及执行的业务员进行维 护，如果对合同有特殊说明，可在附 件中录入。 5 合同信息维护完毕后，点击大工具栏上 的【保存】按钮，然后进行审核（用户 也可以通过合同查询进入合同序时簿界 面，对需要审核的合同进行审核） 6 按照如下步骤调用合同查询功能： 【供应链】【采购管理】【合同】 【合同资料查询】，然后双击【合 同资料查询】，系统自动弹出合同过 滤界面，用户可以在此界面设置过滤条 件，使系统在序时簿中只显示我们想看 的数据。当然过滤的条件名称都是合同 上的一些字段，用户可以根据自己的具 体情况进行设置，比如在“项目名称” 下拉框中选择核算项目，“比较”选包 含，“比较值”栏录入供应商名称中包 含的字“晟”，单据状态选择“未审核” 那么系统就会显示所有名字中包含“晟” 的供应商的未审核的合同； 设置完毕后选择在过滤界面单击【确 定】按钮，系统自动调用序时簿界面 7 在序时簿界面，用户可以通过单击工 具栏上的“新增”“查看”“修改” “删除”“复制”“审核”“打印” 等执行相应操作： 新增：增加合同，与上述的合同新增 的录入方式一致； 查看：调出选中合同记录的原始合同 供用户查看； 修改：当合同未被审核时，用户可以 对合同进行修改； 删除：可以对未审核状态的合同进行 删除； 复制：按照选中的合同复制一个内容 一样的合同； 打印：将合同打印成纸质合同； 1.4 采购申请单采购申请单 1 按照如下步骤进入采购申请单录入界面： 【供应链】【采购管理】【采购申 请】【采购申请单手工录入】，用 鼠标左键双击“采购申请单手工录入” 2 单据录入： 在弹出的采购申请单的录入界面录入相 应的请购信息，比如：领料部门、申请 物料、数量、到货日期、申请人等信息； 涉及部门、物料、人员等信息时，用户 可以按“F7”调出对应的信息列表供用 户选择，特别是物料的选择，可以通过 “CTRL”“SHIFT”分别进行间断或者 连续选择，以减轻单身物料的录入量 录入完毕可以按照如下方式保存： （1）单击工具条上的【保存】； （2）选择【文件】【保存】； （3）直接使用快捷键 Ctrl+S。 审核直接点击工具栏上的【审核】按钮 如果用户录入不完整、或者录入非法信 息，系统会随时给予提示，用户按照提 示进行处理即可 3 进入采购申请单的序时簿： 按照如下步骤调用采购申请查询功能： 【供应链】【采购管理】【采购申 请】【采购申请查询】，然后双击 【合同资料查询】，系统自动弹出合 同过滤界面，用户可以在此界面设置过 滤条件，使系统在序时簿中只显示我们 想看的数据。当然过滤的条件名称都是 采购申请单上的一些字段，用户可以根 据自己的具体情况进行设置，比如在 “名称”下拉框中选择申请部门，“比 较”选等于，“比较值”栏录入部门名 称或者按“F7”选择原料车间，单据状 态选择“未审核”那么系统就会显示所 有原料车间申请的未审核的采购申请单； 设置完毕后选择在过滤界面单击【确定】 按钮，系统自动调用序时簿界面 4 采购申请单序时簿的业务功能： 在序时簿界面，用户可以通过单击工 具栏上的“新增”“查看”“修改” “删除”“复制”“审核”“合并” “打印”等执行相应操作： 新增：增加采购申请单，与上述的采 购申请 单新增的录 入方式一致； 查看：调出选中记录的原始采购申 请单供用 户查看； 修改：当合同未被审核时，用户可 以对采购申请单进行修改； 删除：可以对未审核状态的合同进 行删除； 复制：按照选中的合同复制一个内 容一样的采购申请单； 打印：将采购申请单打印成纸质采 购申请单； 合并：按 SHILT 或者 CTRL 连续/ 间断选中序时簿中任意的相 同物料的申请记录，然后单 击工具栏上的【合并】按钮 5 采购申请单序时簿的业务功能： 选择好需要处理的采购订单后，点击工 具栏上的【编辑】按钮，在其下拉菜单 中显示单据处理的相关操作：“反审核” “关闭”“反关闭” 反审核：对已经审核的单据进行反审核； 关 闭：当采购申请单上的物料数量被执 行完毕后系统自动对其进行关闭， 同时用户可以对未执行完毕的采 购申请单进行手工关闭，即直接 点击图上下拉菜单上的【关闭】 按钮 反关闭：只能对已经手工关闭的单据进 行反关闭 6 采购申请单的生成方式还有多中： 库存缺货查询录入 物料配套查询生成 根据 MPS/MRP 计划自动生成 销售订单关联生成 15 采购订单采购订单 采购订单 1 按照如下步骤进入采购订单录入界面： 【供应链】【采购管理】【采购订 单】【采购订单手工录入】，用鼠 标左键双击“采购订单手工录入” 2 采用上拉式生成采购订单： 首先点击单头部分的“源单类型”， 在其下拉菜单中选择源头单据的类型： 销售订单、采购申请单、合同、销售 订单等，比如选择采购申请单， 采购订单 3 单击“选单”后面的下划线，按“F7”， 系统自动调出采购申请单序时簿，用户 可以选择需要生成采购订单的采购申请 单记录，然后点击工具栏上的【返回】 按钮 4 返回采购订单维护界面后，对供应商、 价格等信息进行维护，完毕后保存，保 存方式同采购申请单；审核直接点击工 具栏上的【审核】按钮 注意：用户可以对上拉生成的物料数量 进行修改， 采购订单 5 进入采购申订请单的序时簿： 按照如下步骤调用采购订单查询功能： 【供应链】【采购管理】【采购订 单】【采购订单查询】，然后双击 【采购订单查询】，系统自动弹出订 单过滤界面，用户可以在此界面设置过 滤条件，使系统在序时簿中只显示我们 想看的数据。当然过滤的条件名称都是 采购订单上的一些字段，用户可以根据 自己的具体情况进行设置，比如在“名 称”下拉框中选择供应商，“比较”选 包含，“比较值”栏录入供应商名称中 包含“恒”，单据状态选择“未审核” 那么系统就会显示所有供应商名称中包 含“恒”的未审核的采购订单单； 设置完毕后选择在过滤界面单击【确定】 按钮，系统自动调用序时簿界面 采购订单 6 采购订单序时簿的业务功能： 在序时簿界面，用户可以通过单击工 具栏上的“新增”“查看”“修改” “删除”“复制”“审核”“合并” “打印”等执行相应操作： 新增：增加采购订单，与上述的采购 申请 单新增的录 入方式一致； 查看：调出选中记录的原始采购订 单供用户查看； 修改：当合同未被审核时，用户可 以对采购申请单进行修改； 删除：可以对未审核状态的合同进 行删除； 复制：按照选中的合同复制一个内 容一样的采购订单； 打印：将采购申请单打印成纸质采 购订单； 合并：按 SHILT 或者 CTRL 连续/ 间断选中序时簿中未审核的 任意的相同物料的订单记录， 然后单击工具栏上的【合并】 按钮 采购订单 7 采购订单序时簿的业务功能： 选择好需要处理的采购订单后，点击工 具栏上的【编辑】按钮，在其下拉菜单 中显示单据处理的相关操作：“反审核” “关闭”“反关闭” 反审核：对已经审核的单据进行反审核； 关 闭：当采购订单上的物料数量被执行 完毕后系统自动对其进行关闭， 同时用户可以对未执行完毕的采 购订单进行手工关闭，即直接点 击图上下拉菜单上的【关闭】按 钮 反关闭：只能对已经手工关闭的单据进 行反关闭 8 采购订单的生成方式还有多中： 下推关联生成 先通过查询找出源单据记录，选 择好后单击工具栏上的按钮【下 推】，然后在其弹出的菜单中选 择【生成 采购订单】，其他信 息的维护及功能操作同上拉关联 生成采购订单 手工录入 1.6 收料通知单收料通知单 收料通知单 1 按照如下步骤进入收料通知单录入界面： 【供应链】【采购管理】【收料通 知】【收料通知单录入】，用鼠标 左键双击“收料通知单录入” 2 采用上拉式生成收料通知单： 首先点击单头部分的“源单类型”， 在其下拉菜单中选择源头单据的类型： 采购订单、进口订单、采购发票等， 比如选择采购订单， 收料通知单 3 单击“选单”后面的下划线，按“F7”， 系统自动调出采购订单序时簿，用户可 以选择需要生成收料通知单的采购订单 记录，然后点击工具栏上的【返回】按 钮 4 返回采购订单维护界面后，对按照供应 商送货单上的数量修改收料通知单上的 “数量”字段，完毕后保存，保存方式 同采购申请单，审核直接点击工具栏上 的【审核】按钮 注意：收料通知单的序时簿操作同采购 订单！ 1.7 外购入库单外购入库单 1按照如下步骤进入收料通知单录入界面： 【供应链】【采购管理】【入库】【外 购入库单录入】，用鼠标左键双击“外购入 库单录入” 2 采用上拉式生成外购入库单： 首先点击单头部分的“源单类型”， 在其下拉菜单中选择源头单据的类型： 采购订单、采购检验申请单、收料通 知单等，这里我们选择收料通知单。 3 单击“选单”后面的下划线，按“F7”， 系统自动调出收料通知单序时簿，用户 可以选择需要生成外购入库单的收料通 知单记录，然后点击工具栏上的【返回】 按钮 注意：用户可以使用 CTRL 和 SHIFT 进 行间断和连续选择； 4 返回外购入库单维护界面后，对单头及 单尾的其他字段进行维护，完毕后保存， 保存方式同采购申请单，审核直接点击 工具栏上的【审核】按钮 注意：外购入库单的序时簿操作同采购 订单，另外在【编辑】下拉菜单新增了 如下功能： 拆分单据：将外购入库单拆分成多张， 主要应用于发票的钩稽中； 合并单据：将拆分过的外购入库单进行 合并 核销：将内容相同的红蓝字外购入库单 进行冲销，避免财务增加凭证的 量 反核销：将已经核销的发票返回到未核 销状态 1.8 采购发票采购发票 1 按照如下步骤进入收料通知单录入界面： 【供应链】【采购管理】【结算】 【采购发票录入】，用鼠标左键双 击“采购发票录入” 2 采用上拉式生成外购入库单： 首先点击单头部分的“源单类型”， 在其下拉菜单中选择源头单据的类型： 采购订单、采购发票、外购入库单等， 这里我们选择外购入库单。 3 单击“选单”后面的下划线，按“F7”， 系统自动调出外购入库单序时簿，用户 可以选择需要生成采购发票的外购入库 单记录，然后点击工具栏上的【返回】 按钮 注意：用户可以使用 CTRL 和 SHIFT 进 行间断和连续选择； 4 返回采购发票维护界面后，对单据上的 其他字段信息进行维护，完毕后保存， 保存方式同采购申请单，审核直接点击 工具栏上的【审核】按钮 注意：采购发票的序时簿操作同采购订 单，另外在【编辑】下拉菜单新增了如 下功能： 钩 稽： 发票/费用发票与外购入库单 钩稽 反钩稽： 将已经钩稽的发票返回到未 钩稽状态 拆分单据：将采购发票拆分成多张采购 发票，主要应用于发票的钩 稽中； 合并单据：将拆分过的发票进行合并 核 销：将内容相同的红蓝字发票进 行冲销，避免财务增加凭证 的量 反核销： 将已经核销的发票返回到未 核销状态 1.9 费用发票费用发票 1 按照如下步骤进入收料通知单录入界面： 【供应链】【采购管理】【费用发 票】【费用发票录入】，用鼠标左 键双击“费用发票录入” 2 进入费用发票录入维护界面，首先点击 “采购发票号码”后面的方框，然后按 “F7”调出采购发票序时簿，选择费用 发票对应的发生采购费用的材料的采购 发票，然后点击工具栏上的【返回】按 钮 如果费用属于委外加工费用，则首先点 击“委外加工入库单号”后面的方框， 然后按“F7”调出委外加工入库单序时 簿，选择费用发票对应的发生委托加工 费用的材料的委外入库单，然后点击工 具栏上的【返回】按钮 3 返回费用发票维护界面后，对单据的其 他信息进行维护，完毕后分别点击工具 栏上的【保存】【审核】按钮 注意：费用发票单身录入的信息为采购 费用类型：运费、税费、其他采 购费用等 具体的每类费用明细需要在基础 资料中维护，或者将鼠标停留在 费用代码栏位上，然后按“F7”， 在弹出的界面上点击工具栏上的 【新增】按钮，也可对费用进行 维护； 1.10 委外加工委外加工 1 按照如下步骤进入收料通知单录入界面： 【供应链】【采购管理】【委托加 工管理】【委托加工发出录入】， 用鼠标左键双击“委托加工发出录入” 2 在委托加工发出单的维护界面进行信息 维护： 委托加工单位：按 “F7”选择委托加工商； 委托加工要求：录入产品加工要求； 发料仓库：选择实际发料的仓库； 单身信息：按“F7”选择加工发出的物料， 然后在“数量”字段录入需要 发出的具体数 量； 单尾：按 “F7”选择人员信息 完毕后分别点击工具栏上的【保存】 【审核】按钮； 3 按照如下步骤进入收料通知单录入 界面：【供应链】【采购管理】