应用计算机条件下对基建档案的管理.doc

应用计算机条件下对基建档案的管理 福建省晋江市邮政局 陆雏内容提要：实现计算机对基建档案的全程管理，必须注重科技档案的文件来源和前端控制、职能管理原则，开发基建档案软件模块的设置必须合理，才能实现基建档案数据资源共享。应用计算机条件下对基建档案进行全程管理，由于基建工程建设周期长，归档之时不少文件材料还与基建过程具有密切的关联，这就使得档案部门提前介入了记录基建文件材料的电子文档管理。基建文件材料的收集，其时机超前于传统科技文件材料归档的时间，自然而然向文件生命周期的起点延伸。当前随着计算机技术在科技档案领域的运用，科技部门对电子文件管理的关注日益加强，因而全程管理理念对于科技电子文件收集、保管、利用的重要性更加突出。把文档一体化管理的理念延伸到基建档案的管理领域，充分运用计算机在技术方面的优势，对基建档案实行电子文档和纸质文件、图纸等的全程管理，是对基建档案的完整性、系统性和准确性的有效控制手段。一、注重全程管理、前端控制与职能管理基建活动中形成的文件材料与文书文件材料有所不同，基建档案材料具有成套性的特点。任何基建活动都是围绕着一个独立的项目或某一特有的现象为对象进行的，其形成的文件材料除了与文书档案材料相同的收发文外，还有如图纸、计算书等文件材料，这些基建文件材料记载和反映了该项基建活动的全过程和基建成果，它们之间既以不同的工作阶段相区别，又以总体的基建活动程序和基建活动内容紧密衔接，构成了一个反映该项基建活动的材料整体，所以对基建档案要进行全程管理。全程管理理念对当前基建电子文件管理的应用主要体现在基建活动的前期、中期、后期三个方面的管理，即立项阶段、实施阶段、竣工验收阶段。对这三个阶段的电子文件生成、流转、利用、保管等每一个具体管理内容的实施过程进行监控，在确保基建文件材料完整、安全、准确的同时，保证文件运转和业务流程的顺畅、周密和高效。前端控制是实现对基建档案全程管理的重要保障，是全面、系统管理基建文件材料的集中体现，在基建档案管理中是至关重要的。前端控制要控制基建文件材料在各个阶段形成文件材料的完整率和准确率，包括形成的电子文件的真实可靠和完整安全。由于电子文件具有易流失、易更改等特性，其出差错的可能性比纸质文件要大的多，其中很多差错及其造成的后果是不可挽回、不可拟补的。所以必须把保障基建电子文件安全、可靠、完整、可读的措施附加于文件形成的前端关口。在基建活动中，不同的职能部门完成不同阶段的工作，因而产生不同内容的基建文件材料，所以，基建档案管理软件要注重基建档案的全程管理、前端控制和职能管理理念互相融合，才能够对基建电子文件实施有效控制，要把电子文件管理过程的前端延伸到系统设计阶段。二、注重科技文件材料的来源，各单位电子文件著录应标准化科技档案是直接记述和反映科技、生产活动的科技文件材料，它的形成从建设单位、设计单位、施工单位、审计部门、财务部门是环环相扣的，科技文件材料的来源是科技电子文件管理从纸质档案管理中获取的最有价值的生命之核。在计算机进入档案管理之初，一些技术专家和业内人士曾认为计算机高速运算所构成的强大逻辑力量可以取代来源的作用，但经过一段时间理论与实践的互动，档案工作者再次就来源原则的重要地位达成共识。大家认识到，对于电子文件而言，来源原则是主要的，区别仅仅在于从主要指导档案实体单元的组织，转变为指导对电子文件生成背景的理解、揭示和维护，用来源的真实性证实电子文件内容的真实性。在实现计算机对科技档案全程管理，对科技、生产活动中形成的电子文件的完整保证措施是：从电子文件生成乃至生成之前直至归档，各单位、各部门根据科技、生产活动不同的阶段，不间断地对电子文件的内容、结构、背景等信息进行收集，并使电子文件的主体信息与相关信息形成整体结构，为实现数据资源共享打下良好基础。建立基建档案数据资源共享的著录和检索体系，做到各个阶段对文书文件、图纸、计算书等信息的加工存储。各单位著录条目和电子文件数据格式实现标准化、规范化，便于建立专业性、全国或地区性的文件中心和联机检索中心。基建工程中，由于文书文件、图纸、计算书等文件材料形成单位不同，如果不是使用同一品牌的网络版基建管理软件，就会存在着著录格式标准不同的问题，这将影响数据资源共享的实施。基建管理软件其文件管理模块、设计文件管理模块、施工管理模块、监理管理模块、审计部门管理模块、财务管理模块等，如“正题名、第一责任者、时间、分类号、档号、主题词”等案卷级和文件级的著录条目要依据国家标准档案著录规则，对各类科技档案进行著录，各模块所采用的字符、字段必须一致，如果是运用单机版的软件也应该与网络版软件的著录格式一致。文书文件、图纸、计算书等电子文本文件、计算机辅助图纸设计、计算书的数据格式也必须一致。因为，在目前的科技档案运用计算机管理过程中，还很难做到网络管理的一体化管理，只能由各文件的来源单位，即形成科技文件材料的单位把电子文件数据送到立档单位，由立卷人员转换数据，如果各来源单位的电子文件格式不一致，将会给立档单位对科技文件材料的归档、编目工作带来不利影响。三、实现基建档案全程管理，软件开发应设置的模块基建档案管理软件系统的设计原则是：按照基建档案的形成规律和电子文件的管理规范要求，对基建电子文件和基建活动实体进行全过程管理和前端控制，并采取综合措施保证电子文件的真实性、完整性和有效性，从而设计出功能齐全的基建档案管理系统。基本建设活动的全程以及职能部门工作流程的所有要求都设计在系统之中：即事先确定各基建职能部门文件的归档范围、采集时间和方式，以保证归档文件的完整性；事先控制文件的利用权限，以确保电子文件的信息安全；事先考虑文件的存储格式、软硬件环境以及相关参数，以确保文件长期的顺利读取。也就是说，要以建设单位和设计、施工、监理、审计、财务等部门基建文件材料的运动流程为基础，全面设计电子文件的管理目标、管理规则和管理方法，建立一个涵盖整个基本建设过程的电子文件全部管理活动的目标体系、程序体系和技术方法体系。其次要对电子文件实行系统管理：各基建职能管理部门在广义文件概念的基础上，统筹考虑电子文件运动过程中的所有管理活动和管理要素，突出各项职能活动在基建活动过程中形成的文件材料的无缝链接、系统整合和总体效应，并充分利用管理系统的各种资源，实现系统软硬件资源和信息资源的最大共享和最大效益。基建档案管理软件涵盖的有以下几方面的功能模块：工程文件管理模块。该模块是对工程文件进行管理，由立项文件管理、计划投资、规划征地信息管理、技术谈判及商务谈判信息管理、合同管理、招投标管理、项目采购管理等子模块组成。文件管理子模块中立项申请和批复流程，能对工程立项及批复阶段中形成的电子文件进行动态管理，该系统记录了工程建设前期的基本信息，如项目建议书和可行性研究报告、计划任务书、设计任务书及工程评估、环保等方面文件材料。立项文件批复流程设置了文稿自动转到签发系统的功能，批复文件如果需要其他部门会签，可以在签发之前通过系统发送给会签部门，各会签部门会签完毕，批复流程可以自动转到签发系统，完成项目的批复。 计划投资、规划征地信息管理、技术谈判及商务谈判信息管理子模块，利用系统设置的著录条目，登记有关投资计划、进度、概预算及征地过程中产生的外部文件和内部文件以及在技术谈判和商务谈判中形成的各类信息。合同管理子模块为业务部门提供登记工程合同预审信息，同时可以上传工程项目主要合同预审表和工程项目一般合同备案表及合同变更、索赔等涉及法律事务文件。招投标与项目采购管理子模块，供经办人员登记“招投标文件”“投标人资格预审文件”及招标组织的批复信息。项目采购管理子模块，用于登记项目建设中的采购信息，包括采购合同、技术合同及技术考察、技术交流的来往文件。设计文件管理模块。该模块对设计基础文件和设计文件进行管理。设计基础文件包含工程地质、水文地质、地形、地貌、建筑物等勘察、测量观测记录及水文、气象、地震及其他设计基础材料。设计文件有委托设计文件及合同，总体规划设计、初步设计、技术设计、施工图设计、工程设计计算书、设计会审、设计评价鉴定和审批文件等材料。施工管理模块。该模块对施工单位在施工过程中形成的各类文档进行管理，即对施工执照、施工招投标及合同协议、开工报告、技术交底、施工图及会审纪要、施工组织设计、施工计划、原材料及构件出厂证明、质量鉴定、建筑材料实验报告、设计变更通知、技术核定单、施工定位测量、地质勘探、隐蔽工程验收、施工日记、随工检查签证、各类工程沉降、位移、变型记录监测、事故处理报告、技术总结、施工预决算、质量检查、评定、交工交接书、验收记录证明和单项验收材料、竣工报告及竣工图等文件材料进行登记管理。监理管理模块。该模块对工程监理和设备采购中形成的文件材料进行管理。审计部门管理模块。该模块对建设单位和施工单位送审的文件材料及在审计过程中由审计部门形成的文件