如何传送有效率的电子邮.ppt

如何傳送有效率的電子郵件,張慧海 2007/7/26,課程大綱,身處這個垃圾郵件泛濫的時代 常見E-mail錯誤寫法講解 如何正確寫好E-mail 如何有效處理E-mail 案例討論 輕松一刻,這個垃圾郵件泛濫的時代,現代人無可避免的陷入了所謂的無所不在的連結 的迷思 2. 電子郵件，包括手機、即時簡訊這些科技讓我們可以即時的溝通，我們也自然而然的覺得必須隨時讓人找得到、必須回應每一件事情、必須立即完成每一件事情。所有人都因為這種不切實際的期待而工作過量、過度消耗自己。,錯誤1-無主旨,后果 a. 嚇人一跳 b. 不易引起受件人注意延誤處理時間 甚至被當作垃圾郵件（或病毒）直接 刪除,錯誤2-錯別字,后果 a. 詞不達意（如果是合約問題更嚴重） b. 顯示文字功底不深 c. 暴露個性上的粗心大意,錯誤3-不分段,后果 a. 收件者腦袋發大不想看 b. 不想看當然也就不會回復 c. 被直接刪除的可能性最大,錯誤4-語氣夸張,表現頻繁使用粗體字感嘆號紅色字 后果 a. 反映出寫信者EQ不穩定 b. 讓收件者覺得對方張著血盆大口在吼叫 c. 不良情緒傳染給收件者影響處理效率,錯誤5-附件一堆,后果 a. 反映出寫信者無任何歸納能力只會 提供原始數據給人參考 b. 收件者根本不知發信人想表達的意思 c. 結果也是十有八九被當垃圾郵件 直接刪除,錯誤6-發信給不相關者,后果 a. 浪費別人時間經常這樣別人會認為 來自你的信件 通常都可讀可不讀長此以往你的信都會被排在 最后處理 b. 因為有很多收件者所以每個人都以為另外的人會 回復結果就是無人回復 c. 請不要輕易按全部回復按鈕更不要出現To:華騰電子 Cc乾坤科技 的信件,錯誤7-喜歡副本給高階主管,后果 a. 浪費主管時間 b. 引起收件者反感 c. 讓主管覺得你缺乏水平溝通的能力 只會垂直溝通,錯誤8-意思含糊制造歧義,后果 讓對方看得一頭霧水的同時自找麻煩,如何正確寫好E-mail-1,除了避免以上8大錯誤外記得以下几點 a.最容易閱讀、理解、與回覆的信件， 最吸引我的注意 1). 每一封電子郵件的內容大約在8到12句的範圍內 2). 超過20個字就應換行 3). 如果超過3行必須空行,如何正確寫好E-mail-2,b. 收件者 1). 收件者要盡量少不要給不相關的人 2). 請對方幫忙時不要副本給對方的主管除非你 認定這個人不會幫忙需要他的主管監督 3).請對方幫忙時可副本給自己的主管 4). 向對方致謝時記得給對方主管,如何有效處理E-mail-1,1. 先看信件主旨和寄件人，如果沒有讓你覺得今天非看不可的理由，就可以直接刪除。這樣至少可以刪除50的郵件。,如何有效處理E-mail-2,2. 開始迅速瀏覽其餘的每一封信件內容，除非信件內容是有關近期內（例如2星期內）你必須完成的工作，否則就可以直接刪除。這樣你又可以再刪除25的信件。,如何有效處理E-mail-3,3. 現在你的信箱應該只剩下25的信件，但是並不表示你必須全部保留剩下來25的信件。你必須判斷這封信件： a. 是否與你現在的工作內容有關 b. 是否有提到你必須完成哪些事 c.是否有說明應達成什麼樣的目標 d.是否有列出可使用的資源,如何有效處理E-mail-3,如果不符合以上的條件，就直接刪除或是回覆給寄件人，請求對方盡快回覆以上的問題。 經過以上三個階段的步驟，你應該可以成功的刪除90的信件。,案例討論-溝通的迷思,公司某單位來了一位新人，該單位經理發了一封介紹新人的 email給在同一樓層的同事。 當天下午，有人回了一封 email給該經理， email 上只有一行簡單的字：某某某，什麼時候帶新人來介紹介紹！ Email的下方還附有原始的新人介紹文字。 假設你是那位經理看到這行字後的直覺反應是什麼？ 你會帶新人給那人看嗎,案例討論-溝通的迷思,請看某人回mail的真實意思 只是想單純多認識一個朋友而已，沒有其他意思！,案例討論-溝通的迷思,那位經理的感覺 他又不是我主管，不知道為什麼還要我個別為他介紹！ 收件者與發件者的理解大相逕庭,案例討論-溝通的迷思,其他人的反應 語氣有點命令的味道，應該是另一位位階較高的主管想要認識新人吧！ 這樣的反應與某人的原意也不同。,案例討論-溝通的迷思,很顯然，以這次溝通事件為例，在溝通的這一端與那 一端，我們常會高估了自己的理解力，低估了別人 的誤解力 在日常近距離一對一的溝通上，這種看不到表情，聽不 出感覺的 email，有時卻成為一種我們逃避溝通的工 具，也構成了同事間更大的疏離感。,案例討論-溝通的迷思,所以 當你可以打電話時，不要用 email 當你可以面對面講話時，不要用電話 當你可以用手拍對方肩膀時，不要用嘴巴 請不要再以為別人都看得懂你的e-mail 。,輕松一刻- 有e-mail我会成为Intel的清洁工,有一个没有工作的人到Intel去找一份清洁工的工作。经过面试和實做(扫扫厕所.)以后，人事部门告诉他录取了，向他要e-mail address以寄发录取通知和其它文件。 他说：“我没有计算机，更别提e-mail address了。”人事部门告诉他：“对Intel来说，没有e-mail的人等于不存在的人，所以Intel不能用。” 他很失望的离开，口袋里只有十美元。他只好到便利商店去买了十公斤的马铃薯，挨家挨户的转手卖出。两个钟头后他卖光了，获利了100%。他又做了好几次生意，把本钱增加了一倍。,輕松一刻- 有e-mail我会成为Intel的清洁工,他发现这样可以挣钱养活自己。于是,他认真地做起这种生意来，一些运气加上努力，他的生意越做越大，还买了车及增加人手。 五年内，他建立了一个很大的“挨家挨户”的贩售公司，提供人们只要在自家门口就可 以买到新鲜蔬果的服务。,輕松一刻- 有e-mail我会成为Intel的清洁工,他考虑到为家人规划未来，于是计划买一份保险。签约时，业务员向他要e-mail address。他再次说出：“我没有计算机，更别提e-mail address了。“ 业务员很惊讶：“您有这幺样一个大公司，却没有e-mail。想想看，如果你有计算 机和e-mail可以做多少事!“ 他说：“我会成为Intel的清洁工。“,輕松一刻- 有e-mail我会成为Intel的清洁工