电视会议系统运行管理暂行办法.doc

电视会议系统运行管理暂行办法第一章 总 则第一条 为加强xxxxx公司电视会议系统的日常管理和维护工作，确保电视会议系统的正常使用和运行，特制定本办法。第二条 电视会议系统包括机关、各分公司等会场的电视会议终端、控制系统、相应的网络链路、经由的路由器和交换机、相应的会议室等，系统管理实行统一协调、分级管理、分工负责的原则。第三条 机关电视会议运行维护工作，由总经理办公室、企业管理处、服务中心承担。其主要的工作职责是：在三个部门的领导下，负责整个电视会议系统的运行、维护，根据会议通知建立会议模板，按时进行呼叫；负责会议前调试，会议期间的音响、灯光、镜头设置等；负责会后信息的收集，文档资料的整理及日常维护等工作。各单位应明确岗位，负责分会场的运行维护工作。第四条 总经理办公室、企业管理处、服务中心从2003年10月10日起，对各单位会议通知接收情况、会场维护情况、网络维护情况进行考核，每年的考核结果将发送到各单位网站上公布。第五条 各分会场的会议通知接收负责人、会场维护负责人、网络维护负责人如需更换，要及时上报总经理办公室、企业管理处。第六条 为了保证电视会议系统的整体运行效果，在分会场和机关之间经过的路由器和交换机上，要统一加载质量保证系统。接入电视会议系统的资源由总经理办公室、企业管理处统一调配。第二章 会前准备第七条 各分会场接到会议通知后，应按照通知要求，指派专人于会前开机，检查电视会议终端设备、网络信道情况。并按通知中要求的会议点名时间，指派专人负责签到。第八条 会前调试的开机时间、会前签到有人应答时间，列入年度考核内容。第九条 各分会场电视会议终端到主会场之间的网络必须满足：延时小于150ms（Ping 1500字节数据包）、抖动小于30ms、丢包率小于1%。第十条 各分会场会场维护负责人、网络维护负责人，开会期间要确保参会单位本地网络提供给电视会议信道带宽的质量。必要时可采取关停HTTP、FTP等服务的措施。此项列入年度考核内容。第十一条 需要播放演示片等类型的会议，各单位要准备双显示设备，调整终端的设置，一个画面显示演示的内容，另一个画面显示会场图像。第十二条 整个电视会议系统要在会议开始前半小时处于就绪状态。因异常原因不能进入会议的，或进入会议后对整个系统有很大干扰的，技术人员应及时采取有效措施解决问题。如果会前仍不能解决的，则该会场要退出会议，以保证整个电视会议的质量。第三章 会议期间运行维护第十三条 会议期间，各会场维护人员、网络维护人员要随时待命，不得擅自离开岗位，不得擅自关闭系统。如设备出现故障，应尽快排除，并随时向公司会场负责人通报情况。第十四条 会议期间，各会场如网络出现故障，应尽快向总经理办公室、企业管理处通报情况，配合解决。电视会议电话：xxxx。出现故障的分会场，会后要填写故障情况说明表（见附件1）。以上工作列入年度考核内容。第十五条 会议期间，机关电视会议运行应根据预先排好的导播脚本，根据会议情况进行导播，各分会场的值机人员应配合主会场负责本会场的导播。第十六条 各分会场要调整好灯光、音响、镜头等设备。用遥控器上的按键看本端会场，如果由于过亮导致会场发白，要采用窗帘遮蔽阳光，调整终端设置，关闭白光平衡选项。第十七条 各会场在会前要调试本端的音响，不能有回音、啸叫等，会议过程中要保持本端静音。第十八条 各分会场在会前要调整镜头设置，保证参会的主要人员与会场标识牌在同一画面内。如有发言，要切换到发言人的特写镜头。第十九条 会议结束，各分会场应按操作规程关闭系统设备，填写相应记录（见附件2），由会议主办单位或部门的会议负责人签署意见后存档，并报公司总经理办公室。填写相应的效果统计表，定期上报。此项工作列入年度考核内容。第四章 日常维护第二十条 各会场应定期对系统进行例行检测，包括电源、终端设备、相关网络信道、音频视频效果和安全保障，填写电视会议系统定期检测情况记录，由会场维护负责人签字存档。第二十一条 各会场IP地址不能随意改动，如确需改动的，要提前5个工作日，报企业管理处以便重新加载设置。第二十二条 电视会议系统设备损坏，应及时向主管部门书面报告，以便及时安排更换或维修。第二十三条 总经理办公室对电视会议系统的使用情况进行汇总统计，及时进行通报。第二十四条 重要会议录像等相关资料，请各单位到公司网站上查询。第五章 会议室环境要求第二十五条 会议室内的温度、湿度应适宜，通常考虑室温为18-20，湿度为60%-80%较合理。第二十六条 电视会议室内摆放有电视会议所需设备，这些设备对温度、湿度都有较高的要求。会议室内应安装低噪声的空调系统，以达到加热、加湿、制冷、换气的功能。噪声要求为40dB(A)，进出门应考虑隔音装置，以形成良好的开会环境。第二十七条 会议室的大小与电视会议设备及参加人数有关，按每人2平方米的占用空间来考虑，画面质量的要求是会场四周的景物和颜色，以及桌椅的色调。一般忌用“白色”“黑色”之类的色调，这两种颜色对人物摄像将产生反光及“夺光”的不良效应。灯光照度是会议室的基本条件。灯光采用三基色灯为宜。第二十八条 会议室桌面应采用亚光材料。第二十九条 各分会场必须设有会议标志牌。墙壁标志牌背景颜色为灰色，专色色值为：PANTONE 4C，四色色值：K20，规格附后。第三十条 对会议室的几个要求：地毯：铺设吸音防火防静电地毯，颜色无要求天花板：采用泡沫或纤维材料，颜色无要求窗帘：采用不反光材料，有效隔绝自然光。装饰：摄像背景不适挂有山水等景物画，可以考虑在室内摆放花卉盆景等清雅物品。桌椅：浅咖啡色、米黄色照度：对于摄像区，三基色柔光灯具应能用调光台进行调光控制。监视器：正对于与会者中心位置，