ERPv90采购部操作手册.doc

东莞盛世科技电子实业有限公司文件编号：版 本：A文件名称：采购部ERP管理系统作业指导书第 10 页 共 10 页目的为使采购部各ERP操作人员能正确使用ERP管理操作系统，以加强公司的质量管理体系，更准确的得到相关采购信息，降低采购成本。适用范围适用于采购部所有ERP管理系统操作人员。职责.采购部经理负责相应ERP资料的批核。.采购部相关ERP管理系统操作人员负责准确录入相应数据。操作流程.制作采购报价单（采购管理采购报价单）.做好产品/物料和供应商资料等基础资料设定后，根据平常的采购资料，以及供应商最新的报价，相应人员须在ERP管理系统里录入相应物料价格资料，为日后的采购工作做参考并在采购前便于制作相关采购订单。采购报价单的操作如图（一）。.打开采购报价单选择供应商确认报价货币选择产品确认最少订货量及单价保存即可，系统自动生成相应的报价单编号。.3采购部经理确认采购报价单数据无误后予以批核。不同的最少订货量对应产品的报价不同是一个起始日期，采购订单不能读取大于的采购报价单图（一）.制作批量生成采购订单（采购管理批量生成采购订单）.当市场部完成了销售订单或PMC部门提交了审批的请购单，采购员明确采购任务后，系统可以从请购单中读取需要的产品物料，一次性向不同的供应商发出批量采购订单。打开批量生成采购订单模块，输入请购单编号、职员点击读取请购单选择需要下订单的物料，为每一行输入供应商选择采购订单类别点击开始批量生产采购订单即可。（如果有多项记录使用同一供应商同一货币，则系统会这些记录合并发出同一张采购订单）（图五）.批量生成采购订单完成后，要在采购订单模块进行修改维护，打开批量生成的采购订单，根据MOQ更改要购入的，点击读取产品的，更改等，在备注页面，读取或输入等信息。最后储存并更新。（注意：有需要预先支付订金的，可直接在页面底部输入由系统自动计算；也可直接输入）（图二、三）栏位仅供显示，不可修改。用户需在批量更新采购订单关闭状态模块中选择关闭或反关闭，以更新采购订单中产品的关闭状态如图（四）汇总下拉菜单是用于对表体部分相同的“产品编号”或“产品编号+折扣”进行汇总后在同一行显示根据不同的需求可以在“价格来源”下拉菜单选择不同的价格来源图（二）读取或输入备注栏位相关信息图（三）点击读取已关闭的采购订单；选择()要反关闭的记录；点击开始反关闭采购订单，完成反关闭动作。点击读取尚未关闭的采购订单；选择()要关闭以释放库存可用量的记录；点击开始关闭采购订单完成关闭。图（四）可以在“查看地点存放水平”处查看物料在仓库中的仓存“采购订单编号”前的空格可以单独勾选，选择需要订购的物料图（五）.3采购员完成批量生成采购订单和采购订单数据维护后，采购经理必须对采购订单所有数据进行审核后，予以批核。制作采购订单变更单（采购管理采购订单变更单）.根据需要修改现有采购订单时，需制作采购订单变更单，打开采购订单变更单选择或输入采购订单编号，读取一份需修改的现有采购订单修改采购订单需要变更的内容（产品、数量、单位订价、到货日等）进入变更原因页面读取变更原因(在备注主文件中进行设定)或者手动输入变更原因进入变更提醒页面用户可选择是否提醒相关职员，如需提醒其它用户，选择选项；如需提醒其它系统外的人员，可选择选项。如图（六）.采购员完成采购订单变更单数据录入后，采购经理必须对所有数据进行审核，确保无误后，予以批核。图（六）.当供应商根据采购订单做好货物，并将货物送到公司，仓库人员接到供应商的送货单后，必须在ERP操作系统中完成进货单数据输入，并且由仓库主管或其受权人批核。采购员可以通过查看进货单，清楚自己所购物料情况。.制作采购退货（采购管理采购退货）.当供应商提供的货物经我司品检部检验有质量问题或在生产过程中发现物料有质量问题时，相应人员作相应的退货处理并制作采购退货，如图（七）打开采购退货输入或选择供应商、和输入或选择或读取产品数据时，系统会自动读取相关和等栏位数据根据需要调整 储存并更新。.注意：采购退货的库存影响与进货单相反。如果采购退货有采购订单数据，则将影响对应可用量数据(根据采购订单的计算)；如果退货数量大于进货数据，储存时系统将弹出“退货量大于进货量”警告；如果退货数据与采购订单无关，则仅扣减库存数量。.采购退货完成后，授权人员确认无误后予以批核。读取采购订单和送货单采购退货不一定要按采购订单、进货单来退，故单据中的此两个栏位为非必填栏位图（七）4.6制作委外加工报价单（生产管理委外加工管理） 4.6.1打开委外加工报价单模块，在上款部分，输入、等必输栏位；在表体部分，双击，读取供应商报价产品，点击“确认”读取，输入及,储存并更新。 4.6.2 采购主管或经理核对无误后，予以批核。4.7制作批量发出委外加工订单（生产管理委外加工管理） 4.7.1系统可以根据委外加工申请单，批量生成委外加工订单，打开此模块，设定所需读取委外加工申请的筛选条件，点击，输入、等必输栏位，勾选要发出委外加要订单的记录，填写及，然后点击，系统即批量发出委外加工订单，并将所发出委外加工订单编号显示在栏位。 4.7.2采购主管或经理核对无误后，予以批核。4.8制作委外加工订单（生产管理委外加工管理） 4.8.1方法I：打开此模块，在上款部分，输入必输栏位，在表体部分，双击栏位，读取需做委外加工的产品，点击“确认”读取，输入及，储存并更新。 4.8.2方法II：在上款部分，输入必输栏位、，点击，在弹出窗口中设定筛选条件，点击“确认”读取，选择后点击“确认”将委外加工申请数据读取到主界面表格中，输入数量及外发加工费，储存并更新。4.8.3方法III:使用批量发出委外加工订单产生。步骤参考4.74.8.4注意，对需要设定所物料的产品，点击，在弹出的窗口，点击读取所需物料，点击“确认”4.8.5采购主管或经理核对无误后，予以批核。4.9制作委外加工订单变更单（生产管理委外加工管理） 4.9.1当需要修改现有委外加工订单时，请使用此模块，在委外加工订单变更单页面，读取一个现有需要变更的委外加工订单，修改需要变更的数据，是指变更单变更日期，是指委外加工订单的日期，任何修改都会更新到原委外加工订单，进入变更原因页面，输入或读取变更原因。 4.9.2采购主管或经理核对无误后，予以批核。4.10制作委外发料申请（生产管理委外加工管理） 4.10.1打开此模块，在上款部分，输入必输栏位、，在表体部分，双击，读取需做发料的产品及其物料，点击“确认”读取，输入，储存并更新。快速读取所需申请发料的物料：点击按钮，输入所需读取物料的、