公文写作(学员版).pptVIP

公文写作技巧,讲师：杨 波,反 思,中国素以“文章大国”著称于世。古代曾有“以文取仕”之说，近现代则长期“重理轻文”。而就“文”而言，又有“重文学作品，轻应用文章”之倾向。,二十四字要诀,1.端正态度 2.了解特点 3.认识规律 4.明确要求 5.理清思路 6.掌握要领,评改一篇普通的会议通知,通知！ 兹定于五月三十一日下午三时，在主楼后厅召开全校中层党政干部会，传达中央重要文件。请各院系党委正副书记、校机关各部处正副部处长准时出席，不许请假。 清华大学校长办公室 五月二十日,关于实业有限公司改换名称的报告 字0103号 市政府、市工商局： 随着公司业务发展的需要，经公司总经理办公会研究决定，将实业有限公司改为有限公司。以上报告妥否？请批准！ 实业有限公司 2001年3月5日 抄报：市劳动局、市税务局,问题分析,关于实业有限公司改换名称的报告 字0103号 市政府、市工商局： 随着公司业务发展的需要，经公司总经理办公会研究决定，将实业有限公司改为有限公司。以上报告妥否？请批准！ 实业有限公司 2001年3月5日 抄报：市劳动局、市税务局,请示,2001,拟准备,以上请示妥否？请批示！,（章）,属于上行文，无抄报,盖文章，经国之大业，不朽之盛事. （魏）曹丕,认识公文,公文是机关、团体、企事业单位和个人，在日常工作、学习和生活中，为办理公私事务而形成并使用的、具有实用价值和一定惯用文章体式的文字信息载体。它是人们交流思想、互通情况、解决问题、处理事务的工具。,公文的性质、特点及其分类,特点 1在内容上，真实可靠，言必有证 2在结构上，遵循常规，有惯用程式 3在语言上，朴实、精炼、准确 4在使用上，讲究时效，直接作用于现实 作用 1规范人们行为 2沟通公共关系 3传递各种信息 4贮存知识，提供资料 5教育群众，增强修养,文 件 头,XXX人民政府文件,1,2,3,4,7,9,8,6,（1）发文字号 （2）标题 （3）台头（主送机关） （4）正文 （5）附件 （6）发文机关 （7）成文时间 （8）印章（骑年压月） （9）附注,5,10,12,13,11,文 件 尾,（10）主题词 （11）抄送（报、发）机关 （12）印发机关 （13）印发时间,写作核心规律 双重转化规律,物（采集）,意（运思）,文（表述）,转 换 （内化）,转 换 （外化）,公文的写作思路 “三要素”： 以什么身份写？ 写给谁？ 目的何在？,例: 毛泽东致宋庆龄的两封信 11949年6月19日的信 庆龄先生： 重庆违教，忽近四年。仰望之诚，与日俱积。兹者全国革命胜利在即，建设大计，极待商筹，特派邓颖超同志趋前致候，专诚欢迎先生北上。敬希命驾莅平，以便就近请教，至祈勿却为盼！ 专此，敬颂 大安！ 毛泽东 1949年6月19日,21956年1月26日的信 亲爱的大姐： 贺年片早已收到，甚为高兴，深致感谢！江青到外国医疗去了，尚未回来。你好吗？睡眠尚好吧。我仍如旧，十分能吃，七分能睡。最近几年大概还不至于要见上帝，然而甚矣吾衰矣。望你好生保养身体。 毛泽东 1956年1月26日,公文的写作的要求,一、公文主题的要求 （一）符合领导意图 领导意图，就是领导对公务活动的基本目的、基本要求和基本主张。不符合领导意图的文稿，领导理所当然不会签发。 （二）明确而有针对性 每篇公文都有一个主旨，肯定什么，否定什么，赞扬什么，批评什么，提倡什么，都十分明确，绝不含糊不清、模棱两可。,公文的写作的要求,公文材料的要求 （一）确凿 （二）切题 （三）典型 （四）新颖,公文材料要求,（一）确凿 - 确凿即真实、准确，是指写进文书里的材料，必须做到真实、准确，确凿无误，不能道听途说。 （二）切题 - 切题是指写进文书里的材料，必须有针对性，能紧扣写作主旨，能具体显示或说明观点。 （三）典型 - 典型指写进文书里的材料，应该是深刻地揭示活动的本质，又具有代表性与说服力的材料。 （四）新颖 - 新颖是指写进文书里的材料，必须有强烈而鲜明的时代感。,公文的写作的要求,公文结构的要求 （一）完整性 （二）连贯性 （三）严密性 （四）体式性,公文的写作要求,（一）完整性 公文要做到开头、主体、结尾三部分齐备，不可无故残缺。也就是人们所说的“有头有尾有中段”。 各个部分要相对饱满，不能干瘪、空洞，给人局部残损的感觉。 脉络畅通，贯穿首尾。如果行文不连贯，形成脱节断气，也会影响文章的圆满。 （二）连贯性 公文的各个部分之间，在内容上要相互连贯，井然有序，在语言形式上要有紧密的衔接和合理的过渡。,（三）严密性 严密性是指文章的各个部分之间有严密的逻辑联系，既不能出现前后内容互不相干 ，也不能出现前后内容相互矛盾的现象。 （四）体式性 应用文书一般都具有严格的体式规范。这就要求注意研究、把握公文和文体样式的规范。,公文的体式 1.眉首部分内容 公文管理标识;公文版头;发文字号;签发人姓名。 2.主体部分 标题;题注;主送机关;正文;附件;生效标识;注释。 3.版记部分 主题词;抄送机关;印制版记。,公文体式 眉首+主体+版记,公文语言的要求,1、实用性 2、规范性 3、模式性,公文语言的要求,（一）实用性 实用语言和文学语言虽然在词汇、语法上没有太大区别，但它们实际上是功能完全不同的两种语言。实用语言只传达词语的词典意义，而文学语言不限于传达词语的词典意义，往往要采取反常化的手段表现生活。 (二)规范性 文书语言可以说是一种循规蹈矩的语言。它必须符合应用语体的特点和风格。常用叙述、议论、说明的表达方式。 (三)模式性 在文书写作中，沿用一些固定的模式化语句和语词的现象比较常见，有些公文语甚至在关键之处必须使用。 上面说的是应用文语言的特征，那么，应用文语言又有什么要求呢？概括起来，可用三个词概括：准确、简练、朴实。,公文写作的语言要求 （一）要准确 1.精选定性词 2.回避歧义词 3.注意褒贬词 4.分清尊卑词 敬（请）、恭（迎）、惠（顾）、屈（尊） 5.巧用模糊词 6.核实数量词、时间地点人名、专业术语等。 沁阳与泌阳,（二）要庄重 1.要尽量使用正式书面语 忌“俗” 忌“土” 忌“浮” 2.适当用浅近而富有表现力的 文言词语 3.恰当使用公文专门用语,庄重：公文语言必须文雅庄重，严肃认真，不能油腔滑调，胡吹瞎侃。,1、把握文体特点，把准文章语言基调。 命令、决定、决议庄重严肃； 法规讲求严谨、确切、利落。 2、注意接受心理。 上行文尊重而不阿谀讨好； 下行文谦和但不失度； 平行文以诚以礼相待，多商量，不打官腔，互相尊重。,（三）要精练 1.选材方面：围绕主旨，精选材料 寡妇申请改嫁词： “夫死，无嗣，翁鳏，叔壮。” 2.表述方面：开门见山，直陈其事 3.修改方面：删繁就简，高度概括 一首介绍制造大鼓方法的歌 紧紧蒙张皮，密密钉上钉， 天晴和下雨，打起一样音。 紧紧蒙，密密钉， 晴和雨，一样音。 紧蒙密钉，晴雨同音。,简洁：语言必须简洁明快、干净利落、言简意赅。 如：可以不可以，请马上批示意见可否，请即批示 在处理公务的记录里在案 收到了，知道 了收悉 为了这个目的为此,开门见山，不玩文字游戏；使用规范化公文用语，不用文学语言，不使用夸张、双关、隐喻；使用规范化简称；多用陈述句、祈使句；慎用多义词。,（四）要平实 1.词语方面 尽量使用最常见、最常用的字词句。 不要用晦涩冷僻的字词句。 不玩文字游戏。 不要刻意追求词藻华丽。 2.表述方面 一般多用说明、叙述，有时也用议论等手法。 要慎用或尽量不用描写、抒情等手法。 3.修辞方面 要善于运用排比、对仗等修辞手法； 一般不用明喻、烘托、夸张等修辞手法。,（五）要规范 1.要选用现代汉语词汇体系中的规范词语。 不要用网上造字。 不要生造词语。 不要用网络流行语。 不要随便使用外来词和新词语。 2.要使用规范的缩略语和简称。 3.要使用规范的行业用语和专业术语等。,总 结,“观古宜鉴今，无古不成今。” 增广贤文开篇 “人类总得不断总结经验，有所发现，有所发明，有所创造，有所前进。” 毛泽东人的正确思想从哪里来的,总 结,总结的概述 1概念 总结是对过去一定时期的工作、学习或思想进行回顾、分析，找出成绩与问题、经验与教训，并作出指导性结论的一种事务文书。我们常说的“小结”、“体会”实际上也是总结，但涉及范围较小，内容比较简单。 2特点 回顾性 自身性 客观性,3种类 （1）按内容划分，可分为工作总结、生产总结、学习总结、思想总结 （2）按性质划分，可分为综合性总结和专题总结 （3）按范围划分，可分为单位总结、部门总结、个人总结 （4）按时间划分，可分为年度总结、季度总结、月份总结、阶段总结 4与相近文种的区别 总结与计划的区别： 计划是事前制订的，而总结是事后才进行 总结是计划执行的结果，计划是总结的发展 从写作内容看，计划要回答的是“为什么做”，“做什么”，“怎么做”，总结要回答的是“做了什么”，“做得怎样”，“为什么会这样”。 从表述上看，计划重说明，总结则是叙述、说明、议论兼用。,总 结,结构和写法 总结一般由标题、正文、落款三个部分组成。 1标题 （1）公文式标题，即单位名称+时间+内容+文种 如：市财政局2005年工作总结 （2）文章式标题 如：科技立厂，人才兴业 （3）双标题 如：搞好审计调查为宏观决策服务市审计局2002年工作总结,总 结,2正文 （1）开头 总结的开头一般是概述基本情况，也就是对前一阶段工作的汇总，包括工作背景、工作内容以及对工作总的评价等。 （2）主体 主体是总结的核心部分 成绩和经验。 问题和教训。 今后的意见。 落款 成文时间加盖印章,写作要求 1实事求是 2材料充足，典型突出 3总结规律，提炼观点 4叙议相结合,病文诊断 2003学年我的个人总结 评析： 本则总结的主要问题： 1标题不当。 2正文内容不当，应该分前言、主体、结尾三个部分写。前言开门见山，切入内容；主体是总结血肉所在，主要写成绩和经验，问题和教训；结尾写今后的打算及努力方向。 3语言表达不当，应该用书面语，不能口语化。 4落款没有日期。,计 划,“凡是预则立，不预则废，没有事先的计划和准备，就不能获得战争的胜利。” 毛泽东论持久战,计 划,计划的概述 1计划是为完成某项任务和实现某项目标而事前拟定的关于目标、措施和步骤等内容的文书。计划是个统称。通常人们所说的“规划”、“设想”、“安排”、“要点”、“方案”等等，都属于计划的范畴。 2特点 （1）预见性 （2）指导性 （3）可行性,计 划,范文博览 范例一：浙江红岩机械制造有限公司营销部2004年度工作计划 评析： 这份计划按时间顺序说明了一年内的工作安排及采取的相关措施，显得有条不紊，重点突出，只是“采取的措施和方法”略显简单了些，而这点恰是阶段性工作计划中最主要的内容。,计 划,范文博览 范例二： 三峡市库区水面漂浮物清理方案 评析： 这份方案从指导思想、工作要求、实施计划、职责分工到经费保障制五方面出发，制订了“清理三峡漂浮物”方案，内容齐备、明确，切实可行，结构精炼，语言简洁。,计 划,结构和写法 计划的结构一般由标题、正文、落款三部分组成 1标题 （1）单位名称+期限+内容+文种 如：公司2007年度工作计划 省2005-2010年城市建设规划 （2）期限+内容+文种 如：2007年大学生就业工作计划 （3）单位名称+内容+文种 如：商场接待方案 （4）内容+文种 如：春节前后开展文艺活动的安排,计 划,正文 正文是计划的主干。一般包括前言、主体和结尾三部分。 （1）前言 前言一般是概述制订计划的指导思想、依据或背景情况，即说明“为什么做”的问题。前言是计划的纲领，不宜做过多的阐述，点到即止。 （2）主体 这是计划的重点部分，一般包括任务目标、措施步骤等内容。即要说明“做什么”、“怎么做”、“何时完成”。 任务与目标。交待清楚在什么时间内，完成哪些任务，实现什么目标。 措施与步骤。说明任务的分工，采取的措施，时间进度。 （3）结尾 展望计划实施的前景，表达决心或发出号召等。或没有结尾，主体部分写完就自然结束。 3落款 成文时间加盖印章,07/05,会议记录,会议记录是“照相机”，要真实反映会议的全貌。 会议记录是“录音机”，要真实记录与会者的发言。,会议记录,范文博览 范例一：国税分局办公会议记录 评析： 这是一份较详细的会议记录，由标题、会议基本情况、会议内容和结尾四部分组成，内容完备，要素齐全。标题由会议单位、会议内容、文种构成，会议基本情况部分注明了与会者的身份，结尾加上主持人、记录人签名，格式规范。,会议记录,范文博览 范例二：区干部培训中心第次办公室会议记录 评析： 这是一份摘要式会议记录。正文包括会议基本情况和会议内容，基本情况注明了与会者身份、缺席者原因，会议内容采用摘要式记录，反映会议过程，决议情况记录清楚、具体，格式规范。,会议记录,（一）概念 会议记录是在会议过程中，由专门的记录人员，把会议情况和会议内容如实笔录而形成的书面材料。会议情况包括：会议组织情况、会议内容、与会者的发言、会议成果等。 （二）特点 1原始性 2凭据性 3规范性 （三）种类 按反映会议情况和内容的详略程度划分，可分为： 1详细记录 2摘要记录,会议记录,结构与写法 会议记录一般由标题、会议基本情况、会议内容、会议结尾四部分组成。 1标题 （1）由开会单位、会议名称、文种构成，如大学校长办公会记录； （2）由会议内容、文种构成，如关于加强员工思想工作座谈会记录。,会议记录,2会议基本情况 （1）会议时间 （2）会议地点 （3）出席人 （4）缺席人 （5）列席人 （6）主持人 （7）记录人 （8）议题,会议记录,会议基本情况 （1）会议时间（写明年、月、日、时，几点至几点） （2）会议地点（具体会议地点） （3）出席人（即按照规定必须参加的人员，一般由出席人亲自签到，也可由记录人记录） （4）缺席人（写明缺席人的姓名和缺席原因） （5）列席人（即不属于会议正式成员，但与会议有关的各方面人员。写明姓名、职务或单位名称，可由列席人亲自签到，也可由记录员填写。） （6）主持人（一般写明姓名，在姓名前冠写职衔） （7）记录人（写明姓名） （8）议题（即会议围绕讨论的主题内容，议题多的可分条列项写出）,3会议内容 （即会议记录主体内容，包括主持人开场白、大会主题报告、讨论发言、会议决议等内容。） 4结尾 一般另起一行，空两格写“散会”字样。在会议记录的右下方，由会议主持人和记录人签名，以示负责。,会议记录,写作要求 1做好准备，快速记录 2讲究方法，准确记录 3注意整理，查漏补缺,病文诊断,会议记录,评析： 一是对“会议基本情况和内容”的记录不完备、不忠实。如会议时间、地点不具体，主持人姓名没冠职衔；没有记开场白内容；对入党积极分子具体人员、总结内容（包括各人的缺点、进步表现、改进意见）等均没有记录。 二是记录格式不规范。记录人不能置于主持人之上；发言人姓名和顺序均无记录；结尾也没有主持人和记录人的签名。,会议纪要,一、会议纪要概述 （一）概念 会议纪要是记载和传达会议情况及议定事项的公文。会议纪要向上汇报，让上级了解情况，同时要向下传达，以便下级机关遵照执行，因此它的行文方向较为灵活，可上行、下行和平行。 （二）特点 1纪实性 2概括性 3约束性 4依附性 （三）种类 1办公会议纪要 2专题会议会纪要,二、结构和写法 （一）标题 1由会议名称和文种构成，如市城南开发区管委会办公会议记录； 2由正、副标题组成，如抓住机遇，扩大开放沿长江五市对外开放研讨会议纪要。 （二）正文 1前言（概述会议召开的依据、目的、时间、地点、主持人、参加会议的单位或人员情况，会议的主要议题，以及对会议成果的总评价等基本情况） 2主体（核心部分，主要介绍会议讨论的主要情况、主要精神、议定的事项。写法上形式多样，有分项式、综述式、摘要式三种写法） 3结尾（一般提出希望、号召，要求与会者或有关单位认真贯彻会议精神，有的也省去） （三）落款 会议纪要的成文时间一般写在标题正下方（不用盖章），也可可采用题注形式。,范文博览 企业伦理与企业文化研讨会会议纪要 评析： 这是一份研讨会专题性纪要。开篇一、二段概述了会议情况，后用“现将会议内容综述如下”过渡承接转入主体，主体部分采用分项式写法，内容全面，分析细致。结尾用一句话概述说明会议其他内容，自然收束。本纪要主次分明，重点突出，表述客观，语言流畅。,会议纪要,病例评析 病例： 市经济普查联络会议会议纪要 评析： 这份纪要主要错误在： 1标题不规范； 2表述不清； 3没抓住要点，主次不分，主题不突出； 4条理不清； 5格式不完备，应加注成文时间。,工作交流会会议纪要,通信机房防火安全工作交流会会议纪要 为了贯彻国务院召开的全国安全生产电视电话会议精神，落实开展安全生产专项整治工作要求，2001年8月13日，中国电信集团公司在福建省召开了通信机房防火安全工作交流会，目的是进一步促进通信机房规范化建设，提高通信防火安全管理水平，保障通信安全。参加会议的有各省（区、市）电信公司安全保卫和运行维护部门的领导。现将会议纪要如下： 一、会议基本情况 二、福建机房标准化改造的经验 （一）领导挂帅，部门协作，齐心合力抓机房改造。 （二）因地制宜，积极稳妥，推进老机房改造。 （三）执行规范，控制源头，抓好新机房建设。 三、加强通信防火工作要求 （一）提高认识，切实加强通信防火工作。 （二）相互协作，通过综合治理实现机房无火灾隐患要求。 （三）源头堵漏，新机房建设必须严格执行防火规范。 （四）根除隐患，老机房改造要加快步伐。,“会议纪要”与“会议记录”，虽然都要求如实地反映会议活动的情况和结果，但“会议记录”无论详记还是简记、摘要 ，都是原始记录，与会者怎么说就怎么记，不能人为增减。“会议纪要”则是在“会议记录”基础上，通过执笔人（依据会议宗旨）的分析综合，去芜取精，按一定的逻辑顺序加工而成，一般来说已形成文章。,通知的写作方法,（一）通知概述 1概念 通知是批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项，以及任免人员时使用的公文。 2.特点 （1）使用范围广 （2）告知及时性 （3）指导性强 （4）行文方向不确定 3.种类 （1）发布性通知 （2）批转(转发) 性通知 （3）事项性通知 （4）会议通知 （5）任免通知,通知的写法,（二）结构和写法 由标题、主送机关、正文、落款四部分组成。,通知的写作方法,1明确目的，分清种类 2事项明确，切实可行 3用语得体，讲究时效,办公室通知 各部门经理： 经董事会研究决定，定于12月20日，在虎域风景区召开各部门主任会议。会议为期三天，主要汇报各部门全年工作的完成情况并研究明年工作计划。要求各部门主任或副主任至少一人参加。 参加会议的人员，酒店负责提供车辆接送；每人随身所携带的物品体积不得大于三平方米，不得重于两斤；会后酒店会将会议人员送往大约200里外的餐厅。会议时间较长，希望大家准备好必备的生活用品。 2003年12月16日,参 考,（1）通知名称错误； （2）主送单位或对象与正文中的不一致； （3）正文中缺少具体的会议时间和行程安排； （4）计量单位不符合规范； （5）落款缺少发文单位名称并且日期数字不规范； （6）缺少对具体出发以及报道地点的说明。,会议通知（集团公司）,关于召开中国电信集团总经理座谈会的通知 各省、自治区、直辖市电信公司，集团公司各部门、各直属单位： 为了通报交流有关情况，座谈今后一段时期的工作，集团公司决定召开总经理座谈会，现将有关事项通知如下： 一、时间：2002年12月1日，会期1天，11月30日报到。 二、地点：北京鸿翔大厦。 三、参加人员： 各省（区、市）电信公司党组书记、总经理， 集团公司二级以上经理，集团公司直属单位负责人。 四、请参加会议的省级电信公司将与会代表的有关情况（姓名、性别、职务、民族、抵京航班或车次及时间）于11月28日前报集团公司（传，同时告知鸿翔大厦（传。 联系人：季绪浩。 二OO一年十一月二十六日,报告与请示,（一）报告概述 1概念 报告是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关询问的公文。报告属于陈述性上行文，行文的目的是为领导机关了解情况、制定政策和指导工作提供依据。 2特点 （1）汇报性 （2）陈述性 （3）客观性 3种类 （1）工作报告 （2）情况报告 （3）答复报告 （4）报送报告,报告与请示,结构和写法 报告的结构包括标题、主送机关、正文、落款四部分。 1标题 （1）由发文机关、事由和文种构成，如中共邢台市委关于召开市委六届七次全会情况的报告； （2）由事由、发文机关构成，如关于我省女大学生就业情况的报告。 2主送机关（一般只有一个）,报告与请示,3正文 报告的正文由缘由、主体和结语组成。 （1）缘由 （2）主体 （3）结语 (4) 落款,报告与请示,报告写作要求 1主题要新颖 2内容要真实 3重点要突出 4报告不要夹带请示事项,报告与请示,请示概述 1概念 请示是向上级机关请求指示、批准的公文，属于呈请性的上行文。 2特点 与报告相比，请示具有如下几个特点： （1）陈请性 （2）求复性 （3）超前性 （4）单一性 3种类 （1）政策性的请示 （2）事项性的请示,报告与请示,1标题 标题一般由发文机关名称、事由、文种构成，也有的只写事由和文种，但不可只写文种。 2主送机关（只有一个） 3正文 （1）缘由（说明请示的原因，突出请示的必要性和迫切性） （2）事项（主要说明请求上级机关批准或指示的具体事项） （3）结语（提出请示要求） 惯用语：以上请示，请批复（审批）、以上请示如无不妥，请批复 4落款 署上发文机关和成文时间，并加盖印章。,召开会议的请示（签报）,关于召开电信网间互联费研讨会的请示 集团公司领导： 为进一步了解国际上各国互联互通的情况，充分分析中国电信在国内互联互通中的现状，并为中国电信以后的互联互通工作提供有价值的建议和指导，我部拟于2002年2月6-8日在北京鸿翔大厦召开“竞争环境下电信网间互联费研讨会”。会议的主要内容包括“国际电信网互联综述”、“典型国家电信网间互联案例分析”及“中国电信网间互联的分析与建议”等。届时，将邀请专职互联互通问题