科学管理时间事半功倍做事.ppt

时间管理 Time Management,时间管理定义 分析现状 如何管理时间 总结,一、何谓时间管理,单位时间内对事情的管理 做重要的事 提高效果,时间管理,时间管理,二、分析现状,1.记录时间,时间管理,二、分析现状,2.诊断时间,1.找出不必做的事情,2.哪些活动可以由他人代为参加而 又不影响效果,3.找出浪费别人时间的因素,二、分析现状,时间管理,1.由于缺乏制度或远见而 产生的时间浪费,2.人员过多，造成浪费,3.组织不健全,4.由于信息不健全造成的浪费,二、分析现状,时间管理,乱放东西是首位翻箱倒柜最费时,开会属于第二位好多会议无效益,电话属于第三位管理不好掉陷井,干扰列在第四位应酬很多实在累,拖延列在第五位对人对已都不利,垃圾档案属第六鱼目混珠低效率,危机属于第七位接踵而至难应付,颠倒授权属第八别人求援常应答,完美主义属第九精工细雕属多余,精神涣散属第十流畅受阻费时间,1、善用规划的观念,三、如何管理时间,时间管理,2、时间管理的方法,八十二十法则 掌握关键，花较少的時间得大功效 象限法 集中处理法,时间管理,象限法,时间管理,把时间用在刀口上,第一象限急迫又重要的事。 各种状况考验我们的经验、判断力的时刻, 也是可以用心耕耘的园地。很多重要的事都是因为一再拖延或事前准备不周, 而变成迫在眉睫。 Ex：陪重病的亲友上医院,第二象限重要但不急迫的事 主要是与生活质量有关。荒废这个领域将使第一象限益形扩大, 使自己陷入大的压力与危机中而疲于应付。反之, 多投注一些预防措施, 很多急事将无从产生。这个部份的事情不会对我们造成催促力量, 所以必须主动去做。这是发挥个人领导力的领域。 Ex：完成学习7篇reading packet,第三象限急迫但不重要的事 因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要“的错觉-实际上就算重要也只是对别人而言。电话、会议、突来的访客都属于这一类。我们花很多时间在这个范围打转, 自以为是在第一象限, 其实不过是在满足别人期望与标准。 Ex：看周日晚间的柯南,第四象限不急迫又不重要的事 简而言之就是浪费生命, 所以根本不值得花半点间在这个象限。但我们往往在一、三象限间来回奔走, 忙得焦头烂额, 不得不逃避到第四象限去疗养一番再出发。这部份的范围倒不见得都是休闲活动, 因为真正有创造意义休闲活动是很有价值的。 Ex：上网收广告信,时间管理,象限的运用原則,时间管理,如何选择重要的事,重视将来而非过去,重视机会，不能只看到困难,选择自己的方向，而不盲从,目标要高，要有新意，不能只求安全,时间管理,以理性科学的方式，评断优先順序,两个方面：重要性、急迫性 三种程度：最重要、重要、不重要,时间管理,总结,1.时间管理的价值 2.实务应用 电话管理 有效的开会 授权 3.善用科技展品做好时间管理,时间管理,1、时间管理的价值,提高生产力,预防压力,在工作(学业)与个人生活间取得平衡,朝向人生理想目标迈进,时间管理,2、实务应用,有效的开会 电话管理 授权,时间管理,有效的开会,meeting,时间管理,电话管理,没有助理 1.同事 2.留言系统 3.灯号取代铃声 4.拔掉电话插头 5.隔绝电话,电话管理,时间管理,授权,我是万能的,焦头烂额的经理人养了 一堆没事做的属下 沮丧的员工-不被信任 、才能无从发挥 经理人无法专心从事 改善公司作业等的思考,清楚描述下个步骤并确认其重要性 指派给至少能完成这件事的最低阶层员工 a)给予建议，然后行动 b)行动，然后给予建议 安排适当的后续追踪时间,经理人,时间管理,3.善用科技产品做好时间管理,outlook：安排时间 PDA：名片及行事历管理 手机：自动转帐、在