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机关公文写作 学习与探讨,2008年8月,公文：是指行政机关在行政管理活动中产生的，按照严格法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体。 什么是公文？自古以来定义甚多，众说纷坛，见仁见智。取其共识，公文乃公务活动的产物和工具，是公府所作之文，是公事所用之文。换言之，公文是各级各类国家机构、社会团体和企事业单位在处理公务活动中有着特定的效能和广泛的用途的文书，它能够超越时空的限制，为国家管理提供所需的信息。认识公文的特点、内涵是写好公文的先决条件。公文处理是围绕公文形成并产生效力的整体过程，它涉及了国家机关和社会组织的各级各类人员。,机关公文写作学习与探讨,公文的种类 （一）命令（令） 适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。 （二）决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 （三）公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 （四）通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 （五）通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。,公文的种类 （六）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 （七）议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 （八）报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 （九）请示 适用于向上级机关请求指示、批准。 （十）批复 适用于答复下级机关的请示事项。 （十一）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 （十二）函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 （十三）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。,中国石油销售企业(二级公司)常用公文的种类 通知 最常用的公文之一。属下行文。适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 报告 最常用的公文之一。属上行文。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 通报 最常用的公文之一。属下行文。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。,中国石油销售企业(二级公司)常用公文的种类 请示 最常用的公文之一。属上行文。适用于向上级机关请求指示、批准。 批复 最常用的公文之一。属上行文。适用于答复下级机关的请示事项。 会议纪要 最常用的公文之一。适用于记载、传达会议情况和议定事项。 会议纪要是比较特殊的一种文体。 1、它既不是上行文，也不是下行文。但它可以随着工作的需要，既能充当上行文，又可以充当下行文。 2、会议纪要作为一种正式公文，没有印章。在会议纪要上签字也是一种错误的做法。,实际工作中容易混洧使用的文种 报告 请示 报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 请示 适用于向上级机关请求指示、批准。 混洧使用原因分析 1、习惯性口语造成。如某一物品损坏或某一事件发生，领导或员工说“打个报告上来”、“向上级单位打一个报告”。例：某加油站验钞机损坏无法使用，加油站经理说“向上级公司打报告新购一台验钞机。,混洧使用原因分析 2、习惯性做法造成。由于实际工作中的一些具体困难基层单位无力或无权解决，需要上级单位解决，因此，造成出现一些问题后向上级打报告，说明情况，由上级解决。 3、对文种正确使用要求不理解造成。问题出现后究竟如何解决，这是根本。但由于对相关文种的使用要求不理解，想当然使用“报告”或“请示”。 实际工作中最常见的就是该用“请示”而使用“报告”。 以加油站验钞机损坏需要新购为例，应使用的文种为“请示”。例：关于申请购买验钞机的请示,混洧使用原因分析 如加油站出现某安全隐患或发生某一事件，上级单位需要了解情况且要求下级单位出具正式的书面材料，则需要使用“报告”这一文种。 只要搞清楚“报告”与“请示”的概念，实际工作中就不会出现混洧使用的问题。 同时，要注意在使用“请示”时，须掌握“一事一请”的原则，不得“多事一请”。如加油站既需要新购验钞机，又需要增加人员编制，就不能将两件事在一个请示中反映。,需要注意的几点 报告递交上级单位后不一定有下文。因为报告是向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 报告上交后，上级机关会根据实际情况作出决策。对下级单位不一定有答复。 请示递交上级机关后一般情况下要有下文，也就是与请示相对应的文种批复。如果没有请示也就没有批复。“批复”就是针对“请示”而存在的。例：关于申请购买验钞机的请示上报后，上级机关如同意，应以正式公文的形式作出答复关于同意购买验钞机的批复。但实际工作中，小项的请示上级机关既是同意也不一定正式下批复，但大项的请示，上级机关必须也一定会正式下批复。 请示是一种经常使用的文种，具体写法在后面我们再学习探讨。,实际工作中容易错误使用的文种 会议纪要 会议纪要最常犯、最容易犯的错误在会议纪要的正文后空白处签字签上与会者人员的名字。 会议纪要作为一个文种，是一种正式公文（不加盖公章的公文），如果在会议纪要上签上与会者的名字，一是违反了公文处理规定；二是画蛇添足；三是不伦不类、挑战公文的严肃性、权威性。因为会议纪要在前言中一般都写明了时间、地点、参加会议人员姓名、会议议题，因此，注意不能在会议纪要上签字。 打擦边球做法。,国家行政机关公文格式GB/T-1999,范围 本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。 本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关公文珂参照执行。 使用少数民族文字印制的公文，其格式可参照本标准按有关规定执行。,国家行政机关公文格式GB/T-1999,1 定义 本标准采用下列定义 1.1字word 标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。 1.2行line 标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度的7/8倍的距离为一基准行；公文标题以2号字高度加2号字高度的7/8倍的距离为一基准行。 2 公文用纸主要技术指标,国家行政机关公文格式GB/T-1999,公文用纸一般使用纸张定量为60g/- 80g /的胶版印刷纸或复印纸，纸张白度为85%-90%，横向耐折度15次，不透明度85%，PH值为7.5-9.5。 3.公文用纸幅面及版面尺寸 3.1公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210*297，尺寸允许的偏差见GB/T148。 3.2公文页边与版心尺寸 公文用纸天头(上白边)为37 1 公文用纸订口(左白边)为28 1 版心尺寸为:156*225 (不含页码),国家行政机关公文格式GB/T-1999,4 公文中图文的颜色 未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。 5 排版规格与印制装订要求 5.1排版规格 正文用3号仿宋体字,文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字,一般每面排22行,每行排28个字。一级标题用黑体，后面不加标点符号；二级标题用楷体，后面标注句号（正文与二级标题连排）。三级标题无特殊要求，一般用仿宋体，但需与正文连排。 5.2制版要求 版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过。 5.3印刷要求 双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2 。黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80%，M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白，无断划。,国家行政机关公文格式GB/T-1999,5.4装订要求 公文应左侧装订，不掉页。两页页码之间误差不超过4 。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差4。平订订锯与书脊间的距离为 ，无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏，后背不可散页明订。四角成90度，无毛茬或缺损。有些公文如领导讲话稿可骑角订或不装订，根据领导工作习惯灵活掌握。 6 公文中各要素标识规则 组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156 ）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。,国家行政机关公文格式GB/T-1999,6.1眉首 6.1.1 公文份数序号 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。（一般国家行政机关的公文且为重要的公文标公文份数序号，中石油公文一般未见标识） 6.1.2秘密等级和保密期限 如需标识秘密等级用3号黑体，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。,国家行政机关公文格式GB/T-1999,6.1.3紧急程度 如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。 6.1.4发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25 。对于上报的公文，发文标识上边缘至版心上边缘为80 。如需标识秘密等级、保密期限以及紧急程度，则标识方法为： 机密一年 特 急 同样标识位置在版心右上角第1、第2行（右侧顶格）,国家行政机关公文格式GB/T-1999,发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22 *15 （宽*高）。（一般红头文件已事先印好，使用中注意套用，此处只作一般性了解）。 联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。 6.1.4发文字号 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号 括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。 发文字号之下4 处印一条与版心等宽的红色反线。,国家行政机关公文格式GB/T-1999,发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22 *15 （宽*高）。（一般红头文件已事先印好，使用中注意套用，此处只作了一般性了解）。 联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。 6.1.4发文字号 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号 括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。 发文字号之下4 处印一条与版心等宽的红色反线。,国家行政机关公文格式GB/T-1999,6.1.5签发人 上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文安号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。 如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4 。 6.2 主体 6.2.1公文标题,国家行政机关公文格式GB/T-1999,红色反线下空2行，用2号小标宋体，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 6.2.2 主送机关 标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。 6.2.3公文正文 主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。 6.2.4附件 公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识,国家行政机关公文格式GB/T-1999,“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.XXXXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。 6.2.5 成文日期 用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”；成文日期的标识位置见下所述。 6.2.6. 公文生效标识 6.2.6.1 单一发文印章 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上； 当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。,国家行政机关公文格式GB/T-1999,6.2.6.2 联合行文印章 当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3 。 当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文日期。,国家行政机关公文格式GB/T-1999,6.2.6.3 特殊情况说明 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。 6.2.7附注 公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。 6.3版记 6.3.1主题词 “主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。,国家行政机关公文格式GB/T-1999,6.3.2抄送机关 公文如有抄送机关，在主题词下1行；左右各空1字，用3号小标宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。 6.3.3印发机关和印发日期 位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；有3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。 6.3.4版记中的反线 版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。,国家行政机关公文格式GB/T-1999,6.3.5版记的位置 版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。 7 页码 用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下1行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7 。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。,草拟公文应当做到： （一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。 （二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。 （三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。 （四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。 （五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。 （六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。 （七）应当使用国家法定计量单位。 （八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。 （九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。,中国石油销售公司二级公司常用公文写作概要 通知 最常用文体之一。下行文。 告知性文体。要求简明扼要、写清做什么、怎么做、要达到的目的、执行中的注意事项是什么等即可。 如要做的工作较多，可分出层次，并用标题（可分多级，一般只用到3级）写清重点。,中国石油销售公司二级公司常用公文写作概要 请示 最常用文体之一。 上行文。 注意把握“一事一请”，不得“一事多请”，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。 要求简明扼要、写清请示什么。请示的内容写完后，回行左空2格，标识“妥否，请批示”。后面为句号。,中国石油销售公司二级公司常用公文写作概要 报告 最常用文体之一。 上行文。 就某一工作或多项工作向上级机关进行陈述，汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 。 一般情况下，要求简明扼要，主次分明，不需要华丽的词藻。但好的报告也可分出层次，如汇报工作的报告，可将实际工作的好的做法加以提炼，总结出一些独特的、富于创造性的且可操作性强的经验做法。这需要起草报告的人员具有较好的文字写作水平。 起草报告时易出现的常识性错误：一是XX汇报；二是就某一项工作起草报告时在第一个大问题（大标题）中出现“成立XX领导小组”，并分列组长、副组长、成员等。规范做法：一、“汇报”非正式文种，必须使用“报告”；二、报告中如需体现某一工作成立领导小组的词语，必须进行概括，一般为“高度重视，成立组织，加强领导”等，对组长、副组长、成员等一般以文字叙述的形式出现，而不能以方案中的形式出现。（示例）。,中国石油销售公司二级公司常用公文写作概要 总结 不是正式文种，但实际工作中经常使用，如个人半年工作总结，单位季度（半年、年度）工作总结。如果总结以正式公文上报，则必须以报告的形式上报。 例：关于上报海东分公司2008年上半年工作总结的报告 总结的正文以附件的形式附后。 一般写法如下： 省公司： 现将海东分公司2008年上半年工作总结上报，请审阅。 附件：海东分公司2008年上半年工作总结 以上为仿宋体3号字。,中国石油销售公司二级公司常用公文写作概要 总结 总结的一般格式：前言 基本情况 主要做法 收获与体会 存在问题 下一步打算 前言：概述一段时期以来的主要工作，取得的主要成绩等，一定要简明扼要。最后一句一般为“现将有关情况报告（总结）如下：” 基本情况：如分公司工作总结，用简炼的语句分别陈述一段时期以来各项工作的开展情况（业务、财务、加管、人事、安全、稳定等工作）。 主要做法：这是总结的核心部分。要注意提炼与升华，切忌泛泛而谈，平铺直叙，按时间顺序做了什么什么工作，这样重点不突出，层次不分明。因为作为二级销售公司，八个分公司做的都是一样的工作，平铺直叙下来,中国石油销售公司二级公司常用公文写作概要 看不出你的任何特点。因此，这一部分要作为总结的重点，用浓墨重彩加以陈述。 要分出层次。不能把业务、加管、安全、财务混在一起，要分别写，哪一块做的突出，哪一块写的多一些。 要突出重点。不能面面俱到，要有所侧重。 要总结提炼。主要是正文中的小标题和某一项工作的做法。就是总结出我们在做与其他兄弟公司同样的工作中我们的独特的做法是什么，如果能用几个排比句加以升华则更显可贵，更显可操作性与借鉴性。 收获与体会：这部分可写可不写，写比不写好。因为这部分是总结的难点，就是通过对工作的总结分析，在更高层次上提炼与升华。要写好这部分，需要较高的文字,中国石油销售公司二级公司常用公文写作概要 功底。通过对大家都做的工作提炼出具有我们特点的东西，透过现象看本质。因此难度较大，需要通过长期的学习和积累才能写好这一部分的内容。 存在问题：这部分不是总结的重点，但一定要有。因为总结一般是总结成绩，但不管任何工作，不可能做的尽善尽美，因此，存在的问题是总结的不可或缺的一部分内容。但问题的陈述具有一定的艺术性。要把握以下几点： 放之四海皆准。也就是说这些问题非原则问题、可以有也可以无，即使存在也不影响大局。 根据一段时期的形势而定。一般在陈述问题时都会写“理论学习抓的不够紧，忙于事务性工作，自觉学习的主动性不强，对党的最新理论掌握的不深不透等”。,中国石油销售公司二级公司常用公文写作概要 这样写一般情况下是可以成立的。但如果是一个学习党的理论成果的总结，就不能这样写。因为专题开展这一活动，还讲“理论学习抓的不紧等”，就是自我否定。 下一步打算：以简明扼要的手法对下一步工作进行陈述。注意要结合存在的问题进行陈述。下一步打算一般是写下一步工作重点，同时要与存在问题相对应，即存在什么问题就在下一步打算中陈述如何解决和克服这些问题。,中国石油销售公司二级公司常用公文写作概要 方案 这是目前省司、二级公司最常用的一种文体。方案非正式文种，但实际工作中经常用到。 方案写作要点： 一是体现可操作性；二是体现具体性；三是体现实用性。概括讲，一个方案做出来后下级单位或具体承办人即明白该如何执行，一目了然。如果一个方案做出来后承办人不知如何下手，那么可以认定这个方案是非成功的。 特殊情况说明：越是大机关或这一部门管辖的范围越广，就某一工作而言所做的方案可能越粗，即这个方案是粗线条的、指导性的。我们不能因此而判断这个方案是失败的或是不成功的。如国务院某部委就某一工作出台一,中国石油销售公司二级公司常用公文写作概要 个方案。这个方案必然是粗线条的、指导性的。它不可能象我们做某一个方案时那样详细，因为这个方案是针对全国而言的，各地有各地的不同情况，在执行中可能是千差万别的，需要各地根据各自的实际进行细化，这就是我们经常听到的各单位根据自己的实际情况制订详细的实施方案。 做为基层单位，象海东分公司这样的单位，我们落实省公司的方案就是执行。就某一方案而言，我们一定不能做成是粗线条、指导性的，必须是可行性、可操作性非常强的、非常详细的方案。,中国石油销售公司二级公司常用公文写作概要 方案的写作要求 体现“5W” WHY。为什么做？即方案的前言部分。例：环湖赛宣传活动方案为宣传中国石油企业宗旨、企业精神、经营理念、服务承诺，积极营造公司参与社会活动、支持地方经济发展的良好氛围，履行中国石油的经济、政治和社会责任，对外搞好宣传、对内做好服务、提升加油站品牌