速达E2PRO实施手册.doc

实用型ERP-E2PROE3实施手册速达软件技术(广州)有限公司 企业产品事业部二四年三月目录与索引概 述-4第一章 软件调研-4第一节 调研的内容-5第二节 调查问卷-5第二章 行业分析-7第三章 实施计划制定-11第四章 系统软硬件环境准备-12第一节 系统软硬件环境要求-12第二节 系统运行环境准备-12第五章 E2PRO安装系统-13第一节 E2PRO软件安装-13第二节 E2PRO系统设置-13第六章 软件培训计划-15第一节 培训方式-15第二节 培训方案-16第三节 培训总结-18第七章 实施资料收集与准备-20第一节 基础资料准备-20第二节 信息编码工作-23第八章 系统试运行及系统初始化-23第九章 系统运行调整-30第十章 系统验收-31第十一章 实施指导-32第一节 软件工作会议-33第二节 实施过程标准化与文档化-34第三节 软件实施管理文档-35概 述速达E2PROPRO是速达公司最新开发的现代企业管理软件-实用型ERP，特别适合各行业中小企业的全面管理，它涵盖企业采购、销售、存货、生产管理、客户关系、经营分析、财务管理、分支机构远程管理八大组成部分，实现对物流、资金流、信息流的集成管理，实现从计划(订单)到生产、从采购到销售、从业务到财务、从产品到客户的一体化管理的一套综合性管理系统。E2PROPRO-作为速达的一个战略性的突破性管理软件推出市场，已给整个管理软件市场带来十分深远的影响，经大量用户使用证明，E2PROPRO确实是当今国内具有极大创新的管理软件,具有崭新的管理理念、崭新的界面、崭新的业务整合,不愧为速达的杰作,代表了管理软件的最新方向,满足了一大批中小型企业的迫切需求,能够迅速提高企业管理水平，能为企业带来明显的经济效益。 速达E2PROPRO给企业的绝不仅仅是一个计算机软件、更重要的是给企业先进的管理方法，不仅是一个技术先进、结构合理、功能齐全、使用灵活、方便、可靠的计算机软件，更重要的是速达E2PROPRO是一种先进管理方式，这种方式比软件本身更为重要，它的成功之处在于使企业工作方式得到重大改变，有效、快速的将企业的手工管理转为计算机管理，使企业从计算机管理系统中直接得到效益，使企业很快踏入现代管理的行列。速达E2PROPRO即“实用型-ERP”，是根据当今世界最为通行的ERP先进的企业管理理论和管理方法设计，最具特色的企业经营管理计算机系统软件包。它将计划、物流、采购、分销、库存、生产、财务、人事工资、经营分析、决策支持高度集成于一体，为企业提供一套完整的解决方案。使用该软件能有效地提高企业生产效率、降低成本，显著改善企业的管理，提高经营效益，使企业整个经营活动得到有效的控制，是现代企业经营管理的有效工具和得力帮手。第一章 软件调研实施前期准备，其实就是对软件的调研工作，目的是对需要实施的软件进行全面的调查与研究，为正式实施提供各种准备工作及资料，成立实施的软件小组，为启动软件实施做好准备。要想在实施中能够比较省时和顺利，必须对软件的各项业务做深入细致的调研工作。充分了解、分析软件现状与概况，预测在实施过程中可能出现的问题，并初步设想解决的办法。第一节 调研的内容软件调研的第一步应该先跟客户最高负责人进行交流沟通，了解客户公司性质、行业特点、目前的现状、管理的重点等，其次要了解用户即将实施的软件的基本资料，如情况允许则应对客户的现场进行参观，以便更大程度地了解客户的状况。在进行系统调研时，我们应着重了解如下几个方面的情况：1基本状况： 用户的概况（公司性质、公司规模、经营范围等）； 实施软件的基本情况（软件类型、总工期等）； 用户的管理组织结构、部门划分、职能划分； 用户的管理基础、管理人员水平（主要了解用户怎样进行软件管理）； 用户的基本业务处理流程及产品情况 用户基础数据的标准化规范化情况（主要是相关的软件基础资料的编码情况）； 用户对软件管理理论知识的掌握程度等。 2实施要求： 用户对实施E2PROPRO系统希望达到的预期效果； 实施E2PROPRO系统的时间周期、人员安排等； 用户准备建立几个系统以及系统实施的顺序； 用户拟用的硬件、网络拓扑结构、网络管理软件、打印设备等； 确定软件实施的验收标准。在向用户进行询问时，由于用户还不熟悉软件，可能提不出更具体的实施要求，这时实施顾问要注意引导用户，通过提问，使用户逐步讲出需求。有时用户会提出不切实际的实施要求，实施顾问要在理解用户的意图的基础上，结合E2PROPRO系统的功能后，向用户描述可行的实施方案，征求用户的同意，从新确定实施要求。第二节 调查问卷 调查问卷是进行软件调研最常用的方法。为了更具体、更准确、更完全地了解客户的情况，实施顾问应就实施需要了解的资料设计出详细的调查问卷，并发放给客户，由客户负责人或指定人员填写，客户确认后收回存档。会晤客户后，应填写客户基本资料问卷表(如下)，弄清用户的管理组织结构及组织职能，以便进行下一步调研工作。调查问卷的设计可以从系统模块功能入手，首先看看要实现每个功能模块的业务时，需要先建立哪些基础数据，再了解每个功能模块的工作流程，分模块设计问卷问题。模块调查问卷应发放给相应的功能管理部门填写，填写部门应尽量提供与问卷有关的各种单据、报表和相关说明文件给实施顾问，收集到的资料越多越全越好。本章有软件计划与进度问卷、采购管理问卷、资源与物资问卷、合同与资金问卷和质量管理问卷，分别针对E2PROPRO的各功能模块所需建立的基础资料及工作流程收集实施资料。实施顾问也可根据用户的实际情况，自行设计调查问卷，只要是能弄清软件实施需要了解的情况及收集到实施资料即可。客户基本资料问卷表用户名称：公司性质：负责人：联系电话：公司地址：经营范围：实施软件名称：软件工期：软件目标描述：软件管理组织及职能介绍：编号组织名称组织职能简介软件管理工作的范围及内容：用户实施要求：受访人：顾问：表1-1在回收客户的调查问卷后，根据用户提供的反馈信息，实施人员就可开始准备系统初始化资料的收集整理工作了。具体的资料收集工作内容与步骤见第七章实施资料收集与准备。第二章 行业分析行业背景及解决方案概述1、制造行业环境分析中国加入WTO后，以其市场和资源优势逐渐变成全球制造中心，制造企业在全球经济一体化大环境下随着国家产业结构调整，积极参与国际分工，扩大市场容量，提升管理水平，大大地加快了行业发展步伐。与此同时，企业也面临着与之俱来的风险与挑战：（一） 全球经济一体化（全球制造、全球采购、全球市场营销）使得行业竞争态势发生根本变化。（二） 产品的个性化特色显著，品种剧增。过多的SKU将导致生产和物流成本升高，利润空间进一步缩小。（三） 交货准时性要求增高，交货周期缩短，订单变更次数增多。（四） 制造行业供应链复杂程度高，外部供应链的协同和内部供应链的集成水平要求均较高。（五） 国内制造行业多属传统行业，在技术、管理、市场运作水平上存在明显的不平衡，行业分布的地域性特点较显著，但行业地域分布中具备完整产业链的产业群落尚不普遍，这将导致企业间物流成本增加，企业利润水平将受到一定影响。二、 行业特点、管理问题和管理应用分析(一)、 行业特点制造业根据其生产过程的特点可分为两大类：离散制造和流程制造。1、 典型的离散制造业主要从事单件、小批量生产、适合于面向订单的生产组织方式。代表行业是机械加工、电子元器件制造、汽车、服装、家具、五金、医疗设备、玩具等。1) 离散制造企生产周期较长，产品结构复杂，工艺路线和设备配置非常灵活，临时插单现象多，零部件种类繁多。2) 面向订单的离散制造业的生产设备布置不是按产品而通常按照工艺进行布置的。3) 所用的原材料和外购件具有确定的规格，产品结构可以用树的概念进行描述，最终产品是由固定个数的零件或部件组成，形成非常明确和固定的数量关系。4) 产品的质量和生产率很大程度依赖于工人的技术水平，自动化主要在单元级，例如数控机床、柔性制造系统等。5) 通过加工或装配过程实现产品增值，整个过程不同阶段产生若干独立完整的部件、组件和产品。6) 因产品的种类变化多，非标产品较多，要求设备和操作人员必须有足够灵活的适应能力7) 通常情况下，由于生产过程可分离，订单的响应周期较长，辅助时间较多。2、 流程造企业的典型行业：重复生产的行业主要有：家电产品、各种电器等，常常表现为流水线的方式；连续生产的行业主要有：化工、食品、饮料、制药、烟草等，常常通过管道进行各工序之间的传递。1) 设备产能固定，计划的制定相对简单，常以日产量的方式下达，计划也相对稳定。2) 对配方管理如安全性、保密性等的要求很高，但不象离散制造企业有准确的BOM。3) 工艺固定，按工艺路线安排工作中心。工作中心是专门生产有限的相似的产品，工具和设备为专门的产品而设计，专业化特色较显著。4) 生产过程的关键控制点是物料的数量、质量和工艺参数。人员技术水平的影响不大，生产过程的控制自动化程度较高，因为工作流程是自动的，生产管理的复杂程度相对较低，但对设备管理维护的要求较高。5) 生产过程中常常出现联产品、副产品、等级品。6) 物料从一个工作地到另一个工作地的转移主要使用机器传动，有少量在制品库存。(二)、 管理问题从企业内部供应链运作和行业特征来看，制造企业的核心问题集中体现在以下几个方面：1) 计划管理外部环境使得需求经常处在变化和波动之中，制造系统中人、机、料、法、环每个因素的变动都可能对生产计划的执行产生影响。因此对资源进行配置、业务进行预测的计划的制定就显得较复杂。2) 成本管理制造行业工序繁多，半成品、成品、在制品成本的核算、预测、控制涉及大量的资料，这些成本信息的时效性、准确性对企业财务核算和经营决策至关重要，目前多数制造企业的成本管理尚处在较粗放的阶段。3) 库存管理由于生产计划的不确定性及对库存物料的实时情况把握的缺乏，往往造成库存物料呆滞和生产所需物料缺货、不配套现象同时并存。4) 物料供应对制造业来讲，采购成本占整个产品成本的比重很大，因此加强物料采购计划和资金预测，使采购过程透明化，有效地规避采购风险对企业来讲非常重要，也是企业采购管理中较簿弱的环节。5) 销售管理：销售管理的作用是不断缩短订单响应时间，降低企业运作成本，准时交付，达到高的客户满意度。制造企业在销售管理中最突出的问题是：客户信息散乱，预测准确率低，价格管理混乱和信用风险管理薄弱。6) 缺乏有用、可用的信息，难以科学决策。企业内部信息的集成应用程度低，企业信息分散在各个部门，收集维护工作量大，难于共享，而且大量重复，很难实现对生产制造、物流管理及企业资金、成本信息及各种计划执行情况的及时查询，无法对企业决策者提供有效的支持。序号任务名称内 容时间负责人参与人1软件调研 需要实施的软件进行全面的调查与研究，为正式实施提供各种准备工作及资料。 2成立软件小组 讨论协商软件实施的人员组织结构，确定具体的人员名单。详细内容见软件管理组织图。 实施小组全体3实施计划及内容确认 确定实施计划及内容，由实施顾问与用户的软件总负责人讨论决定实施计划时间及内容。 实施小组全体4硬件环境准备与软件安装根据用户要求搭建硬件网络环境，安装并测试软件。5理论及系统操作培训 根据用户的实际情况分层次培训，分不同内容进行培训。培训时间及内容见培训计划。实施小组相关人员6基础资料准备 尽量收集企业软件实施的所需的资料，对所有资料进行编码，制定编码方案。实施小组全体7系统初始化 基本资料收集完成后，确定各项编码，经审查资料后输入系统，系统初始化，保证资料的准确性和及时性。实施小组全体8系统模块上线弄清系统各模块间的关系及每个模块实施前的准备工作，严格按照实施顺序将E2PRO系统分模块逐步上线。实施小组全体9制定相关规则制定E2PROPRO系统操作的工作准则与规程，帮助用户制定权限系统。实施小组全体10系统验收系统正式运行正常后，按照要求进行系统验收，实施结束。第三章 实施计划制定第四章 系统软硬件环境准备第一节 系统软硬件环境要求 一系统运行的硬件环境 单机版 CPU：P4 2G以上 内存：512M DDR以上 硬盘：500M以上自由空间 网络版 服务器： CPU：P4 2.4以上 内存：1GM以上 硬盘：500M以上剩余空间 客户端： CPU：P 800以上 内存：256M以上 硬盘：100M以上自由空间 显示器：Windows系统支持的显示器,可显示256色注：如果网络环境中E2PROPRO的客户端分布在不同的网段中，则需要建路由器，只要客户端能PING通服务器即可。需要使用TCP/IP协议。二系统运行的软件环境服务器：操作系统：Windows 2000 Server、Windows 2000 Professional/xp 数据库：interbase 6.5客户机： 操作系统：Windows98、Windows XP、Windows2000第二节 系统运行环境准备一硬件环境准备系统的硬件（网络）准备主要注意：1. 计算机网络方案的合理性（包括网络选型、网络物理结构拓扑图、网络系统平台等）；2. 系统集成的技术是否符合要求，是否符合国家、地区和行业的有关标准及规范；3. SERVER/CLIENT端配置是否满足系统需求；4. 网络是否通畅。5. 网络协议是否采用Tcp/IP协议。 实施顾问应主动了解客户电脑硬件环境的准备情况的进度，若有异常且将影响电脑化上线的进度时，应主动要求客户向硬件厂商跟催，保证硬件环境不会影响实施计划。二电脑软硬件安装测试本阶段的工作重点：1 确定所有网络配置的设计运作正常，若运作不正常时应该主动掌握状况，必要时提出需求请求其它单位协助，并督促问题的处理及解决；2 客户的特殊主机或工作站，在系统设定上较为特殊者，应要求客户软件负责人保留设定记录，以方便事后的查询；1 强调资料备份的重要性，并要求资料开始输入后就应该进行资料备份，例行备份最好隔日执行一次，客户资料量较大者应该建议每日执行；2 注意每一台工作站数据处理的速度是否正常。实施顾问应主动了解软、硬件安装测试的进度，若有异常且将影响电脑化上线的进度时，应主动支持及跟催，若跟催后该延误仍无法避免，应主动与客户讨论并调整实施计划。第五章 E2PRO系统安装第一节 E2PRO软件安装把E2PRO系统的安装光碟放入电脑光驱；或在电脑光驱的E2PRO系统安装目录下找到setup.exe可执行文件，双击该文件。系统马上进入到E2PRO系统的安装主界面，然后按照提示步骤安装即可。第二节 E2PRO系统设置1.建立帐套a. 在程序启动interbase server,右下角任务栏会显示interbase server的标志。b. 在程序启动E2PRO服务器，然后打开服务器帐套维护，选择新建帐套，建帐过程共7步，此过程一定要与客户共同建帐。其中用圈中的是建帐后不可修改内容，没有被圈起的是可改项。(1)、帐套参数：（2）、单位选项：该步骤可以选择商业、工业帐套，选定后不可改动。（3）帐套功能：（4）往来核算：（5）、工资选项：（6）、科目设置：（7）、凭证选项：2、注册智能IP 打开服务器窗口，点击工具菜单下的智能IP，然后按照提示按步骤操作，在右下角任务栏显示E2PRO智能IP图标，右键单击注册智能IP，显示如下窗口，填写相关资料，成功后会给回一个标识码，然后在远程客户端需输入该标识码。注册智能IP时网络必须可以上internet网络。3、操作权限维护a、在“维护”菜单下点击“操作员定义及授权”功能，系统进入到操作员权限界面： b、先选择一个用户组或用户，然后点击“编辑”按钮下“授权”操作功能，系统弹出授权界面，选择一个模块功能或功能模块下的单个模块或操作功能，根据需要选择某项权限，单击左键打勾即可，“授权”完毕，点击“保存”按钮保存授权结果，返回到上级界面。 敏感数据保护包括销售毛利率、销售毛利等数据。c、单据选项设置单据编号可以由用户自定义，而且单据中金额等敏感数据可以设定敏感数据保护，只有给相应的权限才可以看到。注意：如果对某根节点授权，那么该分节点和分节点下所有的节点和节点下的应用功能都和当前的授权结果相同，可以对操作员组授权，也可以对操作员授权，组的权限是操作员权限的交集，操作员可以大于组的权限。第六章 软件培训计划根据实施计划，在系统的软硬件环境都准备好后，系统初始化前，有必要对用户进行各方面的培训。在整个E2PROPRO系统的实施过程中，培训效果的质量将直接影响实施效果的质量，实施完成后运行能否见效最重要的因素是应用系统的用户对本系统的接受程度和对系统的操作能力。同时在培训的过程中也能进一步加强跟客户的沟通，熟悉客户的现有作业流程。因此，在软件实施阶段必须重视培训工作，抓好培训计划制定的质量，培训计划应有如下内容： 培训目的； 培训内容； 参加人员； 计划人数； 预期效果。第一节 培训方式一培训时机：应在签约后1.5到2个月内完成。二培训时间：2-5天（可根据客户的实际情况调整）。三培训地点：1原则上培训都应在客户处；2如客户数量较多时，可考虑在公司定期开设培训课程，客户可根据具体情况选择报名参加培训。四注意事项：1 顾问人员应在每次培训前把该次培训的时间、内容、建议参加培训的人员等资料传给客户负责人确认；2 客户应根据培训人员指派建议表来安排相关人员准备参加培训，同时应准备好相应的培训环境及设施，如教室、电脑、投影仪、白板等。 第二节 培训方案在E2PROPRO实施项目中，规模比较大的培训一共有三次，而这三次培训的内容、对象、目的以及方法都有着很大的不同，具体表现在：1）、E2PRO理念培训：可以在项目启动后一周内举行，面向企业中高层领导干部、业务骨干，根据企业规模的不同，参加人数少则30人，多则可能达到100余人。这个培训主要为就三个思想与认识的问题达成共识，即“为什么企业要实施E2PRO？”、“实施E2PRO有哪些主要工作要开展？”、“E2PRO实施中各项工作的关联关系和相互影响如何？”这个培训宜采用比较生动的形式，把E2PRO的一些大道理讲明白讲透彻。2、E2PRO模块培训：培训对象是企业的项目核心小组、职能小组、IT组成员，重在传播“E2PRO的思想在各个模块中的实现思路如何？”“E2PROPRO各个模块能做什么事情、不能做什么事情？”3、操作培训：紧密结合企业实际，面向企业各个应用节点的操作人员，即E2PROPRO的用户。由于E2PROPRO的操作涉及方方面面，所以往往分部门、分岗位地进行有针对性的培训，如“成本会计”这个岗位的学习重点就是掌握E2PROPRO成本管理方面的操作。这个培训要结合上机操作，详细地介绍相关窗口、功能按钮、字段含义、报表内容等等。所以，相对来说，E2PROPRO模块培训是软件思想层次的、是“形而上”的；E2PROPRO操作培训是软件操作层次的、是“形而下”的。由于E2PRO是大型企业管理软件，比企业以前接触的一些其他软件要复杂得多，要深入了解其中一个模块各种参数的使用，往往也需要数月的时间。为了避免“只见树木，不见森林”，即那种一上来就看界面、而不知道为什么要有这些界面的学习方法，我们在E2PRO模块培训中提出的学习思路是：只有先了解E2PRO模块实现的基本概念（其中大量概念的涵义不同于手工模式下的日常运作，需要认真理解），才能有效率地开始对模块功能的逐步学习。关于这个漫长艰苦的学习过程，我们可以用一条“学习曲线”来形容：不难看出，刚开始学习E2PRO模块时，大都怀着一股新鲜劲儿，不久呢，发现竟有些东西很抽象很枯燥，不免有了挫折情绪，甚至一培训就犯困、一上机就头疼。好歹坚持过这一阵儿，慢慢对这个模块的整体构架和主要功能找到感觉了，便会有一种豁然开朗的愉悦感。但是，随着在业务中每天重复这些操作，人又很容易麻木了，只有当继续学习到E2PRO系统的其他相关模块，逐步建立对E2PRO这个高度集成的系统的融会贯通的理解，这时，才算达到“大彻大悟”的高级境界。要保持这种学习热情、提高学习效果，还是要先过思想认识这一关。我们就“为什么要进行模块培训”进行了介绍，原因可以总结为以下几点：1.模块培训的目的不是使参加者现在学会怎么用E2PRO软件来做业务。2.掌握了E2PRO模块实现的基本概念，可以为以下工作提供沟通的便利：E2PRO详细解决方案的讨论、基本数据的准备以及实施的各项后续工作。3.E2PRO软件是商业化的通用软件，一个企业不可能把其中100%的功能都用起来，将来在企业应用的软件功能也同样只是E2PRO软件所有功能的一部分。但企业将来的业务在动态变化，谁来把这个软件长期用好？这需要了解E2PRO软件全局的企业自己的人员，他们肯深入钻研E2PRO的先进思想，灵活地运用E2PRO软件的其他功能，来解决企业发展过程中出现的新问题。4.来参加模块培训的人员，不仅仅是E2PRO软件将来的操作者，而且是E2PRO软件各个应用环节的指导老师，不仅要指导“怎么做”，还要能够指导“为什么这样做”、“能否做得更好？”，即能够回答：为什么要这样输入？为什么要这样操作？出现误操作怎么办？出现以前没有考虑过的例外业务处理怎么办？5.培训效果的体现：每次模块培训，我们会强调6-7个重点。参加培训的人员首先应切实掌握这些重点知识。学有余力的同志可以把这些思想及工具与实际工作进行结合，主动思考如何借助这些工具来帮助企业的业务工作。6.E2PRO是一个高度集成的系统，建议业务骨干、学有余力的人员索取所有模块的学习资料，以全面地理解E2PRO各模块的整合关系。以上这些方面，其实强调的还是“知识转移”的问题，也就是说：企业是E2PRO应用的主体，将来E2PRO的成功图景上是企业自己的人员在熟练自如地使用E2PRO系统进行业务处理与管理分析，早一天建立这种角色转变的意识，主动地从“要我学”到“我要学”、“我学会”、“我学好”，企业就会早一天达到E2PRO的全面顺利应用。对E2PRO实施公司来说，按照合同协议完成实施项目是第一个层次的要求，要做到主动地推动“知识转移”的过程、帮助企业建立一个E2PRO应用的团队、敦促企业着手进行E2PRO应用人才梯队的建设，则是对实施公司提出了更高的要求。而这些工作能否落实，关系着企业E2PRO应用的长期运行质量。当然实施人员可根据用户的实际情况，如用户对计算机软件的操作能力、对软件管理理论知识的了解程度、对E2PRO软件的应用要求等具体情况，灵活调整上述的培训课程安排。第三节 培训总结一培训考核实施顾问可在每次培训课程结束后，发放相关课程内容的书面资料作业，在下一次上课时回收作业，以提高培训人员的学习积极性。为检查培训的效果，在整个培训结束后，可对参加培训的人员进行考核。顾问应在培训前准备好相应的考试题，考试结果交由客户软件负责人存档，作为系统结案报告的一部分。二培训报告培训报告实际上就是对软件培训工作的检查，因此，总结报告应有接受培训的用户代表的评价意见与签字。培训总结报告的内容包括：1 培训实际人数；2 接受培训人员的满意度；3 实际效果。培训计划以及相关部门人员示例（供参考）系统类别课 程 内 容系统管理销售生产采购仓管会计行政课时(工作日) 系统管理使用权限设定帐套设置0.2 基本资料公司、库别、币别规划商品规格（色，码）0.3 库存管理1. 商品基本资料2. 盘点作业3. 库房进出作业4. 仓库报损0.5 产品结构1. BOM建立、设计变更2. 标准成本管理3. BOM自动请购作业0.2 订单系统1. 客户管理2. 报价、订单、出货0.3 采购系统1. 客户管理2. 核价、采购、进货0.5 应收应付1. 整帐2. 收付款0.2 生产管理1. 现场派工领料退料2. 生产入库外包管理0.5 销售管理1、 期初数据建立2、 销售业务0.3 物料需求计划MRP1. 生产排程及采购计划2. MRP模拟生产原理0.2 统计报表1. 销售分析2. 库存分析3. 进销存数据分析0.2第七章 实施资料收集与准备第一节 基础资料的准备基础资料是指录入各种单据、表单等系统正常运行所必须的基本信息资料，是整个E2PRO系统应用的基础。E2PRO系统实施要准备的基础数据包括系统参数、基础档案、期初数据等。l 系统参数系统参数是整个E2PRO系统的重要参数，主要包括：单位设定，商品规格，商品属性商品条形码，物料属性，库存报警等项目l 基础档案基础档案是商品和销售以及采购，生产的基本资料第二节 信息编码工作对于计算机系统来说，每条信息都应有它区别与其他信息的唯一标识，而对信息进行编码就是最好的方法。在录入基础资料之前，必须先对基础资料进行相应的编码工作。具体在E2PRO系统中，需要编码的信息包括：商品编码、仓库编码、客户编码、供应商编码等等。一编码工作的内容1建立编码体系，确定系统编码方案；2审定编码方案与编码框架；3具体编码，然后组织有关单位根据编码方案，对每种信息进行具体的逐一编码；4测试：编码体系建立后，必须进行严格的测试才能定版。具体的做法是：录入数据进行试用，所选数据要有广泛性、代表性。试用过程中检验编码体系的完整性、可扩充性，边改边用，直到适用为止；5 颁布：编码体系建立后，由各部门认可后，经企业负责人批准即可作为企业标准进行推广应用。建议用户认真编制并颁布企业编码方法手册、代码目录手册等供技术部门在制造数据确认时查阅。二编码的原则 编码应该反应分类：编码如果能够反应分类，则在打印报表时，同类的数据才会被汇总于一处，将方便被比较或汇总分类的一般原则是大分类号在前，小分类号在后，依序排列。例如编码时，可以第一、二位码表示大分类，第三、四、五位码表示中分类，第六、七位码表示小分类，之后则确定多少位码的流水号即可。如果担心日后有新增资料发生，则可以在分类号或流水号中预留一些空位号以便日后可以插入。 编码应该反应顺序：排序是计算机强大功能之一，资料在打印或查询时通常会依资料编码的大小顺序由小到大（或由大到小）排列。因此如果我们需要资料在打印时按照某一种顺序排列，就应该在编码时对于资料编码的大小顺序事前加以规划。 变动属性不应纳入编码：有些资料的某项属性如果在未来有可能发生变动，则绝不可将该属性纳入编码中。否则，一旦发生变动时，是否要修改编码将会成为十分困扰的抉择。例如员工所属部门就不可纳入员工编码中，因为员工调动部门是经常可能发生的；其它如客户所属的责任区，商品的分类码，业务员的所属区域等等皆是如此，正确的方法，应将这些属性另设独立的字段表达。 编码越简短越好：编码之目的在求简化，因此编码位数愈少愈好。如此，可以节省阅读、抄写、输入的作业时间，增加数据处理之效率。另外，由于编码简短，在处理的过程中出错的机率也能够因而降低。 避免采用有意义编码：很多人在设计编码时都希望让编码反映某些意义，目的在使编码容易记忆或者可以望字生义。因此往往用英文单词前缀或缩写字母冠于编码上，在编制编码时往往喜欢把一些规格、尺寸等属性直接反映于编码中。或许在资料数量较少时这种方式的确可以获得一些方便。但在资料数量庞大时这种方法事实上已收不到易记的效果反而使分类性、顺序性、弹性及唯一性等更重要的编码原则难以兼顾结果只是白白增编码工作的困扰而已。有许多行业特别是电子电机装配业常常就是为了要理出有意义的编码体系而使得编码工作变得异常艰巨、耗时甚至编码编制工作到一半就夭折而难以继续下去，却发觉实在不易遵行原来进行的编码原则。事实上编码仅仅是事物的代码。是在计算机化时作为使用者与计算机之间的沟通工具而已。它甚至可以不需要具备任何意义就像我们的身份证号码一样。如果能体会这一观点那么即使有上万事物的编码也可以在短短两、三周内就完成整个编码工作。在国外甚至有许多公司干脆就用随机数法则直接表示事物而丝毫不会影响计算机作业的进行。因为在处理数量庞大的计算机化作业中我们不需要也不可能去记忆一个编码所代表的事物。我们要知道的只是事物的品名规格（Description）而所有需要的数据在打印或显示时品名规格都会伴随编码出现。 避免使用特殊符号：有人为了使编码段落分明而在编码中使用符号或者在编码中夹杂.等特殊符号。这些符号之使用将影响输入之效率而在口述编码时亦会造成不便因此最好避免采用。其实编码在使用一段时间后自然会适应不必刻意去使用一些特殊符号让段落分明。如果非用这些符号不可则应该让符号出现之位置加以固定否则反而易生困扰。 编码长度应求一致：编码长度一致可使阅读或输入时一眼即可发现异常错误。再者一致的长度在我们附加检查号码时也将方便许多。如果在实际编码时很难求取编码位数的一致则至少要求同一类者位数一致。譬如在编码时成品和原料的编码就可能长短差距很大但我们可以让成品编码与原料编码个别有其一致的长度。另外一种方式即将编码短的位数以0来补齐。 编码应有防错功能：当编码位数愈长时我们在阅览、口述、书写及输入一串阿拉伯数字构成的编码时发生错误、漏字、次序颠倒、重复等错误的机率就愈为频繁。有时这种错误会导致资料张冠李戴之严重后果。因此只要编码长度超过10码以上者就应该考虑在编码后加上一位检查号码而视为编码的一部分。如此我们即可用计算机来判断并警告资料输入时发生的错误。第八章 系统试运行及系统初始化 用户相关人员经过系统的理论、操作培训，并通过上机实践通过后，实施工作进入实质性阶段-系统试运行。E2PRO系统在正式启动前，必须初始化整个系统，即填入系统使用的基础资料。E2PRO系统的各个模块有严格的先后逻辑关系，在基础资料的准备的过程中要按照一个制定先后次序进行合理的安排。基础资料 货品资料： 用户需准备货品的编码，名称，属性，规格，物料来源，单位（可多单位，即基本单位和辅助单位）等资料，更重要的是每个仓库的期初数量和金额，（期初数量不能为负）（1）输入货品编码与品名、规格货品编码：用来输入货品的相关代码，格式为位字符，由汉字、字母、数字、空格的组合，此为必须输入项；助记码：主要是为方便记忆，提高录入单据或业务、报表查找的速度，用另一种方法表示客户、供应商、货品等资料的名称。助记码可以是40位字符，由汉字、字母、数字、空格等组合而成，助记码可以修改。条形码：条形码是由一组宽窄不等、黑白相间的平行条纹表示字符的一种代码,可以由光学方法通过横向扫描读出，也可手工输入。品名：用来输入货品的名称，格式为位字符，由汉字、字母、数字、空格的组合，此为必须输入项；规格：用来输入货品的规格，格式为位字符，由汉字、字母、数字、空格的组合；【提示】：货品资料只要求编号唯一，名称可以相同。（2） 基本信息的输入：货品的基本信息包括货品属性、货品类别、计量单位、ABC分类、供应商、MRP运算、产生采购请求、界面描述、备注1、备注2、备注3、存货信息（可否组装/拆卸），是否副产品等。货品属性：系统提供了库存商品、原料、非库存商品、劳务/服务、其他收费项目、自制半成品、折扣等等，您只需从下拉列表中选择一个合适的属性即可；【注意事项】：货品属性各项目是系统己经预先设置好的，用户不能增加；在本系统中把在销售与采购过程中发生的运杂费视为一种货品，其货品属性设置为劳/服务属性；发生的商业折扣也可视为一种货品，其货品属性定义为折扣；准确地定义好每种货品的属性，才能方便后续的操作。比如：在生产管理系统中的产品物料清单模块中，只有将货品定义为自制品的才能参与产品的用料定额设置。货品类别：用户可以根据企业目前采用的类别，此部分内容在货品相关资料中输入，此处加以引用而已；计量单位：此部分内容在货品相关资料中输入，此处加以引用而已；界面描述：对产品特点的描述。备注1、备注2、备注3：基础资料的辅助说明。分类：是根据货品的价格和数量占库存的百分率，以A、B、C三种不同的库存管理标准，来划分货品的重要程度，采取不同的措施管理存货的一种方法。物料来源：主要有四种来源：自制件、外购件、外包加工件、虚拟件、货品组。（见：物料来源）供应商：原则上作为材料的货品资料上要注上日常供应商，方便生产系统物料需求分析生成的采购订单自动默认供应商；MRP运算：即物料需求计划运算，选择此项，系统自动根据生产计划的投产的时间、库存信息、采购提前期等计算出货品需求的数量与时间，从而进一步确定采购订货的数量及日期。 MRP运算公式： 净需求 = 毛需求- 库存可用量 + 安全库存 详看请点击：运算过程 产生采购请求：供应商：原则上作为材料的货品资料上要注上日常供应商，方便生产系统物料需求分析生成的采购订单自动默认供应商。可组装/拆卸：该复选框为空白时表示该货品不能进行组装或拆卸，反之，则表示可以进行组装或拆卸。如果用户中生产的产品主要是由组装而成或某些主要产品（半成品）是由其他半成品（原料）直接组装而成时，应该选择此复选框。点击可组装/折卸复选框后，您会发现此时在价格信息页面后增加了一个组装信息页面，点击组装信息页面，您可以设置该货品的组装产品数据。前提：用来组装该库存商品（原料）的货品也需要设置为可组装与拆卸；副产品：只有当货品属性为库存商品或自制半成品，且物料来源为自制件时，此项目才能开启设置。单位设置1）、功能介绍：用户设置了基本单位和辅助单位及换算率后，在录入进销存业务单据时，选择常用单位输入，系统自动转为基本单位进行成本核算。例如：牙膏的基本单位是支，经营业务中加以纸箱包装的，通常一箱含20支（或40支）；录入销售或采购出、入库的一批牙膏2000支的业务单据，可以选箱作为单位，输入数量：100（或50）即可。在相关凭证或报表中显示的，是已按设置的换算率转为基本单位支进行核算的结果数据。2）界面信息包括：该货品单位、换算率、基本单位标记。 单位：点击下拉按钮，选择该货品的单位名称填上；换算率：基础单位与辅助单位之间的换算率；基本单位标记：若当前单位设为基础单位，点击空白处，显示绿色勾号，否则为红色叉号X；提示：单击右键添加单位，可继续设置。无论是单一单位或多单位，一个货品能且只能设置一个基础单位。价格信息的输入：输入货品的参考进价或参考售价。参考进价：即成本价，购进同类型货品的参考价格，参考进价可以为0，但不可为空。；参考售价信息：可以定义五级批发价，定义售价级别可以进一步确定客户享受哪种销售价格，当您开具销售订单或销售发货单时，在先选择品名规格，后选择客户时，系统自动在单价栏处调用此商品的最近售价，若操作过程相反，则系统会在单价栏自动将该货品对应该客户售价级别的销售价格调用出来。最高进价、最低售价：定义后，在采购或销售的活动中开单时录入单价，如果超出或低于定义的最高进价、最低售价，系统自动提示，列示该货品的编号、品名、规格、最低价、现价信息，并询问是否继续。最近进价、最近售价：在发生采购和销售业务后，可以在此窗口随时反映此货品的最近进价或最近售价情况；（实现售价按客户跟踪。销售货品时，即时查看到该客户销售该货品的各级别售价，同时还查看该货品的销售动态，即对所有客户和该客户的最近售价。客户售价级别实现个别或分类管理，即按客户设置某种货品或某类货品的级别售价，实现同一客户销售不同货品采用不同的售价级别和最低销售价。） 成本价上限、成本价下限：最高成本价及最低成本价，控制调价单的货品调价。 组装信息的设置：该页面包括了组装货品编码、组装货品品名规格、组装数量和单位等信息，您只需选择组装产品、并输入相应的数量即可。计划成本价的输入：用户采用计划成本法核算存货时，如果将货品的属性定义为原料，则会在核算科目页面前增加一个计划成本价页面，用户必须在此页面输入该货品各个期间的计划成本价。 核算科目的设置：核算科目：用来设置货品采购、销售、生产领料、委托加工、折让等业务时所计入的收入与支出科目，取得货品的存货对应科目。此项目必须选择。不同属性的货品所设置的核算科目是不同的。在定义核算科目时，一定要定义到每类科目的最低层明细科目，否则系统不能生成会计凭证。系统在销售、采购、结转成本等环节生成机制凭证时，其科目会引用到该处货品所定义的核算科目； 科目设置之后您可以通过存货财务信息核算报表查询；此操作也可以集中进行。此编辑界面提供了【复制选项】按钮，其中包括了货品资料的10个可复制选项，您可以点击某个复选项（打），选择欲复制的项目，当您继续增加新的货品时系统会将设置了复制项目的货品复制到当前资料，您只需修改其中的某个资料即可，这样，