如何开一个高效的会议.ppt

1,如何开一个高效的会议,2,高效会议技巧 学习目标,学习目标,了解高效会议特征及流程 掌握高效会议主持技巧 解决会议主持中常见问题,3,高效会议技巧 主要内容, 如何理解会议 怎样开好一个高效会议,主 要 内 容,4,高效会议 如何理解会议, 会议的含义 需要思考的问题 明确会议目的 会议的分类及特征 避免会议综合症,5,如何理解会议 会议的含义,会议： 相关人员聚在一起，每人承担不同角色，就关键问题进行沟通的过程。,6,为什麽要开会 需要思考的问题,需要思考的问题 开会必要性 会议形式 会议绩效目标,高效会议 如何理解会议,7,为什麽要开会 明确会议目的,开会能够帮助我们： 开展有效沟通 信息交流与培训 协调工作矛盾 解决工作问题 决策与资源共享,高效会议 如何理解会议,8,为什麽要开会 避免会议综合症,会议的分类 及特征 工作例会 问题研讨会 宣贯传达会 决策型会议,高效会议 如何理解会议,9,为什麽要开会 避免会议综合症,避免会议“综合症”,高效会议 如何理解会议,10,高效会议 主要内容, 如何理解会议 怎样开好一个高效会议,主 要 内 容,11,怎样开好一个高效会议,12,高效会议 怎样开好一个高效会议,怎样开好一个高效会议 高效会议特征 会议流程及注意问题,13,怎样开好一个高效会议 高效会议特征,高效会议特征 简短、高效、有针对性，按计划达成会议目标。,14,怎样开好一个高效的会议 会议流程及注意问题,会议准备,开始,展开,归纳,结束,会后追踪,会议进行,会议流程,15,怎样开好一个高效的会议 高效会议基本环节及注意问题,会议准备,开始,展开,归纳,结束,会后追踪,会议进行,怎样开好一个高效的会议 会议流程及注意问题,16,高效会议注意问题 会议准备,会议准备 会议主题 采取方式 时间/地点 参会人员 会场设计及会务,会议流程及注意问题 会议准备,17,高效会议注基本环节及注意问题 会议议题与议程,议题与议程： 确定议题时需考虑： 议题内容与目的密切相关 针对议题涉及内容合理分类 重要内容专人负责 专项议题预先准备资料,怎样开好一个高效的会议 会议流程及注意问题,会议流程及注意问题 会议准备,18,高效会议基本环节及注意问题 会议议题与议程,确立议程考虑因素： 议程较长（超过2小时）或议题过多，可安排多次短会。 报告较长，可提供书面资料，会议只讨论最重要议题。 注意重要议题排列顺序。,怎样开好一个高效的会议 会议流程及注意问题,会议流程及注意问题 会议准备,19,高效会议基本环节及注意问题 几个注意问题,会务准备 会议通知 人员落实 会场布置 仪器设备 交通饮食 其它,会议流程及注意问题 会议准备,20,会议流程及注意问题 会 议 进 行,会议准备,开始,展开,归纳,结束,会后追踪,会议进行,21,怎样开好一个高效的会议 高效会议基本环节及注意问题,会议进行四环节 主持会议技巧运用,会议进行,会议流程及注意问题 会 议 进 行,22,怎样开好一个高效的会议 高效会议基本环节及注意问题,会议准备,开始,展开,归纳,结束,会后追踪,会议进行,会议流程及注意问题 会 议 进 行,会议流程,23,目标管理 如何理解目标管理,参会人员四个角色及职责 主持人 时间控制 会议记录 其他参会人员,几个注意问题 参会人员四个角色及职责,会议流程及注意问题 会 议 进 行,24,目标管理 如何理解目标管理,会议主持 参与会议准备 宣布会议开始 提出会议议题 控制引导进程 评价会议效果 会议结果追踪,高效会议基本环节及注意问题 几个注意问题,几个注意问题 参会人员四个角色及职责,会议流程及注意问题 会 议 进 行,25,目标管理 如何理解目标管理,时间控制 控制开始/结束时间 提醒发言时间 调整会议进度 安排休息时间,高效会议基本环节及注意问题 几个注意问题,几个注意问题 参会人员四个角色及职责,会议流程及注意问题 会 议 进 行,26,目标管理 如何理解目标管理,会议记录 准确记录会议要点 核实重要信息 撰写会议纪要,高效会议基本环节及注意问题 几个注意问题,几个注意问题 参会人员四个角色及职责,会议流程及注意问题 会 议 进 行,27,目标管理 为什么实行目标管理,良好的开场 按时开会 明确主题 解释议程 明确规定,几个注意问题 良好的开始,会议流程及注意问题 会 议 进 行,28,怎样开好一个高效的会议 高效会议基本环节及注意问题,会议准备,开始,展开,归纳,结束,会后追踪,会议进行,会议流程及注意问题 会 议 进 行,会议流程,29,怎样开一个高效的会议 达成会议目标,达成会议目标-会议扩展技巧 “虚拟”小组 脑力激荡 图文呈现 划分小组,会议流程及注意问题 会 议 进 行,30,目标管理 如何理解目标管理,“虚拟”小组 作用：提供信息，集思广益 步骤： 小组研讨前，每人写出意见； 汇总整理，形成意见清单； 反馈小组成员，分别评估 核对整理结果，提交会议,怎样开一个高效的会议 达成会议目标,会议流程及注意问题 会 议 进 行,31,目标管理 如何理解目标管理,脑力激荡 作用：与会成员运用创造力，提供多方面建议，供选择决策。 要求： 成员踊跃发言 不要讨论观点 不提反对意见 可在观点上发挥 记录所有观点,怎样开一个高效的会议 达成会议目标,会议流程及注意问题 会 议 进 行,32,目标管理 如何理解目标管理,图文呈现 作用： 运用不同呈现方式，便于收集归纳。 步骤： 陈述表达，用不同词描述 运用文字、图形、图表清晰描述 分类、归纳整理，提炼问题,怎样开一个高效的会议 达成会议目标,会议流程及注意问题 会 议 进 行,33,目标管理 如何理解目标管理,小组划分 作用：调动与会成员积极性，收集建议，便于研讨 步骤： 分成3-7人的小组，与会成员可自由发言 确认组长，承担小组会议主持 复杂问题，可由小组分别负责，进行研讨 小组研讨，向会议提交结果,怎样开一个高效的会议 达成会议目标,会议流程及注意问题 会 议 进 行,34,怎样开好一个高效的会议 高效会议基本环节及注意问题,会议准备,开始,展开,归纳,结束,会后追踪,会议进行,会议流程及注意问题 会 议 进 行,35,目标管理 如何理解目标管理,会议归纳技巧运用 对应目标分析 A、B、C分类 利用压力排序 小组投票确认,怎样开一个高效的会议 达成会议目标,会议流程及注意问题 会 议 进 行,36,怎样开好一个高效的会议 高效会议基本环节及注意问题,会议准备,开始,展开,归纳,结束,会后追踪,会议进行,会议流程及注意问题 会 议 进 行,37,目标管理 为什么实行目标管理,会议结束 达成共识 明确行动计划 落实责任人 确认监控措施 会议效果评估,几个注意问题 成功的结束,会议流程及注意问题 会 议 进 行,38,会议流程及注意问题 会 议 进 行,会议准备,开始,展开,归纳,结束,会后追踪,会议进行,39,会议流程及注意问题 主持会议技巧运用,会议进行四环节 主持会议技巧运用 会议中的四种角色 倾听与提问 有效控制会议进程 有效激励会议,会议进行,40,会议冲突的六个原因,价值观差异 感觉差异 角色压力 地位冲突 个性冲突 目标冲突,41,目标管理 目标管理的好处,倾听-支持每人的发言权力 运用四到（眼、手、耳、心） 适当发言 避免打断别人 支持每个人发言,怎样开好一个高效的会议 主持会议技巧运用,42,目标管理 目标管理的好处,正确提问-信息来源充分 指明发问 交替发问 对全体发问,怎样开好一个高效的会议 主持会议技巧运用,43,目标管理 目标管理的好处,会议控制常遇到的问题： 问题一：会议一言堂 问题二：会议跑题 问题三：会议延时 问题四：议而不决 怎样有效控制会议？,怎样开好一个高效的会议 主持会议技巧运用,怎样开好一个高效会议,会议流程及注意问题 主持会议技巧运用,44,目标管理 目标管理的好处,有效控制会议进程 与职务较高，爱讲话的人事先沟通，确保合作 坐在“不安分子”旁边，及时提醒 提醒注意会议规则 运用非语言技巧 果断打断发言过长的人 采取轮流发言的方法 给爱干扰会议的人找事做,怎样开好一个高效的会议 主持会议技巧运用,会议流程及注意问题 主持会议技巧运用,45,目标管理 目标管理的好处,会议激励常遇到的问题： 问题一：会议冷场 问题二：对议题不感兴趣,怎样开好一个高效的会议 主持会议技巧运用,怎样开好一个高效会议,会议流程及注意问题 主持会议技巧运用,怎麽办？,46,目标管理 目标管理的好处,两个有用的工具： 停车场 建议箱,怎样开好一个高效的会议 主持会议技巧运用,怎样开好一个高效会议,会议流程及注意问题 主持会议技巧运用,47,目标管理 目标管理的好处,有效激励会议 开场明确目标 创造畅所欲言氛围 鼓励参与，及时称赞 让与会成员充分沟通。 合理处理争议与矛盾 掌握击活会议技巧,怎样开好一个高效的会议 主持