时间管理-经典课件啊.ppt

第一讲 时间的真谛,时间的意义 时间的划分 时间的运用 时间的价值,【本讲要点】,1.1 时间的重要性,故事给我们的启示 这个故事让人联想到：人们正处在一个激烈竞争的世界，你必须参与一场人生的竞赛，而这场竞赛的对手可能是你的同事，也可能是你生意场上的对手。然而，不管怎样竞争，最让你感到束手无策的一样东西时间。时间就好比故事里的狮子一样，怎么跑也不能跑得比它快。你不断地去尝试走在时间的前面，例如平时做事要快一点，把工作时间延长一点，但是久而久之，到了极限，你就会变得心力交瘁，最后还会感叹到：什么都做不到，甚至会说没有时间。 虽然你经常抱怨没有时间，但是你确实从早晨忙到晚上，甚至废寝忘食，忙到没有家庭观念，没有休闲活动。但回头来看，你仍感到非常地沮丧、无奈甚至焦虑，感到时间还是不够用。,【自检】,请回答下列问题： (1)你的时间够用吗？ _ (2)你如何看待以下问题? 时间就是金钱吗？ 时间=金钱 金钱对你的意义重于时间吗？ 时间金钱 时间对你比金钱更有价值吗？ 时间金钱 你选择哪一种答案？_ 相信每个人答案是不尽相同的。 【案例】 曾经有一家顾问公司对100名经理人做过一次调查，结果表明： 仅有1人认为有足够的时间； 10人认为需要10%的额外时间； 40人认为需要25%的额外时间； 其余的人认为需要多于50%的额外时间。 从这个数据可以感觉到，很多人需要有更多的额外时间。 事实上：,时间不只是金钱； 时间比金钱更有价值； 时间就是生命,1.2 时间的运用,时间运用分为几类时间：大块时间、 首要时间、零碎时间、固定时间、安静时间、 弹性时间、交通时间。 1）大块时间 你每天都要用一大部分的时间来完成当天重要的事情，大块的时间至少需要两个小时。其实也可以分散地安排大块时间，这样安排时间你便会觉得身心愉快，且会产生一种成就感。 2）首要时间 首要时间与大块时间接近，它指每天早晨的那段时间。有人把早晨的时间用来进修，有人把早晨的时间用来运动，有人把早晨的时间用来做一些重要的思考，因人而异。 3）零碎时间 零碎时间看起来好像不太重要，但是这种时间如果能够把它积少成多，化零为整，把那些小块时间充分利用起来，以很少的时间来做一些小事，坚持下来，也是非常可观的。零碎时间称为时间的存储器。 4）固定时间 如果觉得某项工作在某个时段内进行效果最好，把它固定下来，就称为固定时间。,一日之际在于晨。,1.2 时间的运用,5）安静时间 读书也好，工作也好，是否能够专心有效， 环境的因素是很大的，不少办公室都感觉到非常吵闹， 工作经常受到干扰，这时可以由大家互相来约定，安排一段安静的时间。 6）弹性时间 每一项工作都需要时间，最好是留有弹性，即预估的时间应该稍微宽裕些。可以在两三项工作之后，安排一个弹性时间，来弥补以前还没有做完的事情，或者说是留作被干扰以后的调节时间。弹性时间不能够太长，10分钟甚至20分钟是比较适当的。 7）交通时间 一般人对交通时间都是用两个字来形容：抱怨，特别是居住在大城市或者都市里的人。 所以要工作有效率，就要学习如何去缩短或利用你的交通时间，例如早点出门，晚点回家，选择走哪条路线，坐车的时候你还可以思考一些问题，可以听听音乐，看看书，充实自己。,1.3 时间的划分,时间可以花费在不同的事情上， 因此就有了工作或学习时间、休闲时间、 家庭时间、个人时间、思考时间等。 1工作或学习时间 时间用在工作，或用在学习上，称为工作或者学习时间，它是为了谋生以及充实生活。学习是谋生前的准备，或者是工作时的进修，也是为了充实生活。工作并不是你生命的全部，活到老、学到老的终身学习的观念已经来临。学习的重要性与日俱增，每个人都必须抽出一部分时间来学习新知识或者熟悉新事物。 2休闲时间 休闲时间包括休息、睡眠及体育活动。人生就像马拉松比赛一样，你别一开始就猛冲，浪费甚至透支了你的体力，要懂得放松，要养成一种良好的睡眠、休闲以及运动的习惯，才能把每一个人的身体状况调整到最佳状态。 3家庭时间 家庭是你休息最佳的避风港，只有家人与你没有所谓的利害关系。你要跟家人真心地相处，不要到了需要时你时才回家，你才懂得去珍惜亲情。 4个人时间 个人时间是用来修身养性、充实自我的，是完全属于个人独自享受的时间。个人时间就是自己跟自己约会的那种时间。每个人不论是求学还是工作，甚至在家中，都有一种不允许被侵犯的个人时间，利用这些时间人们可以充实自己。 5思考时间 思考时间就是思考未来的时间。思考时间可着重用在计划自己未来的发展，也可用在反省以前自己所做的事情是否正确，是不是值得等。思考如何再改进，如何再调整，如何让自己变得更好，而不必特别为了什么目的思考，可以天马行空地去想象，可以胡思乱想，如果发现了一些好的想法，或者是一些好的理念就应该立刻把它记下来。,1.4 时间的价值,时间的价值基本上分两种： 一种叫做无形的价值，另一种叫做有形的价值。 无形价值 时间的无形价值是把时间投资于你的工作、家庭、社交的功能方面，建立工作关系、家庭关系、人际关系等。你为此花掉时间，但它带给你的收获可能是无法用金钱来衡量的，这叫做无形的价值。 有形价值 时间的有形价值是指你所苦心开拓的许多家庭关系、社会关系，会在以后带来有形的报酬。例如你是一名销售人员，拜访客户，跟客户建立关系，最后与客户达成交易，你定会有报酬。 其实：, 时间具有有形和无形的价值。 浪费自己的时间，等于是慢性自杀。 浪费别人的时间，等于是谋财害命。, 时间对每个人都是平等的； 每个人都有相同的时间； 但时间在每个人手里价值却不同。,【自检】,你的时间价值是多少，你计算过吗？ 请根据下表来计算一下你的时间价值： 你的时间价值几何 你的时间价值： 每天_元 每小时_元 每分钟_元 那么，人们该如何管理时间，让自己的时间增值，让自己更有成就？,可以支配的时间就是财富本身马克思 世界上最珍贵的东西就是时间爱迪生 人类都忽略了时间的可贵，失去它，才懊恼不已伏尔泰 要充分利用时间，每一事务都要安排时间富兰克林 时间是最高贵而有限的资源。彼德杜拉克,【总结】,本讲主要从时间的意义、特征、 功能、价值以及时间运用几个方面， 阐述了时间的真谛。时间不只是金钱， 时间比金钱更有价值，时间就是生命。 时间具有无形的价值和有形的价值。 时间对每个人都是平等的，每个人都有相同的时间，但时间在每个人手里价值却不同。 因此珍惜时间才是你生命中最重要的事情。 学习时间的管理是非常必要的。,第二讲 对时间管理的认识,时间管理的定义与目的 时间管理理论的历史演进 时间管理的误区,【本讲要点】,2.1 时间管理的定义与目的,2.1.1 时间管理定义 时间管理是在日常事务中执着并有目标地应用可靠的工作技巧， 引导并安排管理自己及个人的生活，合理有效地利用可以支配的时间。 2.1.2 时间管理的目的 时间管理的目的就是将时间投入与你的目标相关的工作，达到“三效“,即效果、效率、效能。, 时间就是生命，时间就是金钱。 人们往往是重视生命，乐于理财，而忽略了时间管理。 善用时间，就是善用自己的生命!,胡适先生 ：珍惜时间，不要抛弃学问。,每天花1点种看10页有用的书，每年可看3600多页书； 30年读11万页书。,效果，是确定的期待结果； 效率，是用最小的代价或花费所获得的结果； 效能，是用最小的代价或花费，获得最佳的期待结果。,2.2 时间管理理论的历史演进,学习时间管理，首先了解一下 时间管理理论的历史演进。因为科技发展的过程中， 每一个人追求的就是更好的效率、效能、效果。 在追求的过程中，如何去节约更多的时间， 如何把时间投入到最有效率的结果上，历史上曾存在几种方式，这种方式间发生的变化就好像一个历史的演进。 第一代时间管理理论 基本是备忘录型。一方面顺其自然，另一方面也会追踪时间的安排。备忘录管理的特色就是写纸条，这种备忘录可以随身携带，忘了就把它拿出来翻一下。如果今天一天结束完成了大部分的事情，就可以在备忘录上划掉，否则就要增列到明天的备忘录上。这就是第一代时间管理，叫做备忘录的时间管理。 这种时间管理的优点是：重要的事情变化时的应变力很强，是顺应事实的。另一个优点就是没有压力，或者压力比较小。备忘录型的管理便于追踪那些待办事项。 但备忘录管理没有严整组织架构，比较随意，所以往往会漏掉一些事情。忽略了整体性的组织规划，有时候会面临一种好像在应付状况或者在应付一些工作上的事情，这是第一代时间管理的缺点。 第二代时间管理理论 强调的是“规划与准备”，特色是记事簿。特点是制定时间表，记录应该做的事情，表明应该完成的期限，注明开会的日期等等。 这种管理模式优点是追踪约会以及应该做的事情。通过制定的目标和规划完成的事情达成率比较高。 缺点是容易产生凡事都要安排的习惯，找不到思考的空间。,2.2 时间管理理论的历史演进,第三代时间管理理论 主旨是“规划、制定优先顺序，操之在我”。 这一代的管理强调的是价值，制定中长短的目标以期实现一种价值观。因此它的特色就是将每天活动，写在纸上或者输入计算机，详细地规划各式各样的规划表或者组织表。它主要是为了提高工作和生活效率。 第三代时间管理的优点是比较强调价值观，以价值为依据，或者以价值为导向的一种生活工作的方式。它能够发挥长期、中期或者短期目标的效果，也能透过每天的规划，安排优先的顺序，可以提高生产力；它的效率比较高，可以感到井然有序。 第三代时间管理的疏忽表现在忽略了自然法则，缺乏远见。因为它是以价值为导向，你要得到这些东西，你认为这是你生命中最重要的，所以在安排上往往会有些疏失，其实价值观未必是自然法则。 第四代时间管理 强调了一切以自然法则为中心的罗盘理论。这种管理法则超越传统上追求更快、更好、更具有效率的观念，它不是换一个时钟，而是提供一个罗盘，因为人走的多快是一回事，方向对才是最重要的。怎么走，不是求快，而是怎么向未来的目标接近。 这种管理理论强调的是每一天的行动，每一个时段的行动，都要与未来的目标很接近，所以它强调的是一种方向，也叫做正北理论。,2.2 时间管理理论的历史演进,表2-1 时间管理理论的历史演进 在你的生活过程当中，每一个决定不是离开你人生的目标很远，就是离你人生的目标很近。所以你每一个时刻都在做选择，每一个时刻都在做决定。,2.2.1 第四代时间管理的要素与核心,第四代时间管理的要素与核心是： 改变的是思想而不是行为，是一种思维方式的变革。 这种时间管理强调的是一种人生的远景，而这种人生远景的一个宗旨就是要学习怎么去思考未来，所以它是一种改变，这种改变是一种思想的改变，而不是行为的改变，是一种思维方式的变革。 掌握时间是迈向成功的秘诀： 怎样才能掌握时间呢?,时间是珍贵的资源； 时间是珍贵的日用品； 时间是你生命的基础； 没有时间，你什么事都做不成。,决定哪一件事情必须马上去做； 暂时把其他的事情抛开； 把你的全部精力投入到这项活动。,2.2.1 第四代时间管理的要素与核心,图3-1 时间的过去、现在和未来 时间的基本元素 时间的基本元素是事件，是过去的事，现在的事和未来的事。时间是由每一个时间的事件构成的。 图3-2 单个时间和时间的过去、现在和未来,2.2.1 第四代时间管理的要素与核心,时间管理的关键 时间管理的关键就是事件的控制， 即把每一件事情都能够控制得很好。时间管理是日常事务中执行的一种有目标的可靠的工作技巧，例如，如何安排你的生活，怎样去规划你的职业生涯或者工作的步骤，关键是合理有效地利用可以支配的时间。 很多人都有一句口头禅，请他帮一个忙，或者有什么事情找他，一般他总会讲：我没有时间。 那他到底什么时候有时间呢？成功与失败最大的差异性：失败者总会说，我没有时间。而一个成功的人，他一定会说自己能腾出时间来。这就是成功与失败最大的差异性。 赢得时间，就可以赢得一切。因为时间管理的关键就是事情的控制，所以能够把事情控制得很好，就能够赢得时间。因为时间就是生命的本身，连自己生命本身都管理不好，还能管理些什么呢?,【管理名言】 不能管理时间的人，就不能够管理一切。彼得杜拉克,2.2.1 第四代时间管理的要素与核心,学习时间管理的理由 时间是一种心态、心境的表现，你如何看待时间，如何运用时间，就是心态和心境的表现。良好的时间管理，是一种习惯的养成。有的人去锻炼，重视他的身体健康，他早晨起来去运动或者锻炼，他就是在善用每一天的这个时段，这是一种好习惯。有的人有固定思考的时间，把这个时间运用在规划未来上，这也是一种运用时间的好习惯。,时间是不能储存的 时间不会停止 时间也不可能增加 时间无法转让 时间是租不到，买不到，也借不到,2.3 时间管理的误区,所谓时间管理的误区， 是指导致时间浪费的各种因素。 以下列出时间管理的五个误区，请大家仔细阅读并分析，看看自已是否存在同样的问题：,误区之一：工作缺乏计划 误区之二：组织工作不当 误区之三：时间控制不够 误区之四：整理整顿不足 误区之五：进取意识不强,2.3.1 误区之一：工作缺乏计划,尽管计划的拟定能给我们带来诸多的好处， 但我们有的同事从来不做或是不重视做计划， 原因不外乎如下几条： 我们作为一个高新科技企业的员工，要步上职业化的道路，成为一个强调实效性的职业人士，不应该把以上原因当做工作中的借口，为什么呢？剖析如下： 综上所述，由于我们的工作缺乏计划，将导致如下恶果：,1、因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考 2、不做计划也能获得实效； 3、不了解做计划的好处； 4、计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心； 5、不知如何做计划。,1、固然有些事情是易行而难料的，但若过分地强调这一点，则有可能养成一种“做了再说”或“船到桥头自然直！”的侥幸心理。试问：房子燃烧的紧要关头，消防队员是否应立刻拿起水龙头或灭火筒进行抢救，还是应花费少许时间判别风向、寻找火源、分派工作，然后再进行抢救？ 2、不做计划的人只是消极地应付工作，他将处于受摆布的地位；做计划的则是有意识地支配工作，处于主动的地位、并提高工作效率。 3、由于目标中拟定假设的客观环境发生变动，计划与事实常常难以趋于一致，所以我们必须定期审察我们的目标与计划，做出必要的修正，寻找最佳途径。但如果是处于无计划的引导，则一切行动将杂乱无章，最终走进死胡同。,1、目标不明确 2、没有进行工作归类的习惯 3、缺乏做事轻重缓急的顺序 4、没有时间分配的原则,2.3.2 误区之二：组织工作不当,组织工作不当的主要体现在以下几个方面： 首先，学会如何接受请托： 其次，学会利用资源： 对于基层人员而言，要善于利用资源，学会从相关的部门或人员手中获取所需的资料，既节约了时间，又保证了信息的正确性 对于管理者而言，他们经常容易犯下面的错误： 其实每个人的精力都是有限的，尤其是管理者应当学会授权，将主要的精力和时间放在更重要的事情上。,* 职责权限不清，工作内容重复 * “事必躬亲，亲力而为” * 沟通不良 * 工作时断时续,1、担心部属做错事； 2、担心下属表现太好； 3、担心丧失对下属的控制； 4、不愿意放弃得心应手的工作； 5、找不到合适的下属授权。,2.3.3 误区三：时间控制不够,请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案： （1）为了避免对棘手的难题采取行动，我于是寻找理由和借口。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （2）为使困难的工作能被执行，对执行者下压力是必要的。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （3）我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （4）我遭遇了太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （5）当被迫从事一项不愉快的决策时，我避免直截了当的答复。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （6）我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （7）试图令他人为管理者执行不愉快的工作。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （8）我经常将重要工作安排在下午处理，或者携回家里，以便在夜晚或周末处理它。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （9）我在过分疲劳（或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制）时，以致无法处理所面对的困难任务。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （10）在着手处理一件艰难的任务之前，我喜欢清除桌上的每一个物件。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意,评分标准：,每一个“非常同意”评4分，“略表同意”评3分， “略表不同意”评2分，“极不同意”评1分。 我们通常在时间控制容易陷入下面的陷井： 不少中、上层管理者曾经指出，会议竟占去他们日常工作的时间的四分之一，甚至三分之一！然而更令他们感慨莫名的是，在这么多的会议时间之中，几乎有一半是徒劳无功的浪费！,总分小于20分，表示你不是拖延者，你也许偶尔有拖延的习惯 总分在21至30分之间，表示你有拖延的毛病，但不太严重。 总分多于30分，表示你或许已患上严重的拖延毛病。,1、习惯拖延时间。 2、不擅处理不速之客的打扰。 3、不擅处理无端电话的打扰。 4、泛滥的“会议病”困扰。,2.3.4 误区四：整理整顿不足,办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关，因为杂乱是人为的。“杂乱的办公桌显示杂乱的心思”是有道理的。让一个不富条理的人使用一个小型的办公桌，这个办公桌会变得杂乱无章，即使给他换一个大型的办公桌，不出几日，这个办公桌又会遭遇同样的命运。套用“帕金森定律”“工作将被扩展，以便填满可供完成工作的时间”，我们也可以导出“文件堆积定律”“文件的堆积将被扩展，以便填满可供堆积的空间。” 当你的上司向你索取一份技术资料，你是否能在第一时间从容不迫地递给他？当你需要一份信息时，是否满文件夹地翻个底朝天？下面是一份“文件处置测验”，看看你的文件处置系统是否完善。 文件处置测验 请快速地解答以下十二个问题。如你无法即刻对某些题目提供确切的答案，则请在题目前打问号“？”。 1、订购文具后所取得的帐单。 2、收到一本管理杂志，其中可能具有值得阅读的文章，但目前你无暇阅读。 3、来自上司的会议通知（下周一举行会议）。 4、某大学企管系学生寄来的问卷。 5、部属交来的（或是你个人的）一份用于准备下一个月业务报告的有关资料。 6、一封需要尽快回复的信，但你必须先打数次电话才能回复。 7、一位你经常接触的人告知新地址及新电话号码的E-mail。 8、组织内其它平行部门的来函，要求取得你的部门的市场（或其它）调查报告。 9、某管理顾问公司中寄来的出版物宣传单，你认为其中一、两本书也许值得订购，但你无法确定是否真正值得订购。 10、客户寄来的一封投诉信。 11、人事部门发出的有关员工考核程序的函件。 12、提醒自己明年及早准备财务预算的备忘录。 假如你在以上十二个问题的前面写上了两个或两个以上的“？”，则表示你仍欠缺一套完整的文件处置系统。你最好尽快设计这样的一套系统（包括你的纸面文件夹和电脑文件夹）！,2.3.5 误区五：进取意识不强,我们经常说到：“人最大的敌人就是自己”。 有些人之所以能够让时间白白流逝而毫无悔痛之意，就象前面我们提到的“小张”，最根本的原因就是他个人缺乏进取意识，缺乏对工作和生活的责任感和认真态度。主要表现在以下几个方面： 如果我们一直处于迟钝的时间感觉中，换句话说，当你觉得时间可有可无，不愿面对工作中的具体事务，沉溺于“天上随时掉下大馅饼”的美梦，那就需要好好反省自己了，因为你随时在丧失宝贵的机会，随时可能被社会所淘汰！ 好了，前面我们谈到了五个时间管理的误区，不管以前我们做得怎样，要记住：世界上所有的成就都是“现在”所塑造的。因此，我们要记取“过去”，把握“现在”，放眼“未来”。送给大家一句话：,*个人的消极态度 *做事拖拉，找借口不干工作 *唏嘘不已，做白日梦 *工作中闲聊,昨天是一张已被注销的支票， 明天是一张尚未到期的本票， 今天则是随时可运用的现金。请善用它！,第三讲 时间管理的基本准则,目标原则 20/80原则 四象限原则 有序原则 对象原则,【本讲要点】,3.1.目标原则,有一名18岁的高中学生，她在高中的时候去看了 一部电影，那部电影描述的是法国巴黎铁塔。 她对这部电影印象非常深刻，她就给自己许下了 一个承诺，等她毕业的时候她一定要去巴黎参观 一下巴黎铁塔。结果高中毕业就忙着考大学。她的梦想是在高中就酝酿而成的，大学四年她就一直对自己期许，等她大学毕业以后她想去一趟。大学四年很快就过去了，但是她的梦想并没有实现。当大学毕业以后，她就急于想找一份安定的工作，当她找到工作的时候，她又说等她工作稳定的时候她一定要去巴黎。而在她工作稳定的时候她又开始恋爱了。谈了恋爱她又跟自己做了一个许诺，等她结婚她一定要去一趟巴黎。结果结婚以后就是家里的柴米油盐酱醋茶，接着她怀孕了。她又想等她生了小孩她再去巴黎玩。但是生了小孩以后，她目标也转移了，开始忙着照顾先生，处理家里的事情，还要去照顾小孩。 当时她又给自己做了一个许诺，等孩子长大了，她一定要去巴黎玩。这个梦就从高中到大学时代到她工作到她结婚，到她生了孩子，一直到孩子也长大了。后来，她的孩子结婚了，也生了小孩。有一天这名女人已经老态龙钟了，说了一句话，嗨，我这一辈子最渴望的就是有一天去巴黎玩。而这个时候她已经躺在病床上了。,从这个故事里可以体会到一件事情，每个人在每时都会由于外界的一些环境或者信息的影响而产生很多很多的梦想，而就在这过程中，他们都曾经想过要去哪里或者曾经说过要做些什么事情，就因为仅仅想过而没有去做，最后等到年龄大了后悔已晚。如果上述故事中的她当时马上去做的话，其结果会完全不同。 对于你的人生来说，有一个多年的计划，这个多年的计划，如果能够焦距越来越集中的话，它就可以成为你人生的目标。你的人生目标应该要细分到不同的领域，有你健康的目标、家庭的目标、工作的目标、人际关系发展的目标、理财的目标、你成长的目标、甚至有休闲以及心灵成长的目标。你就是因为有梦想，才能把梦想变成多年的计划。 把这些计划设定为目标，实际上就是以未来为取向的思考。要达成这些目标当然是有一定条件的，这些条件就是达成目标的十二个步骤。,3.1.1 目标设定的步骤,一个目标具备以下五个特征才可以说是完整的： 1、具体的： 有人说：“我将来要做一个伟大的人”。这就是一个不具体的目标。目标一定要是具体的，比如你想把英文学好，那么你就订一个目标：每天一定要背十个单词、一篇文章。 有人曾经做过一个试验，他把人分成两组，让他们去跳高。两组人的个子差不多，先是一起跳过了1米。他对第一组说：“你们能够跳过1.2米。”他对第二组说：“你们能够跳得更高。”经过练习后，让他们分别去跳，由于第一组有具体的目标，结果第一组每个人都跳过1.2米，而第二组的人因为没有具体目标，所以他们中大多数人只跳过了1米，少数人跳过了1.2米。这就是有和没有具体目标的差别所在。 2、可衡量的： 任何一个目标都应有可以用来衡量目标完成情况的标准，你的目标愈明确，就能提供给你愈多的指引。比如你要买一栋房子，先要在心里有个底。房子要多大，是几层楼？需要多少卧室？要木头砌还是钢筋水泥的？要多少平方？座落地点呢？你的预算呢？有了这些明确的标准，你才有可能顺利地盖好你的房子。,具体的（specific） 可衡量的（measurable） 可达到的（attainable） 相关的（relevant） 基于时间的（time-based）,3.1.1 目标设定的步骤,3、可达到的： 不能达到的目标只能说是幻想、白日做梦， 太轻易达到的目标又没有挑战性。多年前在美国 进行了一项成就动机的试验。15个人被邀请参加一项套圈的游戏。在房间的一边钉上一根木棒，给每个人几个绳圈套到木棒上，离木棒的距离可以自己选择。 站得太近的人很容易就把绳圈套在木棒上，而且很快地就泄气了；有的人站得太远，老是套不进去，于是很快就泄气了；但有少数人站的距离恰到好处，不但使游戏具有挑战性，而且他们也还有成就感。实验者解释这些人有高度的成就动机，他们通常不断地设定具挑战性但做得到的目标。 4、相关的： 目标的制定应考虑和自己的生活、工作有一定的相关性，比如一个公司的职员，整天考虑的不是怎样才能做好工作，却一心发着明星梦，又不肯努力奋斗，在一天一天消耗中丧失学习、工作的能力，不思进取，不努力提高工作业务能力，最终会被公司抛弃、会被社会遗弃。 5、基于时间的： 任何一个目标的设定都应该考虑时间的限定，比如你说：“我一定要拿到律师证书。”目标应该很明确了，只是不知是在一年内完成，还是十年后才完成？,3.1.2 达成目标的条件,把这些计划设定为目标，实际上就是以未来为 取向的思考。要达成这些目标当然是有一定条件的， 这些条件就是达成目标的十二个步骤。 1.强烈的欲望 首先对这个目标你是不是非常想达成，这是一个关键的因素，如果没有强烈的欲望，这个目标是很难实现的。你多年的欲望，如何让它美梦成真，关键在于你对这个目标是不是拥有一种强烈的欲望。 2.信念、信仰、信心 第二种情况你对自己的目标是不是有坚定的信念，或者有坚定的信心，你的信心的程度是怎么样，如果没有，对你目标的实现可能还有一段差距。 3.白纸黑字写下来 设定目标是要把多年的计划，浓缩再浓缩，白纸黑字明确具体地写下来。 4.要问自己怎么做 你每一天的工作，你的生活，甚至你的思想，你的言行是不是都朝着这个目标方向前进。因为你做的每一个决定，只能有两种结果，一种是离你的目标很近，一种是离你的目标很远。,3.1.2 达成目标的条件,5.分析现在的位置 目标比较一下，好好地分析自己， 然后你就必须继续地往前努力。 6.你有哪些障碍 包括时间的障碍、金钱的障碍、技能的障碍等，这些障碍你要怎么样去克服。 7.所需要的知识 你的知识程度怎么样，要达到人生目标，你必须具备什么样的知识程度。 8.谁是你的客户 你要看准，支持你的是谁？当然第一就是你自己。同时你的家人支持你吗？你的朋友支持你吗？ 9 坚持不懈地努力 . 如果你不坚持不懈地努力，一切免谈。,3.2 80/20原则,80的产出，来自于20的投入； 80的结果，归结于20的起因； 80的成绩，归功于20的努力。,80%的手機來電來自20%朋友 80%的生產力來自20%上班時間 80%的假單來自20%員工 80%的衛生紙被20%同事用完 80%的國家資源被20%人佔用 80%的業績來自20%客戶 20的汽车狂人，引起80的交通事故。 20的已婚者，占离婚人口的80。那些不断再婚又再离婚的人，扭曲了统计的数字，让人对婚姻的忠诚度大感悲观。 20的孩子，达到80的教育水准。 80的时间里，你穿的是你所有衣服的20。,80/20原则 显示：,80/20原则 例子：,3.2 80/20原则,80/20原理对我们的一个重要启示便是： 避免将时间花在琐碎的多数问题上， 因为就算你花了80%的时间，你也只能取得20%的成效。 所以，你应该将时间花于重要的少数问题上，因为掌握了这些重要的少数问题，你只需花20%的时间，即可取得80%的成效。 掌握重点可以让你的工作计划不致偏差。一旦一项工作计划成为危机时，犯错的几率就会增加。我们很容易陷在日常琐碎的事情处理中；但是有效进行时间管理的人，总是确保最关键的20%的活动具有最高的优先级。,80%的产出来是自在20%的时间里所取得的,3.3.四象限原则,重要、不紧急,重要、紧急,不重要、不紧急,不重要、紧急,重要性,紧急性,第一象限是重要又急迫的事。 诸如应付难缠的客户、准时完成工作、住院开刀等等。这是考验我们的经验、判断力的时刻，也是可以用心耕耘的园志。如果荒废了，我们很会可能变成行尸走肉。 但我们也不能忘记，很多重要的事都是因为一拖再拖或 事前准备不足，而变成迫在眉睫。,3.3.四象限原则,第二象限是重要但不紧急的事。 主要是与生活品质有关，包括长期的规划、 问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议等等。荒废这个领域将使第一象限日益扩大，使我们陷入更大的压力，在危机中疲于应付。反之，多投入一些时间在这个领域有利于提高实践能力，缩小第一象限的范围。做好事先的规划、准备与预防措施，很多急事将无从产生。这个领域的事情不会对我们造成催促力量，所以必须主支去做，这是发挥个人领导力的领域。 第三象限是紧急但不重要的事。 表面看似第一象限，因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉实际上就算重要也是对别人而言。电话、会议、突来访客都属于这一类。我们花很多时间在这个里面打转，自以为是在第一象限，其实不过是在满足别人的期望与标准。 第四象限属于不紧急也不重要的事。 简而言之就是浪费生命，所以根本不值得花半点时间在这个象限。但我们往往在一、三象限来回奔走，忙得焦头烂额，不得不到第四象限去疗养一番再出发。这部分范围倒不见得都是休闲活动，因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的。然而向阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。这样的休息不但不是为了走更长的路，反而是对身心的毁损，刚开始时也许有滋有味，到后来你就会发现其实是很空虚的。,3.4.有序原则,所谓有序原则，就是有计划、有组织地进行 工作，把目标正确地分解成工作计划，通过 采取适当的步骤和方法，最终达成有效的结果。 通常会体现在以下五个方面： 1、将有联系的工作进行分类整理。 2、将整理好有各类事务按流程或轻重缓急加以排列。 3、按排列顺序进行处理。 4、为制定上述方案需要安排一个考虑的时间。 5、由于工作能够有计划地进行，自然也就能够看到这些工 作应该按什么次序进行，各哪些是可以同时进行的工作。 那么有人会问：究竟该怎样做计划呢？大致的步骤如下： 1、确立目标； 2、探寻完成目标的各种途径； 3、选定最佳的完成方式； 4、将最佳途径转化成月/周/日的工作事项； 5、编排月/周/日的工作次序并加以执行； 6、定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行 性。 有了计划，就必须有行动。行动是一件了不起的事，我们请大家记住： 1、切实实行你的计划和创意，以便发挥它的价值，不管主 意有多好，除非真正身体力行，否则永远没有收获。 2、实行时心理要平静，估计困难、做好准备、及时调整。,3.5.对象原则,对象原则的含义是与别人的时间取得协作 任何人类的组织，不论大小，都有其周而复始的节奏性、周期性；而我们作为社会或是团体组织中的一员，毫无疑问地要与周边部门或人发生必然的联系。在这种情况下，我们需要互相尊重对方的时间安排，也就是说要与别人的时间取得协作。 认清并适应组织的节奏性与周期性是成功的要素。你也许拥有全世界最伟大的广告构想，但是如果你在各公司都已经做完广告预算后才提出你的构想，你可能就不会有太好的运气，可能要等到几个月后，你的构想才会被慎重考虑，甚至可能会一不小心扔到垃圾桶里去！ 同样地，当我们需要到某一部门去参观学习，也需要提前与该部门人员进行预约，双方共同达成一个有关时间、地点、人员安排等等的约定。否则，突如其来的打扰会令对方措手不及，甚至有可能将你拒之门外！ 大家想想，我们是不是也在经常抱怨外部的打扰（电话、来访等）、突发事件！既然如此，我们是不是也应该站在对方的角度考虑问题，严格要求自己，提前做好计划与安排，与他人的时间取得协作，少一份慌乱，多一份从容！,第四讲 浪费时间的外在因素之解决方法,电话干扰的解决方法 不速之客的解决方法 用人不当的解决方法 社交闲谈的原因及解决方法 权责混淆的解决方法 沟通不良的解决方法 进度失控的解决方法 资料不全的解决方法,【本讲要点】,导 言,使用相同的时间，不同的人有不同的结果。 在时间管理中有多项因素干扰时间的有效利用， 其中包括外部因素和内部因素。首先分析这些干扰因素浪费时间的原因，然后针对其原因，提出具体的解决办法。 浪费时间的外部因素，包括电话干扰、不速之客、用人不当、社交闲谈、权责混淆、沟通不良、进度失控、资料不全、会议耽搁、文件复杂、工作搁置、安排旅行等。针对各项因素浪费时间的原因，然后提出相应的解决方法。 浪费时间的内在因素包括危机应付、计划欠妥、贪求过多、事必躬亲、条理不清、欠缺自律、无力拒绝、做事拖延等。这些内在因素都是人为的因素，而人为的因素绝大多数是取决于他的心态和习惯。因此解决之道就是让自己培养更积极心态、养成良好习惯。因此，浪费时间的内在因素的解决办法就是，学习做你自己，做到自律、自控、自觉，唯有自律、自控、自觉，以诚实负责的心态来面对自己，你的工作在未来才会更有效率。 所有的解决办法只要有心，丢弃那种茫然，丢弃那种每天瞎忙，甚至不知道如何去忙的情形。有心就是做计划，有心就是让自己内心有一股对生命的热爱，对工作多一份执着。 你所安排的一切事情必有两种结果，一个是离你的目标很远，一个是离你的目标很近，怎么做？关键在乎于心，关键在于你自己的选择与决定。,4.1.1 电话干扰-原因,浪费时间的原因 电话干扰会浪费很多时间。 许多经理人认为电话经常占据他们大量的时间。与电话有关的许多问题都牵涉到人性，牵涉到人的心理。接电话的强烈欲望不是来自电话，而是来自于人的心理，电话之所以会吸引你有很多原因，例如你假设每次电话都来的名正言顺，需要你注意，而如果你不中断自己的工作去接电话，就是不负责任的结论。你总有这种错觉，不管来电者想要做什么，他的需要都比你当时所做的事来得重要。 1害怕冒犯别人 你之所以在不该接电话的时候接电话，而且讲电话的时间比应讲的时间要久，是因为害怕，如果不接的话会让来电者觉得不愉快。 2希望保持消息灵通 不想漏掉任何情形，例如助理接电话时，许多管理者会下意识地停下工作旁听。 3自我膨胀 别人打电话来向你索取资料或者信息，你会有一种好像身价不凡的感觉，这就叫自我膨胀。 4享受社交的乐趣 有些人无法抗拒社交的诱惑，把每次电话变成社交活动的工具，还有当成现成的借口。如果你不愿意承担某项艰巨或乏味的工作，接重要的电话便可以成为光明正大的拖延时间的借口。,4.1.2 电话干扰-解决的方法,解决的方法 电话干扰的确会给你的工作产生干挠， 带来很多时间的浪费，会影响你的时间管理， 解决方法主要有阻绝干扰和集合电话。 1阻绝干扰 很多人就是因为不了解过滤电话，不知道如何处理电话，以至于他在一天的时间里往往都浪费在接电话上。学会过滤电话，阻绝干扰有几个步骤。 （1）处理 如果有可能尽量由助理回答来电者的需求，并记下有关的信息。 （2）转接 如果助理无法处理电话，下一步就是把电话转给团队里其他能够协助的人。 （3）暂缓 如果遇到只有你能处理的状况，助理要试着写下留言，避免使你受到打扰，你可以下一步再去处理这个事情。 （4）速办 如果来电者合乎你们事先约定好的原则，紧急事或者重要人物的电话可以直接接听，速办可以把时间压缩更短。 圆滑过滤电话的一些诀窍，例如可以说： (处理)你稍微等一下，我翻一下我们的档案。 (转接)我们的企划主任今天下午正在着手这个计划，要不要我把您的电话转给他? (暂缓)我想他11点左右就可以回你的电话，这样可以吗? (速办)我看我可不可以去打断他一下。 如果你没有助理怎么办？ 那么，你就必须与同事互相帮助接电话，安装留言系统。如果有开关你可以暂时切断，或将电话移到视线以外，关键性的时间索性拔掉电话的插头，甚至把你的工作带到没有电话的地方。,4.1.2 电话干扰-解决的方法,2集合所有电话 在某时间段把电话一起回掉，同时去做别的事情。 就是说在这个时间你同时在回电话，就不会受到电话的干扰。 良好的电话交谈技巧，有几个简单的方法：,暗示他谈话即将结束，尽量简短扼要。 提到您有时间限制时，就说待会儿得开一个会，开会之前有一分钟的时间，问对方还需要任何帮助吗? 坦率直言：拜托，等一下我得走了，老板要我几分钟之内到达他办公室，明天见。,4.2.1 突然造访的不速之客,突然有人来拜访你，只借用你一分钟时间可以吗？ 或者说你是一个经理人，你把门大开着， 就是欢迎来打扰。不速之客会造成你时间管理不当。 对于突然造访的不速之客，及由于敞开门户而来的不速之客，有不同的解决方法。一个高效率的现代人，要学习如何去应对不速之客。 突然造访的不速之客 1.解决的方法 突然有人来造访你，“只借用你一分钟时间可以吗？”只占用你一分钟时间，这绝不表示你会只花一分钟的时间解决问题。 应对这种情况可以有以下几个解决方法。 （1）延后处理 遇到不速之客干扰时，如果需要可以另外安排谈话的时间，即延后处理。你可以说：“对不起，我们改天或者什么时候再来讨论这件事情。 ”你可以当场把约定的谈话时间记在记事本上，表示你会守信用。 （2）把访客转交给别人 经常是访客来找到你，明明不是你的事情，那你可以转交给别人来处理。如果可能，鼓励部属自己去寻找答案，或寻求找其他的同事帮助。 （3）另外安排时间 可以另外安排时间，重新安排与不速之客见面的时间。要定一个时间上限，这样你可先安排好多次谈话的时间，访客在你结束见面之前也才不会感到意外，如果你对谈话的时间没有把握的话，绝对不要因为迟疑而不敢发问。,4.2.2 突然造访的不速之客,2.回答问题 对于有很多人说我可以打扰你一分钟吗？ 在你回答有或没有之前，永远要问：什么事？ 对于不速之客的问题，回答时应注意： （1）简明扼要 如果你可以回答而不至于打断正从事的工作，千万要扼要地回答，然后双方都可以继续做自己的事情。有人到你的办公室来，你甚至可以站起来跟他讲话。如果你坐着，就是给那些不速之客机会。 （2）长话短说 一个你以为可以很快问完的问题，有时常常会变成一个比较复杂的问题，例如与访客谈了几分钟以后，你发现这个事要多花点时间， 你就可以说：,我原以为这是个简单的问题，但现在看起来问题有点复杂了，对不起，我早该问你花多少时间。 我12点以前要完成老板交给我的任务，把你的事情延期到明天好吗？ 坦率直言，你可以开门见山地说，我真的不想让你扫兴，但是我现在真没空，希望你能够见谅，或者希望你能够谅解。,4.3 用人不当,浪费时间的原因 在竞争激烈的社会环境里，公司改组， 缩小规模，裁减人员的管理方式已经司空见惯， 管理人员必须会利用较少的员工去完成较多的或至少与过去等量的工作，因为越是竞争，人手越不足,工作量就会越大。 员工能力不足或部属欠缺完成工作的能力是浪费时间的重要原因。这意味着： 解决的方法 1.教导员工善用时间 教导员工善用时间，学习良好的时间管理，告诉他们排除干扰包括来自你的干扰，并示范如何为一天设立目标，以及将这些目标排出优先次序的技巧。 【案例】 海尔公司的企业文化中强调的逐日完成计划的一种习惯，即OEC管理的日清、日结、日高。海尔教导他们的员工提高效率，今天要把今天的事情完成，而且要比昨天更进步。提高效率就是在节约时间。他们运用每日计划完成他们的工作，如果员工没有做好，主管就会要求他站在海尔公司里一种叫做6S大脚印上面，检讨一下为什么今天的工作没有完成，为什么进度没有完成，要怎么样做才能做得更好。,公司雇人程序出了错； 该职位提供了不正当的训练，因为不正当的训练造成员工不知道他的工作中，每一天做的最有价值的事情是什么,4.3 用人不当,2.提升员工时间管理的成本意识 改善现有员工运用的情况，如果还是不足， 就必须拟定一套职位管理计划，根据工作日志做一次详尽的成本利用分析。 现在很多员工比较缺乏成本意识，有的人是为工作而工作，不知道得他今天的工作价值，他仅是为了这个公司而上班。 所以作为主管，你必须让你的员工，你的团队里的每一个人了解时间的成本观念。 你这个月做多少业绩是用多少时间完成的，你每一次的时间成本是多少，透过这种时间成本的训练去影响他们，让他们去接受训练。让员工接受良好的训练，同时你也可以带领他们完成每天的工作，对员工发挥极大的影响力。所谓开发潜能就是训练并教导你的员工了解时间的成本意识。,4.4 社交闲谈,浪费时间的原因 纯粹的社交动机用一句话来讲叫做不甘寂寞。 需要改变工作的步调异常和好奇心理，渴望消息灵通，满足自我，害怕冒犯别人，无法抗拒、喜欢社交的人，工作时间在办公室里闲谈，都是造成浪费时间的原因。 解决的方法 (1)过滤访客与电话 来访的客人要让秘书首先接待，谢绝与工作无关的人员和电话。 (2)衡量办公地点是否恰当 很多大公司设置A办公区，每人一个空间，不要造成员工与员工之间的对话，避免无谓的言谈。过去的办公室是属于开放式的，你坐在我前面，他坐在我后面，一个人讲话大家听得到，然后办公室里面你说我说他说，造成了工作效率的降低。 (3)设置一些暗示社交时间的结束技巧 社交的闲谈，如果不是跟工作有关的，要尽量保持站姿，因为保持站姿时，别人的谈话就会很快结束。如果你保持坐姿，话一讲起来就没完，浪费时间。同时不要向那些聊个不停的人让步，说话要有重点。,4.5.1 权责混淆,浪费时间的原因 权责，其中权是指职权，是完成你所负责工作的权利； 责是责任，是谁有义务做什么工作的问题。 权责混淆是浪费时间、降低效率的一种最主要的因素。主要表现在： 【案例】 某公司的总经理聘用了一位秘书A，这名秘书上班不到一个星期，出差的董事长在外面打电话到总经理室，秘书A接了电话。董事长交代了很多事情叫他去办，A非常负责任，把事情都安排好了。其中有一件事情，就是帮董事长定机票。后来由于行程更改，机票又只得重新订了。 你认为这个秘书的问题出现在哪里呢？ 事实上问题出在这个秘书身上。她非常负责任，但是买机票的行程她应该与董事长的秘书协商，或者把这个事情交给董事长的秘书或办公室的成员去处理。她的职责是总经理的秘书，董事长交代她买机票，她也应该买，但她应该去跟别人协调。她直接独揽完成了，这就出现了权责混淆问题。 解决的方法 (1)定期更新所有员工的工作说明，以保证他们真正的权责得到清楚的界定 (2)权责对等 交出职责时一定要授予同等的职权。 主动检讨并提供对等的职权。,权责问题主要是发生在工作项目的说明上，说明含糊不清就会导致权责不清。 权责配合不当，会浪费许多时间，甚至浪费精力。有些管理者每天都给很多员工做某件事的责任，却没有授予他们完成指示的权利。,4.5.2 案例,【案例】 某公司销售部的一名副经理A计划对销售人员做一次培训，他直接跟外面的一些培训师资联络、讨论，甚至谈到报酬问题。可是公司的人力资源部主管B，在他的年度计划里已经安排在某一段时间对销售部的员工进行类似的培训。这就造成了权责混淆，没有做好协调工作，造成公司无谓的浪费。 公司的人力资源部要跟销售部协调。所有的培训工作应该是由人力资源部的培训主管统筹办理的。销售部要做培训，应该把培训的时间、培训的地点、师资的要求