公司物资采购管理办法

西南分公司物资采购管理办法第一章 总则第一条 为进一步加强西南分公司承包工程的物资管理，严格物流程序，强化采购业务的监督管理，规范物资材料的采购行为和运作，降低采购成本，结合分公司实际情况，特制定本办法。第二条 本办法根据中华人民共和国招投标法、国有工业企业物资采购管理暂行规定、中国葛洲坝集团股份有限公司物资管理办法（试行）以及集团股份有限公司质量、环境与职业健康安全管理体系文件的有关规定，按照科学有效、公开公正、监督制约、分级负责、集体决策的原则制订。第三条 本办法适用于分公司所属各项目部物资材料采购管理工作。第二章 物资材料采购机构及其职责第四条 分公司机电物资部物资管理中心为物资采购的归口管理部门，在设备物资管理委员会和分管领导的领导下，负责分公司的物资采购管理工作，并履行以下职责：1、认真贯彻执行国家、行业、集团股份有限公司和分公司相关的物资管理方针、政策、法规和规章制度；2、提供分公司内部物资供应信息平台，提供物资材料（含主要办公用品、用具）采购合格的供应商（厂商），规范主要材料的采购价格并尽可能的直接与厂家或总代理发生业务联系，帮助、指导、监督项目部按采购程序组织采购；3、按照集团股份公司、分公司规定的采购程序，规范分公司各项目部物资材料（含主要办公用品、用具）采购管理；4、对已完工的项目部的库存物资进行系统清理，对在建项目多余库存物资负责进行价拨调剂，建立分公司内部销售、调剂平台；5、负责建立物资材料采购合同台帐及相关采购合同的备案，并将相关合同报分公司生产经营部。建立合格分供方名册，根据各项目部每月报送的各类物资统计报表，及时、准确汇总分析上报分公司领导，如实反映分公司及各项目部物资采购情况；6、对违反物资采购管理办法的行为进行纠正，对造成经济损失的项目部及责任人提出处罚意见。第五条 分公司所属各项目部物资部门，在物资管理中心统一指导下，负责本项目部具体物资采购管理工作。其主要职责：1、贯彻执行国家、行业有关物资采购的法规、集团股份有限公司及公司物资采购的制度、办法；2、负责编制采购计划、物资采购完成情况统计报表、采购分析总结资料、物资进销存报表并及时报送物资管理中心；3、根据本项目部实际情况负责编制相关物资管理实施细则；4、在采购权限范围内进行相关物资采购招标工作，并按规定对分供方进行合格供应方评审；5、按本办法规定负责本项目部物资采购合同的签订和采购任务的具体实施；6、按照分公司相关规定，负责对本项目部物资采购、验收、储存、使用、发放、回收等进行管理，并做好相应的资料归档和上报工作。第三章 物资采购管理第六条 分公司机电物资部物资管理中心对所属各项目部的物资材料（业主统供材料除外）的采购进行指导、监督，提供采购供应平台（包括供应厂商及指导价格），对各项目部主要的材料物资直接与生产厂家或总代理、一级代理商签订相对长期优惠价格的意向采购合同书，以降低采购单价。第七条 物资采购有关规定：1、采购计划的申报：各项目部机电物资部于每月30日前，将各本项目部领导审批（签字）的下月物资采购计划，15日前将本月物资采购补充计划分别以传真件和电子文档形式报物资管理中心，对工地使用的零星的配件、少量的急件材料可不申报，但其总额不应超过本月计划的20%；2、采购计划的审核与执行：物资管理中心对项目部的采购计划进行审核，并在3个工作日内将审核意见及推荐供应商和采购指导价格反馈到各项目部，并提出采购方式（比质比价采购、协商采购、寄售（赊销）采购、招标采购），由各项目部按采购程序负责具体采购；若不按物资管理中心提供的厂商及价格组织采购，应在保证质量的前提下其采购价格必须低于物资管理中心的推荐价，并以书面形式将变更的供货厂商及价格情况及时反馈物资管理中心；3、各项目部对周转材料应及时摊销，相关摊销方法见西南分公司周转性材料管理办法4、对将要完工的项目部，项目部机电物资部应控制采购数量，对于5千万元以下的工程项目，其完工时自购材料库存不得大于10万元，5千万1亿元的工程项目其完工时自购材料库存不得大于50万元，1亿元5亿元的工程项目其完工时自购材料库存不得大于100万元，5亿元以上的工程项目其完工时自购材料库存不得大于200万元； 5、供应商的选择：选择供应商应坚持做到三比，即：同等的材料比质量，同等的质量比价格，同等的价格比服务；6、采购合同洽谈和签订：1）单批次物资采购在1万元以上的，必须签订供货合同。物资采购确定供应方后，合同的签订须经过相关部门会签，并按照中华人民共和国合同法和集团股份有限公司设备物资买卖合同管理办法的规定签订。在任何情况下，不允许一个人与供应商洽谈采购合同； 2）合同应采用书面形式，双方代表签字并加盖公章。合同内容包括：物资名称、型号规格、数量、价格、质量标准及要求、质量保证（或质保金）、包装、运输方式、交货地点、交货时间、付款条款、产品合格证和相关文件资料，以及保险、售后服务、环保、违约处理、验收、索赔、仲裁和其他需要约定的问题；3）各项目部机电物资部均应建立相应的项目部物资采购合同台帐和采购合同档案，各项目部每季度按时将各类物资采购合同报物资管理中心备案，物资管理中心应根据各项目部上报的采购情况建立分公司物资采购合同台帐及采购合同档案，同时报送一份给分公司生产经营部存档；7、招标采购：单批次采购物资金额和单项物资年预计采购总金额在10-50万元且潜在供应方达到3个及以上的，以及品种集中适合招标的物资，在物资管理中心指导下，由项目部组织招标采购；超过50万元以上的由物资管理中心组织、项目部参与招标采购，招标采购必须成立相应的招标领导小组和项目评标、定标小组，招标应遵照中华人民共和国招标投标法和集团股份有限公司设备物资招标采购实施细则等有关法规的程序和要求，编写标书文件，刊登公告或发投标邀请，接收投标，组织开标、评标，定标。由招标组织人负责发出“中标通知书”；第八条 物资管理中心及各项目部机电物资部必须建立相应的物资采购管理台帐，详细记载每次采购计划的申报及执行情况。第九条 物资材料的运输。未含运费的大宗物资材料的运输，实行合同化管理，根据市场运价及信誉确定承运方，并按合同内容及时结算。第十条 建立“供应商”评审制度。按照竞争择优和滚动式管理的原则在不同区域对各类材料选择一批合格供货商，形成一个采购平台，以期建立起质优价低的物资材料资源保障渠道。物资管理中心负责建立供应商台帐及名册，主要包括供应商的企业资质、规模概况、经营范围、历史合作情况、主要经营者特点及资信，售后服务及主要优惠条件等。 第十一条 采购资金的运作：1、材料款项及运费，应由采购物资材料的项目部按合同规定及时予以支付，并按合同规定扣取相应质保金，质保期满无质量问题方支付其质保金；2、各项目部根据实际情况，需由物资管理中心在昆明办理支付的，由项目部预付资金到分公司财人部并办理相关委托手续；3、为降低采购价格，分公司虽可为项目部物资材料的采购提供担保,但采购单位必须及时安排好资金向供应方支付相关材料款项。第四章 物资的验收管理第十二条 物资的验收1、验收入库。材料进场后，各项目部物资部门现场应有两人以上（采购员、材料质检员、保管员），依据合同、图纸或其它文字有效凭据、以及货物清单，及时验收并办理签字入库手续，对于工程结构性材料在验收时还应有质检部门及监理参加。验收的内容包括物资的型号、规格、数量、材质证书等；对包装内的物品，应开包装当面检验；物资材料入库后，按规定如需送检的，应确定专人立即办理；每次的检验结果，要严格依据规程规范处理完结；2、若验收过程中发现物资破损或与货物清单不相符合的情况，应及时与供应商交涉并由双方签字认可，作好处理的情况记录，由物资管理中心采购的，应及时通报物资管理中心，办理退货或调换货物事宜。对需要退货的物资，要及时填报“退货通知单”并注明原因。第五章 采购统计管理第十三条 各项目部物资管理部门应设专人（或兼职）负责物资统计工作，按照国家统计法及集团股份有限公司有关规定，及时、准确、全面地填报物各类资统计报表。客观真实的反映物资收、发、存信息。第十四条 各项目部物资管理部门要加强物资管理的资料和数据管理工作，建立规范的统计报表制度，充分利用公司设备、物资管理中心建立的物资信息平台资源和集团股份有限公司设备物资信息系统，建立资料档案和数据库。各项目部对以下各类物资统计报表应在报告期内分别以文本报表与电子报表同时报送分公司物资管理中心。第十五条 物资采购统计资料与报表1、月采购计划完成情况统计表，本表为各项目部上月25日至本月25日实际采购情况统计及价格执行情况，报告期为月报，于本月30日前报送；2、季度可调剂物资库存报表，本表为各项目部实物库存而不需使用的，需调剂到其他项目部使用的物资，报告期为季度报，于下一季度10日前报送；3、月物资采购情况分析报表，该统计资料主要是项目部每月采购计划（月计划、月补充计划、零星材料采购）的实际完成情况、供货单位、质量及价格情况、采购方式（比质比价、协商采购、寄售采购及招标采购情况），各供货单位的产品质量、价格及售后服务情况，合同签订及合同执行情况、本月采购存在的问题、需改进的事项及其它需要说明的情况等，报告期为月报，于本月30日前报送。4、月物资进销存报表，本表为经过财务稽核的月物资进销存数据，必须真实反映各项目部月物资采购、使用和库存情况，报告期为月报，于本月30日前报送。第十六条 物资采购统计与分析分公司物资管理中心每月根据各项目部上报的各类报表及其他资料对各项目部物资采购、调剂情况及采购过程中存在的问题进行汇总分析和整改措施，就当月采购情况进行一次书面总结报分公司领导。第六章 监督、处罚第十七条 物资管理中心定期向分公司设备物资管理委员会领导小组汇报物资采购情况。第十八条 充分利用设备物资信息平台，建立采购监督体系。1、物资管理中心在进行充分市场调研的基础上，利用设备物资信息网建立物资采购信息平台，按照区域发布市场指导价格，作为监督采购价格依据；2、每年1月份物资管理中心及各项目部应对上年供应商进行合格分供方评审，各项目部应将评审结果报物资管理中心审批并在分公司设备物资管理网站上公布。第十九条 物资材料的采购实行质量责任追究制。 对违反本办法，在物资管理中致使分公司遭受经济损失者，按“葛洲坝集团股份有限公司职工过失责任经济赔偿办法”进行处理，并据情追究相关责任者的连带责任。对过失人员及相关责任人员，还应根据有关规定追究相应的行政责任。若触犯法律，构成犯罪，移交司法机关处理。第二十条 发生下列情形之一的，将对相关单位及责任人进行通报，并追究部门负责人责任：1、不按时上报各类报表或采购计划的；2、高于物资管理中心参考价格采购的；3、应招标而未按招标权限进行招标的；4、未按规定签订采购合同的。第二十一条 在工程结束时自购材料库存不得大于本办法第七条第四款的相关规定，因对周转材料摊销不及时、计划不当、错误采购等原因造成库存积压的，将按照每超过1万元罚款100元比例对项目部机电物资部部长及相关人员进行处罚。第七章 相关解释第二十一条 本办法对“物资材料”的定义：是指用于生产建设、工程施工的生产资料，包括原材料、燃料、工器具、机械配件、成品及半成品等。第二十一条 本办法对“物资采购”的定义：是指除业主供应外的工程项目需购物资。第二十二条 “比质比价采购”的范围：对单批次（单项）采购物资金额10万以下且不便于招标的；或潜在供应方仅有2个的；一年内已进行了招标，采购项目与前次招标项目基本相同，且市场行情变化不大，并经设备物资管理委员会批准的。满足上述条件之一的可进行比质比价采购，选择最佳供应方。第二十三条 “协商采购”的范围：对工程项目建设急需的、资源配置渠道比较特殊或只有唯一供应方的物资，如火工产品等，不具备招标和比质比价条件，可采取协商采购模式，直接谈判签订购销合同。第二十四条 关于“寄售（赊