员工培训—时间管理.ppt

时间管理,培训部：苟玉鹏2013.5.21,问题,1、你是否同时进行着许多个工作方案，但似乎无法全部完成？ 2、你是否因顾虑其他的事而无法集中心力来做目前该做的事？ 3、你是否每夜回家的时候累得精疲力竭却又觉得好象没做完什么事? 4、你是否觉得老是没有什么时间做运动或休闲，甚至只是随便玩玩也没空？,内容提要,认识时间 时间管理的必要 时间管理的技巧 时间管理的工具 时间管理的方法,时间的概念,时间是一种延续，事件在其中由过去经过现在流向将来。,时间的特性,供给毫无弹性 无法储存 无法取代 不可逆转,“时间银行”,时间“软尺”,120岁,13寸 睡觉,6080岁,4寸 吃饭,2.5寸 交通,1.5寸 感情联络,45寸 生病或其它,2.5寸 娱乐消遣,5寸 看电视,1.5寸 洗漱,5.5寸左右剩余时间,时间管理的必要,时间杀手,浪费小段时间 拖延 “脚踩西瓜皮” 不会或不敢拒绝 电话干扰,事必躬亲 会而不议 不良沟通 “救火” 改正错误,时间管理内涵,时间管理 自我管理,时间管理的益处,控制时间 减轻压力 节约时间 更加专注 提高工作效率 平衡时间,时间管理的技巧,时间管理的技巧,制定明确的目标 优先计划 改善自我组织能力 有效沟通,制定明确的目标,“命中靶心” “全力以赴”,沒有目標 就像是開車沒有目的地一樣 不管你開多快 你什麼地方都去不了,一般人不给自己指定目标的原因,恐懼 怕萬一達不到怎麼辦？會有失敗感 無此意願 為何要設定目標，每天過得好好的就可以了 誤將行動當成就 每天忙來忙去，好像很有成就感,目标制定的原则,目标具体 切合实际 可衡量 有时限,目标制定的步骤,写下目标 列出可能出现的障碍 列出达成目标所需知识与技能、支持与协助 拟订行动计划 设定达成目标的期限,想一想,优先计划,优先矩阵,重要,紧急,危机 紧急的事情 不得不做的事情 有期限压力的事情 有难度的事情,拓展人际关系 防患未然 创新与改进 规划和组织 学习充电 发掘新机会,某些会议 造成干扰的拜访 某些信件 某些电话 吸引人的聚会,琐碎的事情 广告函件 看太多的电视 某些电话 逃避性活动,20%的时间,20/80原则,80%的时间,来自,花费,ABC时间管理法,ABC分类流程,工作清单,对目标成败 有影响吗？,拖延时间会产 生不良后果吗？,必须自己亲 自去解决吗？,B类,A类,C类,有,否,否,否,会,是,改善自我组织能力,创造有效的办公环境,尽量舍弃无用的资料 物品分门别类，“各就各位” 文件及时处理，分类存档 下班前整理办公桌,找对时间做对事,人弃我用 聚零星时间而用之 “创造”时间 A、D时间法则,改变不良时间习惯,告知同事与朋友，取得帮助与监督 工作细分为小单元，逐个击破 给自己施压 “拒绝”完美,有效沟通,学会拒绝,事先给予时限暗示 仔细聆听 不要立即表态 肢体语言暗示 附以理由委婉拒绝，并提出建议,善用电话,尽快接听电话 长话短说 在纸上先写出谈话要点 开始时，避免过多的寒暄 运用结束谈话的技巧 在统一时间打电话,会议管理,会议目标清晰 确定议程 精心安排开会的时间与地点 确定合适的参会人员 准时开始与结束 形成决议并记录 跟踪执行,时间管理的工具,时间管理的工具,自粘式便签 待办事项表 效率手册 时间记录表 通讯录 电子邮箱 其它小工具,时间管理的方法,时间管理五步曲,(1)寫 下 每 日 、 每 週 需 完 成 的 工 作 事 項 ， 看 看 能 力 範 圍 內 哪 些 工 作 是 可 行 (2) 將 工 作 以 重 要 性 次 序 排 列 及 處 理 ， 成 果 先 行 ， 先 做 最 具 成 本 效 益 的 工 作 ； (3)每 日 更 新 工 作 項 目 ， 定 期 檢 討 工 作 效 率 及 目 標 ， 使 計 劃 能 按 部 就 班 地 完 成 ； (4) 要 做 的 便 馬 上 去 做 ， 勿 為 自 己 找 尋 藉 口 以 延 遲 進 度 ； (5)量 力 而 為 ， 估 計 自 己 究 竟 要 用 多 久 時 間 才 能 完 成 一 份