如何高效回复邮件9.23.ppt

马上要上岗了，你准备好了吗,回复邮件的要领，知道了吗？,课程内容,如何评估网络买家查询 如何专业回复买家查询 如何管理买家查询 如何专业报价 提问和解答,什么是买家查询?,买家通过电话、电子邮件、传真、信函，在线留言向供应商发出的各种产品询盘 直接查询 指名道姓直接查询您的产品、一对一 间接查询 通过第三方对供应商产品的查询 询盘分类： 老客户、潜在客户、新客户/新产品、老产品,如何在线邮件鉴别目标市场客户？,分辨真盘/假盘，实盘/虚盘 合作客户老客户 A/B/C/大中小级客户，潜在客户 竞争对手，贸易骗子 一对一，群发 新产品、老产品 确定工作的轻重缓急 立即回复/日后回复/不回复 避免陷入回答问题陷阱,评估买家询盘实战分析,专业有诚意型 潜在客户型 贸易平台勾选型 索要样品型 信息收集型 竞争对手型,如何评估,筛选买家查询:,结合我们公司的市场定位评估： 1)发出查询的方式 2)发出查询的动机 3)买家的背景信息 4)查询内容的专业 5)客户与我们的吻合度 6)与买家的沟通中 7)客户资信调查,1) 发出查询的方式,根据发出查询的方式，时间，费用 说明迫切程度和等级,评估查询诚意度,来源 好感度，用词/句、语气 正规的操作方式 目的动机采购意图 寻找生产/加工某个产品的供应商 寻找产品三个月内购买，六个月后购买， 收集信息今后采购新产品建立参考档案 从其他供应商处了解最新产品情况 考虑以进口产品代替本地采购 跟进竞争对手的产品 不购买参考而已,评估查询诚意度,2) 买家的背景资料,核查买家背景信息 来自的国家和地区，公司类型，国内？ 地址、联系人、电话、传真、电子邮件 创始年份、总资产、年销售额 目标市场 预期的订货规模 进行订单分析 计划何时下订单,3)查看买家网站评估,是否有独立网站？ 公司名称能够通过互联网查到吗？ 查看网站评估 规模、结构、信息、注册时间、内容更新？ 专业、对口、配套、认证、主要客户、研发 利用Google 搜索客户公司简称,4)查询内容的专业,关于产品 专用术语表达 查询产品单一/全部？ 与我们匹配度 专业，品名、规格、型号、原料、成份、 最小定单量价格、包装、样本、样品、国际认证 小心 了解特别详细，专业度超常 只是笼统的要样本和价格单的查询,5)我们与客户的吻合度,谁是我们的客户？ 我们的销售对象不是所有人 进入我们邮箱展位的？ 定价20/ 18-22 5$ / 40$ 大客户、小客户？紧迫的、重要的？ 客户的吸引力 知名度、市场及采购量、互补性、产品标准 利润、付款条件 评估我们的匹配度 认证、品质稳定、成本底、交货期,产能大,沟通能力,6)与买家的电话沟通中评估,主动与查询方电话沟通 首次电话准备脚本 准备问题及答案 尽量多问专业性问题 测试对方态度、素质、反应、行业了解程度 了解经营范围/产品 电话/邮件结合跟进 避免往来邮件不断，无法进展 获得直接邮件机会,电话沟通要素：7）客户资信调查,对主要客户可借助： 出口保险公司/商业银行 专业企业信用咨询公司 客户所在国调验机构 客户的国内客户,对买家的查询分级,A：最佳查询 对客户的产品、公司产生兴趣而发出具有针对性、专业性的高迫切性查询 发出查询的地区是供应商欲开发的市场 B：良好查询 针对客户产品的查询 C：未来看好 不是目前的开发市场或产品，但这些查询将是客户未来的销售线索,如何专业回复买家查询,专业回复买家查询的关键要素 有效的报价与沟通技巧？ 怎样避免寄样后杳无音信？ 如何使买家回复你邮件的秘诀,如何专业回复买家查询？,将询问信函分类 老客户、潜在客户、新客户 有称呼的询问信 有提起询问产品的信 简单介绍他们公司背景的 没有称谓也没有提到产品名称 一开始就要你寄报价单和样品 不合情的要求,如何专业回复买家查询？,用专业的语言，技巧性地回复 不要急于用报价回复 采用婉转的语言询问客人具体的产品 提升自身素质 自信：是成功的一半 内行：对产品和相关参数的了解 耐心：能经受时间考验,如何专业回复买家查询？,专业的回复应包括的内容 1.表示感谢： 感谢+负责人的签字或署名 表明您很重视合作 2.简洁的公司/产品介绍 + 网站Link 名称、创办年份、年销售额、获得认证、 合作对象、生产线、管理等的资料 专业的产品规格,专业的回复应包括的内容,3.回答买家感兴趣的问题 满足别人的兴趣是我们成功的第一要步 提问专业的问题 4.利用 Quotation Sheet/Form 具体说明产品名称、规格、型号、颜色、最小定单量、国际认证参数、具体说明、FOB、CIF、具体说明付款条件产品 5. 联络资料 您的姓名、电话和传真号码、电子邮件ICQ及网页地址、办公室地址、工作时间,如何在回复中突现竞争优势,独特卖点（Unique Selling Point） 描述您竞争对手不具备的优势 描述您能为客户提供的利益 必须有相关的事实依据 可以描述公司、产品、服务等优势,如何专业回复买家查询？,针对信息不全的查询 不要马上依他要求发报价单或目录 立即回复一封反询问信函（可运用表格形式） 称呼对方名字 他是否从事xx行业（针对各公司所处行业不同）？ 从事该行业多久？ 目标客户是什么？零售商，批发商？ 年销售额是多少？ 详细的公司名称/地址/电话/传真？ 有没有公司网站？ 告诉客人这有助于你向他推荐你们的产品,报价和谈判技巧,专业报价给有回复的客人 包括是那里的？买什么东西？批发商？ 零售商？他经常购买的量？ 详细列名客户公司资料 对方关注的焦点是什么？自用，转卖.？ 知道国内主要竞争对手及老板名字 表现出行业专家,可信度 熟悉自己的产品、技术特点，指标,报价和谈判技巧,分析客户的购买意愿/意图 有的放矢报价（虚/实） 市场最新价格调研，随行就市 老产品，常规产品，新产品报价策略 先报FOB价 利用合同付款条款， 交货期，装运条件，保险条款 运用价格术语，FOB/CIF 报价根据 出口地区，买家实力/性格，商品档次，季节,报价和谈判技巧,以汇率报价, Price/Quote, 高价/低价策略 低价:MOQ,预付款多,交货期长(生产档期/运费) 不要和客户纠缠价格和同类价格比较 直接说，没有可以比较的地方，这需要对产品非常熟悉 谈质量比谈价格/服务更容易让人接受 注重综合优势: 介绍工厂和运作模式,信心 报价单附上部分工厂照片 全新客户邀请浏览你的网站后报价,报价单/表(Price List),报价表的数据 是企业发展策略的一部 价格的定位也就将客户了定位 不同的价格不同素质的客户群 报价单/表的设计 专业格式，排列，PDF 联系方式,Log/ Bank information 产品/系列USP，配图，产品规格价格 OEM/Sample/Packaging Payment/Quote valid for XX days,如何使客户回复你的邮件？,分析原因： 公司/自己给客户的信誉度如何？ 报价价位与市场行情差价如何？ 报价和寄样后有无请求客人反馈？ 信件语言及技巧如何？误解或含糊不清？ 来往邮件是否专业和针对？ 让客人相信你是熟手吗？ 有销售热情吗？,如何使客户回复你的邮件,简单、可信、专业、快速 语言要简炼、切题、 明确联系方法：电话、FAX、邮编、地址、姓名(签名) 结合以前询盘回复 当天邮件当天答复，或承诺一个明确的时间 适时跟踪 给买家提供最初查询您产品的回忆参考点 不轻易放弃,要求了解原因! 给买家适当的增加些许压力 要求回执,抄送自己 以买家同样的方式回复 电话/电子邮件/传真/MSN/在线留言,如何使客户回复你的邮件,发给客户的邮件应该采用统一的格式 邮件正文两端对齐 每一段中间要空一行，方便别人阅读 邮件下方签名 包括人名，职位,公司名字，联系方式等 邮件发出前利用拼写工具检查 不要全篇都是大写字母 重要的内容可用Bold粗体或单词/句大写 回复有CC抄送邮件运用“reply all” 回复邮件不要把删除历史记录,如何使客户回复你的邮件,避免 只有中文名字 邮件的发件人用中文 光大李斌 发邮件随便找一个以前的邮件直接回复 无subject主题 随意合并主题保持一件事情一个主题 不要用缩写,俚语,网语以免产生误解 不要用过多的感叹号！,如何使客户回复你的邮件,方式多样 尽量人性化些 字号（12号比较好） Hi/Dear 各国方言开场白 （附件） 配合作图，照片说明 :) 表述准确、切题 能够准确表达自己的观点，不产生歧义 复杂事情：1，2，3，4标出 告知期望值 日期、方式、要做的事,如何使客户回复你的邮件,将您的质量及服务数字化 提供具体的数据 标明客户公司的独特点 提供客户详细的资料， 将客户没有问到的问题提出来,如何使客户回复你的邮件,研究客户询盘 首次不聊无关紧要的话题 客户关心产品、价格、服务？ 针对客户的关注点推销.让客户产生信任感 提供最初查询您产品的回忆参考点,如何使客户回复你的邮件,设计吸引的主题 Subject：Inquiry E-1294DP Re: Inquiry Re：Special Quotation E-1294DP From ABC 客户求购的产品名称 邮件主题最好有公司名字 发信之前确认决策人的名字/邮箱 Mr.Managing Dirctor / Mr.GeneralManager 称呼对方的名字或MR.姓/增加回复率 避免To Whom Who Will Concern/ Sir,如何使客户回复你的邮件,了解发信时间，增加回复机会 掌握发信时差 客户阅读习惯 白天/晚上？