办公自动化之Access快速入门.ppt

办公自动化讲座（二）,办公自动化之Access快速入门 主讲人：李刚,通知,为了进一步提高办公自动化水平，经广大办公自动化爱好者共同努力，于2010年12月10日成立了哈尔滨工业大学（威海）办公自动化协会，旨在给大家提供一个学习交流、进步提高的平台，欢迎大家加入我们的协会。 加入方式：加入QQ群填写申请表缴纳会费(50/年)理事长批准成为会员享受会员服务 协会QQ群号：1265-76067 欢迎大家加入一起探讨学习、共同进步！ 更多协会详情，到QQ群里查看。,大纲,Excel的无奈10m Access的使用70m 什么时候要想到使用数据库5m Access数据处理的优势2m 初学常见问题10m 优势互补（Access和Excel协同）3m,Excel的无奈,单元格的无奈单元格格式不严谨，造成表象与实质的脱节（文本格式、日期格式） 行列顺序的无奈工作表中，行与行、列与列之间的移动会导致物理内存数据的变化，而某些操作又是基于这些变化的（分类汇总、空行空列） 工作表的无奈工作表之间无法建立关系，无法进行多表核对、匹配、查错（部门数据交流） 数据完整性约束低（如：学号为空、学号重复、无效值、同名列）,J1,Access的使用,初识数据库35m Access数据库对象5m Access数据库的基本应用（表、查询、报表）20m Access数据库的中级运用（计算与操作查询）10m,初识数据库,数据库介绍（数据库、数据库管理系统）10m 关系数据库（数据模型，关系模型的概念、性质和操作，关系数据库分类）20m,数据库介绍数据库,数据库（Data Base 简称 DB）：数据库是以一定的方式组织并存储在计算机存储设备上，能够为不同用户所共享的、与应用程序彼此独立的相互关联的数据的集合。也就是说，数据库中的数据按一定的模型进行组织，在数据库中不仅要存储数据本身，还要存储数据与数据之间的联系。它就像一个仓库，不过存放的东西是信息数据。,数据库介绍数据库管理系统,数据库管理系统（Date Base Manager System 简称 DBMS）：数据库管理系统是专门用来创建、操纵、管理、维护和监控数据库的大型软件系统，它对数据库提供安全访问机制和操纵、管理机制，它是数据库系统的核心和基石。所有对数据的操作都要通过管理系统进行。,数据库管理系统功能介绍,数据库定义功能：DBMS通过向用户提供数据定义语言（Data definition language，DDL），用来定义数据库的结构和数据库的存储结构、数据库中数据之间的联系，以及数据的完整性约束条件和保证完整性的触发机制等。 数据库操纵功能：DBMS提供数据操纵语言（Data manipulation language，DML），用户通过DML可以完成对数据库中数据的操纵，可以装入、删除、修改数据，可以重新组织数据库的存储结构，可以完成数据库的备份和恢复等操作。 数据库查询功能：DML还为用户提供了各种方式灵活的查询功能，使用户可以方便的使用数据库中的数据。 数据库控制功能：DBMS还承担对数据库的安全控制、完整性控制、多用户并发控制等各方面的控制。,数据库与数据库管理系统,辅助理解模型仓库管理模型,数据库定义功能：就像仓库根据货物种类来制作和维修货架（容器）的功能。,数据库控制功能：就像仓库的安保系统，门禁系统等。,数据库操纵功能：就像将货架上（容器中）的东西存放、取走、包装、加工等操作。,数据库查询功能：就像是我们建立的材料卡片和台帐，上面有材料的增减变化情况，使我们一目了然。,仓库模型的功能解释,数据库定义功能：就像仓库根据货物种类来制作和维修货架（容器）的功能。 数据库操纵功能：就像将货架上（容器中）的东西存放、取走、包装、加工等操作。 数据库查询功能：就像是我们建立的材料卡片和台帐，上面有材料的增减变化情况，使我们一目了然。 数据库控制功能：就像仓库的安保系统，门禁系统等。,数据库介绍数据库应用系统,数据库应用系统（Database application system，DBAS）：是数据库系统开发人员根据用户的需求，在DBMS的支持下，以数据库为基础和核心，面向某一类实际应用问题而开发的应用软件。 DBAS的开发过程一般分为两个阶段： 1）设计并创建数据库； 2）开发应用程序。,数据库分类,数据模型10m 关系模型中的基本概念5m 关系的基本性质4m 关系模型的基本操作5m 关系型数据库分类1m,数据模型,层次模型：它是用树状结构来表示实体以及实体之间的联系的。（如：单位组织机构图、族谱、文件系统） 网状模型：它是用网状结构来表示实体及实体之间联系的模型。 关系模型：它是建立在严格的数学（集合理论）基础之上，运用二维表（关系）来表示实体及实体之间的联系的，它的运算对象和结果都是二维表。,层次模型,网状模型,关系模型,根据上列信息建立Access数据表格,J2,关系模型中的基本概念,关系：对应一张由行和列组成的二维表格。每个关系有个名字，称为关系名或表名。一个关系对应一个实体集或实体集之间的联系。 元组：关系对应的二维表格中的每一行称为关系的一个元组，它对应实体集中的一个实体，在数据库中也成为记录。在Excel表格中称为行。 属性：表中的每一列称为关系的一个属性。关系的每个属性（字段、列）都必须有一个属性名（字段名、列名）和一个特定的数据类型。 值域：每个属性的取值范围称为它的值域，关系的每一个属性必须对应一个值域，不同属性的值域可能相同或不同。 主码（主键）：能够唯一定义或标识关系中一个元组（一条记录）的属性或者属性的组合成为主码（主键）。关系中的主码不能为空值（NULL）。 外码（外键）：在关系模型中，为了实现表与表之间的联系，通常将一个表中的主码放到另一个表中，作为两张表联系的纽带，这个起联系作用的属性称为外码。即在一个表中是主码，再另外一个表中不时主码的属性或属性的组合称为外码。,J3,关系的表示方式,关系一般表示为： 关系名（属性名1，属性名2，属性名n） 例如： 学生（学号，姓名，性别，出生日期，专业，奖学金）； 课程（课程号，课程名，课程类别，课时，学分，教师工号）； 成绩（学号，课程号，成绩）； 教师（工号，姓名，职称，教研室）。 注：其中加下划线的属性表示主属性或主码。,关系的基本性质,关系中不允许存在两个完全相同的元组，即各行相异，不允许出现相同的行。 元组（行）的顺序无关紧要。 关系中每一列上，属性值（字段值）应取自统一个值域。 关系（表）表中的每一列都是不可再分的基本数据项。 关系中个列的名字不能相同。 列的顺序无关紧要，但不能重复。,J4,关系模型的基本操作,选择（selection） 选择操作是指根据给定的条件，从一个关系（表）中选出一个或多个元组（行、记录）。被选出的元组（行、记录）组成一个新的关系，这个新的关系是原关系的一个子集。选择园选是关于行的运算，它是关系中最基本、最重要的运算。 投影（projection） 投影操作是指从一个关系（表）中选择某一些特定的属性（列），重新排列组成一个新的关系。投影后新关系中的属性比原关系中的少，新关系中若有相同的重复行，则重复的行将被删除，仅保留一行，因此，投影运算时关于列的运算。 连接（join） 连接运算是从两个或多个关系中选取属性间满足一定条件的元组，形成一个新的关系。连接操作主要用于表与表之间的关联。 关系模型的这3种运算可以分别进行 也可以组合在一起进行。,J5,关系型数据库分类,大中型数据库，如IBM DB2、Oracle、SQL Server、SyBase、Informix等； 小型数据库有Access、Paradox、Foxpro等； 现在个人用户比较常用到的数据库是SQL Server和Access，而Access是最流行的桌面型数据库，操作起来象Word和Excel一样简便。,Access数据库对象,表：存放数据的容器（建立、修改、删除、字段定义） 查询：数据操作工具（计算、汇总、批量维护） 窗体：数据输入和功能表现工具 报表：数据表现工具，输出我们需要的报表 页：网页表现工具，在没有安装access的机器上查看access数据库的数据。 宏：批处理模块 模块：自定义功能模块（VBA）,J6,Access对象之间的关系,表、查询、报表关系,数据库的基本应用,快速生成表（向导、导入、链接、粘贴、设计、输入） 查找重复项（利用向导） 查找不匹配项（利用向导） 利用关系查看延伸信息（利用连接） 交叉查询 汇总查询 条件查询（IN,LIKE,%,*,#） 参数查询 报表制作（善用向导）,J7,数据库的中级运用,数据计算产生新列（+、-、*、/、&) 数据操作（删除查询、更新查询、追加查询、生成表查询） 函数的运用（数学SUM、判断IIF、日期DATE、极值MAX、字符串MID）,J8,什么时候要想到使用数据库,数据量大而且需要不断维护 信息系统之间的数据交流核对 周期性提供基于数据统计的报表 存在比较固定的反复的功能性操作模式 需要存放历史数据，以备统计分析用的 多人操作同一个表或要合并相同类的表，需要规范基础数据 经常用Excel处理的日常事务 有很多格式相同的卡片和表格要填,Access数据处理的优势,一次定义、任意运行 动态输入，选择运行 关系匹配，条件运行,初学常见问