《办事处管理》PPT课件.ppt

办事处管理培训,办事处管理,1、计划管理 9、人员管理 2、工作规划 10、内务及企业文化宣贯 3、制度执行 11、经销商管理 4、出差管理 12、广告及宣传品管理 5、台帐管理 13、仓库管理 6、培训工作 14、售后物资管理 7、信息管理 8、绩效管理,计划管理,1、月度工作计划 1.1办事处月度工作计划必须由办事处主任亲自制定 1.2办事处月度计划制定依据为：月度工作总结，公司、片区工作指令，经销商回访，区域市场问题分析等 1.3办事处所有人员每月必须制定月度工作计划,计划管理,2、周工作计划 2.1各岗位周工作计划为月度工作计划分解以及临时指令 2.2各岗位必须编制周工作计划,3、日清 各岗位必须填写日清表或工作日记，办事处业务人员日清由办事处主任审核，主任出差期间由信息员代审,计划管理,4、工作计划实施督察记录 要求办事处计划实施督察记录由办事处信息员负责填写，填写方法依据实际检查情况,计划管理,工作规划,对办事处的计划进行细分，并拿出完成工作计划的具体措施，明确责任人、完成时间、完成区域等。 规划的对象即工作计划 规划的重点在于完成工作计划的手段、方法、措施。 执行力1、方法2、考核3、能力4、性格,工作规划,执行力 1、方法 2、考核 3、能力 4、性格,制度执行,集团要求： 2004年集团制度执行率为85% 营销部门要求： 2004年制度执行率不低于90%,制度执行,具体要求： 1、集团下发各项制度必须及时传递到终端 2、办事处形成学习制度、企业文化的良好氛围 3、学习制度、企业文化的方式：晨会宣贯，会议研讨，案例分析等 4、制度学习绝对不允许流于形式,出差管理,1、检查出差人员的工作目标、行动路线 2、检查工作的工具是否齐备 3、回办事处时检查出差工作的效果 4、出差费用的审核,台帐管理,1、招商类： 经销商网络台帐 办事处信息渠道台帐 空白网点统计台帐 新建网点回款明细,台帐管理,2、工程类： 工程信息台帐 工程签约审批台帐 信息渠道台帐 重点工程项目跟踪台帐,台帐管理,3、信息类： 申请审批文件登记台帐 信息接收处理台帐 信息发放追踪记录 统计台帐 奖励服务车台帐,台帐管理,4、管理类： 费用管控台帐 直销员台帐 人员台帐 人员考核台帐 办事处固定资产台帐 电话拨打记录 月度工作计划 月度工作总结 计划实施督察记录,台帐管理,5、物流类： 办事处报货台帐 宣传品报货台帐 样机台帐 宣传品发放台帐 不良品台帐 宣传品台帐 售后物资台帐 主机台帐 配件帐,台帐管理,6、广告类： 广告审批台帐 广告报销台帐 7、培训类： 培训计划 培训记录 培训考试成绩,培训工作,1、经销商培训 每月至少组织一次集中培训 要求： 培训计划 培训记录 培训效果评估,培训工作,2、促销人员培训 每月至少组织一次集中培训 要求： 培训计划 培训记录 培训考试成绩 考试合格者发放上岗证,培训工作,3、经销商处售后人员培训 每季度至少组织一次集中培训 要求： 培训计划 培训记录 培训考试成绩 考试合格者发放上岗证,培训工作,培训工作要求： 1、培训一定要明确主题、目的及效果，防止流于形式 2、经销商培训，培训计划由办事处主任亲自制定并负责组织实施,培训工作,培训工作要求： 3、促销人员培训，培训教材由办事处主任或主任指定业务骨干制定，由办事处主任亲自负责组织实施 4、经销商处售后人员培训，教材由办事处售后经理负责制定，经办事处主任签字确认后，由办事处售后经理负责组织实施,5、所有培训工作必须依据既定的工作计划执行，培训讲义进行存档 6、对于集团新近出台的各类政策、制度、企业文化资料、具有共性的市场问题，办事处主任必须在可行的第一时间组织培训，并进行考试，保证培训效果,培训工作,信息管理,1、信息台帐管理 1.1未按照要求填写 1.2填写项目不全 1.3填写不及时,信息管理,2、信息传递注意事项 2.1必须明确接收信息人员（确定接收信息责任人） 2.2对于重要信息，发到自动传真上，需要电话落实接收情况 2.3确定信息应该反馈时间,3、信息追踪注意事项 3.1信息追踪必须保证及时（依据各类信息反馈周期） 3.2信息处理要形成PDCA 3.3所有信息处理必须明确责任人，信息处理过程形成记录,信息管理,4、信息管理者必须清楚信息的内容及精神 4.1明确信息的发放对象 4.2注意信息的可追溯性,信息管理,5、信息（电子或书面）存档、销毁的规范性 6、重要信息务必复印存档，如合同、发票、政策、特殊申请等 7、信息的保密性、严肃性,信息管理,绩效考评,对办事处的考评 1、销售计划达成（同比增长） 2、费用控制（与预算进行对比） 3、网络开发（直控网点建设达成率） 4、库存的合理性、报货均衡性,绩效考评,对办事处的考评 5、终端管理（商超、5S店等） 6、服务满意度 7、广告投放、促销活动 8、指令性工作,绩效考评基础工作,办事处需要建立办事处除主任外所有人员的绩效考评台帐，每日进行详细的记录,人员管理,1、考勤 要求所有办事处上班时采用列队点名方式考勤 严格遵守考勤制度 2、人员流动 对于人员进出及时登记台帐，保证所有人员处于受控状态 3、公司纪律 4、培养后备人才,内务管理、企业文化宣贯,要求所有办事处实施轮流打扫卫生责任制，设置值日轮流表，将值日情况列入办事处内部管理考评，由办事处信息员主抓，卫生值日范围，包括生活区域、办公区域等,内务管理、企业文化宣贯,企业文化宣贯由办事处主任亲自主抓，宣贯方式：晨会宣读、分组讨论、案例分析等方式，要求企业文化宣贯形成记录,经销商管理,1、经销商市场规划 1.1终端管理(商超、5S店) 专营店位置、面积、门头、装修、样机摆放、各种奖牌证书、POP、展板、卫生、促销员（着装、仪表、谈吐、讲解技巧、产品知识、对消费者身份及心理的把握） 1.2网络管理（分销、分店）,经销商管理,1.3广告、促销活动 帮助经销商制定广告投放或促销活动方案 1.4安装服务的规范性 1.5经销商的人事、财务管理 1.6指导、督促和检查经销商对公司各项指令性工作的完成情况。 1.7执行力,广告及宣传品管理,1、制定办事处年度、月度广告投放计划和方案 2、选择当地最佳的媒体传播方式和传播内容 3、对各项广告费用的提报、审核严格把关,广告及宣传品管理,4、对经销商处投放的广告进行监控，防止虚假广告和虚假费用的发生 5、对公司新的宣传资料和物品，及时督促经销商进货，对办事处和经销商处过期的宣传资料和物品，及时给予妥善解决。,仓库管理,1、积压及不良品 1.1主机部分（积压品、不适合当地产品） 1.2配件及宣传品部分 配件不良品积压、 配件长期不发货、售后物资建帐,仓库管理,3、欠货问题 欠经销商货物问题：必须建立备查帐、如何减少欠货：报表的准确性 4、仓库管理 专业化仓库水平、公司要求、办事处管理,售后管理,1、配件质量不过关 2、售后培训 3、售后人员技术水平,办事处信息员岗位职责,1、执行职工工作管理标准，在办事处主任的领导下工作 公司指令、各种信息的接收、传递、反馈及实施、监控 2、协助办事处主任对办事处各人员工作进行检查、监控，并将结果及时反馈,办事处信息员岗位职责,3、用户、客户的电话接听、回复、竞争对手信息的收集、整理、汇报 4、办事处各类数据报表的编制、汇总、上报及各种单据的审核，办事处各类信息、文件、台帐的整理、归类、存档,办事处信息员岗位职责,5、协助办事处主任对营销人员、经销商、促销员等进行公司政策、产品知识培训 6、定期了解生产工艺、工序、产品知识、技术和市场信息 7、配合片区业务片长完成办事处的各项人事、制度工作,办事处计划员岗位职责,1、熟悉产品，协助办事处主任做好新品推广的宣导、信息收集反馈及仓库管理工作。 2、负责接收经销商的定单,并进行审核、日常物流报表及数据的统计与分析、保障经销商货源需求。 3、负责监控送货司机送货并及时回访经销商,保障货源及时到位。,办事处计划员岗位职责,4、对各经销商的报货进行工作指导、协助解决各经销商的报货问题，熟知所辖重点经销商的库存结构及产品组合。 5、对仓库定期巡检、在报发货管理方面与集团各部门协调工作。 6、定期了解生产艺、工序、产品知识、技术和市场信息。,办事处售后信息员岗位职责,1、办事处服务信息接收、登记、处理、反馈、分析； 2、用户档案管理、用户电话回访； 3、对网点安装、维修结算日清进行回访监控； 4、对服务网点安装、维修费进行汇总；,办事处售后信息员岗位职责,5、 退换货信息处理、传递与