某公司办公文件数据管理制度

发 行 章列管文件文件/数据管理制度文件编号：管规009版 本：第2版发行日期：99年12月28日拟案单位：管理部文件修订记录序日 期修订部门核准部门申请单编号备 注198年11月7日管理部总经理室无(尚无申请制度)299年12月28日管理部总经理室3456核 准审 核拟 案曾璟煜曾璟煜 傅殿伟 朱郁乔除本封面因管理之需要，得加盖相关印章及相关人员之签章外，任何人不得对文件之内容进行涂改或作记号，（如有修改之必要时，应按文件/数据管理制度之相关规定办理之）。目 录主旨3适用范围3发行3修订3文件/数据管理制度概述3文件/数据作业管理办法4分类 4证件4文件4合同5技术数据5人事资料5计算机数据 5其它数据5编号说明6责权部门代码6文件类别代码6非质量体系文件编号方式7编号管理8保管权责9证件9文件9合同9技术数据9人事资料9外来文件9其它文檔9文件制作格式规定10文件制作格式10窗体制作格式11记录制作格式12文件作业程序12文件的制订、修订12审核、核准、分发12废止、回收、销毁13归档作业13借阅、补发14翻印15计算机作业管理办法15网络维护及相关规定15文件的变更16文件的备份16文件的删除16载体及程序系统管理规定16附则17附件一：公司档案管理人员组织图17档案文件数据管理制度文件类别 一般文件 密级 机密 极机密 版本：2 拟 稿 朱 郁 乔文件编号管规009发行日期99年12月28日 共 页 核 准 l 主 旨：为有系统的妥善管理本企业之各类档案及相关数据(含各类文件)特制定本办法执行之。l 适用范围：凡本企业内之各类档案、文件、数据，均适用本办法l 发 行：本办法经执行长核准后发布实施。l 修 订：本办法如有未尽事宜时，得由管理部加以补强并呈总经理审核、执行长核准后修订之。壹、文件数据管理制度概述一、 文件数据管制是指对企业内所有档案、文件及数据（包括现行运转文件、存盘文件、余存文件和准备销毁的文件）的存放、调阅和销毁等进行管理之工作二、 由各部门助理担任日常档案、文件及数据管理工作，在进行各项文管作业时，应遵循以下三个基本原则：(一).集中管理原则具体情况包括：1.凡企业接收之外来函件、资料等，一律应由相关部门之文管人员负责接收、登记和分发处理，如文管人员不在时，应确定临时接收人员；如文管人员离职时间较长，应及时指定人员代为办理2.以本公司名义对外下发或上报之文件，应由承办部门文管助理统一登记、编号，并视文件之等级加盖公章及经权限主管核准后发放，并将存盘文件、余件归档进行妥善保管3.企业接收的所有文件、数据都应由各相关权责部门文管助理集中保管各业务职能部门承办的文件、数据，承办完毕后必须交回，不得长期保存于个人处(二).科学管理原则公司各类文件数据均应按档案数据保管年限一览表(附件二)之规定年限进行保存，以便为归档立卷创造条件(三).严格保密原则凡公司员工因职务及工作之关系，于文件数据之制订、审核、分发、传阅、归档及销毁等作业流程中涉及公司之机密均应负有保密责任(参考文件:人事行政管理规章关于员工对于本身职务所涉及之公司机密应负有保密责任之相关规定)贰、文件/数据作业管理办法一、分类：(一)公司档案数据分：证件、文件、合同、技术数据、人事数据及其它文文件数据等六类，以便分别进行管理：1.证件：如公司营业执照、税务登记证、IC卡，证件类均由总经理室列管之。2.文件 (包括如下)：第一阶：手册第二阶：程序文件(1)ISO9002质量体系文件第三阶：作业指导书第四阶：窗体/记录填写式窗体/记录注: 上述非质量体系文件中之“记录”系指各类填写式窗体经填写内容后形成的文文件数据，各类记录档案应存于相同窗体名称之档案夹，以便查找及归档作业(2)非质量体系文件非填写式窗体/记录 管理办法类文件各部门相关事务文件公司内部公文(如人事命令、公告)政府公函(3)外来文件社会机关、组织信函业主信函其它类合同小包合同业主合同3. 合 同注:各类合同之编号及管理，请另参阅合同管理办法之说明4. 技术数据(1) 生产技术资料(2) 产品及程序设计技术数据(3) 仪器、设备相关数据(4) 工程设计技术数据(5) 内部基本建设数据5. 人事资料 : 如:人事数据表奖惩记录、考勤表、员工考绩表6. 计算机数据 :各类计算机档案7. 其它数据如各类书刊、照片(二)上述各类文件/数据依重要程度及保管方式又可分为：(1)一般文件(2)列管文件 密级文件 机密级文件 极机密级文件注: 1.列管文件系指涉及公司生产经营或内部管理运作方面机密或较为重要之各类文文件数据（如生产统计数据、规章制度、财务报表、研发资料等），对于列管文件之复印、修改或发放、借阅等，均须由权责部门进行管制之 2.合同及技术数据类、财务报表类文件一律列为列管文件 3.ISO9002质量体系范围内之所有文件均为列管文件(三)上述各类文件/数据依存盘方式共分为:(1)书面资料(2)计算机档案数据二、编号方式说明：1.编号第一位字符为该份文件/数据之权责部门代码(部门代号说明如下)：(1) 董：董事会；(2) 执：执行长室；(3) 总：总经理室；(4) 财：财务部；(5) 管：管理部；(6) 品：管理部品保课；(7) 生：管理部生管课；(8) 务：管理部总务课；(9) 采：管理部采购课；(10)人：管理部人事课；(11)资：信息部；(12)业：业务部；(13)营：营服部；(14)工：工务部；(15)厂：厂务部；(16)卷：卷门部；2.编号第二位为文件/数据之类别指示码(1)“证”指各类证件;(2)“表S”指各类制式填写式窗体;(3)“表P”指各类制式非填写式窗体(4)“质”指各类质量体系之文件(5)“外”指各类外来文件(政府机关之公函除外)(6)“政”指各类政府机关所发之公函(7)“公”指各类公司内部所发之公文、行政命令等(如人事命令、公告等)(8)“规”指各类规章、制度及管理办法(9)“技”指各类技术数据(10)“事”指各部门承办事务之相关文件(11)“人”指各类人事资料(12)“图”指各类图面资料(13)“书”指各类书刊3.编号代码之第三位起因文件/数据之不同，共分为以下二种方式进行编号:(1)非质量体系之文件/数据:非质量体系之文件/数据之编号第三位起为该文件/数据之流水编号，以阿拉伯数字记录，共为三位数(自001号开始，如编至999号则自动上升一码为第1000号) 范例:管理部制订的第一份管理办法类文件之具体编号方式如下:100规管 流水编号 管理办法类文件代码 权责部门代码 试实行阶段中的文件/窗体/数据，应于上述编号之第三码前加一代码“试”，原流水编号为三码则缩减为2码。10管试规试实行阶段中的规章制度类文件流水编号(第一份)试实行阶段之代码规章制度类文件代码权责部门代码(2).质量体系范围内之文件/数据：编号之第三位代码代表该文件/数据之质量文件级别，共分以4种:“1”为第一阶质量文件代码，即指质量手册；“2”为第二阶质量文件代码，指各类程序文件；“3”为第三阶质量文件代码，指各类作业标准书、管理办法；“4”为第四阶质量文件代码，指各类质量记录窗体； 文件编号第四位第六位为当前文件在ISO9002质量体系中所对应的要素编号，从 401420 .(参考文件:附件质量体系要素一览表) 文件编号中最后两位(第七、八位)代码为所对应的要素下窗体或文件之流水编号注:质量体系中之文件/数据编号之第三码及第六码后应加“”号分隔。品 范例：“质量2-410-01”代表为:由品保课主导的“进料检验程序”（为二阶质量文件，质量体系编号第410要素下之第一份文件）。质 24 1 0 4.10要素下第一份程序书0 1本文件所对应的质量体系要素为4.10二阶程序文件代码质量文件代码权责部门(品保课)之代码 质量体系文件中记录窗体之编号方式请参阅非质量体系记录窗体的编号方式。4. 若文件或窗体内容同属于质量体系与非质量体系范筹时，均作为非质量体系文件进行编号。三、文件编号的管理：1.文件、窗体编号由各部门文管人员依照本办法进行统一编制；2.各部门须建立本部门内所有文件数据编号对照表；每有新文件产生时，应实时登录其流水号码以备查找；3.对于本部门之文件档案编号，各部门文管助理应每月进行一次核对；发现异常情况后，应及时进行更正并交管理部备案4.各类编号之流水号，不论原为二码（二位数最大值为99）或三码(最大值为999)，如额满后即自动上升一码5.各类文件(含窗体)如有更新版本时，新版本之文件（或窗体）应注明为第二版或第版。四、各类档案的保管权责：(一)公司各类证件：除各权责部门专用、常用且重要性较低之证件(如手机之IC卡)得由权责部门保管外，其余较重要之证件一律由总经理室列管(二)各类文件：1. ISO质量体系文件及其它各类规章、办法类文件、公司各类空白窗体等均由管理部及各权责部门列管之2.各部门内部使用记录文件、窗体，由各权责部门保管之(三)合 同：由财务部合同管理员参照公司合同管理办法进行管理存档(四)技术数据：1.各类生产技术数据、仪器设备数据、工程技术数据等由各权责部门主管保管2.内部基本建设档案数据由工程部门列管之3.公司内部规范之技术数据由总经理室列管之4.各类程序设计数据由信息部门列管之(五)人事资料：包括人事档案及各部门人员转证测评试卷，由公司人事部门按机密文件进行列管(六)外来文件、信函：1.由警卫室接收，送至总务助理处登记、分发；2.登记内容须包括：收件日期发函单位如：业主、政府、社会机关组织等；邮递方式如：挂号、EMS、包裹等；分发部门（即收函单位）及日期(七)各部门须自行备妥一套窗体，如须新增及修改时，应通知信息部统一进行制作之。(八)其它类文文件数据：1.公司各类图书：由管理部总务课进行保存与借阅管理2.各类工程照片：统一由信息部按相关管理办法进行列管 3.各类公告、人事命令均由人事部门负责列管。4.各类旧版或经废止使用之文件档案或数据均应由管理部进行书面存盘备查(计算机档案则由信息部负责)直到安全保存期限过后，始得予以销毁之。五、文件格式制作规定：(一)文字文件制作格式规定： 文件制作格式一律套用同类文件之固定模板形式，文字内容原则上均采用从左至右横向书写之方式制作；(必须以直式书写之特殊文件格式须呈管理部核准后始得进行制作)文件格式之具体制作要求如下：1. 页首：a.均须有公司商标(一律为蓝色)及“长诚浪板（昆山）有限公司”之蓝色字样b.公司抬头置于文件上中央，字体为22号、新细明体加粗，长诚标志应为字的两倍大小 2. 标题：a.均须有文件标题名称字体为18号、新细明体加粗b.如为管理办法类文件（含质量体系手册）须于标题下方附表格(如下)，并须对相应内容予以标示文件类别 一般文件 密级 机密 极机密 版本： 拟 稿 文件编号发行日期 共 页 核 准3.内容排序及文字大小：内容排序及文字大小一律按下列标准进行制作: 壹: 号新细明体 一: 号新细明体 (一): 号新细明体 1: 号新细明体 (1): 号新细明体 : 号新细明体 a: 号新细明体4.页尾：凡二页以上文件，均应于页尾中央处标注页码，各类文件/数据页码之标示方法及注意事项如下:各类窗体之页码:一律以“共5页 第5页”(页码之总数不应包含窗体使用说明之页数)之方式标注。文件之页码: a. 对于总页数10页以下之页码可按上述窗体页码之编码方式进行编码(如:第1页共10页)b. 对于总页数超过10页以上之页码可于页尾中央直接标示页码符号(如:“第一页”)，但须于页首处标明总页数。c. 对于各部门规章、管理办法类等总页数及章节较多之文件/数据应按各章节进行页码之编码。(如第一章之第二页编号方式:1/2)(二)窗体制作格式规定：1.凡本公司之窗体于页首处均须有公司商标及“长诚浪板（昆山）有限公司”之字样(视窗体之格式，置于左上角或中央2.窗体之页首处，须有窗体主题名称之标示，如“干部会议工作报告表”3.必须于窗体之右上角处注明窗体编号、版本及制订日期.4.窗体按格式之不同，于适当位置处预留装订位置，视实际需要以虚线划出并注明“装订线”5.窗体预留空间：左2公分、上、下边界1.5公分；右边界1公分距离6.标题注意事项：(1)公司标题：列高60，字形为24号字加粗，储存格靠下方(2)内容标题：列高40，字形22号字加粗，储存格靠下方(3)文件编号：列高同内容文件，字形12号字加粗，储存格靠下方7.窗体按格式及用途之不同，须于适当位置（一般于窗体右或页尾处）注明窗体使用注意事项及窗体流程 (如：附注：本窗体于会签后送交合同管理员存档；)8.如须各部门会签之窗体，均须于窗体适当位置处备有会签栏(会签字段之大小，直式文件至少应为2cm(高)52.5cm(宽)，横式文件至少应为3.5cm(高) 53cm(宽)为原则)9.窗体格式之制作，应采用恰当的字体及字型比例，力求整齐、美观、便于填写(三)计算机制作之记录，文件编号相关规定：1.凡计算机打印的窗体记录，均须在原空白窗体编号下，再加入一项记录编号，编号方式请参照前述2.所打印的记录在计算机中存盘时，须确保将记录存于所属部门目录下同一窗体名称数据夹中六、文件作业程序：(一)文件的制订、修订1.文件的制订：由提案部门指定人员以各类档案标准格式拟案，并要填写文件制订、修订废止申请单对于新制订之窗体，同时还应制作一份空白窗体填写格式范例及窗体功能使用流程说明等，一并送审2.文件的修订：文件若有不合使用需予以修改、增订者，由申请单位填具文件制订、修订废止申请单，提出变更原因，由原拟案单位议定修改文件修改后，版本号亦应随之变更原版本应列入修订记录中由管理部进行存档之(二)文件之审查、核准、分发1.文件之审查作业：由拟案人员将草案或文件制订、修订废止申请单等送直属主管审查，并圈选相关会签部门，草案经审查会签后呈送权限主管核准2.文件之核准作业：(1)各拟案部门内部使用(不涉及对外或跨部门会签)之文件或窗体，由直属部门主管进行核准；各部门制订之跨部门使用之窗体或文件，须呈总经理室核准(2)各部门、单位涉及本公司章程、制度、考核等方面的规定、条例、办法等文件，均须参照公司统一颁布之制度进行制订，并经管理部核稿、总经理室核准并敬会执行长同意后始得生效3.分发作业：(1)由拟案部门根据文件传达范围，对文件资料进行复印、分发，并由接收人员予以签收(2)对内发行文件若为列管文件时，应加盖“列管文件”章，并根据其机密性注明“严禁复印”及机密等级；(3)各部门新增制订(修订)的窗体、会议记录及制度方面的文件均须送交管理部一份备案之(4)进行文件分发时，须填制文件发放回收记录，请各收文单位主管或文管助理签名接收 (三)档案的废止、回收、销毁 1.档案的废止： 由申请废止的单位填具文件制订、修订废止申请单，提出废止原因经核准后，于文件上用红笔注记，退出执行过程并按对照所规定的废止文件保存期限进行保存，到期销毁之 2.旧资料的回收：对已确认失效或因有误须重新修正之文件，拟案部门提出文件制订、修订废止申请单，由文管中心人员对照文件发放回收记录将下发文件全部收回，并请各单位经手人签字确认3.文件的销毁：(1)对于收回之作废文件或超过保存期限之档案数据，经核准后进行统一销毁(2)档案销毁须实行双人监销之原则(3)文件数据销毁记录应予以存盘、备查 (四)归档作业1.保存期限：公司各类文件/数据之保存年限详见档案数据保存年限一览表.2.归档时间：每年度12月中、下旬；或对于常用窗体，每三个月进行一次归档3.归档责任人：各部门、单位文管人员4.文件/数据保管之相关要求及规定： 文件管理被纳为内部稽核项目之一，定期实行稽核检查，以确保数据之正确使用在文件的保管中应做到：(1)不得于原件上书写不相关之文字、符号或擅加标记(2)文件、质量记录之计算机档案由专人负责管制，不得任意拷贝(3)文件的保管应注意其安全性，并要防毒、防潮(4)归档文件应尽量为原件，并按同一文件只存盘一份之原则(5)文管中心须于每一档案册建目录索引，其中应包括文件编号、文件名称、版次、归档日期等要项(6)文件/数据之存盘位置应正确并符合分类要求(五)文件/数据的借阅、补发1.借阅范围及审核权限:(1)档案数据仅限本公司员工在文管处借阅，如因抄录或复印需带出文管处者，必须办理登记手续(2)借阅本人业务范围内一般文件时，不需进行审批程序(3)借阅密级或机密级文件者，由部门主管审核后，须转至管理部核准(4)极机密级文件之借阅须进行书面申请，写明借阅用途及借阅期限后，按部门主管管理部总经理室之顺序进行签核2.登记:借阅文件必须履行登记手续文管和借阅人员必须当面查点所借文件类别、份数，并在借阅簿上登记签字；退还文件时，文管人员要根据借阅登记簿检查核对所借文件，确认无误后予以销帐并履行签字手续3.催退:借出去的文件应限定借阅时限过期不还者，应及时催退回收，以免文件散失或影响他人借阅对确需延长借阅时间的，须重新办理借阅手续4.借阅人员须注意的问题：(1)对借阅件要加强保密和保管工作，如需复印或抄录者，须经权限主管核准(2)借阅文件只限本人阅读，不得转借他人，并按时退还，严禁拍照、抽页、剪裁和涂改5.文件的补发是指收文单位将原文件丢失，并要求再次补发补发文件须视文件的机密性，提交补发申请以说明原因，经权限主管核准后，文管中心始得重新打印，并做好记录 (六)文件的翻印 1.拟案部门翻印文件时，对于列管性文件要严格控制翻印份数，不得随意扩大阅读和传达范围，并须做到：(1)复印文件须经发文单位同意，未经许可，任何单位和个人不得私自复印(2)复印文件要确保准确无误，并对翻印时间、份数及发放范围等予以备案2.对于非列管性文件，可视实际需要进行复印3.文件的翻印需由经管理部核准进行复印工作之人员确实按照文件复印有关规定及要求进行复印之参、计算机档案作业管理办法一、公司信息网络由信息部统一进行设计、规划、管理与维护事宜二、各部门均通过本部门微机操作人员专用网络密码登录上网，并将文件档案存入服务器中本部门子目录下三、 存于服务器中较重要之执行生效文件，应设为只读文件四、信息部应每月不定期对公司所有计算机进行抽查,是否有未按规定操作之情况，并予以要求改善五、属于公司列管文件的计算机档案之变更、调用、打印，一律须经权责部门权限主管核准后，由信息部协助完成六、其它相关规定：各部门自行制作之文件(一)文件制订并经核准使用后之计算机存盘：1.由制订部门提出文件制订、修订、废止申请单，并附上拟订之文件原稿经权限主管核准、文件颁准生效后，拟案部门须凭核准单知会信息部，将该文件内容存于服务器中，并立即将单机上的文件删除2.制订部门应将核准发行始用之窗体