投资担保有限公司行政部.ppt

行政部主要职责,1.来客接待 2.协助打理总经理的日常生活 3.各部门人员到岗及着装情况 4.考勤统计 5.办公用品的领发、登记 6.收取工作总结 7.发放物资申请表 8.车辆统计 9.礼品统计 10.交电话费 11.电费统计 12.红头文件、相机的保管 13.其他,（一）来客接待,接待人员在遇到来访客来时，应立即起身，面朝向来访者点头、微笑致意：“您好，请问您找哪位？”、“有预约吗”。知道找谁，并确认是预约之后，请来访者稍等，立即帮其联系并进行来客引荐。 来客引荐完毕后，对来客进行端茶、送水的来客服务。 来客访问结束后，对接待室进行清理。,（二）协助打理总经理的日常生活,为总经理及时提供热水（一小时送一次热水） 及时清理总经理办公桌上的烟灰缸 总经理吩咐的其他工作,（三）检查各部门人员到岗及着装情况,行政部应以身作则，每日签到完毕后立即换上工装。 在8点30之后到各部门检查各部门人员到岗及着装情况，并做好记录。,（四）考勤统计,协助经理对各部门的考勤进行统计 1.对人员请假情况进行统计 2.对人员外出情况进行统计 3.结合各人员打卡情况做好考勤记录 4.审查无误后交于经理阅览,（五）办公用品的领发、登记,以旧换新制 各部门领取办公用品均以旧物换新物，否则均不给予 领取。 各部门领取完办公用品后要做好登记,（六）向各部门收取工作总结,每周五下午3点以后向各部门收取工作总结，包括理财部、资金部、 上街 、巩义。 收集完毕后与本部门工作总结汇总，待下周一会议用。,（七）向各部门发放物资申请表,每月25日向各部门发放物资申请表，统计各部门下月所需的办公用品。 当日收回物资申请表并统计数据，结合库存数量估算本月需采购的物品和数量。 将本月需采购的物品和数量独立的登记在物资申请表上并送行政部经理过目、签字。 无误后电话联系供方送货。,（八）车辆统计,需要外出用车者必须向行政部索要派车单，派车单填写完毕后找用车者所在部门经理、行政部经理签字后方能取走车钥匙。同时行政部还需在商务本上做好备份记录。 记录内容包括 何时出车，开车人，车牌号，返回时间，有明确去向的还应备注前往地方。 车辆返还后行政部收回派车单和车钥匙并保存好。 每月月底对公司车辆的油费、公里数进行统计，以电子版做好相关记录以备领导查看。,（九）礼品统计,理财部人员为客户领取礼品时，要做好登记工作。 每月月底要对礼品的进出库存进行统计并对本月领取情况进行统计。 结合库存对采购时间和采购物品、数量进行估算 并及时向经理反馈。,（十）交电话费,每月6号以后提示经理交话费 根据经理安排 到相关营业厅交上月话费,（十一）电费统计,每月资金部向行政部递交公司当月电费数据，行政部要做好电费统计，以电子版存档以备领导查阅。,（十二）红头文件、相机的保管,做好公司内部重要红头文件的保管 做好相机（两个）的保管,（十三）其他,打印、复印文件和管理各种表格文件 管理办公用品，管理维修打印机、传真机、复印机等办公器材 严格公司行政档案入库制度，认真做好分类登记，对档案的分类应做到科学合理，便于查找 起草、打印、登记和存档公司行政签发文件 负责报刊杂志、信件等收发登记工作 负责员工离职管理和入职管理以及工作中各部门之间岗位的调动。 负责公司公共区域的卫