应用计算机管理企业人事档案管理.doc

企业人事档案管理软件的开发陆 雏（福建省晋江市邮政局 福建晋江 362200）内容提要：开发计算机人事档案管理软件，软件模块的设置必须合理，具有保密和数据保护和系统维护功能。软件要体现人本理念，使人力资源管理工作向科学化、规范化、标准化和智能化方向发展。随着计算机技术在人事档案领域的运用，充分运用计算机在技术方面的优势，对人事档案实行电子化、数据化管理，是对人事档案档案的完整性、系统性的有效控制手段。由于个各企业用人制度的改革，人员流动性日益增加，人事档案的接收与移出非常频繁。由于人事的变动及人事文件材料形成时间跨度长等因素造成了某些企业人事档案管理混乱、易于出错等问题屡见不鲜。应用计算机对人事档案的管理，能够使人力资源管理工作向科学化、规范化、标准化和智能化方向发展。一、企业人事档案应用计算机管理的必要性人事档案工作是企业管理工作中的重要组成部分，是企业重要的信息资源之一，它直接参与人事管理的各项具体工作，是人事管理工作顺利进行的有力保证。传统的人事档案管理是在规章制度与标准操作流程这一基础设施平台之上进行操作的，主要包括人事档案目录管理、员工基本信息、劳动合同、考察考核材料、培训、奖惩、干部任免、工资变动、离职等管理内容。应该说，其工作的一个特点，就是其中的大部分工作都是基于经验的重复劳动，琐碎烦杂，缺乏创造性，占用了管理人员大量的时间，但又是人事档案管理中不可回避的基础事务。目前，企业对于人事档案管理越来越重视，但缺少切实可行的操作办法。充分利用计算机技术，可以帮助企业在人事档案管理水平上实现跨越式提升。信息技术在人事档案管理中的应用，将有助于企业优化人事档案管理的业务流程，提高工作效率，改善服务质量，并提供基于信息的决策支持。因此，开发人事档案计算机管理软件十分必要，它可以简化环节，使人事档案管理规范化、信息化、制度化。 人事档案管理系统提供了人事管理过程中所需要的全方位的员工信息。通过局域网可以使信息共享，避免各部门重复录入相同的信息，减少重复劳动。而且在人事管理工作中，随时可能产生一些新的信息，各部门可以通过局域网随时更新本部门业务范围内的信息，向需要信息的领导和部门提供最新的第一手资料，大大提高信息的时效性。信息共享之后，各部门可以从各个侧面，全方位了解一个员工，走出在本部门业务范围内，从一个侧面了解员工的局限性，在信息共享的基础上提高对员工认识的深度和广度。二、软件模块设置与特点企业人事档案管理系统最大的特点就是实用性很强，具有档案输入、档案编辑、统计查询、档案打印、数据维护五个功能模块，使得系统与实际工作更相符、更直观。既节省了人力物力财力，又能克服手工管理造成的低级错误，并实现规范化管理的要求。该系统为了实现企业人事档案管理,节省人力,减少由于手工管理造成的低级错误,提高工作效率。人事档案软件要选择能与办公自动化管理软件相互兼容的数据库管理系统。数据项设置要符合机读文件著录条目，电子文件著录项目要执行的国家规范化标准。目前各单位普遍实现了文档一体化管理，在日常工作中形成的电子文件经过文书处理人员的分类和数据逻辑或者物理迁移，转化为永久保存的电子档案。人事档案是企业档案归档范围的一个门类，为实现今后各类档案信息资源的共享打下良好基础。人事档案管理系统是一个集档案输入、编辑、统计报表的管理系统，并具有部门调整、岗位工资变更等功能。（一）企业人事档案管理系统由以下模块组成；1、档案输入模块。完成员工个人资料、基本工资情况的输入。2、档案编辑模块。实现员工资料、工资的修改以及删除。3、统计查询模块。按查询条件，显示符合条件的员工姓名、性别、婚姻状况、学历、职务、部门名称、岗位。4、档案打印模块。实现员工资料、工资明细表的打印。5、数据维护模块。实现部门和岗位工资调整。在更改岗位工资的同时，系统会自动更新工资库。系统数据库由四个表文件构成。其中包括：存放员工的基本资料的资料表、存放员工的基本工资情况的工资表、用于存放岗位工资的对应情况的岗位工资表、用于存放部门资料的部门表。（二）软件应具备的特点首先，必须技术先进，系统使用最新的软件开发技术，和领先的指纹识别技术紧密结合。要做到实用性强，软件功能设计合理实用，想用户所想，及用户所及。其次，系统要稳定可靠，良好的稳定性为用户提供一个十分可靠的系统平台，是数据安全的保证。第三，软件要功能齐全，把众多相关功能集成于一体，使各功能完整统一于一套软件之中。系统可与办公自动化系统进行兼容，可相互交换数据。软件在扩展性上要有不俗的表现，可以根据用户的不同需求，或是特色性需求，进行功能上的扩展和性能上的升级。三、软件保密和数据保护功能软件在用户登录系统时，要设置不同用户访问权限的控制，必须有用户自设密码的认证，包括使用权限控制和防越权控制，无关人员不能登录档案管理系统。数据保护包含采集、存储、处理、传递、使用、销毁及操作密级识别，数据加密。系统安全保密监控要有操作监控管理的功能。访问系统的密码控制、人事档案数据的保护、数据加密、系统安全监控等指标要符合国家或部门的规定要求及所能达到的指标。四、软件系统维护功能人事档案管理软件在系统维护方面，必须有用户权限管理、系统日志管理、数据备份、系统恢复及扩展能力等指标。用户权限管理是要求在整个系统和各子系统都应设置操作权限管理及数据操作权限管理，必须有操作者的身份判定和拒绝非法进入系统并有警示、记录的功能。系统日志管理能详细地记录登录档案管理系统人员的姓名、登录的时间。网络版本的人事档案管理软件的系统日志中，还能记录对方用什么设备访问人事档案管理系统、访问查询内容、利用方式是阅读、修改、拷贝和打印文件。系统记录的日志是隐蔽的，提供了详细情况的查询，并能做到自动转存及备份。系统维护中档案文件数据的备份与恢复是非常重要的，一个档案管理系统如果没有这部分的功能，那么万一遇到计算机中毒或者计算机硬件设备瘫痪，全部录入的档案文件数据，就如泥牛入海无消息，这个后果是很严重的。扩展能力是要求软件设计时应考虑系统的扩展接口，具有扩展升级的功能。五、软件要体现人本理念人事档案软件体现以人为本理念，就是要使软件的实用性和具备的灵活性两方面完美地结合。实用性指的是软件的总体模块设置，要符合人事档案管理工作的范畴。软件的易安装、易操作，包括技术操作说明清晰程度、系统提供完整的帮助用户如何使用软件的。因为，人机对话界面的合理性、易懂性，能使档案人员迅速地驾驭计算机。档案人员在操作中遇到困难时，软件能在线提供清晰明确完整的解决问题的帮助信息。如果软件安装繁琐，在运行操作中需经常查阅手册或专门技术培训，没有提供在线帮助，这样的软件是不合格的。另外，软件在一定的范围内应具备灵活性，经常使用的功能，如著录、检索、报表输出等模块，能提供档案人员根据本单位人力资源管理需求，自主进行数据项的设置，其包括灵活的实体分类、标准著录与动态