新时期高校二级院系教学档案管理工作的几点思考.doc

新时期高校二级院系教学档案管理工作的几点思考 摘要:随着教学改革和高校管理体制改革的不断深化,二级院系教学档案管理也面临着新的挑战,本文结合工作实际,针对新时期二级院系教学档案管理工作存在的问题进行探讨,并提出了改进措施。 关键词:高校二级院系教学档案管理 近年来,随着我国高等教育教学改革和高校内部教育体制改革的不断深入,多数高校已经开始或正在实施或逐步完善二级院系管理,教学档案的管理内容也日益复杂多样,本文针对新时期二级院系教学档案管理工作,结合自己的工作经验,进行一些交流和探讨。 一、高校二级院系教学档案管理面临的挑战 1.国家高等教育改革对确保和提高新时期教学档案管理提出了新要求 教育部从1999年以来制定了高等院校扩大招生的政策,使得招生人数在10年间由1998年的108万猛增到2009年的610万,我国高等教育出现了规模的大发展,成为世界上在学学生规模最大的国家,这被外国媒体描述为“中国高等教育的一次大跃进”。由于师生(尤其是学生)数量的迅速增加,必然使得在教学管理中占有核心主体地位的教学档案管理工作业务量激增,教学档案管理难度也随之加大,对当前二级院系教学档案管理工作提出了新要求。 2.高校发展战略调整和教学改革对当前形势下二级院系档案管理工作提出了挑战 随着高校优化合并和规模化的发展,很多大学形成“一校多区”的办学格局,二级院系跨两个甚至多个校区进行教学活动成了常态,使得教学档案管理工作呈现更多的复杂性、多元化。目前,伴随全国大部分高校采取学分制和弹性学制,学生的自主选择空间日益扩大,更大程度地发挥“因材施教”,引导鼓励学生跨学期、跨专业、跨院系、跨校区甚至跨学校进行选课,允许学生提前毕业、延期毕业,这也对教学档案管理提出了更高的要求,尤其是在时间跨度的延续性和采用现代管理技术进行教学档案管理方面,面临着更高的要求。 3.高校内部管理体制改革增强了二级学院教学档案管理的迫切性和必要性 随着高校内部管理体制的改革,高校开始推行院系二级管理,二级院系办学自主权、党政管理权、财政权力等进一步加大,因此二级学院的教学档案管理内容也随之发生了根本性变化,以笔者所在单位广东药学院为例,一些教学文件的制定、实施等都由各二级院系完成,原本由学校教务部门管理的一些教学文件都下放至院系管理,如教学任务书、教学进程、学科建设、课程建设、学生学籍、学生成绩等,因此,二级院系的教学档案管理的规范化、制度化、科学化、系统化和专业化显得十分必要和迫切。 二、目前高校二级院系教学档案管理存在的主要问题 1.二级学院的教学档案管理工作起步较晚,处于实践探索阶段,制度不够健全合理,缺少一套完整的规章制度来保证。建立与学校及二级院系整体发展相适应的档案工作机构是做好高校二级院系档案管理工作的重要保证。目前,相当部分高校的二级院系没有建立档案室或资料室,也没有配备专职或兼职的档案员,导致教学档案没有专人管理,职责不明确,教学档案的收集及整理存在严重的不及时、不完整及流失现象。 2.重视程度不够,档案意识薄弱。二级院系是从事教学活动的一线教学单位,承担着艰巨的教学任务,特别是在我国教育行政管理部门对各高校实行五年一周期的教学评估背景下,从学院领导到教职员工更是始终把教学工作放在首位,忙于具体的教学事务,对教学档案管理缺乏足够的重视,仅仅把它视为教学管理的附属工作,在评估检查时,往往临时突击,应付差事,草率整理。 3.管理手段落后,缺乏创新模式。高校档案管理目前还是遵循老一套的管理手段,学校档案馆(室)作为学校教学档案管理的业务指导部门,对各二级学院的监督指导不到位,不及时。另外,由于大多数高校采取高度集中的管理体制,各二级学院在教学档案管理方面的主动性和积极性难以得到发挥,统一领导、分级管理的力度缺少适当的衔接点。 三、完善高校二级院系教学档案管理的措施 1.充分利用现代化信息技术开展教学档案管理,以提高工作效率,适应改革需求 随着高校改革的不断深入,在办公自动化技术取得突破性进展的背景下,二级院系教学档案应当实现网络化管理,借助互联网、校园网及网络版档案管理软件,建立教学档案信息平台,实现校园办公自动化系统与档案管理的无缝连接,档案管理人员依托网络一方面实现对教学档案的及时收集、迅速整理、全面存储、高效利用;另一方面实现与处于业务指导核心地位的学校档案馆(室)密切沟通,完成教学档案信息的上传下达,使二级学院教学档案管理工作向纵深发展,形成高效、安全、智能化的网络模式。 2.根据自身实际,逐步建立并完善二级院系教学档案管理工作的规章制度,使档案管理有规可循 二级院系作为教学档案管理工作的直接施行者,根据实际情况,结合学校档案馆(室)的业务要求,充分发挥主观能动性和创新精神,制定教学档案管理的各项规章制度,在高校师生对所在二级院系的依赖程度不断强化的背景下,使档案管理体现专业知识、学科体系的科学性和权威性,让拥有本专业和学科知识的教师专家自主制定或完善涉及自己专业和学科范围的教学档案的规章制度,包括材料的收集、整理、立卷、归档、档案的分类、保管、鉴定及利用等方方面面,使档案工作有章可循,有规可依,从而实现对教学档案工作各个环节的有效管理。 3.转变思想,加强宣传,重视教学档案的建设,增强档案意识 从二级院系领导到档案管理员,都要转变以往“档案与我无关”的观念,提高对教学档案工作重要性的认识以及自身工作对院系教学档案的积累和开发利用的责任,利用各种宣传媒体、内部刊物等,宣传教学档案的价值和巨大作用,使广大教职员工认识到教学档案存在着巨大的社会效益和经济效益,通过思想境界的提升和价值观的调整,切实提高全体教职工的档案意识。 4.提高档案管理人员素质,搞好二级院系教学档案工作。高校的各级领导应充分认识到高校教学档案管理工作在高校发展中所起的承前启后作用,重视二级院系档案人才队伍建设,有条件的可以安排专职的档案工作人员,加强对教学档案工作人员的定期培训和业务指导,由学校档案馆(室)的专职档案工作人员,结合具体案卷辅以详细讲解和操作指导。同时将教学材料的归档工作同教职员工的年度考核、职称评聘、奖励评优等挂钩,激发二级院系专兼职档案管理人员的工作积极性和责任感,从