某科技有限公司信息沟通控制程序

普源科技有限公司编 号COP 19.2程 序 文 件版 本01文件名称：信息沟通控制程序责任部门QMR制定日期02.01.04页 次1/3责任部门负责人：品质系统代表：版 号修 订 内 容日期01 重新修订02.01.04签收部门GMQMRQMSSHRADPDPCPEPISTENMM会签1、目的1.1 为了及时、准确地收集、传递及反馈有关信息，作好信息的管理，保证质量管理体系的有效性，特制定本程序。2、概述2. 适用于本厂内部信息的沟通与处理，以及与外部各方的信息交流。3、职责3.1 品管部、工程部、行政部、采购部负责统筹本厂对内、对外相关信息的传递与处理。3.2 行政部负责建立软件信息沟通系统。3.3 行政部、品管部负责紧急信息的处理。4、程序4.1 信息的分类4.1.1外部信息包括：A. 质量技术监督局、商检局、咨询公司、认证机构及客户等监测或检查的结果及反馈的信息；B. 政策法规标准类信息，如质量、环保、法律、法规条例、产品标准等。C. 相关方（顾客、供方、计量单位、媒体等）反馈的信息及投诉等；D. 其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关质量改进技术、质量管理等方面的信息。 4.1.2内部信息包括：A. 正常信息，如质量方针（目标）及完成情况、测量和监控记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其他记录等；B.（潜在）不符合信息，如体系内部审核的不合格报告，纠正和预防措施处理单等；C.紧急信息，如出现重大质量事故等情况下的信息和记录；D其它内部信息（如员工的意见和建议等）。4.2 信息的收集、处理和沟通形式 信息可采用书面资料、图片、质量记录、公告栏、会议交流、互联网等沟通形式或方法予以传递。4.2.1外部信息的收集与处理4.2.1.1品管部负责质量技术监督局、商检局、认证机构及客户等监测、检查结果反馈信息的收集，并传递到本厂相关部门。当监测或检查结果出现不符合情况时，按照纠正及预防措施(COP14.1)的要求进行处理。4.2.1.2政策法规、标准类的资料信息由工程部负责收集、更新、整理，交文件管理中心保存，详见文件及资料管理程序(COP5.1)。4.2.1.3采购部、品管部分别负责与原材料供方、相关国家检测单位等进行信息沟通，对其提供的产品质量施加影响，品管部同时要与顾客的信息沟通，以满足顾客各方面的要求；行政部负责有关工作环境、环保、基础设施方面的处理。4.2.1.4各部门直接从外部获取的其它类信息，如质量改进技术、质量管理信息等，以联络书形式反馈到相关部门，由其负责分类、整理，根据需要作出处理。4.2.2内部信息的收集与处理4.2.2.1正常信息的处理：各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常工作信息；品管部按照相应程序文件的规定向相关部门传递质量方针目标及完成情况、内部审核结果。工程部负责更新的法律法规及产品规格等信息的收集与传递。4.2.2.2(潜在)不符合信息的处理详见纠正及预防措施(COP14.1)。4.2.2.3紧急信息（如出现重大安全事故及品质事故）由发现部门迅速传递到行政部和品管部组织处理，可采用电话、传真等方式紧急沟通。4.2.2.4其它内部信息，提供者可以联络书的形式反馈给相关部门处理。4.3信息库的建立和应用4.3.1行政部负责建立电脑软件信息系统，各使用部门负责维护，不得擅自更改、损坏、若有问题，应知会行政部协助处理。4.3.2文控中心（DCC）负责建立公司系统品质文件及外来文件的管理，统一保管及分发，按文件及资料管理程序（COP5.1）进行。4.3.3普通的信息资料由各相关部门自行保管，有关