档案数字化技术要求及归档流程.ppt

档案数字化 技术要求及归档流程,档案数字化加工依据： 中华人民共和国行业标准DA/T312005 纸质档案数字化技术规范 省、市档案政策 浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则 台州市市直单位纸质档案数字化实施细则,工作流程： 扫描-图像处理-文件合成-OCR处理图像存储-数据质检-（数据挂接）-归档移交,一、扫描 （一）扫描前处理 1、拆除装订物 务必在扫描前仔细检查装订物，把钉书针拆除，否则会损坏扫描仪。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。 2、编印页码 有文字的页面均需编上页码，这样才能准确知道每件文件的页数。 3、不要装订 扫描以后再装订，这样可以免除拆卷、重新组卷的麻烦。 4、区分扫描件和非扫描件,（二）技术参数： 扫描色彩模式 ：彩色模式 扫描分辨率 ：300dpi （三）仪器设备： “档案数字查阅处理中心” 柯达高速扫描仪A4幅面 清华紫光高速仪幅面小于等于A4； 爱普生平板扫描仪幅面小于等于A4； 清华紫光平板扫描仪幅面A3；,（四）具体操作 以柯达高速扫描仪为例： 启动扫描仪 设置参数 放入纸质文档 扫描完成。,（五）注意事项 1、由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。 2、发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像位置。 补扫图像插入：重命名补扫图像。重命名时，先把补扫图像按前一顺序图像的文件名命名，再在文件名后面按顺序加a、b、c 3、发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。,二、图像处理 （一）图像偏斜度、清晰度、失真度等不符合图像质量要求时，应进行图像处理。 1、纠偏 对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。 2、去污 对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。,（二）采用软件Photoshop7.0 1、纠偏：导入文件矩形选择工具自由变换（ctrl+A+T）旋转合适角度确定 2、旋转：导入文件图像旋转选取角度 3、去污：导入文件矩形选择工具框选出污点按删除键,三、文件合成 将几个JPEG图像文件合并成1个PDF多页文件 1、采用软件Adobe Acrobat 9 Pro 2、具体操作 启动Adobe Acrobat 9 Pro 选中一个文件包含的所有图像文件点右键，选择“在Acrobat中合并支持的文件”合并文件命名保存到相应文件夹。,四、OCR文字识别 将合并得到的PDF文件进行文字层与图像层剥离处理。 1、采用软件Adobe Acrobat 9 Pro 2、具体操作 启动Adobe Acrobat 9 Pro 导入PDF文件点击菜单栏“文档”点击“OCR识别”完成,五、图像存储 1、存储格式 采用PDF格式存储。 2、图像文件的命名 以案卷为单位，建立相应的电子文件夹，文件夹以案卷标题命名。该案卷下的每份文件以所在案卷的卷内目录顺序号（件号）命名，比如1、2、3。,六、数据质检 七、数据挂接（由档案馆统一挂接） 八、归档移交 每一卷纸质档案对应建立一个档案文件夹，文件夹以纸质档案案卷标题命名，文件夹内电子文件要以纸质档案卷内目录文件顺序号（阿拉伯数字）命名。,2009年会议记录,1,2,3,4,Word文档转化成PDF文档 具体操作：打开Word文档在菜单栏里点击“ Adobe PDF ”选择“转换为Adobe PDF ”点击保存到目标文件夹完成。,EXCEL文档转化成PDF文档 具体操作： 打开EXCEL文档在菜单栏里点击“ Adobe PDF ”选择“转换为Adobe PDF ”转换范围选择“工作表” 点击“转换为PDF ”点击保存到目标文件夹完成。 备注：在选择工作表时，如果EXCEL文档有若