物业信息管理论述

第十一章 物业信息管理一、 教学提示信息是人类一切社会活动的基本条件之一，是与物质、能量并列的人类活动的最重要的概念。信息在物业管理中的作用如同在其他企业中的作用一样，它具有认识作用、心理作用、预测作用、控制作用和处理不当的消极作用。物业管理信息系统的建立能够有效地储存管理物业的档案资料、高效低成本处理日常事务、加强企业内部和企业与外界及客户的联系、扩大企业经营服务的范围和能力、提高企业的决策能力。本章对信息管理的基本概念、物业管理信息系统的定义、构成、作用、组成以及信息系统的开发作了较为详细的阐述。二、重点讲解1. 信息在物业管理中的作用1）信息的认识作用l 人类知识的积累是信息收集与加工的结果，而经验实质上就是大量信息的积累、整理并从中抽象出规律性的东西。l 物业管理过程中所涉及的事物繁杂，要进行有效管理，必须要求物业管理者有多方面的经验。这些经验的取得，离不开对所收集的信息的分析、提炼，从而得到规律性的东西。2）信息的心理作用l 在社会经济组织中，除技术和社会因素之外，心理因素也不可忽视，在某些情况下，它还能起相当大的作用。 在租赁活动中，可以通过各种渠道，以各种不同方式向社会公众传播该物业独特的优势，以激起客户的租赁欲望。 可以定期发布物业管理信息资料，向用户传达物业管理公司近期和远期的工作目标、实施计划等，以使全体用户了解，从而使用户体会到主人翁的感觉，在心理上以至行动上对物业管理工作积极支持和配合； 对物业管理中遇到的困难，也实事求是地让用户了解，以取得谅解和同情。 物业管理者也应懂得严格控制一些不应扩散的信息，避免带来消极的影响。3）信息的预测作用l 信息不仅反映过去，而且还可以预测未来，这是信息的预测作用。l 用信息进行预测是建立在对于已有信息深入分析的基础之上的。l 预测的方法有多种，如外推法、模拟法等。l 物业管理者在物业管理工作中应充分利用信息的预测作用。 可以利用市场分析的资料预测物业的租金， 利用同街区其他同类物业的经营费用信息以及本物业历史上的经营费用信息预测本物业今后的经营费用和维修费用。4）信息的控制作用l 作为人为系统，社会经济系统总是围绕某一或某些设定的目标进行活动的。也就是说，在某种控制的作用下，以保证目标的实现。在这里，信息对保证控制起着十分重要的作用。 首先，对系统状态的感知及收集有关自身状态的信息； 其次，把目前状态与期望状态进行比较； 第三，依据测得的偏差与事先设定的原则和标准，作出采取何种行动的决策； 第四，把决策即决定采取何种行动的命令下达给执行部门； 最后，执行过程中自身状况的变化信息再反馈到管理部门，进行新一轮得循环，以保证管理目标的实现。l 在物业管理中，不论是物业管理企业目标的实现、业主期望目标的实现，还是具体某个设备设施的正常运行，某个维修项目的成本、进度、质量管理，都离不开信息的控制作用。5）信息处理不当的消极作用l 信息处理不当的消极作用表现在两个方面。 一方面，信息的误解、缺乏及延误会给管理工作带来巨大的损失，有时会造成决策失误，酿成严重的结果。 另一方面，信息的不合理的使用，不适当的传播，也会给管理工作带来不必要的麻烦和干扰。l 信息的消极作用并不是信息本身造成的，而是由于信息处理工作的有意或无意的错误所造成的。因此需对这种信息的处理错误加以重视，以避免消极作用所带来的损失。2. 物业管理信息系统的开发方法（1）结构化系统开发方法。l 结构化系统开发的基本思想是：采用结构化的方法，严格划分工作阶段，面向用户，采用标准化、规范化的图表工具。它将整个系统作为研究对象，明确系统的目标、系统的边界、系统的功能，将系统分成子系统、子系统分成若干模块，从全局把握、优化系统的结构设计。l 这种方法的优点是开发的系统性、工作阶段的程序性以及重视客户的需求。l 缺点是： 该方法的运用假设用户的需求在调查阶段全部可以确定，而且在开发过程中基本保持不变，这种假设在当今的环境中是很难做到的。 设计者需花费大量的时间进行调查和图表及说明书的设计，开发周期较长。（2）原型法。l 原型法的基本思想是：在初步了解用户需求的基础上，构造一个初步的模型-原型。开发人员通过原型，提炼用户的需求，提出修改方案，再去修改原型，经反复提炼与修改，直至得到最后的系统。l 原型法的优点是：适合于用户需要不能完全确定时的开发；可以缩短开发周期；开发的系统更能满足用户的需求。l 其局限性是：适合较小系统的开发，大系统的开发实现必须进行结构化分析，分成小系统开发；必须要有一个功能强大的软件作支撑。（3）面向对象的开发方法。l 面向对象的系统开发方法的基本思想是：认为客观世界是由各种各样的对象及其相互关系组成的，在开发过程中首先认识应用领域的各种对象和它们之间的相互关系，根据共性进行分类，在类的基础上定义具有个性化的各种对象，对象具有属性和与之相关联的事件、方法。各种对象通过事件和方法相互联系、相互作用，构成应用系统。这种以对象为中心的分析问题、解决问题的过程与人们认识世界的过程基本一致，用这种方法可以更准确地描述现实世界。l 这种方法的优点是：减少系统开发的复杂性，缩短了开发周期；由于系统由各种类的对象组装而成的，决定了系统的可重用性和可维护性好；系统易于改进；可以维持较长的寿命。l 其局限性在于：如果没有自上而下的总体规划，直接自下而上可能会造成系统结构的不合理。（4）购买软件包。l 系统的开发还有一种方法是直接从市场上购买实用的软件包，进行修改应用。l 优点是：开发周期短；可靠性强；技术服务好；开发成本低。l 缺点是：软件包较适合企业中的一些通用的信息需求，难易满足用户的全部需求。三、难点释疑1. 信息、讯息以及数据的概念信息是对客观世界的现象，通过直接观察或对讯息的语文解释而得的知识。讯息是人们通讯活动中的实体，而信息是讯息的含义或内容。信息与数据是两个不同的概念。数据是存储在一种媒介物上的非随机的记号或符号，它通过有意识的组合来代表关于客观世界中某个实体（具体对象、事物、状态或活动）的信息。四、本章结论1 信息是对客观世界的现象，通过直接观察或对讯息的语文解释而得的知识。信息与讯息以及数据是不同的概念。信息概念的重要性在于，它是人类一切社会活动的基本条件之一，是与物质、能量并列的人类活动的最重要的概念。管理信息有其事实性、时效性、不完全性、适用性和价值性特征，信息在物业管理活动中有认识、心理、预测、控制和处理不当的消极作用。2 信息系统是指由人员、过程、数据、网络和远程通信所组成的一个集成系统，通过对组织各种业务活动中信息流的组织和管理，对组织的物质流、事物流以及资金流进行有效的控制和管理，从而提高组织运行的效率。各种类型的信息系统在具体内容上有很大的差别，但是其基本功能可以概括五方面：数据和信息的收集、存储、加工、传递和提供。3 信息系统的有以下作用（1）增强了企业的决策能力（2）提高企业的管理效率（3）加强了企业与外部环境的联系（4）有利于新产品的开发（5）充实了企业的资源规划4 物业管理信息系统是指物业管理中由人和计算机等组成的，专门用于物业信息的收集、传递、存储、加工、维护和使用的系统。它能及时反映物业及物业管理的运行状况，并具有预测、控制和辅助决策的功能，帮助物业管理公司实现其规划目标。一个物业管理信息系统通常包括硬件设备、软件资源、数据库、远程通讯设备及人员等。物业管理系统对物业管理有以下作用：储存档案资料；高效处理日常事务；加强企业内外联系；扩大企业经营范围和