普通发票开具采集系统使用手册

普 通 发 票 开 具 采 集 系 统 企业用户使用手册前 言 CICS (Common Invoice Collection System-Client，普通发票开具采集系统，以下简称CICS)是一套采用计算机网络技术全面处理普通发票开具、数据采集的信息系统。它将满足广大纳税人拥有统一的、规范的、多种方式可选的普通发票开票工具。本系统目前支持九种常用发票(参见附件)。本手册从用户申请CICS使用资格到发票打印都一一做了阐述。本手册共分为4大章，手册章节与系统功能菜单基本吻合，以便于用户查阅。 2009年9月 1 用户登陆1.1 申请开通服务功能描述：纳税人申请使用CICS系统，等待后台人员审批。操作方法：1.点击链接，选择此功能。如图1.1-1内红框所示。图1.1-12.填写申请。如图1.1-2所示，填写申请项，其中带*为必填项。验证码为随机生成，请按照生成的数字填写。请注意终端方式的选择，分为WEB方式和软件方式。WEB方式为在线开票方式，软件方式为客户端方式开票，其中软件方式需要下载开票软件。具体介绍见客户端使用手册。图1.1-23.填写完成。申请成功后会得到如图1.1-3所示提示。请如实填写纳税人信息，如果填写的纳税识别不正确，就不能成功申请（如图1.1-4），已经开通的纳税人不能重复申请（如图1.1-5）。图1.1-3图1.1-4图1.1-5注意事项1. 请如实填写纳税人的真实资料，必填的项目一定要填写。这样申请才能获得通过。2. 请注意终端方式的选择，分为WEB方式和软件方式。WEB方式为在线开票方式，软件方式为客户端方式开票，本手册主要讲述WEB方式。需要软件方式的可以向当地税务机关咨询。3. 申请失败或申请无结果的可以重复申请。1.2 用户登录功能描述：使用用户名和密码进入本系统。操作方法：按照图1.2-1所示，填写用户名和密码，点击登录按钮即可。如果用户名密码错误，会得到如图1.2-2所示的错误提示，如果成功，就进入如图1.2-3所示的系统主界面。1.2-11.2-21.2-3注意事项只有审批通过，批准开通以后有密码的用户才可以登录。1.3 发票防伪查询功能描述：此功能实现了用户对普票的开具查询。操作方法：1.点击链接，选择此功能。如图1.3-1内红框所示。图1.3-12.填写需要查询的数据。首次使用，请仔细阅读注意事项。填写完发票代码和发票号码后，可以选择填写需要查询的项目，如发票金额。不填写的项目，系统不会检查。如果需要查询的项目正好是空，如购货方名称，点击查询控制选项即可。日期的选择，如图1.3-4所示，也可以手工输入，手工输入时注意格式。填写完毕，点击提交按钮即可（详见图1.3-2）。图1.3-2图1.3-3 3.数据填写完毕，提交之后会有结果展示（如图1.3-4）。图1.3-4注意事项1.首次使用，请注意阅读注意事项。2.此功能不登陆也可以使用，每次使用都必须输入验证码。如果是已经开通服务的用户，登陆后不需要每次输入。详情见3.3章。3.填写完发票代码和发票号码为必填，其余的项目，只需要填写需要查询的项目。4.填写的时候，要主要数据的格式，如金额数量必须为数字，日期格式必须形如等。2 开票管理2.1 同步购票信息功能描述：该功能是为同步企业在税务局领票的信息。企业首先在税务机关领购发票，然后通过使用该同步功能，获取企业在税务局领票的电子信息。同步的电子信息应与用户实际领票(实物票)相同。操作方法：根据用户角色不同区分成代理员用户与普通用户(广大自开票的纳税人用户)。如是代理员用户须选择纳税人名称(图2.1-1)，普通用户默认是本单位无需选择(图2.1-2)。点击“同步购票信息”按钮即可同步企业在税务局的领票电子信息。该功能中提供的查询是为用户查询某一时间段中，已同步过的领票电子信息。 图2.1-1 图2.1-2注意事项：在同步过程中如出现错误提示“服务器超时，请稍候在试” ，说明在同步税务局的领票电子信息时，服务器出现异常，请稍后再同步一次，或查看有无通知；同步过程中如出现“ctais中没有该纳税人新的领票记录” ，说明用户目前的领票电子信息已是最新，在税务局不存在用户更新的领票信息。 “同步购票信息”是用户整个开票流程的第一步，只有领完票后才可以正常开票。2.2 正常开票功能描述：该功能中包括选择发票、填写发票、打印发票，使用这些功能的前提是用户已经同步过领票信息(2.1)。操作方法：进入正常开票按钮后首先是选择发票(如图2.2-1)。若是代理开票员需要选择企业(如图2.2-1)，若是普通用户则默认为本单位(如图2.2-2)。显示当前领过且可开的票段，其中发票剩余份数表示了该票段还有多少份票可以开。选择时单击记录前的单选框(如下图红色框标注的区域)点击开票按钮，或者直接点击发票名称(如下图蓝色字区域)，都可以进入开票页面进行发票的填写。进入开票界面(即填写发票)（如图 2.2-3），原则上发票号码不可修改，这里为了方便分机开票不同用户第一次初始化使用发票号码段的开始号码，允许用户修改当前的发票号码（即No），这样下次开票时就会自动产生使用发票号码。开票前，请开票人员务必检查发票代码、发票号码和实物发票对应！票面内容填写时，发票号码、收票方名称、开票金额等为必填项。其中品名填写时，填写适当的数量和单价即可自动计算出金额和大写金额（如图 2.2-3）。填写完票面内容后，点击按钮“打印发票”即进行了发票开具并进入了发票打印界面（如图 2.2-4），点击“打印”按钮会弹出如图 2.2-5的打印选项界面，选择合适的打印机，点打印即可。点击“继续开票”可进入如图2.2-3继续开具新的发票。图2.2-1图2.2-2图2.2-3 图2.2-4 图2.2-5注意事项：在用户每次登陆时如有可开票段，会在登录后首页显示(如图2.2-1)。发票号码修改，分机开票用户要修改时请如实修改发票使用的开始号，如填写不当出现如下提示：“发票号码已经开具过”、“该张票已经不在号码段-”、“发票号码不可以为空且必须为8位” ，点击“确认”输入正确号码即可。2.3 负数发票功能描述负数发票开具是指在国税机关领购使用普通发票的纳税人，因发生销货退回、销售折让或开票有误等原因需要对原已开具的发票进行冲回的开具行为。符合负数发票开具的条件：上月以前(含上月)开具的发票或本月已开具且已验旧的发票。操作方法点击【开票管理】【负数发票】即可进入如下界面：图 2.3-1选择或填写所需条件，然后点击“查询”及可获得可开具负数发票的列表如下：图 2.3-2按照如图操作说明即可进入开具负数发票的发票选择界面：图 2.3-3选择开具负数发票的发票进入下面界面进行负数发票开具：图 2.3-4负数发票开具界面内容会全部自动生成，其中金额和数量均为负数，用户可以通过修改数量负数来改变开具金额，注意负数发票开具金额的绝对值不可大约原始发票的开具金额，否则会有如下警告提示：图 2.3-5点击“确定”，然后修改合适的品名数量即可。点击“打印负数发票”开具发票且进入发票打印界面图 2.3-6 点击“打印”选择打印机打印发票，点击“继续开票”自动进行正常开票。注意事项负数发票开具时发票的票面绝对值不得大于原始发票，开具数量必须为负数。2.4 发票作废功能描述：此功能主要用于查询纳税人已经开具的发票明细，并且可以批量或单条作废当月开具的未验旧发票。操作方法：1.点击左侧的链接，选择此功能。如图2.4-1内红框所示。2.4-1 2.选择查询条件。可以选择的条件有：发票代码、发票号码、购货方名称、发票种类代码（3位）、开具类型。开具类型包括：正常票、作废票、红字票（负数票）。其中正常发票指除作废票和红字票以外的正常开具产生的发票。选择日期的时候，直接点击选择日期框（如图2.4-2所示），会弹出如图2.4-3所示日历，选择日期即可。(图2.4-2)图2.4-33.选择好查询条件，点查询按钮。会显示出符合条件的发票信息。如图2.4-4所示。图2.4-44.作废发票。点击选择需要作废的发票，点击全选框，可以选择当页全部发票（图2.4-4所示）。选择好需要作废的发票后，点击作废按钮，弹出如图2.4-5所示的对话框，点击确定，就可以作废选择的发票了。作废完成后，会自动查询出已经作废的发票（图2.4-6所示）。图2.4-5图2.4-65.代理员使用。代理员在纳税人选择框中选择需要代理纳税人（见图2.4-7），其余操作同上。图2.4-7注意事项1.只能查询作废本月开具的发票信息。2.一次最多只能作废15条发票。3.查询出来的结果，如果需要排序，可以点击结果第一排的排序链接（图2.4-7所示）。点击一次按升序排列，再点一次则按降序排列。(图2.4-7)4.如果查询得到的结果太多，会自动分页。开票日期选项需要选择，如果需要手工输入，一定要按正确的格式：如。2.5 同步缴销信息功能描述：该功能用来同步用户在税务局缴销发票的电子信息。用户在本次领票后和下次领票前，如去税务局缴销了发票，需要使用此功能。操作方法：若是代理开票员需要选择企业(如图2.5-1)，若是普通用户则默认为本单位(如图2.5-2)。同步缴销发票时需先选择“缴销日期起” ，然后单击“同步缴销发票”按钮即可。该功能还提供了查询已同步过的该企业的缴销信息。 图2.5.1 图2.5-2注意事项：在同步时“缴销日期起”不能为空，且不能大于当前日期。如出现错误提示“日期区间yyyyMMdd-yyyyMMdd之间没有缴销信息” ，说明在该日期区间内用户在税务局没有缴销发票或已经同步过缴销发票。3 查询统计3.1 发票使用情况功能描述：此功能主要用于查询纳税人已经开具的发票明细，可以进一步查看发票的票面内容，并可打印已经开具的发票。操作方法：1.点击左侧的链接，选择此功能。如图3.1-1内红框所示。(图3.1-1)2.选择查询条件。可以选择的条件有：发票代码、发票号码、购货方名称、发票种类代码（3位）、开具类型。开具类型包括：正常票、作废票、红字票（负数票）。其中正常发票指除作废票和红字票以外的正常开具产生的发票。选择日期的时候，直接点击选择日期框（如图3.1-2所示），会弹出如图3.1-3所示日历，如果需要选择的日期不再当前月，可以通过图示按钮选择年份和日期。(图3.1-2)(图3.1-3)3.选择好查询条件，点查询按钮。会显示出符合条件的发票信息。如图3.1-4所示。(图3.1-4)4.查看打印发票。首先选择需要查看的发票。有两种方式：一是点击发票名称下的查看链接（如图3.1-4），二是点击选择框，选择纳税人，然后点击查看按钮。接下来就会进入发票票面内容界面。票面内容页面有打印和返回按钮（如图3.1-5）。点击打印按钮，就进入打印页面（如图3.1-6），然后点击打印就可以根据设置好的打印设置，打印发票了。(图3.1-5)(图3.1-6)5.代理员使用。代理使用此功能的时候，可以根据需要在纳税人选择框中选择不同的纳税人（如图3.1-7）。(图3.1-7)注意事项1.发票种类代码（3位）的代码表详见附录。2.查询出来的结果，如果需要排序，可以点击结果第一排的排序链接（图3.1-8所示）。点击一次按升序排列，再点一次则按降序排列。(图3.1-8)3.如果查询得到的结果太多，会自动分页。4.如果需要打印发票。一定要确认已经将系统的要求，将打印机设置好。5.开票日期选项需要选择，如果需要手工输入，一定要按正确的格式：如。3.2 发票库存情况功能描述：此功能主要展示纳税人发票的库存情况，以及剩余发票号码段的开票情况。此功能可以根据发票号码段查询，也可根据单个号码段查询。操作方法：1.点击左侧的链接，选择此功能。如图3.2-1内红框所示。图3.2-12.选择查询条件。可以选择的条件有：开具类型、发票代码、发票起止号。其中开具类型分为未开具和已开具（如图3.2-2）。图3.2-23.选择好查询条件后，点击查询按钮（如图3.2-2）就可以查询到纳税人的发票库存情况（如图3.2-3）。包括发票名称、发票代码、发票起止号码以及发票份数。图3.2-24.代理员使用。代理使用此功能的时候，可以根据需要在纳税人选择框中选择不同的纳税人（如图3.2-3）。图3.2-3注意事项1.只能查询剩余号码段已开票情况，已经开完的号码段，不予查询。2.发票起止号框中选择全部，可以查询剩余号码段的情况。3.3 发票防伪查询功能描述：见1.3章。操作方法：1.点击左侧的链接，选择此功能。如图3.3-1内红框所示。图3.3-12.其余操作见1.3章。注意事项1.见1.3章的注意事项。2.此功能为登陆后功能，不需要输入验证码就可以查询（如图3.3-2），不登陆用户需要输入验证码（如图1.3-4）。图3.3-23.4 批量防伪查询功能描述：纳税人对普票的批量开具查询。需要一次查询多张发票的情况，可以只用此功能。操作方法：1.点击左侧的链接，选择此功能。如图3.4-1内红框所示图3.4-1 2.按照注意事项中的要求（如图3.4-1所示），填写发票数据（如图3.4-2所示）。填写完成，点击提交按钮。图3.4-1图3.4-2 3.提交完成后，如果数据格式不正确，会有错误提示（如图3.4-3），如果正确，会显示查询结果（如图3.4-4）。提交后，输入框会自动隐藏，点击显示按钮（如图3.4-4），可以显示输入框（如图3.4-5），再点击隐藏，输入框又可以自动隐藏。图3.4-3图3.4-4图3.4-5 4.excel导出。查询结果可以excel导出，点击excel导出按钮（如图3.4-4），会跳出如图3.4-6所示对话框，结果便导出到excel中。图3.4-6注意事项1.首次使用，请注意阅读注意事项。2.使用时请严格按照注意事项中的格式要求，否则会提示格式不正确。如果需要查询的项目为空，可以直接输入逗号。如发票代码为0，发票号码为，金额为100，日期为，其余为空，可以这样输入“0,100,”。3.分割符逗号为键盘英文状态下的逗号“,”。逗号可以用tab代替逗号，对电脑操作较数量的用户可以将excel中的结果直接粘贴过来，如果对电脑操作不熟练，请慎用excel结果粘贴。4.此功能主要针对批量查询，如果数量较少的查询，请慎用。5.此功能为较为高级的功能，主要针对电脑操作相对比较熟练的用户使用，如果电脑操作不熟练的用户，请仔细阅读用户手册后，按说明使用。4 系统维护4.1 修改登录密码功能描述：该功能用来修改用户自身密码。操作方法：输入原来的密码，和新密码即可。注意事项：该功能需谨慎使用，以防修改后忘记新密码。4.2 用户管理功能描述：该功能用于维护用户自身的信息，普通用户可以添加维护分机用户。操作方法：代理员用户如下图4.2-1所示，可以点击修改或中文名进入编辑页面。普通用户如图4.2-2所示，比代理员多了一个“增加分机开票员”功能，同样点击修改或中文名可进入编辑页面。 图4.2-1 图4.2-2进入编辑页面如图4.2-3。登陆ID： 用户登录名。中文名： 对应的开票人员名称(开票时会自动载入到发票中)。父ID： 对应的是添加该用户的用户ID(不可修改)，开票。开票方式： 分为Web开票方式(通过浏览器访问网页的形式)和客户方式(安装客户端软件进行操作的方式)。所属权限岗位： 该用户所属权限。关联纳税人识别号：该用户关联的纳税人识别号，如是普通用户只有一个纳税人识别号与本用户关联；如该用户是代理开票员则可以有多个纳税人识别号与之关联。 图4.2-3如要添加分机开票员，如图4.2-2中选择选择对应的主开票员，点击“增加分机开票员”后可进入编辑页面，添加登陆ID等内容后保存即可。 图4.2-4注意事项：增加分机开票员时必须选择对应的主开票员才可进入编辑页面，进入编辑页面增加时所属权限岗位应为“分机开票员”。 4.3 企业信息维护功能描述记录当前开票方信息，用以开具发票时自动填写发票信息。系统应支持多个纳税人信息，从而支持多个纳税人使用一台机器开具发票。操作方法点击【系统维护】【企业信息维护】进入如下界面：图 4.3-1点击“更新信息”