某农业大学办公自动化系统需求说明书

南京农业大学办公自动化系统南京农业大学办公自动化系统 需求说明书需求说明书 （第一部分）（第一部分） 编制人员：编制人员： 杨红兵杨红兵 编制部门：编制部门： 金智教育金智教育 审核确认审核确认 金智教育金智教育南京农业大学南京农业大学 签字： 日期： 签字： 日期： 目目 录录 1引言引言.3 1.1编写目的.3 1.2文档书写约定.3 1.3术语定义.3 2办公自动化系统功能需求办公自动化系统功能需求.3 2.1系统总体目标.3 2.2系统框架.4 2.3公文处理.4 2.3.1发文管理4 2.3.2收文管理（校外来文）8 2.3.3请示报告11 2.4个人办公.12 2.4.1待办事宜12 2.4.2常用意见13 2.5非功能性需求.13 2.5.1档案接口13 2.5.2与身份认证系统的对接13 2.5.3与信息门户系统的对接13 2.5.4性能14 2.5.5安全14 1 引言引言 1.1 编写目的编写目的 本功能说明书描述了南京农业大学办公自动化系统项目第一部分的功能需求。主要依 据是南京农业大学两办的公文管理业务需求，主要目的是整理用户的业务描述并使之确定 化，提供由南京农业大学和金智教育信息技术有限公司双方共同确定的开发系统的业务需 求目标，并对所实现的软件功能做全面的规格描述，以便进行下一步的设计工作。 同时，在用户业务需求的基础上，经过需求分析和数据整理，以向整个开发期提供关 于南京农业大学办公自动化系统的业务和数据的技术信息和整体描述，成为软件开发的技 术基础，也作为系统设计和实现的目标及测试、验收依据。 本说明书将作为系统测试的基本依据和系统验收的基础标准。 本说明书同时提供给用户和设计开发人员及相关测试人员，经双方协商后定稿。 1.2 文档书写约定文档书写约定 OA 为办公自动化系统 办公自动化系统为南京农业大学办公自动化系统 1.3 术语定义术语定义 无 2 办公自动化系统功能需求办公自动化系统功能需求 2.1系系统总统总体目体目标标 建设一个面向全体教职工、全面覆盖学校日常行政办公、有效整合学校信息资源的网 络协同办公平台，不断规范学校管理，提高学校管理水平，为学校决策提供辅助支持。 2.2 系统框架系统框架 通过对南京农业大学办公环境和业务流程的分析，我们提出南京农业大学办公自动化 系统第一部分的功能需求，主要包含内容为：公文管理（发文管理、收文管理、校内请示 和报告） ；个人办公（待办事宜、常用意见） ，下面分别详细描述。 2.3 公文公文处理处理 2.3.1 发文管理发文管理 实现发文的网上拟稿、部门领导审核、跨部门会签、审稿、签发、编号、成文、用 印、校对、发布、归档等功能，其中管理员用户可以定制文件流转过程，系统按照预先 定义的工作流程进行流转，系统提供严密的授权管理，保证文件不被未授权人处理和查 看，实现对文档传递过程中有效的实时监控，保证文件网上流转准确。发文表单的字段 有： 文件类别（可选目前可选项为党委文件、行政文件、部门文件；其中要求：选择 “党委文件”后发文单题头显示为“中共南京农业大学委员会发文稿纸” 、选择“行政文 件”后发文单题头显示为“南京农业大学发文稿纸” 、选择“部门文件”后发文单题头显 示为“发文稿纸” ） 、发文编号、紧急程度（可选目前可选项为一般、紧急、加急；其中 一般为默认值） 、秘密程度（可选目前可选项为空白、秘密、机密；其中一般为默认值空 白）注：在待办事宜中有显著提醒、按缓急进行排序，同时也适用于收文。文件标题、 拟稿部门、拟稿人、核稿人、办公室意见、会核人、会签人、拟稿日期、主题词、主送 机关、抄送、成文日期、签发人、印发份数、参考资料（以附件的形式资料） 、备注。 发文表单的字段有：标题、发文字号、缓急（一般、紧急、加急） 、主送、抄送、抄 报、拟稿部门、拟稿人、拟稿日期、标题、主题词、附件、文件日期、签发人等。 发文管理的功能组成如下： 痕迹保留：通过保留 WORD 文档的修订痕迹来实现区别不同人员的修改。 发文拟稿：由拟稿人选择公文流转类型编写并填写相关的文稿信息；同时按 照预先定义的流程进行发送。 部门审核：审稿人员审核并提出意见，修改文稿并保留修改痕迹。 发文会签发文会核：由部门秘书发给是相关部门领导会签核并提出修改意见， 修改文稿并保留修改痕迹。 办公室审稿：审稿人员审核并提出意见，修改文稿并保留修改痕迹。 发文签发：校领导提出签发意见，修改文稿并保留修改痕迹 发文签发：拟稿部门秘书将文件送给会签部门电子公文秘书，再由相应会签 部门电子公文秘书将文件送给本部门领导审签。相关部门领导填写部门会签 意见，修改文稿并保留修改痕迹。 文件发送：将文件发送到各部门相关人员。 意见查阅：只要流转过程中用户都可以查阅文件处理过程中别人签署的意见。 版本保存及查阅：可以保存及查阅发文正文的各个历史版本。 文件查询：通过各种条件组合，实现查询。 全文检索：通过模糊查询的方法在发文文档中（不包括正文和附件）进行全 文检索。 流程跟踪：自动跟踪并显示文件的流转过程，可以查看流转的情况，文件流 转时间，经手人，执行的操作，将要执行的操作。 发文传阅：校级秘书可以将文件传阅给校领导或相关部门电子公文秘书，各 部门电子公文秘书可以将收到的发文传阅给本部门的相关人员。 自动编号：文件每年度按机关代字的流水自动进行编号，其中机关代字，系 统提供可以维护功能。各部门的机关代字与各部门绑定，发文编号在各部门 领导审批通过后由各部门电子公文秘书完成，各部门只能按自己部门的机关 代字进行编号。 签署意见：各部门秘书没有签署意见的权限，校领导、办公室主任、各部门 负责人相关环节有签署意见的权限。 电子签章：流程中有用印权限的人员可以在正文（Word）文件加盖电子印章 的功能。加盖电子印章的 Word 文件不可再修改。如实在要修改，需要将文件 撤消印章后才可再修改。修改完后再重新加盖电子印章。 模板定义：管理员可自定义各类公文的红头模板，包括文件内容格式和排版 格式。模板制作使用 Word 文档，方便易用。 发文登记簿：对于办理完成的文件，系统提供发文登记簿方便统计查询。 流程收回：供发送人收回已经发送的发文，避免由于接收人外出或有事的情 况下延误发文过程。收回功能必须在提交的下一步处理人未将文件提交至下 一环节时才可以使用。 返回功能返回功能：可以通过返回功能把该文返回到文件已流转的任意一个节点。 流程跟踪：自动跟踪并显示文件的流转过程，可以查看流转的情况，文件流 转时间，经手人，执行的操作，将要执行的操作。 流程催办：流程管理员可以查看到所有在办的文件状态，流程管理员可以手 工对相关文件进行催办。每催办一次，当前处理人会收到收到一条待办事宜提醒， 并且待办事宜标题前会有“催办”的字样。 文件转办：如果文件的当前处理人由于出差、休假等原因，不能及时处理待 办公文（事先未作授权） ，为了保障整个流程的流转畅通，流程管理员可以文件转 给其他人处理。 流程定义：管理员可以对流程进行定义，可自己定义多个发文流程，如行政 发文、党委发文等。可定义单独每个流程的发启权限、流程的管理监控权限、流程 的默认查看权限等。 学校发文流程图如下图：（将图中的部门会签改为部门会核，图中的校办两 字去掉或者改为两办） 部门发文流程图如下图： 工学院院办发文流程图如下图： 工学院党办发文流程图如下图： 工学院部门发文流程图如下图： 2.3.2 收文管理收文管理（校外来文）（校外来文） 收文管理主要对学校收到的外来文件进行收文校办登记、主任拟办、校领导阅批、下 发、归档、查询等功能。用户在登记收文的时候，首先需将纸质文件扫描。用户流程可以 自行定义，文件按系统设置好的流程正常流转。用户可以查看、打印文件的流转过程记录 （包括办文的通知时间、办理时间、办理结果、意见、以及领导批示意见等） ；并对文档进 行实时监控；主办和协办部门在网上的填写意见；同时系统对于文件的权限有严格的限制。 收文管理的主要功能组成如下： 收文登记：机要员进行收文基本信息和内容的录入。对于接收到的文字材料， 可以通过扫描仪先扫描成电子格式（PDF 格式） ，然后通过文件引入的方式引入到 系统中。登记内容包括文件标题、主题词、来文单位（可选） 、来文字号、份数、 收文类别（可选） 、收文号（格式为：校收年份+流水+号） 、来文日期、收文日期、 登记人、办理期限、紧急程度（可选：选项有“一般” 、 “紧急” 、 “加急” ） 、来文原 文、备注。其中收文日期、登记人系统自动生成登记人员可以再进行修改；缓急提 供选择功能，选择项为一般、急件、特急； 收文编号：编号规则为按收文类类别年度流水、系统提供收文自动编号功能； a)收文拟办：由拟办的负责人填写或选择拟办意见。 ，选择批示领导、批阅领 导、主办和协办部门，并可以自动生成拟办意见。 b)收文分发：收文秘书可以对经过主任拟办、校领导批阅的收文跟据两级领导 的意见分发至主办和协办部门。 收文办理：供主办部门和协办部门相关人员填写办理意见。主办部门由校级 秘书通过流程“提交”操作将文件送达，主办部门必须反馈办理情况流程才能继续 下一环节。协办部门由校级秘书通过“传阅”操作将文件送达相关部门电子公文秘 书，部门电子公文秘书可将文件进行“二次传阅” ， “二次传阅”只能传阅给本部门 内的用户。协办部门也可能填写意见或办理情况。 收文登记簿：对于完成收文登记的文件，系统提供收文登记簿方便统计查询。 文件转办：办理过程中模块管理员有督办和催办功能，并可更改受理人； 收文传阅：接收人可以将收到的收文传阅给本部门的相关人员。 文件查询：通过收文日期、来文日期、原文文号、收文字号、文件标题、来 文机关字段、文件日期等各种条件组合，检索出符合条件的收文。 c)全文检索：通过模糊查询的方法在收文文档中（不包括附件）进行全文检索。 流程收回：供发送人收回已经发送的发文，避免由于接收人外出或有事的情 况下延误发文过程。收回功能必须在提交的下一步处理人未将文件提交至下 一环节时才可以使用。 流程跟踪：自动跟踪并显示文件的流转过程，可以查看流转的情况，文件流 转时间，经手人，执行的操作，将要执行的操作。 流程催办：流程管理员可以查看到所有在办的文件状态，流程管理员可以手 工对相关文件进行催办。每催办一次，当前处理人会收到收到一条待办事宜提醒， 并且待办事宜标题前会有“催办”的字样。 文件转办：如果文件的当前处理人由于出差、休假等原因，不能及时处理待 办公文（事先未作授权） ，为了保障整个流程的流转畅通，流程管理员可以文件转 给其他人处理。 流程定义：管理员可以对流程进行定义，可定义流程的发启权限、流程的管 理监控权限、流程的默认查看权限等。目前已定义了收文流程。 收文流程如下图：（校办改为两办） 收文文件流程描述如下： 由两办负责全校的外收文件登记工作。办公室秘书收到纸质文件的时候，通过高速扫 描仪将文件扫描成电子文件后上传到 OA 系统中，同时手工录入来文的其它信息（如来文单 位、来文字号等） 。收文登记结束以后，直接发到办公室主任进行拟办。主任选择该文件的 批示领导、阅示领导、主办、协办和传阅单位，填写办理意见以后，发回给校办秘书。校 办秘书根据主任的批示意见，选择直接分发到各个部门进行办理或者发送给校领导进行批 阅。如果发送给校领导进行传阅审批以后，再由校办秘书发给各个部门。部门在办理结束 以后，由学校办公室的校办秘书进行办结以及存档。 工学院院外来文流程图如下图： 2.3.3 校内校内请示请示报告报告 校内请示是学校内部各部门向校办或向领导请示工作的一种方式。该系统能实现校内 请示的网上起草、部门领导审批、会签、校办主任审核（拟办） 、校领导批示、部门办理、 归档、统计查询等功能。用户可以定制文件流转过程，系统按照预先定义的工作流程进行 流转；系统提供严密的授权管理，保证文件不被未授权人处理和查看，实现对文档传递过 程中有效的实时监控，保证文件网上流转准确。 校内请示表单的字段有：标题、事由、申请人、申请部门、拟文日期、收文日期、联 系方式、部门编号、学校编号、主办部门、备注、附件等。 校内请示流程如下图：（校办改为两办） 工学院院内请示流程图如下图： 2.4 发文传阅发文传阅 2.4.1 党委文件党委文件 党委文件的来源主要有两个部分 二、 通过发文管理模块流转后自动按类别生成的；自动生成发文表单中的基本信息。 发文管理中流转中意见信息在发文传阅模块不可见。 三、 通过党委文件模块管理员直接登记的产生的。 党委文件模块的主要功能是把学校内已生成的党委文件分发给各部门，接收人可 以收到的发文传阅、转发给本部门内其他人员。 2.4.2 行政文件行政文件 行政文件的来源主要有两个部分 1.通过发文管理模块流转后自动按类别生成的；自动生成发文表单中的基本信息。 发文管理中流转中意见信息在发文传阅模块不可见。 2.通过行政文件模块管理员直接登记的产生的。 行政文件模块的主要功能是把学校内已生成的行政文件分发给各部门，接收人可 以收到的发文传阅、转发给本部门内其他人员。 2.4.3 部门文件部门文件 部门文件的来源主要有两个部分 3.通过发文管理模块流转后自动按类别生成的；自动生成发文表单中的基本信息。 发文管理中流转中意见信息在发文传阅模块不可见。 4.通过部门文件模块管理员直接登记的产生的。 部门文件模块的主要功能是把学校内已生成的部门文件分发给各部门，接收人可 以收到的发文传阅、转发给本部门内其他人员。 2.5 个人个人办公办公 2.5.1 待办事宜待办事宜 用于集中管理个人所有的待办工作。待办事宜可作为公文管理、日常事务等子系统的 统一入口。对于有明确流程的任务，处理完后自动从待办事宜中去除，放到已办事宜中， 对于那些没有流程的任务，由用户自己确定是否处理完毕。如果有新的待办事宜，系统给 予文字、声音和图标提示。 传统的工作方式下，办公人员在事务处理过程中，很难详细地掌握自己应该处理的事 务的数量、内容、紧急程度和处理情况，而作为整个办公事务流程的一个环节，如果处理 不及时或不当，会直接影响整个工作进程和工作效率。因此，每位办公人员都非常希望有 一位“秘书”将各种待办公文分门别类地整理出来，办公人员按照文件内容、紧急程度、 优先等级阅读和处理文件，处理完毕的公文由“秘书”交下一部门或办公人员处理，如果 在办公处理过程中有新的办公事务递交过来， “秘书”会马上给予提示。 办公人员日常事务处理概括为两大类。一类是自己主动开始办理的事务，如公文的起 草、信息查询，称为主动办理类事务；另一类来自于其他人员和部门需要您办理的事务， 如审批、会签、批示等，这类事务称为被催、督办类事务。一般情况下，日常处理的工作 大多数为被催、督办类事务。系统设计过程中，我们将这类事务的处理统一归纳到专门设 计的待办事宜功能中进行。 工作授权工作授权：当用户因公务出差或其他原因不能办理自己的公务时，可以授权其他人临 时办理自己必须及时处理的事务。 2.5.2 常用意见常用意见 每个用户可以在些模块中维护自己在审批过程中的个人常用意见，以便填写 意见时选择用。 2.6 非功能性需求非功能性需求 2.6.1 档案接口档案接口 提供 OA 与档案管理系统的接口，实现 OA 系统中的电子公文直接归档到档案管 理系统中。 2.6.2 与身份认证系统的对接与身份认证系统的对接 与身份认证系统对接，实现统一身份认证。 2.6.3 与信息门户系统的对接与信息门户系统的对接 将 OA 系统中的待办事宜集成到信息门户系统中，用户可以在门户系统中直接查 看到 OA 系统的待办事宜。 2.6.4 性能性能 性能要求主要表