生产管理知识_生产管理系统文件要求

王彦忠王彦忠王彦忠王彦忠 主办单位：中国食品药品监管信息网主办单位：中国食品药品监管信息网主办单位：中国食品药品监管信息网主办单位：中国食品药品监管信息网 2014201420142014年年年年3 3 3 3月月月月22222222日日日日 文件管理的法规要求； 文件的定义； 文件管理的目的； 文件的分类； 文件要素； 批记录的设计与编制要点； 标准操作规程的编制； 文件的维护。 内容介绍：内容介绍： 文件管理的法规要求EU GMP 可靠的文件是质量保证体系必不可少的基本 部分。书面的文件可以防止口头交流产生的 错误，并能追溯批产品的历史。应有书面的 准确的规格标准、生产处方、指令、规程和 记录。 最重要的-文件的清楚表达。 文件管理的法规要求WHO GMP 良好的文件是质量保证体系必不可少的基本 部分，应涉及GMP的各个方面，其目的是确 定所有物料的规格标准、生产及检验方法； 保证所有从事生产人员知道应该做什么、什 么时候去做，确保具备药品释放所必须的全 部材料；提供审查线索，以便对怀疑为不合 格产品的历史进行调查。 文件管理的法规要求cGMP 每一个药品生产商都应建立并维护用来控制 所有必要的文件的程序。这些程序应提供以 下内容： (a) 文件批准、发放 (b) 文件变更 文件管理的法规要求SFDA GMP 第八条 质量保证是质量管理体系的一部分。 企业必须建立质量保证系统，同时建立完整的 文件体系，以保证系统有效运行。 第一百五十条 文件是质量保证系统的基本要 素。企业必须有内容正确的书面质量标准、生 产处方和工艺规程、操作规程以及记录等文件。 第一百五十一条 企业应当建立文件管理的操 作规程，系统地设计、制定、审核、批准和发 放文件。与本规范有关的文件应当经质量管理 部门的审核。 文件管理的法规要求SFDA GMP 第一百五十二条 文件的内容应当与药品生产 许可、药品注册等相关要求一致，并有助于追 溯每批产品的历史情况。 第一百五十三条 文件的起草、修订、审核、 批准、替换或撤销、复制、保管和销毁等应当 按照操作规程管理，并有相应的文件分发、撤 销、复制、销毁记录。 第一百五十四条 文件的起草、修订、审核、 批准均应当由适当的人员签名并注明日期。 文件管理的法规要求SFDA GMP 第一百五十五条 文件应当标明题目、种类、 目的以及文件编号和版本号。文字应当确切、 清晰、易懂，不能模棱两可。 第一百五十六条 文件应当分类存放、条理分 明，便于查阅。 第一百五十七条 原版文件复制时，不得产生 任何差错；复制的文件应当清晰可辨。 文件管理的法规要求SFDA GMP 第一百五十八条 文件应当定期审核、修订； 文件修订后，应当按照规定管理，防止旧版文 件的误用。分发、使用的文件应当为批准的现 行文本，已撤销的或旧版文件除留档备查外， 不得在工作现场出现。 第一百五十九条 与本规范有关的每项活动均 应当有记录，以保证产品生产、质量控制和质 量保证等活动可以追溯。记录应当留有填写数 据的足够空格。记录应当及时填写，内容真 实，字迹清晰、易读，不易擦除。 文件管理的法规要求SFDA GMP 第一百六十条 应当尽可能采用生产和检验设 备自动打印的记录、图谱和曲线图等，并标明 产品或样品的名称、批号和记录设备的信息， 操作人应当签注姓名和日期。 第一百六十一条 记录应当保持清洁，不得撕 毁和任意涂改。记录填写的任何更改都应当签 注姓名和日期，并使原有信息仍清晰可辨，必 要时，应当说明更改的理由。记录如需重新誊 写，则原有记录不得销毁，应当作为重新誊写 记录的附件保存。 文件管理的法规要求SFDA GMP 第一百六十二条 每批药品应当有批记录，包 括批生产记录、批包装记录、批检验记录和药 品放行审核记录等与本批产品有关的记录。批 记录应当由质量管理部门负责管理，至少保存 至药品有效期后一年。 质量标准、工艺规程、操作规程、稳定性 考察、确认、验证、变更等其他重要文件应当 长期保存。 第一百六十三条 如使用电子数据处理系统、照相 技术或其他可靠方式记录数据资料，应当有所用系 统的操作规程；记录的准确性应当经过核对。 使用电子数据处理系统的，只有经授权的人员方可 输入或更改数据，更改和删除情况应当有记录；应 当使用密码或其他方式来控制系统的登录；关键数 据输入后，应当由他人独立进行复核。 用电子方法保存的批记录，应当采用磁带、缩微胶 卷、纸质副本或其他方法进行备份，以确保记录的 安全，且数据资料在保存期内便于查阅。 文件的定义 GMP概念中的文件是指一切涉及药品生产、管 理全过程中使用的书面标准和实施过程中产生 的结果的记录。 文件是. 文件是一个产品 每天的一部分 “If it is not documented, it is not done!” 是法规的要求，是安全措施 文件管理的目的 制药企业实施GMP需要标准化工作的支持，必 须按照科学及标准化的管理模式制订出企业的 GMP实施细则，规范企业的一切活动。企业的 GMP实施细则是通过各种管理软件体现出来， 软件是指先进可靠的生产工艺、严格的管理制 度、文件和质量控制，是以文件的形式为依托。 制药企业的文件是指一切涉及药品生产和管理 的书面标准和实施中的记录，是质量保证体系 的基本部分，涉及GMP的所有方面。 文件管理的目的 文件管理的目的是界定管理系统、减少语言传 递可能发生的错误、保证所有执行人员均能获 得有关活动的详细指令并遵照执行、而且能够 对有缺陷或疑由缺陷产品的历史进行追踪。 企业建立完善的文件体系能达到如下目的： 行动可否进行以文字为准； 一个行动怎样进行只有一个标准； 可以避免语言上的差错与误解而造成的事 故； 任何行动后均有文字记录可查，为追究责任、 改进工作提供了依据。 文件管理的目的 有章可循有章可循 照章办事照章办事 有案可查有案可查 利于追踪利于追踪 持续改进持续改进 文件的分类 制药企业的文件很多，用于生产控制的各类文 件上千种，大体归类可分为标准类和记录（凭 证、卡）两大类。 （一）标准类文件 标准类文件根据标准的不同可分为下列三种： 1技术标准 是由国家、地方、行业及企业所颁 布和制订的技术性规范、准则、规定、办法、 标准和程序等书面要求。技术标准文件包括了 产品工艺规程、质量标准、处方等，如药典规 定的注射用水质量标准。 文件的分类 2标准管理程序 是指企业为了行使生产计划、 指标、控制等管理职能，使之标准化、规范化 而规定的制度、规定、标准、办法等书面要 求，如质量管理、文件管理和验证管理等。 3标准操作程序 是指以人或人群的工作为对 象，对工作范围、职责、权限以及工作内容考 核等所提出的规定、标准、程序等书面要求。 工作标准文件包括了具体岗位标准操作规程 （SOP）如设备操作、清洁操作和物料的处理。 文件的分类 （二）记录类文件 记录类文件是反映实际生产活动中标准情况的 实施结果，报表、台帐、生产操作记录等；根 据现代制药企业实际状况，记录类文件大体上 可分为五大类，即生产管理记录、质量管理记 录、监测维修管理记录、销售记录、验证记 录，其中生产管理记录包括了物料管理记录、 批生产记录以及批包装记录。包括： 各种记录 称量记录、操作记录、检验记录 各种台帐等 文件要素 文件要素可信 必须有进行观察的人填写原始数据。 不要撕毁任何原始记录！ 修改之处划一条线，签名及日期，划线之处能 够辨认文字。 不要先把数据记录在草纸上在转抄到正式的记 录上。 文件要素完全 不能用“同上” 不能用“ ” 不能用“符合规定” 必须使用对看见的 事情能进行完整描 述的语句进行描述。 完全阐述信息数据 批档案和批记录 内容介绍：内容介绍：内容介绍：内容介绍： 1.法规对批记录的要求； 2.批记录的管理原则； 3.主批生产记录； 4. 主批生产记录中需要注意的问题。 第四节 批生产记录 第一百七十一条 每批产品均应当有相应的批 生产记录，可追溯该批产品的生产历史以及与质 量有关的情况。 第一百七十二条 批生产记录应当依据现行批 准的工艺规程的相关内容制定。记录的设计应当 避免填写差错。批生产记录的每一页应当标注产 品的名称、规格和批号。 第一百七十三条 原版空白的批生产记录应当经 生产管理负责人和质量管理负责人审核和批准。 批生产记录的复制和发放均应当按照操作规程进 行控制并有记录，每批产品的生产只能发放一份 原版空白批生产记录的复制件。 第一百七十四条 在生产过程中，进行每项操作 时应当及时记录，操作结束后，应当由生产操作 人员确认并签注姓名和日期。 第一百七十五条 批生产记录的内容应当包括： （一）产品名称、规格、批号； （二）生产以及中间工序开始、结束的日期和时 间； （三）每一生产工序的负责人签名； （四）生产步骤操作人员的签名；必要时，还应 当有操作（如称量）复核人员的签名； （五）每一原辅料的批号以及实际称量的数量 （包括投入的回收或返工处理产品的批号及数量）； 第一百七十五条 批生产记录的内容应当包括： （六）相关生产操作或活动、工艺参数及控制范 围，以及所用主要生产设备的编号； （七）中间控制结果的记录以及操作人员的签 名； （八）不同生产工序所得产量及必要时的物料平 衡计算； （九）对特殊问题或异常事件的记录，包括对偏 离工艺规程的偏差情况的详细说明或调查报告，并经 签字批准。 第五节 批包装记录 第一百七十六条 每批产品或每批中部分产品的 包装，都应当有批包装记录，以便追溯该批产品包 装操作以及与质量有关的情况。 第一百七十七条 批包装记录应当依据工艺规程 中与包装相关的内容制定。记录的设计应当注意避 免填写差错。批包装记录的每一页均应当标注所包 装产品的名称、规格、包装形式和批号。 第一百七十八条 批包装记录应当有待包装产 品的批号、数量以及成品的批号和计划数量。原 版空白的批包装记录的审核、批准、复制和发放 的要求与原版空白的批生产记录相同。 第一百七十九条 在包装过程中，进行每项 操作时应当及时记录，操作结束后，应当由包装 操作人员确认并签注姓名和日期。 第一百八十条 批包装记录的内容包括： （一）产品名称、规格、包装形式、批号、 生产日期和有效期； （二）包装操作日期和时间； （三）包装操作负责人签名； （四）包装工序的操作人员签名； （五）每一包装材料的名称、批号和实际使 用的数量； （六）根据工艺规程所进行的检查记录，包 括中间控制结果； 第一百八十条 批包装记录的内容包括： （七）包装操作的详细情况，包括所用设备及包 装生产线的编号； （八）所用印刷包装材料的实样，并印有批号、 有效期及其他打印内容；不易随批包装记录归档的印 刷包装材料可采用印有上述内容的复制品； （九）对特殊问题或异常事件的记录，包括对偏 离工艺规程的偏差情况的详细说明或调查报告，并经 签字批准； （十）所有印刷包装材料和待包装产品的名称、 代码，以及发放、使用、销毁或退库的数量、实际产 量以及物料平衡检查。 批档案： 批档案指每一批物料或产品与该批质量有关 的各种必要记录的汇总，产品批档案的建立有 利于产品质量的评估以及追溯查考。批档案分 为原物料批档案和产品批档案。产品批档案可 由批生产相关的记录及质量检验记录等相关记 录组成。 生产记录的管理： 1批生产记录的整理、审核与保管 生产过程的各项记录由车间按批整理后， 形成批生产记录交生产指定人员审核后交质 量管理部门终审，并保存；批生产记录应 保留至产品有效期后一年。 2生产记录的复核 生产记录应分别由生产和 质量部门指定专人进行复核，复核的内容一 般包括：配料、投料、称重过程中的复核情 况；生产各工序检验记录；清场记录；中间 产品质量检验结果；物料平衡的计算；各种 状态标志和关键工艺参数等。 清场检查 产品的名称, 规格, 批号, 批量 物料确认 编码, 接收或控制号 有效期，容器号 关键的称重信息 称重，测量，稀释，计算，皮重信息 各步骤执行人签名及日期 重要步骤操作的关键信息，如：加入量、批 号、性状等 关键步骤双人复核 使用的设备编号 房间状态 设备关键操作参数 温度，压力，时间，速度 取样量 生产过程中控结果 QC or QA 检验结果 废料量或废品量及超限原因 在适当步骤计算产量收率物料平衡 生产过程中涉及到的所有操作人员的名字与 签名 批产品制备过程中，任何偏差，问题或必要 的解释 批记录的组成： 生产批记录是指导生产的说明，是记录产品生 产过程的文件，通常由以下几部分组成： 1. 首页通常应包括： 公司名字和标志； 生产批记录的编号，例如MFxxxx/BFxxxx； 标题，例如“XXX产品生产/包装批记录”； 版本号、生效日期和页码； 审核批准； 生产中发生的偏差或变更编号。 批记录的组成： 2. 批记录每页中都应该包含： 公司名字； 生产批记录的编号； 标题为“生产/包装批记录” ； 版本号、生效日期和页码； 产品的名称和规格； 产品的批号。 批记录的组成： 3. 批记录的其它页由以下几个部分组成： 开批核查清单； 备料； 制造工艺参数、中控检查及送验； 包装工艺参数、中控检查及送验； 取样记录； 收率及物料平衡； 异常情况记录。 批记录的制定流程： 批记录的起草：批记录的起草：批记录的起草：批记录的起草： 批记录通常由熟悉工艺的生产或工艺人员起草。 在批记录中应明确规定关键的工艺参数，并且批记 录中的内容必须与相应产品的工艺规程一致。 所有生产批记录作为受控文件保存在文档中心。 生产批记录如果由于处方及工艺流程发生的改变而 需要更新。必须首先提出变更申请才可以对批记录 进行修改。 批记录的制定流程： 批记录的审核和批准：批记录的审核和批准：批记录的审核和批准：批记录的审核和批准： 批记录起草后通常由生产及工艺部门的主管 或经理审核后，最后有质量部经理批准。 生产及工艺部门的主管或经理负责文件的技 术内容，质量部负责文件的法规符合性，如： 同注册和变更内容是否一致。 批记录的制定流程： 批记录的培训：批记录的培训：批记录的培训：批记录的培训： 一旦生产批记录修改完毕，质量部签字批准 后必须让相关操作工知道发生了什么变化。 培训完成后，如果没有任何问题并已了解更 新内容将签署姓名和日期。 生产负责人有责任保证批记录培训的有效 性，所有相关操作人员完成培训并填写培训 签到单。在培训没有结束前生产批记录不能 生效发放。 批记录的制定流程： 批记录的发放：批记录的发放：批记录的发放：批记录的发放： 文档中心将批准的主批记录副本交给授权的专 职人员，由专职人员按照生产计划使用现行版 的副本复印发放，并且需要填写发放记录。 专职人员核对复印出的相关信息与车间订单是 否一致，每页批记录是否正确、完整，确认后 在批记录颁发人一栏签字。每批开批时开批放 行的人员需复核批记录上的信息，正确无误后 开批放行。 批记录的制定流程： 批记录的发放：批记录的发放：批记录的发放：批记录的发放： 3. 批记录若不慎被水浸湿而字迹模糊或损坏 必须补发新页的情况时，可按原始记录重新发 放并填写一份，但原始记录页上标注“作废” 字 样，并写明作废原因。然后将此作废的原始页 附于重新补发并填写页的后面。 1. 与注册资料或工艺验证不符； 2. 不符合批准程序 ； 3. 不符合批准程序。 主批生产记录中常见的问题：主批生产记录中常见的问题： 1工艺规程与批准的注册资料不符； 2工艺规程与工艺验证不符； 3没有相应的变更规程，工艺、设备、方 法等更改后未及时更新相关文件； 4相关文件未进行定期回顾，导致相互内 容不符。 与注册资料或工艺验证不符：与注册资料或工艺验证不符： 1没有相关的文件批准分发规程； 2相关文件未经相关人员审核并最终由质量 负责人批准； 3批记录的分发流程无明确规定，没有相应 分发记录； 4空白记录管理混乱，导致随意更改记录甚 至伪造记录的行为不能根本杜绝。 不符合批准程序：不符合批准程序： 1批记录的内容(如批量、工艺步骤等)与工艺 规程或实际操作不符。 2批记录主要内容缺失（如清场记录、物料平 衡等）。 3批记录内容不具体、不明确、缺乏可操作性。 4批记录内容繁琐，易引起操作失误和抄录差 错。 5批记录中生产控制点无限度要求或规定不明 确。 相关文件内容不符：相关文件内容不符： 标准操作规程的编制 通常企业的标准操作规程均有固定的格式和内容，如： (1) 标题栏 在文件栏目中都应有标题、编码、版本号、执行日期 等信息。 (2) 文件内容 规程的标题目录及相应页码。 (3) 发放范围 由规程起草人确定所起草的规程需要发放的部门。 (4)审批记录 文件的起草人、审核人、批准人信息。 章节和内容章节和内容 (1) 目的 制订规程的目的。 (2) 适用范围 具体说明该文件所适用的范围和不适用的范围。 (3) 定义 必要时，对文件涉及的专用名词或术语进行解释。 (4) 责任人 规程执行人及其负责人，涉及的相关部门执行人。 (5) 培训范围 文件的作者需要根据文件的内容来