《公式与函数》PPT课件.ppt

3 公式与函数,在单元格建立公式 相对参照位址与绝对参照位址 函数的使用方法 插入函数的综合练习-奖金发放作业 不需要公式也能得知计算结果,3-1 在单元格建立公式,当我们需要将工作表中的数字数据做加、减、乘、除等运算时，可以把计算的动作交给Excel的公式去做，省去自行运算的工夫，而且当数据有变动时，公式计算的结果还会立即更新。,3-1-1 公式的表示法,Excel的公式和一般数学公式差不多，数学公式的表示法为：,若将这个公式改用Excel表示，则变成要在A3单元格中输入：,意思是Excel会将Al单元格的值十A2单元格的值，然后把结果显示在A3单元格中。,3-1-2 输入公式,输入公式必须以等号“=”起首，例如= Al+A2，这样Excel才知道我们输入的是公式，而不是一般的文字数据。现在我们就来练习建立公式，请开殷范例文件Ch03-01，我们已在其中输入了两个学生的成绩：,我们打算在E2单元格存放“王书桓的各科总分”，也就是要将“王书桓”的英文、生物、 理化分数加总起来，放到E2单元格中，因此将E2单元格的公式设计为“=B2十C2+D2”。,请选定要输入公式的E2单元格，并将指针移到数据编辑列中输入等号”=”：,函数方块,在此输入“”,接着输入“=”之后的公式，请在单元格B2上单击，Excel便会将B2输入到数据编辑列中：,此时B2被虚线框包围住,B2自动输入到公式中,再输入，“+“，然后选取C2单元格，继续输入，“+“，选取D2单元格，如此公式的内容便输入完成了：,最后按下数据编辑列上的翰入钮 或按下 键，公式计算的结果马上显示在E2单元格中：,数据编辑列会显示公式,单元格显示公式计算的结果,Tip:若想直接在单元格中查看公式，可按下 + 键 键在 键的上方，在公式和计算结果间做切换。,你也可以直接在E2储存格中，以键盘直接输入“=82十C2十D2”、再按下Enter键来输入公式,3-1-3 自动更新结果,公式的计算结果会随着单元格内容的变动而自动更新。以上例来说，假设当公式建好以后，才发现”王书桓”的英文成绩打错了，应该是”90”分才对，当我们将单元格B2的值改成”90”，E2单元格中的计算结果立即从220更新为225：,自动更新计算结果了,3-2 相对参照位址与绝对参照位址,3-2-1 相对与绝对参照的差异,公式中会运用到的地址有相对引用地址与绝对参照地址2种类型。相对引用地址的表示法例如：Bl、 C4；而绝对参照地址的表示法，则须在单元格地址前面加上”$”符号，例如：$B$l、$C$4。,假设你要前往某地，但不知道该怎么走，于是就向路人打听。结果得知你现在的位置往前走，碰到第一个红绿灯后右转，再直走约100公尺就到了，这就是相对引用地址的概念。 另外有人干脆将实际地址告诉你，假设为”中正路二段60号”，这就是绝对参照地址的概念，由于地址具有唯一性，所以不论你在什么地方，根据这个绝对参照地址，所找到的永远是同一个地点。 将这两者的特性套用在公式上，代表相对引用地址会随着公式的位置而改变，而绝对参照位址则不管公式在什么地方，它永远指向同一个单元格。,3-2-2 实例说明,底下我们以实例为你说明相对引用地址与绝对参照地址的使用方式。先选取D2单元格，在其中输入公式”=B2十C2”并计算出结果，根据前面的说明，这是相对引用地址。以下我们要在D3单元格输入绝对参照地址的公式=$B$3+$C$2。,选取D3单元格，然后在数据编辑列中输入”=B3”。,按下 键，B3会切换成$B$3的绝对参照地址：,你也可以直接在资料编辑列中输入“=$B$3“。,切换相对引用与绝对参照地址的快速键,键可循序切换单元格地址的参照类型，每 按一次 键，参照地址的类型就会改变，其 切换结果如右：,接着输入“+ C3”，再按下F4键将C3变成$C$3，最后按下 键，公式就建立完成了：,D3的公式內容,D2及D3的公式分别是由相对地址与绝对地址组成，但两者的计算结果却一样。到底它们差别在哪里呢？选定D2：D3单元格，拉曳填满控点到下一栏，将公式复制到E2：E3储存格：,计算结果不同了,相对地址公式,D2的公式=B2+C2，使用了相对 位址，表示要计算D2往左找两个储存 格(B2、C2)的总和，因此当公式复制 到E2单元格后，便改成从E2往左找两 个储存格相加，结果就变成C2和D2相 加的结果：,绝对地址公式,D3的公式=$B$3十$C$3，使用了绝 对位址，因此不管公式复制到哪里，Excel 都是找出B3和C3的值来相加，所以 D3和E3的结果都是一样的：,3-2-3 混合参照,如果在公式中同时使用相对引用与绝对参照，这种情形称为混合参照，例如：,这种公式在复制后，绝对参照的部份(如$Bl的$B)不会变动，而相对引用的部份则会随情况做调整。,绝对参照,相对参照,绝对参照,相对参照,我们继续沿用范例文件Ch03-02做练习，请依照下列步骤将E3单元格中的公式改成混合参照公式= $B3+C3：,双按E3单元格，将插入点移至”=”之后，接着按两次F4键，让$B$3变成$B3。,将插入点移至“+”之后，按3次F4键将$C$3变成C3，最后按下enter键，公式便输入完成。,接着选定F3，分别拉曳填满控点至F3及E4：,E4单元格,F3单元格,B4单元格为0，C4单元格也为0,B3维持1215，D3为2180,3-3 函数的使用方法,3-3-1 函数的格式,函数是Excel根据各种需要，预先设计好的运算公式，可让你节省自行设计公式的时间，底下我们就来看看如何运用Excel的函数。,每个函数都包含三个部份：函数名称、自变量和小括号。我们以加总函数SUM来说明： SUM即是函数名称，从函数名称可大略得知函数的功能、用途。 小括号用来括住自变量，有些函数虽没有自变量，但小括号还是不可以省略。 引敷是函数计算时所必须使用的数据，例如SUM(1，3，5)即表示要计算1-3-5三个数字的总 和，其中的1.3.5就是自变量。,自变量的数据类型,函数的自变量不仅只有数字类型而已，也可以是文字或以下3项类别： 位址：如SUM (B1，C3)即是要计算B1单元格的值十C3单元格的值。 范围：如SUM (A1：A4)即是要加总Al：A4范围的值。 函数：如SQRT (SUM(B1：B4即是先求出B1：B4的总和后，再开平方根的结果。,3-3-2 使用函数方块输入函数 函数也是公式的一种，所以输入函数时，也必须以等号“=”起首，假设我们要在B8单元格运用SUM函数来计算班费的总支出。,首先选取存放计算结果的 B8 储存 格，并在数据编辑列中数入等号”=”,接着按下函数方块右侧的下拉钮，在列 示窗中选取SUM，此时会开启函数引 数交谈窗来协助我们输入函数：,选取SUM函数,若按下此处，可取得函数的进阶说明,TIP：函数方块列示窗只会显示最近用过的10个函数，若在函数方块列示窗中找不到想要的函数，可选取其他函数项目开启插入函数交谈窗来寻找欲使用的函数（稍后说明）。,这里会描述此函数的功能,再来就是要设定函数的自变量。先按下第一个自变量栏Number 1右侧的折迭钮 ，将函数自变量 交谈窗收起来，再从工作表中选取B4：B6当作自变量：,按下自变量栏右侧的展开钮 ，再度将函数自变量交谈窗展开：,选取B4：B6当作自变量,TIP：除了从工作表中选取单元格来设定自变量，你也可以直接在自变量栏中输入自变量，省下折迭、展开函数引，数交谈窗的痲烦。,选取的范围会 被虚线框围住,函数自变量交谈窗 目前被折迭起来,这里会显示计 算的结果,按下确定钮，函数的计算结果就会显示在B8单元格内：,刚才输入的 函数及公式,计算结果,3-3-3 用自动显示的函数列表输入函数 若已经知道要使用哪一个函数，或是函数的名称很长，我们还有更方便的输入方法。请直接在单元格内输入”=”再输入函数的第1个字母，例如”S”，单元格下方就会列出S开头的函数，如果还没出现要用的函数，再继续输入第2个字母，例如”U”，出现要用的函数后，用鼠标双按函数就会自动输入单元格了：,移动箭头键到函数上，会显示函数的说明,双按函数可自动输入单元格,TIP:若一直没有出现函数列表，请切换到文件页次再按下选项钮，然后切换到公式页次，确认已勾选公式自动完成选项。,3-3-3 利用“自动求和”钮快速输入函数,在开始页次编辑区有一个自动加按钮 ，可让我们快速输入函数。例如当我们选取B8单元格，并按下 钮时，便会自动插入SUM函数，且连自变量都自动帮我们设定好了：,只要按下enter键，就可 以算出班费的总支出了,会自勤选取好函数引 数，你也可以自行重新 选取其他范围,这里会有函数的输入格式提示,除了加总功能之外，还提供数种常用的函数供我们选择使用，只要按下 钮旁边的下拉钮 ，即可选择要进行的计算：,可用来做这些 运算,若选此项，会 开启插入函敷 交谈窗,3-3-4 开启“插入函数”交谈窗输入需要的函数,插入函数交谈窗是Excel函数的大本营，当你在函数方块列示窗中找不到需要的函数时，就可从这里来输入函数。现在我们要练习透过插入函数交谈窗来输入函数，列出面包店各家门市的营业额排名。,请选取C4单元格，然后按下数据编辑列上的插入函数钮，你会发现数据编辑列自动输入等号”=”，并且开殷插入函数交谈窗：,可从这里选择函数的类别，如财 务、统计、文字、日期及时间等,列出Excel所提供的函数,按下此处可显示目前所选取函数的使用说明,函数的功能叙述,接着从插入函数交谈窗中选取RANK.EQ函数，进行门市营业额的排名：,1、选择统计类别,若不知道Excel是否提供你所要的函数，也可在此栏 输入中、英文关键词，再按下右侧的开始钮进行搜寻,2、选取此类别下的 RANK.EO函数,3按下确定钮，开启 函数引数交谈窗,开启函数自变量交谈窗后，如下图输入各自变量的内容：,在此输入B4,2输入要进行排名的单元格范围（在此我们要排名的范围 是固定在B4：813之间，所以使用绝对参照地址）,按下确定钮即可得到计算 结果。,计算出，惠城精城门市的营业额是所有门市的第3名,请选取C4单元格，并拉 曳其填满控点到C13储 存格。,计算出所有门市 的营业额排名,若想变更自变量设定，请选取函数所在的单元格，然后按下插入函数钮 展开函数自变量交谈窗来重新设定,RANK.EQ与RANK.AVG函数的差异,用来算排名的函数有RANK.EO和RANK.AVG两个，而在Excel 2007（或之前）版本则只有RANK函数。,这3个函数都可用来排序，RANK.AVG和RANK.EQ的差异是在遇到相同数值时的处理方法不同，RANK.AVG会传回等级的平均值，RANKEQ则会传回最高等级；RANK则是Excel2007之前版本的函数，在Excel2010仍可使用，其作用与RANK.EQ相同。,传回3、4的 平均等级3.5,传回最高等级，所以 会有2个3，没有4,结果与RANK. EQ相同,3-4 函数综合练习-奖金发放作业,学会插入函数之后，我们来做个综合练习，让你对函数有更进一步的了解。假设我们要依年资来计算中秋节发放的奖金，年资未满1年的员工没有奖金，满1年以上未满3年则发放5，000元奖金，满3年以上则发给8，000元奖金。 如下图所示：,首先要进行年资的计算，请先选取D2储存格，在此要使用DATEDIF这倜函数来计算两个日期之间的年数、月数或天数，其格式如下： DATEIF(开始日期，结束日期，差距参数单位）,到职日,奖金基数基准日（我们以这个日期为基准，所以使用绝对参照位址）,求算两日期差距的整年数要使用“Y”参数,在D2单元格中输入“=DATEDIF(B2,$C$2,”Y“)”， 然后按Enter,DATEIF的差距单位参数,计算出”蒋文文”的年资后，请选取D2储存格，然后拉曳填满控黠至Dll储存格，即可算出所有员工的年资。,年资为0表示未满一年,计算出”蒋文文”的年资后，请选取D2储存格，然后拉曳填满控黠至Dll储存格，即可算出所有员工的年资。计算出年资後，就可以依年资来计算奖金，我们要用IF函数来判断应发放的奖金。IF函数可判断条件是否成立，如果所传回的值为TRUE时，就执行条件成立时的作业，反之则执行条件不成立时的作业。,IF(判读式，条件成立时的作业，条件不成立时的作业）,当年资小于1年的条件成立，没有奖金,当年资小于3年的条件成立，奖金为5000；若条件不成立，就是满3年以上，奖金为8000,在E2单元格中输入” =IF(D21,0,IF(D23,5000,8000)”,就是好蒋文文的奖金后，请将E2单元格的填满控点拉曳到E11单元格，即可算出所有人的奖金。,3-5 不需输入公式也能得知计算结果,这一节要介绍一个超实用的自动计算功能，