行政总务_行政管理知识与行政事务管理汇编2

2004年度行政办公室质量工作报告行政办公室是今年三月份顺应公司发展需求，在公司组织机构重组过程中应运而生一大重要职能部门。在公司的经营管理运行中，行政办公室的职能有着举足轻重的作用，它对上向总经理室负责，起着总经理室助手与参谋的作用，对下在行政管理的各环节上起着检查、督促、指导、协调的作用。我们从规范基础管理手段着手，对原制度体系中与公司发展不相适应的制度进行了修订，同时新颁布了三项全新的管理制度，从而弥补了原制度体系中的不足。仅用了几个月的时间，就梳理、修订、增订了有关行政管理的规章制度共9项，以科学规范的管理制度和操作流程指导部门的工作，使部门工作及公司运营迅速纳入有序、规范、高效的轨道。今年是公司ISO9000体系三年一次的换证复评年，我们把握了这个契机，将制度建设与9000质量管理体系有效结合，将9000覆盖面由原来的三项流程扩大到六项，从而借助ISO9000体系的控制系统，推进了制度建设的进程。为了公司ISO9000质量管理体系运行进一步健康发展，也为开展年度质量管理体系的评审工作打好基础，现对行政办公室全年的质量工作总结如下：一、公文管理办公室是企业信息的流转中心，承担着公司内部及对外各类公文流转与处理职能。今年，我们通过公文管理办法的修订，规范了公文管理的流程。根据公司的发展现状和运用需要，将公文按内部请示和对外收发文分成两大部分。将其纳入9000后，为了规范公文处理，对公文的种类、格式、行文规则、办理要点以及各种所需表格都作了一一规定。另外，结合公司情况大力推广对OA办公系统的运用，不仅进行了多次系统培训，还自行编写了一套详细的OA办公系统操作手册，解决了在岗位人员不断扩充，又不便于小规模、高频次的组织专项培训的情况下，推广无纸化办公手段的日常运用问题，同时也大大提高了公文处理的效率。经统计，办公室全年处理各类公文共720件，其中公司内部各类公文511件，外部公文209件。更重要的是办公室通过公文的流转、处理，及时地采集了各类信息，第一时间了解到各部门的管理举措、重点工作及各类重大事件，并通过汇总、分析将其及时输送至总经理室，为总经理室的战略及战术部署提供有效的参考依据，近而充分发挥了行政办公室作为公司管理运营的综合协调处理中心的重要职能。二、合同管理公司的企业特性决定了合同管理工作也是日常管理工作的重要组成部分。我们针对公司目前对合同操作的具体情况，组织相关部门进行专题研讨，制订了适合公司发展需要的合同管理办法。明确了各部门的管理职责，根据公司业务需要，按经营范围和具体内容将合同分为四大类并施行二级管理。为了便于合同管理，我们还将所需文件格式作了一一明确，并制订了统一的合同编号规则，使合同管理进入一个统一规范的管理阶段。不仅方便各部门的合同资源共享利用，也为随后的合同档案整理工作打下良好的基础。值得一提的是，随着部门人力资源配置优化，办公室的法务管理职能也在合同管理中得以显现，不仅在合同管理办法制订时体现了专业的法律管理手段，在合同的日常签订、审核和事后救济等方面也起到了一定的作用。我们先后参与了几大影响公司经营收入的重大合同的修订，在其过程中发挥了我们的专业性和主动性。把握今年ISO9000体系换证复评的契机，我们将合同管理纳入ISO9000质量管理体系，要求相关人员严格执行合同管理的各项操作流程，以求全面提升公司的合同管理工作水准，从而为顺应公司发展奠定了基础。而从目前操作层面上来看，合同管理的各环节相对规范。经统计，2004年度总共签订了319份合同，其中增加公司经营收入的合同占到64.89%，合同的履约率达到100%，正是各相关人员的规范操作，对合同及时追踪并进行有效的控制管理，使公司能够超额完成经营指标。三、资产管理根据公司的发展需要，我们对原9000文件中的固定资产和低值易耗品的各项规定进行了修改，对管理范围、手段、职责及管理程序重新进行修订。根据公司机构重组后的分管安排，将固定资产和低值易耗品的各项审批工作落实到各分管领导，合理的做好资产管理各项工作流程的分工安排，落实工作责任制，使资产管理工作形成一个平稳的长效管理机制。由于今年公司机构重组，人员配置有了变化，所以办公室各项工作职能重新进行了管理分配。在新人员接管固定资产与低值易耗品的管理后，借年底资产盘点之机，彻底对原来所有台帐和实物进行了清查盘点，对历年帐目不明的地方清查并及时进行了处理，现已会同财务管理部将所有固定资产盘点清楚，和总公司所列帐目完全吻合。通过平时管理的规范操作和年底数据的汇总分析，2004年度公司总共购置价值.43元的固定资产共计20件，其中随公司信息化发展需要而购置的电子设备16件，购置价值86559.30元的低值易耗品共计50件。另外，在我们根据管理程序的规范操作和财务部门的严格控制下，报废固定资产8件，低值易耗品9件，根据各部门对物品配置的需要和使用情况，调拨低值易耗品5件，充分的利用了各种资源，使物品的使用效能发挥到最大，既控制了成本，又有效的避免了国有资产的流失。四、印章管理随着公司的发展，业务的扩大，各种外交活动也越来越频繁。为保证印章、介绍信使用的合法性、严肃性和可靠性，有效地维护公司利益，杜绝违法行为的发生，印章管理也被纳入ISO9000质量管理体系。由于公司主要的对外窗口就是行政办公室，而我们从一开始就对此项管理工作相当重视，实行专人专管，规范操作，所以印章管理目前相对完善。在日常使用过程中，印章使用有效结合了合同管理，签订合同时除了要在“合同收发登记本”上进行登记外，还要在专门的“印章使用登记本”上进行登记，可谓双重保险。以上为行政办公室04年度的各项质量工作总结，虽然今年在企业基础管理工作方面有所作为，但深感还远跟不上公司目前的发展速度。由于公司是开发区物业管理企业的特性，办公地及管理范围比较分散，为此，我们将在04年工作的基础上，进一步完善企业的制度建设，在现有的ISO9000质量管理体系的基础上，在做到规范操作的同时，努力做到提高管理质量。而事实上9000标准并不是我们工作达到某种程度的许诺，这只是我们对自身行为规范的一条底线。在新的一年里，我们会结合企业需要将一些未纳入9000系统的制度不断的深化、推广。从而为各部门日常管理运营提供支撑与保障，为公司规模化发展奠定坚实的制度基石。进而提升