采购仓储管理程序

吉祥航空股份有限公司采购管理程序文件编号： JXPC-ZK002-2017（第版）编制：采购部审核：批准：本程序为了保证产品质量和生产能力,充分体现“公正、公平、公开”原则，以合理价格购入优质产品，逐步建立稳定的供货网络，确保正常生产。本程序适用于生产所需的各种食品原料、各类物资的采购过程，包括供方评定和监督，实施订货作业及原料、物资入库验证。1、新产品的选择与确认 新产品指未在机上使用过或曾经使用但停用6个月以上的产品。1.1此类产品采购前，标准制定人员要将推出新产品的需求数量、何时要求到货，何时调拨到位及何时开始配发等相关信息通知采购与物资调拨管理员。1.2采购与物资调拨管理员应要求采购人员提供3家供应商提供不同品牌的同类产品备选，在对产品的特性进行初步了解后由配餐部同客舱部对产品进行试用，并将具体的试用意见由填写在机上供应品使用情况征询意见表中（见附录A），作为产品选择的参考依据，对产品进行分析后对选择品种进行确认，按照“采购经理配餐部总经理及公司分管领导”的顺序进行报批，确认最终选择的产品。1.3在产品品种确认以后，各制定标准人员应结合使用标准和预计的航班数量，测算计划采购产品的数量（原则上新产品的订购数量不超过3个月的使用量，其他产品的采购量应控制在12个月以内），将信息报采购与调拨管理专员，由其统一安排采购与调拨；1.4在完成采购数量测算后，由采购与物资调拨管理员负责上报机供品采购立项审批表，在明确的填写采购品种的品名、品牌、规格、最高限价后，按“采购经理配餐部总经理及公司分管领导计划财务部”的顺序进行报批。2职责2.1采购处负责组织供方评定，编制采购计划，原料、物资入库验证和保管及对外质量投诉的处理。2.2生产处负责编制所需原料的品质、规格要求及准确的需用计划。2.3质量控制处负责编制所需培养基、药品的品质、规格要求及准确的需用计划。2.4维修工程组负责制定部门各种设备采购计划，并按计划开展申购。2.5综合事务组负责编制电脑、通讯设备、办公用品的品质规格要求及准确的需用计划，并按计划开展申购。2.6航机保障处负责车辆及零配件、油耗的品质、规格要求以及准确的需用计划。2.7财务管理部门负责按合同的执行情况进行付款。3 程序3.1供方选择与评价3.1.1食品原料供方的选择和评价A采购处根据公司生产所需食品原料、用具及其他有关信息，会同相关处室，经综合研究分析后，确定三家以上管理好、产品质量稳定、售后服务佳、有良好信誉、具有竞争价格的供货商作为候选供方，并编制物资采购货比三家表（见附录B）。B 向候选供方发出原料采购标准、质量要求，并请候选供方提供样品、报价、企业“工商营业执照、食品卫生许可证、税务登记证”等有关资料。同时要求候选的供方到机场出入境检验检疫局注册备案；C 所有熟食制品、小包装食品等样品需交餐食制作部厨师长进行测试；餐食制作部厨师长对样品进行初步鉴定，出具样品测试报告（见附录C），并将测试结果反馈至采购处；D 根据样品测试报告（见附录C）等生产处反馈的结论，选择合适的供方；E 组织质量控制处、生产处等有关人员对熟食制品、无需加工直接使用的原料以及长期提供原料的供方进行现场调查，了解供方的企业管理、生产能力、技术水平、卫生状况、产品质量、设备情况、企业信誉、供货及服务水准等，并共同填写供方评定调查表（见附录D），以优中选优的原则，确定合格的供方；3.1.2 配件、用具用品等供方选择采购处根据有关配件的技术要求向有关供方询价，一般配件和用具用品由采购供应部门负责采购。3.1.3 设备的供方选择A维修工程部门对所有设备的技术资料、性能价格比等因素进行审核，据此编写供方的分析评价报告，编制设备采购货比三家表（见附录E）报公司领导审批；B 根据公司领导批示，确定合格的供方，开展采购工作。3.1.4 合格供方的质量监督A采购处建立合格供方档案，以安全质量监控处的进货检验记录和现场评估记录为依据，积累归档；B 每年定期组织对供方的现场检查，对供方进行评估，并填写供方评定调查表（见附录D）；C 对供货质量不稳定的供方发出整改通知，要求限期整改。必要时要进行现场审核，填写供方评定调查表（见附录D）；D 对产品质量的下滑、到期限无明显改进的供方，取消其合格供方资格；E 每年根据汇总的所有资料进行质量分析，作为选择供方的依据。3.1.5 阶段性、临时性供方评价A采购处因航空公司配餐要求实施阶段性采购时，采购供应部门通知供方提供样品或从市场选购样品，由生产处进行测试，根据测试结论组织采购；B 根据供方的信誉、供货渠道等因素选择临时性或零星采购的合格供方。3.2 采购需求计划3.2.1 生产处、保障处、机供品需求计划A 根据航班计划和菜谱要求，编制各种原料、供应品需求计划，注明品种、规格、数量及到货日期，并由相关处室经理审核批准；采购处B 根据批准的计划在定点合格供方处进行采购，合格供方无法供给且生产急需时，需按本程序4.1.1C条规定，选择临时供方。3.2.2 采购处仓库采购计划A生产处根据航空公司配餐的特定要求编制“原料订货月计划”，注明品种、规格、月度用量等，经处室审批后交采购处；B采购处仓库根据需求计划，核实仓库库存量，综合考虑保障供给能力、各类原料物质保鲜度和保质期等因素，由仓库主管分批生成“采购申请”，处室领导批准后执行。3.2.3 零星采购（专机、试餐和日常采购）A 因生产急需的少量原料、物质、须经使用处室领导审核，方可实施采购。B 因品种、规格、质量或市场供给波动等原因造成零星原料不能符合要求时，采购处应及时提出原料短缺更换申请，经使用处室领导确认后，报部门领导确认；C配件的采购各需求处室根据备件库存和需求情况，需求处填写购物申请单，并注明技术要求，由需求处室领导核准后实施。若单件配件金额超过2000元，由需求处室负责填写固定资产添置申请表，经部门领导审批后实施；维修工程部门根据本程序4.1步骤选定合格供方。3.2.5 质控处实验室培养基、药品需求计划根据培养基、药品的库存和使用情况，填写采购计划单，并注明药品的名称、规格、数量等，由处室领导审批后，交采购处实施。3.2.6 采购合同的签订A采购处负责拟定合同责任条款和合同其他有关事项，并与供货方进行洽谈；B 合同须规定相应的处罚条款，例如质量不合格，第三方投诉赔偿和到货不及时等事宜；C 最终合同必须相关部门签订合同意见书后，方能由委托人签字生效；合同的管理详见公司采购合同管理规定。3.2.7 采购合同的执行A采购处督促供应商按照已签署合同的具体条款按时提供货物；B 及时将供应商有关合同的执行情况提供给财务管理部门；C 对于不履行合同条款的供应商，应严格按照合同中明确的有关处罚条款与供应商协商解决；双方不能协商解决的，可交相关的仲裁机构裁决；D财务管理部门按照采购供应部门提供的有关合同执行情况付款。3.3 设备、备件的验证3.3.1工程部门协同采购处对设备供方产品进行验收，必要时到供方现场验收。3.3.2 对数量大的外包制品，以样品确认的方式对外包制品进行验证。3.3.3 设备拆箱后，由维修工程部门负责点检、查验产品说明书，使用手册，维修手册等各种随机技术资料。3.3.4 安排供应方进行设备安装调试，安毕后办理正式验收手续，并按固定资产管理程序规定填写设备验收调试报告。3.4 市场调查3.4.1采购处根据原料使用情况，对新鲜蔬菜、水果、鲜活水产品等，进行定期（每周一次）或不定期的市场调查，了解货源、价格等信息。3.4.2. 对市场调查情况进行整理、分析、比较，及时与供应商进行洽谈，重新调整价格，填写市场行情调查表（见附录F），编制市场行情调查报告，并报部门领导。3.5 进口业务管理3.5.1生产处负责提供进口原料的月度需求计划。3.5.2采购处参与库存实际情况，按照生产需求制定进口原料订单。3.5.3 根据订货数量和进口许可范围，将确认的订单传真给海外供应商。3.5.4 审核确认海外供应商提供的反馈价格后，以书面形式通知海外供应商实施采购。3.5.5 海外供应商负责货物托运，货到后由报关员负责清关提货，并交质量控制部门验收。3.6 采购文件和设备技术资料的保管3.6.1采购处负责保存合同文件及采购过程的有关记录。3.6.2财务管理部门负责建立并保存固定资产登记表、设备技术资料。3.7 机上供应品采购与入库具体要求3.7.1产品的选择与确认：采购经理负责机上产品的选型与设计工作，在产品的选择上按照采购用品的使用情况可分为续签产品和新开发产品两种情况：1） 续签产品的选择与确认：续签产品指已在机上使用，因合同到期需重新立项采购的产品。此类产品采购前，采购协议专员与机供品配餐管理专员需制定机上供应品使用情况征询意见表，报客舱部乘务大队征询对该产品的意见，如无异议视为可用产品；有疑义的参照新产品的选择程序进行重新选择。2） 新产品的选择与确认：新产品指未在机上使用过或曾经使用但停用6个月以上的产品。此类产品采购前，采购人员需提供2-3家供应商提供不同品牌的同类产品备选，在对产品的特性进行初步了解后会同乘务大队对产品进行试用，并将具体的试用意见填写在机上供应品使用情况征询意见表中，作为产品选择的参考依据，对产品进行分析后对选择品种进行确认，按照“标准处高级经理配餐部总经理/副总经理”的顺序进行报批，确认最终选择的产品。3.7.2采购立项报批（数量确认）在产品品种确认以后，应结合使用标准和预计的航班数量，测算计划采购产品的数量（原则上新产品的订购数量不超过3个月的使用量，其他产品的采购量应控制在12个月以内）；在完成采购数量测算后，采购经理与标准经理负责上报机供品采购计划审批表，在明确的填写采购品种的品名、品牌、规格、最高限价后，按“标准处高级经理配餐部总经理/副总经理财务部”的顺序进行报批，由财务部门确定最终的采购数量与价格。3.7.3价格的确认与合同签订：在财务部门确认订量与最高限价后，由配餐部进行采购合同的谈判工作，采购经理与采购协议专员应及时催办并监控合同的签订进程，在合同签订完成以后，采购协议专员应及时索取采购合同和样品，并交机供品库房作为入库检查的依据进行保存。3.7.4.产品采购的实施：在采购合同确认后，采购经理根据月机供品采购计划通知采购协议专员采购并将相关信息通知库房管理专员。5 附录5.1 附录A机上供应品使用情况征询意见表5.2 附录B物资采购货比三家表5.3 附录C样品测试报告5.4 附录D供方评定调查表5.5附录E设备采购货比三家表5.6 附录F市场行情调查表机上供应品使用情况征询意见表2009-06-06情况意见汇总序号机供品名称建议优化措施备注可行性评价部门(或单位)主管领导意见附录A物资采购货比三家表物品名称现用品牌规格现执行价市场考察价供应商甲名称：供应商乙名称：供应商丙名称：全年用量拟定价格所报品牌规格报价所报品牌规格报价所报品牌规格报价附录B样品测试报告MATERIAL SAMPLES TESTING REPORT填表者Prepared By供应商Supplier日期Date1 样品品名 DESCRIPTION 牌 名 BRAND 原产地 ORIGIN 报价 QUOTATION2 生/冷样品 RAW/FROZEN MATERIAL SAMPLE2.1包装规格 SPECIFICATION 生/冷重量_克， 解冻后重量_克， 损耗重量_克 RAW/FROZEN WEIGHT GRAM WEIGHT AFTER THAWING GRAM WASTAGE GRAM2.2 烹饪方法 METHOD OF COOKING 烹饪前重量_克 烹饪后重量_克 WEIGHT BEFORE COOKING GRAM WEIGHT AFTER COOKING GRAM2.3 样品感官质量 SENSORY QUALITY OF THE MATERIAL SAMPLE 颜色 气味 质地 COLOR SMELL TEXTURE测试者Tested By日期Date3 测试结论CONCLUSION 口 同意进货 口 暂时不进货 口 拒绝进货 AGREE TO PURCHASE DEFER PURCHASE REFUSE TO PURCHASE部门主管（签名）Signature of Department Duty Officer日期Date备注REMARKS说明：样品测试报告由采购供应部门发出，最终返回采购供应部门。由采购供应部门存档。Note: This Report should Be Distributed and eventual archived By Purchase and Supply Dept. After completely Filled In,附录C供方评定调查表（现场评估）调查日期： 调查人：评估具体内容期望分数实际得分备注1. 质量管理2. 员工管理3. 卫生规范4. 生产状况5. 仓库管理6. 售后服务合计：合格供方标准：实际得分率80分以上为合格供方百分比：综合评定：供方评论结论：口 合格口 不合格负责人/日期附录D 设备采购货比三家表经办人：设备名称经办部门意见立项依据（计划、资金来源）数量金额供应方情况序号供应方名称供应方资格及资信设备质量设备价格地址、电话、联系人1234事务部意见财务部意见质控部意见分管领导意见使用部门意见纪检委意见法律顾问意见财务顾问意见附录E市场行情调查表MARKET PRICE SURVEY REPORT调查人/日期Researched By/Date采购供应部门Signature of Officer日期 200 年/YDate 月/M 日/D市场MARKET原料名称MATERIAL规格SPEC市场价格MARKET PRICE质量状况QUALITY公司进价PURCHASE PRICE备注REMARKS生产原材料仓储管理程序1.1 本程序为了加强仓库管理，保证原料、物资的仓储质量，有效地减少浪费。1.2 本程序使用于所有货物的仓储管理，对入库到出库的全过程加以监控。2 术语 无3职责3.1 采购处室负责部门各类货物的存储和发货工作，同时将各类物品的库存情况及时反馈至各相关处室，以确保部门所有物资的正常供应。3.2 质量监控处负责各类原料的进货检验。3.3 生产处维修主管负责做好冷库设备的日常维护与保养工作。3.4 财务管理部门配合做好月度库存物资的盘点工作。4 程序4.1 验收入库4.1.1质量控制处对于熟食制品、新鲜蔬菜、水果和鲜活水产品等检验合格的原料。贴上星期颜色标签；对其它检验合格的原料。放在指定的验收合格区域内。4.1.2对购进食品原材料必须符合国家卫生标准:不鲜不收,味道不正不收等。4.1.3采购处对新鲜原料自动进行及时有效的出库处理。4.1.4对其它货物进行分类，登记每批货物的收货日期、数量、规格、保质期等事项并签名。4.1.5 收货的先后秩序按照：A 熟食制品B 乳及乳制品C 冷冻食品D 鲜活食品E 干货及罐头食品F 办公用品G 清洁用品4.2 贮存4.2.1 根据贮存条件的要求，将各类货物分库、分区存放，必要时隔离存放。4.2.2 必须按照如下温度要求贮存各类货物：A 所有干货存放于综合仓库，温度一般控制在1825；B 所有乳及乳制品存放于05的冷藏库内，使其质量保持稳定良好的状态；C 所有熟食制品应存放在05的冷藏库内。对于暂不用的可存放在-25-18冷冻库内，但一般不超过3个月，以保持其品质；D 所有每日用于生产所剩的新鲜蔬菜、易烂水果类原料应存放于05冷藏库，确保其新鲜度；E 所有速冻蔬菜、水产品、冻肉类原料应存放于-25-18冷冻库内，使原料质量处于完好状态。4.3 发货4.3.1 按“先进先出”或“保质期限接近的货物先用”的原则发放。4.3.2 提前一个时间段由相关人员根据航班计划需求制定“原料需求计划”，经处室领导批准转入采购处。4.3.3 为了保证生产有计划进行，各处在固定领货时间领货（特殊情况除外）。4.3.4 根据实际库存量，决定是否进行“采购”或是“出库”处理。4.3.5 仓库应遵守“凭单发货”的原则。4.3.6 对于专包机配餐、临时加餐、航空公司试餐、公司商务接待等需要领货，仓库均按特殊情况处理，急事急办，随到随领，给予使用部门方便。4.3.7 对于特殊情况，仓库可按使用部门个车间主任或值班领导签署的借条发货。事后使用部门及时补办领货手续。采购处4.3.8 仓库保管员每日根据实发数量及时登记台帐，确保“帐物”一致。4.4 盘点4.4.1 每隔一个月，对所管辖范围的常用货物进行清点，同时核查食品原料的保质期，检查原料的质量状况，填写在库原料质量检查情况表（见附录A）。4.4.2 每月月底，会同财务管理部门相关人员进行月度全面盘点工作。当盘点数和实际数有差异的，仓库人员应将情况报处室经理，经核对批准后方可调整账目。5 附录5.1 附录A 在库原料质量检查情况表在库原料质量检查情况表IN-STOCK MATERIAL QUALITY CHECKLIST表06 编码：库区Area检查人Checked By日期Date品名DESCRIPTION规格SPECIFICATION数量QUANTITY包装情况PACKAGE进货日期RECV.DATE生产日期PRDT.DATE保质期SELFLIFE备注REMARKS备注REMARKS机供品库房管理规定1、机供品管理1.1 机供品入库对到货机供品，库房管理员应根据采购申请单，对所有进库的货物按照公司规定的比例进行抽样检查其数量、规格型号、包装、生产日期等，合格后库管员方可办理入库手续；对不符合要求的，应一律拒收。供货方装卸人员入库装卸机供品，须在仓库管理员的视线监控范围内，并做好相关单据的签收。1.2 机供品贮存1) 凡新进货物需放置24 小时以上，方可出库上机；2) 机供品须分门别类摆放，并遵守“先进先出”的原则；3) 机供品要在通风、防潮的条件下贮存；对于易破损的机供品应按照要求的高度、层数摆放；4) 采取有效、可行的方法防鼠；5) 机供品库房管理人员必须每天检查机供品，出现损坏、发霉、变质现象及时反映。6）严格遵守仓库保管纪律、规定：（1）严禁在仓库内吸烟，严禁酒后值班。（2）严禁无关人员进入仓库。（3）严禁在仓库堆放杂物、废品。（4）严禁在仓库内闲谈、打闹。（5）严禁随意动用仓库消防器材。1.3 机供品出库1) 仓库管理员应根据机供品出库单，按品种、数量出库，并与航机员（领料人）履行交接签字手续。2) 所有上机的机供品，最外层包装须开箱检查（开箱上机）。3) 出库的机供品须由仓库管理员与航机员（领料人）共同检查，确认无误后，方可上机。2、机供品库房管理工作流程2.1 物资入库验收程序与规定2.1.1 目的为保证库房管理验收工作，保证入库物资及时，准确地提供所需单位、部门，特制定本序。2.1.2 适用范围适用于在库房日常物资入库管理；2.1.3 管理岗位该程序的编写、报批、更改由库房主管负责2.1.4 管理规定1) 物资入库时送货方必须出具送货清单或相关文件，送货单或相关文件上上必须注明送货单位、品种、数量、送货日期；2) 入库检验：在货物到达库房时，库房管理员参照机供品合同档案或采购中心提供的样品，对入库物品进行验收，验收时严格把关产品质量、日期等，严格控制不合格产品不得入库。并按要求的比例采样抽检，合格后按规定开据相应的单据。检查项目包括：入库物品的外观是否完好无损，包装是否合格，尤其是易碎或贵重物品；标签是否合格，尤其是是否有“两期”（即生产日期，产品保质期），有库存期限要求的物品，应确保我司入库后储存期大于其规定总期限的75%。3) 入库过程中，管理员拒绝入库来历不明、手续不清的物资。库房管理工作流程图自行采购物资进货物资顾客提供产品登记验证不合格不合格是否合格合格办理入库登记堆码整齐2.2 地面物资保管工作程序与规定2.2.1 目的为保障库房正确地存储物资，确保物资的可用性，准确提供各单位、部门所需物资。2.2.2 适用范围本程序适用所有已入库的物资保管工作和库房所有人员。2.2.3 基本原则分类存放，标识明显，新旧物资分开存放，帐卡物完全相符。2.2.4 工作程序1) 库房物资存储环境应严格控制温度和湿度，每日按要求填写库房温湿度控制曲线图表保持干净，整洁。2) 物资存放尽量采用原包装。3) 凡经验收合格的物品应分归类存放、建帐、建卡、标明货位等。管理员应做到准确发放。4) 根据实际情况，将物资的使用状况及库存反馈给采购与调拨员及库房主管。5) 做好防火、防盗、防霉、防锈等工作。6) 有储存时间要求的物资，按入库的批次作好存放工作。7) 过期物资填写差异单，经配餐部采购与调拨员审核后处理。8) 月末盘存后，依财务人员要求做月出入及结存报表，上报财务人员。盘存差异填写差异报告，并分析原因，采取措施。每月末将各部门单位所领用的物资单列汇总。9) 作好年度清点工作，保证帐卡物完全相符。清点差异填写清点差异报告单，由客舱供应室经理审批后处理。2.3 库房单据及帐目管理规定2.3.1 目的为规范库房管理，建立系统的单证管理制度，特制定本规定。2.3.2 适用范围本程序适用所有已入库的物资保管工作和库房所有人员。2.3.3 管理岗位该程序的编写、报批、更改由库房主管负责。2.3.4 管理细则1) 票证、单据、帐目的建立和规范管理是本部门进行正常运转，开展日常工作最重要的环节之一。2) 各岗位工作人员应熟练掌握各种单据的填写和实施细则，做到规范填单。3) 填写出入库单，首先要填写出、入库时间（年、月、日）且一式三份，在项目一栏中要求注明出、入库用品的品种、单价、金额等（一格一项）。单位一栏中要求填写用品的包装情况（个、瓶、袋、盒等）数量一栏要注明用品出入库类别、总量，并在单据下方要注明出、入库经手人姓名、领用人姓名以及保管人员姓名。4) 由库房管理员负责填写入库单，入库单一式三份：首联留库存，二联交财务，三联交帐目管理人员。5) 由库房管理员负责填写出库单，出库单一式三份：首联留存，二联交领用人，三联留存。6) 涉及跨部门领用我部门库房产品时，由申领人填写需求单，经部门及公司领导签字确认后，于库房管理员处领取相应物品，需求单由我部门留存。7）出入库单据每月末上报统计分析员备查，每月第一日启用新本。每月末库房管理员要协同财务人员进行库房盘点并做好盘点表和机供品。8) 每月定期和财务进行一次盘查，月统计报表于次月五日前上报给财务。9) 由库房管理员负责登记出入库帐目，做到各类用品分门别类记账，一切物品的帐、物、单、品种数量一致、无差错。采购作业指导书1 范围 本指导书规定了原料、投诉和退换货处理及供应商管理等全过程作业操作。2 岗位责任人 采购人员3 工作内容3.1 岗前准备3.1.1 上岗前5分钟应按规定要求佩戴好工作证，做到仪表端正整洁。3.2 新鲜原料采购3.2.1 将经批准的生产处原料申请单生成计划采购单，并在采购台账中转成正式采购单。3.2.2 通过电话或传真向相应的供应商订购。3.3 仓库原料采购3.3.1 在采购台账中取得经批准的计划采购单，并转成正式采购单。3.3.2 通过电话或传真向相关的供应商订购。3.4 化学品原料采购3.4.1 在采购台账中取得经批准的化学品原料计划采购单，并转成正式采购单。3.4.2 通过电话或传真向相应的供应商订购。3.5 零星采购按经批准的专机采购单、试餐样品采购单等要求，组织采购。3.6 欠货处理取得欠货处理单后，与生产处或仓库确认后通知供应商继续到货或取消到货。4.7 投诉处理4.7.1 接市场部门投诉处理报告、质量控制处室熟食制品感官鉴定表或餐食重量检查表后，根据投诉情况向供应商发出整改通知书并根据情况提出酌情赔偿要求。4.7.2 跟踪掌握供应商整改情况。4.8 退货、换货处理4.8.1 按质控处或生产处通知，因生产原料有质量、规格等问题要求退货或换货时，及时通知供应商进行退货或调换合同的产品。4.8.2 跟踪掌握调换产品情况。4.9 供应商管理4.9.1 供应商资料管理A 对新增加的供应商要求提供完整的证件资料；B 对供应商资料进行分类管理；C 确认订购产品，鉴定供货合同和协议；D 对供应商资料定期更新；E 定期向相关的食品原料供应商索取农药残留检验报告。4.9.2 市场调查A 每月对蔬菜、水果和鲜活水产的采购价格进行市场调查；B 根据市场调查情况，形成调查报告，并与供应商洽谈取得新的价格，上报部门领导。5 意外情况处理5.1 由于采购原因造成大批量原料问题影响航班正常生产时，应立即向部门总经理汇报后，积极采取措施组织货源，保证航班正常生产。6 严禁事项6.1