玩具有限公司的业务流程再造

中山豪元玩具有限公司的业务流程再造摘要: 随着信息技术的发展和信息系统的应用，企业传统的组织结构和管理机制已经无法适应现代化的生产经营，越来越需要对企业的业务流程进行根本性的再思考和彻底性的再设计，从而获得在成本、质量、服务和速度等方面业绩的戏剧性的改善。通过对订单业务流程再造能更快提供符合客户要求的产品，减少期间的成本浪费。关键词：玩具 订单业务 目标流程设计 流程再造 一、引言随着中国人生活水平的提高，家长们对儿童玩具的消费也将水涨船高，因此未来国内玩具消费潜力显然十分巨大。而玩具的产品更新速度快，生命周期短，又面临着各客户的各种个性化要求等问题，因此，如何能够更快与客户达成统一意见，更快实现订单完成交货，提高客户满意度，成了各企业的关注点。 二、实证分析（一）中山豪元玩具有限公司概述豪元玩具(中山)有限公司是一间港资驻中山玩具制造商. 主要制造有关电子, 毛绒及塑胶制品. 自2002年开始经营至今, 已获得不少有公信力的认证. 如ICTI, ISO, TRU GSV等. 本厂生产经验丰富, 至今已跟不少实力非常之买家合作, 如VTech, Lexibook,Jazwares等（二）流程再造概述所谓“业务流程再造”，就是对企业的业务流程进行根本性再思考和彻底性再设计，从而获得在成本、质量、服务和速度方面业绩的戏剧性的改善。不同行业、不同性质的企业，流程再造的形式不可能完全相同。【2】企业可根据竞争策略、业务处理的基本特征和所采用的信息技术的水平来选择实施不同类型的BPR。无论采取何种BPR，业务流程再造都是以作业流程为中心，强调以业务流程为改造对象，以关心客户满意度为目标，对企业现有的业务流程进行根本的再思考和彻底的再设计，并利用先进信息技术，打破传统的金字塔型组织结构，实现管理组织结构扁平化这种管理结构适合企业员工参与企业管理与实现企业内部各层次的有效沟通，并具有较强的应变能力和较大的灵活性，最终实现企业经营在成本、质量、服务和速度等方面“戏剧性”的改善。【3】BPR是一个以流程为核心的过程技术，重点在于从流程的角度对问题进行分析，对流程进行再设计。在进行目标流程设计前首先要注意以下几点：1. BPR是一个复杂的系统工程，实施风险较大2. BPR着眼于大型的，跨职能边界的整个企业运行系统，是彻底的变革，其实施并不是几个月就能“毕其功于一役”的，而是需要一个较长的过程3. 企业的现状和在短期内所能达到的目标对BPR具有一定的影响力和约束力，完全脱离现有流程的全新设计多数情况下是不切实际的。为了规避流程再造过程中会遇到的风险，为了符合企业的现实情况，提出了将改进与重组技术进行糅合的思想：分析现有情况，了解存在问题，确定核心优化流程，利用从零开始，设计愿景，逆向思维的BPR思想考虑企业方案，并结合企业约束条件，最终提出在现有阶段切实可行的目标流程设计和其他配套方案的设计。【2】如图1所示，目标流程设计包括阶段计划，建立目标总图，选择关键流程，确定目标流程清单，明晰改进方向，流程优化初步设计，确定流程辅助信息，完善目标流程设计和目标流程设计讨论与确认九个活动【4】从图1的几个步骤可总结出业务流程再造的根本性是对企业流程的再思考和重新设计，基础实施体系如图2图2业务流程再造实施体系结构图旧系统新系统观念重建流程重建组织重建图1目标流程优化设计阶段内容明细图阶段计划目标流程优化设计IT规划业务流程描述与诊断分析项目启动BPR项目总体规划目标流程设计讨论与确认完善目标流程设计确定流程辅助信息流程优化初步设计明晰改进方向确定目标流程清单选择关键流程建立目标总图配套方案设计新旧系统切换应用系统绩效监控设计与持续改进计划项目总结与评价/持续改进（三）流程再造实施为了解决当前豪元玩具企业所面临的问题，要从企业的需求出发，进行系统的总体设计，下面先来看该企业传统的订单业务流程，如图3所示。从图3可看出传统的订单流程存在以下问题：1. 处理过程的环节过于繁多，处理周期较长2. 处理过程中涉及的部门较多，造成不必要的时间和人员浪费3. 处理环节环环相扣，一旦出错会造成许多不必要的麻烦，对部门间的协作要求较高。而根据传统玩具厂所面临的问题与豪元玩具的实际情况相结合，总结了以下几点：1. 产品化寿命周期越来越短，个性化服务将成为发展方向2. 生产经营管理费用居高不下，虽然中山地价不高，但大面积厂房租金和生产设备维修保养费也是一笔很大支出3. 接收订单后，大多是先生产交货时在收货款，资金结算周期长，如果出现拖欠货款等情况将很大维持工厂的运转4. 生产原产料价格上涨，成品价格不见涨，如要保持收益，就需要从其他方面所见开支图3玩具订单生产流程图产品客户需求承认客户 合同设计和评审确认交货管理服务合同输入业务 设计输入技术命令客户满意技NO 样品制作术审核NO检查品OK管生产通知单OK业务制造流转卡制造文件管理制档采购管理采对策改善购NO品质促进委员会进料检查品管OK作业指导书生产规格书技术生产计划与制程控制生产试样NO制造制程检验确认确认品管成品检验OKNO货运与储存管理制造出货检验OK品管根据玩具企业的业务要求，和以顾客要求为中心的理念，对流程进行优化改造。首先，对企业现有流程内的非增值活动予以清除，其次对清除后剩下的流程进行简化，最后对分解的流程进行整合，以使流程顺畅，连贯，更好地满足顾客需求。流程优化再造后的订单业务如图4所示。【3】图4再造后订单生产流程图双方沟通 确定合作意向订单结束结清剩余尾款客户按封样标准验收交大货工厂安排加工生产收取预付款30%签订加工合同 双方封样双方确定最初初样客户提出修改意见、以及方案客户提供 小样2个安排工厂插单事宜，并且提供技术咨询客户提供数量、图片、工艺要求等文字资料工厂收取打样费用600元工厂出版打小样2个，并提出产品单价工厂按照客户要求修改小样，并提供参考意见再造后的订单业务流程贯彻了以客户需求为宗旨的理念，减少了多部门参与而造成的人员和时间浪费，减少了客户等待时间，增加了与客户再磋商的环节，避免最后出现货不对板的情况。如果认为做出了再造流程图只要照着实施就行了，那么就算流程优化的再好也不可能维持长期的有效作用。流程再造的实施需要经过长期的坚持和不断的摸索创新改进，还有流程再造后的管理和建立流程管理长效机制都是不能松懈的。再好的管理体系都是需要人去实施的，如果管理体系的执行者没有意愿去按系统要求操作，那这个管理体系只会是摆设，与实际的操作会脱离，不会产生多大的价值。而了流程管理流程化是建立长效机制的前提，同时要想贯彻流程管理流程化就必须明确流程管理决策组织，流程管理项目在流程决策中承担了非常重要的角色，所以当流程所有者们之间能够相互协作良好时会减少流程决策工作，能较快推进流程的进行。【5】最后还需要对再造流程做出评价，确定其价值，并且让客户感知流程再造产生的效益，积极挖掘新流程的有价值的新效能，持续改进。三、讨论分析在豪元玩具有限公司的订单流程再造过程中可以发现流程重建是对企业现有流程进行调研分析、诊断、再设计，然后重新构建新流程的过程。业务流程分析与诊断，是对企业现有的业务流程进行描述，分析其过程中存在的问题，进而予以诊断。业务流程的再设计，是针对前面分析诊断的结果，剔除流程中的无效活动、尽量减少非增值性活动、不断改善增值性活动，使其更趋于合理，提高流程效率。【1】豪元玩具的流程再造主要是顾客至上，在再造后的流程里主要是客户提供资料，工厂再根据顾客的提供的工艺要求等制作小样，待顾客评估后，提供修改意见，工厂重新更改小样，顾客满意后再进行大批生产，这样既提高了顾客满意度，给顾客提供了更多个性化选择，有避免了因顾客不满意而重新加工造成的成本损失和公司名誉的影响。再造后的流程里还增加了收取小样费和再确定订单后大批生产前收取部分预付款，保证了订单生产的顺利进行，降低了失单后的成本损失。再造后的流程实施也需要豪元玩具公司内部上下员工的配合，也需要流程管理组织的有效监督，毕竟一个流程再造是否具有有效性不是短时间内就能看出的，在这段时间内无论是主管层还是普通员工都应该保持信心，通力合作确保新的流程朝着正确的方向发展。最后还要根据顾客