程序文件控制程序

GFP5-1 程序文件控制程序 版本：1 第3页，共10页程序文件控制程序1.目的控制质量体系程序文件的编制、审核、签发、修改、作废和实施，保证程序文件及时有效地使用，失效文件不被误用，保密文件不失密。2.适用范围本程序适用于公司地产口程序文件的控制。3.引用文件无。4.定义无。5.职责5.1管理者代表负责签发程序文件。5.2 ISO9000工作组负责人负责评审程序文件，确定文件发放范围，编定程序文件的文件号及版本。5.3 ISO9000工作组质管人员负责程序文件的复印、分发，失效文件的回收和销毁，负责保存程序文件原件。5.4各部门负责人负责审阅本部门员工提出的程序文件修改建议。5.5各部门兼职资料员负责接收、保管程序文件及文件传阅单（见GFP5-1-F5）。6.培训或任职资格执行本程序人员不需特别资格或培训。7.程序7.1程序文件的起草、评审与签发7.1.1各部门负责人指定人员起草本部门主要负责的程序文件。7.1.2各部门负责人审阅本部门人员起草的程序文件，修改后提交给ISO9000工作组负责人。7.1.3 ISO9000工作组负责人对各部门提交的程序文件进行审核和修改，如认为需要评审，则组织相关部门人员评审。必要时，通知管理者代表参加评审。评审通过后，交管理者代表审批签发。7.1.4程序文件标准格式每份程序文件正文均须遵守下列标准格式：(1)目的;(2)适用范围;(3)引用文件;(4)定义;(5)职责；(6)资格和培训；(7)程序；(8)记录保存；(9)附件。7.1.5签发后的文件由ISO9000工作组负责人编排文件号及版本号。程序文件正文中所出现的引用文件和附件均不注明版本号，仅在正文后的附件上编排附件的版本号，程序文件的文件号和程序文件附件号、附件版本号样式如下： GFPXX-XX； GFPXX-XX-FXXX； 其中： GFP 质量体系程序文件； XX-XX 对应质量体系要素号文件序号XX-XX-FXXX 对应质量体系要素号文件序号附件号附件版本号。7.1.6 ISO9000工作组负责人编排好程序文件的文件号及版本号后，确定文件发放范围（见GFP5-1-F2），并填写程序文件封面（见GFP5-1-F6），然后将文件发放范围交给ISO9000工作组质管人员复印、分发。7.1.7 ISO9000工作组质管人员在分发文件前需将每本文件的封面加盖“文件控制专用章”，然后再根据文件发放范围分发。7.1.8文件接收人接收后须在程序文件分发及回收清单（见GFP5-1-F3）上签收，文件接收人一般由各部门兼职资料员担任。7.1.9管理层、ISO9000工作组以外的程序文件接收人接收到文件后，交本部门相关员工传阅，并要求员工在文件传阅单上签字。7.1.10程序文件原件不盖“文件控制专用章”，程序文件正文不得擅自复印、外传。7.2程序文件的存档ISO9000工作组质管人员保存程序文件原件，并填写程序文件目录及状况清单（见GFP5-1-F4）。7.3程序文件的修改7.3.1已颁布的程序文件实施过程中需要修改时,由各部门负责人初审本部门员工提出的程序文件修改建议，并签署程序文件修改建议书（见GFP5-1-F1），提交给ISO9000工作组负责人。7.3.2 ISO9000工作组负责人认为需要评审时，组织相关部门人员评审程序文件修改建议书并确定修改意见，最后由ISO9000工作组负责人负责修改稿的定稿。定稿后交管理者代表审批签发。7.3.3 ISO9000工作组负责人在程序文件封面上填写修订情况及生效日期，并在程序文件修改建议书上填写生效日期后，交ISO9000工作组质管人员按第7.1.67.1.10分发。7.3.4程序文件满5次修订的，由ISO9000工作组负责人更换版本号。7.4失效文件的回收7.4.1 ISO9000工作组质管人员根据程序文件分发及回收清单中该失效文件的实际发放范围，先将失效文件回收，然后才发放新版程序文件，并同时填写程序文件分发及回收清单中有关回收栏目。7.4.2失效文件由ISO9000工作组质管人员回收后在其封面加盖“失效”印章，原件存档。复印件保存半年后，ISO9000工作组质管人员填写文件销毁清单（见GFP5-1-F7）并销毁。8.记录保存8.1程序文件原件、文件发放范围、程序文件目录及状况清单、程序文件分发及回收清单、文件销毁清单由ISO9000工作组质管人员永久保存。8.2所有程序文件修改建议书由ISO9000工作组负责人保存至文件颁布实施一年后销毁。8.3最新版的完整的一套程序文件复印件由ISO9000工作组负责人保存。8.4发到部门的程序文件和文件传阅单由部门兼职资料员保管。8.5文件传阅单由兼职资料员保存一年后销毁。9.附件9.1 GFP5-1-F1程序文件修改建议书9.2 GFP5-1-F2文件发放范围9.3 GFP5-1-F3程序文件分发及回收清单9.4 GFP5-1-F4程序文件目录及状况清单9.5 GFP5-1-F5文件传阅单9.6 GFP5-1-F6程序文件封面9.7 GFP5-1-F7文件销毁清单C:ISOGFPGFP5-1GFP5-1-F5.1文 件 传 阅 单文 件 号文件名版本修改条目页数传阅人签名说明1.如属文件的修改版但未换版本号，则由部门负责人在“修改条目”栏填写本次修改的条目序号。2.如属初版文件或换版文件的，修改条目填写“初版”或“换版”。3.传阅人签名时应同时注明时间。4.兼职资料员最后签名并保管此单。GFP5-1-F4.2程序文件目录及状况清单序号文件号文 件 名 称生 效时 间版 本状 态在用()失效()印制及发放数量发放范围记 录时 间记录人备 注GFP5-1-F2.1文件发放范围序号文件名颁布时间董事长总经理管理者代表副总经理副总经理总会计师计划财务部ISO9000工作组总师室工程技术室预决算室工程计划调度室工程部设计组工程部施工组项目开发部建材供应部销售部文化传播公司现场办公室注：“”表示发放 管理者代表： 时间：GFP5-1-F3.1程序文件分发及回收清单序号文件号颁布时间接收部门接收人发放数量接收时间发放人回收时间回收数量回收人GFP5-1-F1.1程序文件修改建议书文件号文 件 名版 本原内容修改建议修改建议人： 日期：部门负责人： 日期：评 审 意 见ISO9000工作组组长： 日期：管理者代表签发签发日期生效日期GFP5-1-F6.1 地产口质量体系程序文件文件编号版 本 号生效日期程序文件