工作分析与职务设计.ppt

第五章 工作分析与职务设计,2,第一节 工作分析的 概念及意义,一、工作分析的基本术语 （一）工作分析的概念 工作分析（job analysis）也称职务分析，是全面了解一项具体工作或具体职务的管理活动，它是确定完成组织中各项工作所需技能、责任和知识的系统过程,3,工作分析所解决的问题：,1工作的完成需要什么样的体力和 脑力活动？ 2工作将在什么时候完成？ 3工作将在哪里完成？ 4将如何完成此项工作？ 5为什么要完成此项工作 6完成工作需要哪些条件？,4,（二）工作分析的有关术语,1、工作要素（jobs factor）工作中不能再分解的最小动作单位。如开动机器，加工零件、取出工具等都属于工作要素。 2、任务（mission）：指安排一位职工所完成的一项具体的工作。它可由一个或多个工作要素组成。如某公司指派人员将数据录入计算机。 3、职位（posting）是一个人完成的任务和职责的集合。在组织里，每个人对应一个岗位，即有多少职位就有多少人员。 4、工作（job）即职务是同类职位或岗位的总称。一项工作由组织为达到目标必须完成的若干任务组成。一项工作可能需要一个人完成，如总裁的工作；也可能需要75个人来完成，如某大公司中的数据录入人员的工作。如在一个由一名管理者、二名高级职员和四名操作工人组成的工作小组中，有3项工作和7个职位。又如，一个小型企业可能有25项工作，分配给75位员工去做；而在一个大公司里可能由5000名员工来做2000项工作。 5、工作说明（job description）是根据工作分析的结果，用书面的形式加以描述、整理，形成一份提供有关工作任务、职责信息的文件。 6、工作规范（job specification）是指完成某一工作所需具备的能力、技巧、知识、学历和工作经历等，基本素质和条件。,5,二、工作分析的意义,1、工作分析是人力资源计划的基础。 2、工作分析对企业员工的选拔和任用具有指导作用。 3、工作分析将有助于人力资源开发。 4、工作分析为员工绩效评价提供有效的标准。 5、工作分析有助于实现科学、合理的薪酬体系。 6、工作分析对考虑员工的安全与健康也很有价值。 7、工作分析有助于把握员工和企业之间的劳动关系。 8、工作分析有助于人力资源研究。,6,任务,责任,职责,人力资源计划,招 聘,选 择,人力资源开发,绩效评价,报酬和福利,安全与健康,员工关系,人力资源研究,工作分析,工作说明,工作规范,知识,能力,技能,工作分析与人力资源管理职能的关系,7,三、工作分析的基本过程,1准备阶段 （1）统一思想，对企业开展工作分析的目的与意义进行宣传。 （2）组成由人力资源经理、工作分析专家或职务分析顾问、岗位在职人员、上级主管参加的工作分析小组或委员会。 （3）选择将要被分析的工作中有代表性的职务，即确定进行工作分析的样本。 2调查阶段 调查阶段或资料收集阶段的主要任务是对整个工作过程、工作环境、工作内容和工作人员的主要方面做出全面的调查。 3分析阶段 分析阶段的主要任务是通过调查阶段收集的有关资料，对有关的工作特征与工作人员特征的调查结果进行深入全面的分析与综合。 4完成阶段 前面三阶段的工作都是为了本阶段打基础。工作分析最后的任务就是要编写出工作说明和工作规范。,8,表5-1 工作分析中需收集资料的类型 1. 工作活动 a. 工作活动和过程 b. 活动记录（例如以卡片形式） c. 所采用的程序 d. 个人责任 2. 定位于工人的活动 a. 人的行动，如有关工作的身体动作和沟通 b. 针对方法分析的基本动作 c. 对身体的工作要求，如体力耗费 3. 所采用的机器、工具、设备和辅助工作 4. 与工作相关的有形和无形内容 a. 所涉及或应用的知识 b. 加工的原材料 c. 制造的产品和提供的服务 5. 工作业绩 a. 错误分析 b. 工作标准 c.工作计量，如完成任务的时间 6. 工作环境 a. 工作日程表 b. 财务和非财务奖励 c. 工作条件 d. 组织和社会的环境 7工作对个人的要求 a. 个人因素，如个性和个人兴趣爱好 b. 所需要的学历和培训程度 c. 工作经验,9,四、工作说明书和工作规范书的内容,（一）工作说明书的内容。 工作说明书需要对工作的物质特点和环境特点，主要解决工作内容与特征、工作责任与权力、工作目的与结果、工作标准与要求、工作时间与地点、工作岗位、工作流程与规范等问题。一般包括以下方面的内容：工作概况：包括工作名称、工作编号、工作所属部门、工作等级、工作地点等；工作目标任务；工作的责任范围（或工作活动和程序）；工作物理环境：工作地点的温度、光线、湿度、噪音、安全条件等；工作社会环境。包括工作群体中的人数及相关关系，完成工作所需要的人际交往的数量与程度；与各部门之间的关系等。 （二）工作规范书的内容。 工作规范书也称任职说明书，即对担任某项职务的人员必须具备的生理要求和心理要求。一般包括以下方面的内容：一般要求：包括年龄、性别、学历、工作经验；生理要求：包括健康状况、力量与体力、运动的灵活性、感觉器官的灵敏度；心理要求：胜任工作所需要任职者具有的心理要素。,10,第二节 工作分析方法,一、工作分析的方法 （一）功能性工作分析法 其特点是侧重于对工作本身的一系列有关特征的分析和研究。旨在对人员、数据、物件之间的相互关系分析的基础上，获得关于某一职位的综述、职位说明以及员工任职规范等方面的结果,11,功能性工作分析法主要根据的具体体现,1.必须区分工作目标与实现工作目标的手段 2.职位与人员、数据、物件之间存在着的相互关系 3.员工和物件的关系的实质是对物力资源的使用,12,功能性工作分析法主要根据的具体体现,4.所有的工作都要求员工与物力资源、智力资源和人际关系资源发生不同程度的相互作用 5.每一个工作过程都可以分解为有限的几个职能 6.各个职能按照由复杂到简单的程度进行排列,13,（二）管理职位描述问卷,管理职位描述问卷是一种定量的工作分析方法，它借助于一种结构固定的问卷表的形式对企业中的各种管理职务进行分析。管理职位描述问卷通常包括接近200个项目，对经理人员所担任的各项管理职务的工作内容、工作职责、工作要求、所受限制以及其他一系列特点进行分析。 这些项目进行分组之后大致可以总结为以下若干类工作因素： 1产品、市场及财务计划因素 2组织机构与人事关系的协调因素； 3内部事务管理因素； 4产品和服务因素； 5公共关系和顾客关系因素； 6高级咨询因素；,7工作主动性因素； 8审批财务事项因素； 9人员配备因素； 10监督管理因素； 11复杂性和工作压力因素； 12财务决策权因素； 13一般人事权因素。,14,（三）方法分析,方法分析又被称为动作分析，它是一种传统的和程式固定的工作分析方法。其特点是侧重于对工作本身的一系列有关特征进行分析和研究。主要用于对工作及其一般职责、完成工作职责的环境、拥有的权力等级、所需的工作技能等方面进行描述。方法分析的主要目的是研究如何尽可能有效地完成工作；主要用于能够区分个体活动的非管理方面的工作分析。 方法分析起源于工业工程学,15,（四）任务清单法,任务清单法就是向从事特定职位工作的员工或主管发放任务清单，通过他们对清单的项目的识别对职位进行描述的方法 .,16,（五）生理素质分析,在生理素质分析中所要测定的九种身体素质能力如下,1运动力量 2躯体力量 3静力量 4爆发力量 5伸展灵活性,6运动灵活性 7整体身体协调性 8整体身体平衡性 9耐力,17,（六）关键事件记录法,关键事件是指使工作成功或失败的行为特征或事件。 关键事件记录法包括以下几个方面： 导致事件发生的原因和背景； 员工特别有效或多余的行为； 关键行为的后果； 员工自己能否支配或控制上述后果,18,（七）指导定向工作分析,指导定向工作分析是在对某一职位的任职者的工作行为进行发现和研究基础上开展工作分析 其特点是侧重于对职位本身的一系列有关特征进行分析和研究,19,二、工作分析的手段,（一）问卷调查 （二）观察法 （三）面谈法 （四）员工记录法,20,不是工作 的一部分,相对时间占用,相对重要性,表5-2 工作分析问卷调查表 第一州际银行公司 工作分析问卷 姓名 职位名称 隶属于 部门/组/单位 城市和州 直接领导 总体说明 这份问卷是为了提供你目前职位的有关信息而设计的，其目的不是衡量你的业绩和生产率，它只是分析和描述你工作的一个工具。 这份问卷由六个部分组成。 第部分涉及构成你工作的任务和活动； 第部分请你比较若干组类似任务的工作范围； 第部分包括完成岗位任务与活动所需的知识、技能； 第部分衡量你岗位的具体范围； 第部分着重于由于你个人因素而给工作带来的影响； 第部分包括可能地岗位产生影响的其他因素。 由于这份问卷涉及的机构和工作范围较广，因此许多问题可能不适用于你现在的岗位。如果你所完成的任务不在问卷涉及的范围内，请将内容填在预留的空白处。你承担任务的多少并不重要，重要的是你应回答问卷提出的所有问题(例如，你可能从事某种财务管理工作，但却在营销部门任职)，并且以一种最能体现你岗位特点的方式来回答这些问题。 ,21,不是工作 的一部分,不是工作 的一部分,相对时间占用,相对重要性,各项说明 若任务不属于你工作的一部分，请在第一个方格里填 若任务属于你工作的一部分，请评出等级： 相对时间占用 1= 极少量；2 = 少量；3 = 中等；4 = 大量；5 = 极大量 相对重要性 A 不重要；B 不太重要；C 重要；D 很重要；E 至关重要,各项说明 若任务不属于你工作的一部分，请在第一个方格里填 若任务属于你工作的一部分，请评出等级： 相对时间占用 1= 极少量；2 = 少量；3 = 中等；4 = 大量；5 = 极大量 相对重要性 A 不重要；B 不太重要；C 重要；D 很重要；E 至关重要 不属于工作的一部分 相对时间占用 相对重要性 A. 计划 1. 开发企业计划活动 2. 指导企业计划活动 3. 制定年度单位目标 4. 批准年度单位目标 5. 制定长期战略目标 6. 批准长期战略目标 7. 为单位制定具体的战略和行动计划 8. 批准单位的具体战略和行动计划 9. 审阅、批准和指挥企业计划 10. 准备利润计划和更新计划 11. 批准利润计划和更新计划 12. 准备经营预算 13. 批准经营预算 14. 批准非预算项目的要求 15. 制定提高管理效率的计划 16. 批准提高管理效率的计划 17. 综合组织中的其他单位的计划 18. 与其他单位协调，以满足预定计划的时间要求 19. 提出新的计划、服务、产品和研究 20. 批准新的计划、服务、产品和研究 21. 确认外部条件对单位的影响 22. 在计划和项目开发中协调各单位的行动 23. 指挥具体项目的进程 24. 对单一组织结构提出修正计划 25. 批准对单一组织结构的修正计划 26. 评价和建议批准附属设施项目 27. 建议有可能的合并、兼并和再定位 28. 批准有可能的合并、兼并和再定位 29. 请列出其他的任务并填写方格 a b c 根据上述任务，请依次列出三项最重要的任务 1 2 3,22,8. 批准单位的具体战略和行动计划 9. 审阅、批准和指挥企业计划 10. 准备利润计划和更新计划 11. 批准利润计划和更新计划 12. 准备经营预算 13. 批准经营预算 14. 批准非预算项目的要求 15. 制定提高管理效率的计划 16. 批准提高管理效率的计划 17. 综合组织中的其他单位的计划 18. 与其他单位协调，以满足预定计划的时间要求 19. 提出新的计划、服务、产品和研究 20. 批准新的计划、服务、产品和研究 21. 确认外部条件对单位的影响 22. 在计划和项目开发中协调各单位的行动 23. 指挥具体项目的进程 24. 对单一组织结构提出修正计划 25. 批准对单一组织结构的修正计划 26. 评价和建议批准附属设施项目 27. 建议有可能的合并、兼并和再定位 28. 批准有可能的合并、兼并和再定位 29. 请列出其他的任务并填写方格 a b c 根据上述任务，请依次列出三项最重要的任务 1 2,23,第三节 职位和职位分类,一、职位的定义 在组织或企业中，职位是一种以职务和责任为内容的工作，即根据工作需要而指定的，需要一个雇员以全部或部分的时间去从事的工作岗位 .,24,职位的定义的理解,1.职位是一种以职务和责任为内容的工作。通常职位与职务是不加区别的，但两者间存在内涵的区别。职位是人与事有机结合的基本单元，而职务则是同类职位的集合，它是职位的统称。职务是具体的，责任是抽象的。不同职务的区别在于事务的种类和性质不同，责任的区别在于高低和简繁难易程度的不同。在研究职务时，因为具体，就比较容易。而研究责任，因为抽象，就比较困难。由于职位是职务和责任的统一，所以，当职务有所变更或消失时，职位的内容就会发生变动或者职位的数目会增加或减少。 2.职位是由有权威的人或者机构决定的。职位的内容即职务和责任并不是由职位自己产生的，也不是由任何人随意创造的。如当某人的职务发生变化时，是指他所担任的职位发生了变化，即组织赋予他的责任发生了变化，但他原来所担任的职位依旧是存在的，并不因为他的离去而发生变化。 3.职位可以根据需要，或常设或临时，或空缺或实位。鉴别一个职位是否存在，不是以该职位有无人承担为标准的。工作者离开职位，该职位都是空缺的；而职位空缺并不意味着该职位不存在。只要有职务和责任存在，就有职位存在。,25,二、职位分类,所谓职位分类是指所有的工作岗位（职位），按其业务性质分为若干职组、职系（从横向看）；然后按责任大小、工作难易所需要的教育程度及技术高低分为若干职级、职等（从纵向看）,26,职位分类会形成以下两种结果：,1.在复杂多样的职位中建立起排列有序的职位体系，使每个具体职位都能在该体系中找到自己的位置。 2.准确地显示每个职位的工作性质、技术难易、责任轻重和所需资格等职位特点和任职条件，这样就为更科学地进行招聘、录用、考核、培训等等提供了客观的标准,27,三、职位分类的结构,（一）横向的职位划分 对职位的横向划分，一个职业为一个职系，诸多职系组成一个职组，诸多职组又组成一个职门 职门，又被称为职类，是从横向对职位进行的最大的划分，它是根据职业性质对职位进行的最初步的划分 职组，又被称为职群，是在职门里面再进行的分类，是由工作性质大致相同的职位汇集而成的 职系是在职组的范围内，就职务种类相似而工作复杂程度、责任轻重各个相同的职位进行汇集而成的,28,（二）纵向的职位划分：职级,职级是唯一的纵向划分 在按照工作的性质分类的基础上，即在横向分类的基础上，对各职系的职位，按照工作繁简难易、责任大小、对任职资格条件要求的高低进行的纵向的分类就是职级 不同职系的职级划分幅度是不一致的,29,（三）第三维职位划分：职等,把工作性质或者主要事务不同，然而工作的繁简难易、责任轻重和资格条件相似的所有职位划归在一起就形成了的职位等级。职等的划分使职位分类的体系形成了一个三维的体系。职系、职组和职门为横坐标，职级为纵坐标，职等为第三维。虽然职级和职等都是职位分类结构中划分职位高低的因素，但同一职等的不同职系的职位，有可能职级的级别不同。 例如，一个第三职级的护士归划为第5职等，一个最低的，即第1职级的内科医生也归划为第5职等。这表明，这两个职位虽然工作性质不同，职级级别也不一样，但是，它们的其他构成因素是相同的，都属于同一职等，应该在招聘、录用、工资待遇、晋升等等方面获得人事和行政方面受到同等的对待。,30,第四节 工作设计,一、工作设计与方法 工作设计（job design）是指对工作完成的方式以及某种特定工作所要求完成的任务进行界定的过程。 工作再设计则是指改变某种已有工作中的任务或者改变工作完成的方式的过程。,31,相关的概念,（一）充实工作内容 充实工作内容（job enrichment）是对工作内容和责任层次基本的改变，旨在向员工提供更具有挑战性的工作。充实工作内容是对工作责任的垂直深化，它使员工在完成工作的过程中，有机会获得一种成就感、认同感、责任感和自身发展。 （二）工作扩大化 工作扩大化（job enlargement）就是指扩大工作的范围，为员工提供更多的工作种类。它是工作范围的水平扩展。充实工作内容与工作扩大化有区别。 （三）以员工为中心的工作再设计 以员工为中心的工作再设计(employeecentered work redesign)是一个将公司的使命与职工对工作的满意程度联系起来，鼓励员工参加对其工作的再设计，有利于组织和员工的共同发展。在工作设计中，员工可以提出对工作进行某种改变的建议，以使其工作更令人满意，但他们必须说明这些改变也是有利于实现整体目标的。,32,二、职位设计的方法,（一）工作简化 工作简化是将职位分解为更小的元素，然后把分解开的工作作为一个整体工作分配给工人的职位设计方法。这种方法使工作变得非常专业化。 （二）职位轮换 职位轮换是按照事先安排好的计划在几个不同的职位上交换工人的