任务四如何使用计算机进行数据处理.ppt

任务四 如何使用计算机进行数据处理,Excel 2003是Microsoft公司开发的办公自动化软件之一，其功能强大、使用方便，可以计算、分析、统计和组织数据等，并能以图表等形式直观显示处理结果，还可与Office 2003其他组件互调数据，实现资源共享。该软件在数据处理、数据统计、数据分析等方面广泛使用。 本项任务主要包括电子表格基本操作、编辑、修饰、数据计算、数据分析、图表和工作薄管理等内容。 学习时应从以下几个方面着手：熟练掌握Excel 2003的基本操作，能够对创建的工作表进行编辑和修饰，掌握对工作表中数据进行计算和管理的方法，能够利用工作表中数据生成所需图表。,本章任务目标,任务框图,任务的解决方案,子任务1 如何对Excel2003进行基本操作 如何启动Excel 2003 常用方式：单击 按钮，在“开始”菜单中 下 菜单项上单击鼠标，即可启动Excel 2003。 快捷方式：双击桌面上的Excel 2003快捷方式图标 ，即可启动Excel 2003。,Excel 2003的窗口由哪些部分组成 Excel 2003的窗口组成如图4-1所示，具体包括： 标题栏：在Excel 2003窗口最顶端，显示Excel 2003工作薄的名称等。 菜单栏：位于标题栏下方，包括“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“格式”、“工具”、“数据”、“窗口”和“帮助”九项菜单，单击任意一项菜单都会弹出一个菜单列表，单击其中的某一菜单项即可执行相应的操作。 工具栏：默认情况下，显示“常用”和“格式”两个工具栏，“常用”工具栏上包括一些常用的操作命令，“格式”工具栏包括一些常用的格式设置命令。 编辑栏：用来显示和编辑活动单元格中的数据和公式。 活动单元格：黑粗框的单元格，也称当前单元格，用户可以直接对其进行操作。 工作表区：窗口中最大的由众多单元格组成的区域，用以记录各种数据。 工作表标签区：显示工作薄包含的工作表及其名称，默认情况下显示3个，名称分别为Sheet1、Sheet2、Sheet3，当前工作表以白底显示，可单击灰色显示的工作表标签使其成为当前工作表。 滚动条：用于上、下和左、右滚动工作表，以改变在窗口中可见的工作表区域。 状态栏：显示操作状态和提示信息等。,如何向工作表中输入数据 在Excel 2003工作表的单元格中可以输入文本、数字、日期和公式等数据。 输入文本：在Excel 2003中，文本通常指汉字、字符、非数值型数字、字符组合等。选择一种输入法，单击要输入文本的单元格（如A3），输入文本（如“序号”），如图4-2所示。按Enter键确认并移到下一个单元格，或按Tab键确认并移到右边的单元格，或按键盘上的方向键确认并移动到上、下、左、右单元格，或用鼠标单击其它单元格确认。按图4-2所示在相应单元格中输入其它文本。 输入数字：在Excel 2003中，有效的数字输入可以是：表示数字的“0”到“9” ；负号“-” ；小数点“”；表示千位的“，”；表示分数的“/” ；货币符号“$ 、“”；百分号“%”等。输入分数时，如5/16，应先输入“0”和一个空格，然后再输入“5/16”，如直接输入则被认为是“5月16日”。按图4-2所示在单元格中输入相应数字。,输入日期：先设置日期类型，在单元格中右击鼠标，在弹出的菜单中单击 命令，弹出图4-3所示“单元格格式”对话框，选择“日期”分类，在“类型”列表中选择一种类型，如：2001年3月14日，单元 按钮。然后输入日期，如：2007/10/10或2007-10-10，确认后单元格中显示的日期为：2007年10月10日。按图4-2所示，在单元格J1中输入日期：2007/10/10 输入公式：先输入 = ，然后输入公式的内容。按图4-2所示，在单元格H4中输入公式：=SUM(C4:G4)，然后按Enter键确认。,如何将电子表格文件存盘 保存文件：单击常用工具栏上的 按钮，或者单击 菜单的 命令，弹出如图4-4所示的“另存为”对话框，在下拉列表 和文件列表框中选择保存位置，在中的下拉列表框 中输入文件名，然后单击 按钮。 另存一份文件：单击 菜单的 命令，也会弹出如图4-4所示的“另存为”对话框，可在新的位置用新的文件名另保存一份文件。,如何打开和关闭电子表格文件 打开文件：单击常用工具栏上的 按钮，或者单击 菜单的 命令，出现如图4-5所示“打开”对话框，在 和“文件列表框”中找到文件所在的位置，双击要打开的文件，或选中要打开的文件，单击 按钮，即可打开该文件。 关闭文件：单击屏幕右上角标题栏下方的关闭窗口按钮 ，或者单击“文件”菜单的“关闭”命令，如果文件没有保存，则出现图4-6所示的对话框，单击 按钮，文件保存后关闭，单击 按钮，文件不保存关闭。 退出Excel 2003：单击位于屏幕右上角标题栏上的关闭按钮 ，或者单击“文件”菜单的“退出”命令，如果文件没有保存，则出现图4-6所示的对话框，根据需要单击 或 按钮，执行后退出Excel 2003,子任务2 怎样对工作表进行编辑操作 如何选取编辑范围 选取单个单元格：用鼠标单击要选取的单元格，或移动上、下、左、右光标键到要选取的单元格。 选取连续单元格区域：先单击左上角的单元格，然后拖动鼠标至区域右下角的单元格，或先单击左上角的单元格，按住Shift键再单击区域右下角的单元格。 选取不连续单元格区域：先选取一个区域，按住Ctrl键选取其他区域。 选取行、列：单击相应的行号、列标。 选取相邻行或列：在行号或列标处出现向右或向下箭头时拖动鼠标。 选取不相邻行或列：按住Ctrl键选取行或列。 选取整个工作表：单击工作表行号和列标交叉处的“全选”按钮，或按Ctrl+A键。 取消选取的区域：在工作表中单击鼠标或按上、下、左、右光标键,如何编辑单元格 清除单元格内容 修改单元格内容 删除单元格 插入单元格 插入行或列 合并单元格 复制单元格及其区域 移动单元格及其区域 自动填充数字 自动填充日期等项目 查找数据 替换数据,子任务3 怎样对工作表进行修饰 如何设定单元格格式 设定数字格式：选定单元格或单元格区域，单击菜单中的 命令，或单击快捷菜单中的 命令，打开 “单元格格式”对话框，在如图4-12所示 “数字”选项卡中分别选择 “数值”、“货币”、“日期”等类别，然后在右侧分别进行相应的格式设置。 设定对齐方式：选定单元格或单元格区域，在“单元格格式”对话框中单击“对齐”选项卡，出现图4-13所示“对齐设置”对话框，从中设置文本的“水平”、“垂直”对齐方式和文本的“方向”等。 设定背景颜色：选定单元格或单元格区域，在“单元格格式”对话框中单击“图案”选项卡，出现图4-14所示“颜色和图案设置”对话框，从中选择一种颜色，也可在“图案”下拉列表中设置图案及其线条颜色。,设定字体：选定单元格或单元格区域，在“单元格格式”对话框中单击“字体”选项卡，出现图4-15所示“字体设置”对话框，从中设置“字体”、“字型”、“字号”、“颜色”等。 设定边框：选定单元格或单元格区域，在“单元格格式”对话框中单击“边框”选项卡，出现图4-16所示“边框设置”对话框，先选择“线条”和“颜色”，然后设置“边框”。 设置行高和列宽：先选定单行（多行），单击 菜单中 下的 命令，在出现的如图4-17所示的“行高”对话框中输入行高值，单击 按钮，也可在行号交界处拖动鼠标调整行高。列宽的设置与行高类似，只需将“行”变成“列”，“行高”变成“列宽”，在图4-18所示的“列宽”对话框中输入列宽值即可，也可在列标交界处拖动鼠标调整列宽。,如何自动套用格式 选择要套用格式的单元格区域，单击 菜单中 命令，打开图4-19所示“自动套用格式”对话框，从所列样式中选择一种，单击 按钮。 如何使用条件格式 选定要设置格式的单元格区域，单击 菜单中的 命令，打开如图4-20所示的“条件格式”对话框，设置“条件1”如：单元格数值介于600与1000之间，“格式”的“颜色”为“蓝色”。单击 按钮，设置“条件2” 如：单元格数值大于1000，“格式”的“颜色”为“红色”，单击 按钮。,子任务4 怎样对工作表中数据进行计算 如何使用公式 公式是含有运算符和运算对象并且能产生运算结果的等式，运算符包括：算术运算符（+、-、*、/、 %、 ）、比较运算符（=、=、）、文本连接运算符（&）、引用运算符（冒号：、逗号，、空格）。运算对象可以是“数值”、“文本”、“单元格引用”、“函数”等。输入公式必须以等号 = 开头，然后输入公式的内容， 单元格相对引用：在公式中用列标加行号表示单元格相对引用，如公式：=A2+C3中的A2和C3，用单元格区域左上角单元格相对引用加冒号加右下角单元格相对引用表示单元格区域相对引用，如：=SUM（A4：D8）中的A4：D8。在公式中单元格相对引用是相对于公式所在单元格的，如在F6单元格中输入：=A2+C3，表示将A2、C3中的单元格数据相加，A2、C3相对于F6单元格的位置分别为：上4行左5列和上3行左3列，当将F6单元格复制到G8时，公式将变为：=B4+D5，即变为相对于G8上4行左5列和上3行左3列的单元格相加。,d单元格绝对引用：在相对引用的列标和行号前分别加上符号$，如$A$4、$C$5、$A$4：$D$8，在公式中绝对引用的单元格或单元格区域其位置是固定的，与公式所在的单元格位置无关，无论将公式所在的单元格复制到什么位置，公式中引用的单元格或单元格区域的位置都不发生变化，如在F6中输入：=$A$2+$C$4，将单元格F6复制到G8时，公式仍为：=$A$2+$C$4，数值不发生变化。 混合引用：用符号$加列标加行号或列标加$加行号表示，如$A2、C$4，前者表示绝对引用列相对引用行，后者表示相对引用列绝对引用行。如果F6中输入：=$A2+C$4，将单元格F6复制到G8时，公式变为：=$A4+D$4。编辑公式时可双击公式所在单元格显示出公式，然后按功能键F4进行上述三种引用类型切换。 三维引用：在引用前加上工作表名和符号！表示三维引用，如公式：=Sheet1!A2+Sheet2!B3+Sheet3!C4，表示将工作表Sheet1中的单元格A2与工作表Sheet2中的单元格B3与工作表Sheet3中的单元格C4相加。,在公式中输入文本、日期和时间时，需要使用引号，如输入：=“总计金额:“&1600&“元“确定后则显示：总计金额:1600元，如设置单元格为日期格式后输入：=(“2005/5/4“-“2004/2/1“)&“天“确定后则显示：458天，如设置单元格为时间格式后输入：=“9:40“-“8:20“确定后则显示：1:20:00。,如何使用函数 可先选定要输入函数的单元格，输入：=函数名（参数），然后确认。如在H4单元格中输入：=SUM（C4：G4），回车确认。 也可先选定要输入函数的单元格，然后单击“编辑栏”中的“函数”按钮 ，出现图4-21所示的“插入函数”对话框，从中选择函数类别和函数名，然后单击 按钮，出现如图4-22所示的对话框，参照说明和示例，在参数后面的文本框中输入参数或单击折叠按钮 到工作表中选取单元格或单元格区域作为参数，选取完成后，再单击对话框中的 按钮将对话框展开，继续进行其他参数输入或选取，所有参数都输入后单击 按钮。 公式或函数的自动填充：在图4-23中的单元格H4中输入：=SUM（C4：G4），拖动H4的填充柄向下至H8，类似地在K4单元格中输入：=H4-I4-J4，然后向下填充；在C9中输入：=SUM（C4：C8），然后向右填充；在C10中输入：=AVERAGE(C4：C8)，然后向右填充，结果如图4-24所示,如何锁定和隐藏公式 先选定要锁定和隐藏的单元格区域，单击 菜单中的 命令，打开“单元格式”对话框，单击“保护”选项卡，在图4-25中选择 和 复选框。接下来单击 菜单中 下的 命令，出现图4-26所示对话框，根据需要进行一些选择，输入取消保护时的密码，单击 按钮，这时单元格内容被锁定不能进行更改，单元格中的公式也被隐藏起来了。,子任务5 怎样进行数据管理 如何将工作表中数据排序 数据清单：指工作表中包含一组相关数据的一系列数据行，图4-27所示的工资表即为一个数据清单 简单排序：首先选定要排序的列中一个数据单元格，然后单击常用工具栏上的升序按钮和降序按钮。要注意的是，当列中有合并单元格时要求单元格大小都相等。 复杂排序：选定要排序的单元格区域，如在图4-27所示数所清单中选定A2：K8，单击 菜单中的 命令，打开图4-28所示的对话框，在“我的数据区域”中选择 ，在“主要关键字”列表框中选择“职称津贴”，选择升序单选按钮，在“次要关键字”列表框中选择“实发工资”，选择升序单选按钮，单击确定按钮，得到图4-29所示的排序结果。,如何筛选数据 筛选数据就是将符合条件的数据选择出来。在图4-29所示的数据清单中选择单元格区域A2：K2，单击数据菜单中筛选项目下的自动筛选命令，工作表变为如图4-30所示。 执行筛选：单击某一列（如职称津贴）中的筛选按钮 ，出现如图4-31中所示的列表，从中选择一个条件，如“20”，则只将职称津贴为“20”的数据行显示出来，如图4-32所示。 自定义筛选：如果在“应发金额”列筛选下拉列表中选择自定义，出现图4-33所示“自定义自动筛选方式”对话框，将“应发金额”设为“大于600与小于1000”，单击确定按钮，只显示符合条件的数据行，如图4-34所示。 取消筛选：在设置了筛选条件的列中，单击筛选按钮 ，从下拉列表中选择全部，则取消筛选条件，数据全部显示。要取消筛选按钮 ，单击数据菜单中筛选项目下的自动筛选命令。,如何将数据分类汇总 首先在工资表中插入一列“部门”输入部门名称，然后按部门排序，工资表变为如图4-35所示。 选取A2：L8单元格区域，单击数据菜单中的分类汇总命令，在弹出的“提示框”中单击确定按钮，出现“分类汇总”对话框，设置分类字段、汇总方式、选定汇总项及汇总显示方式等，如图4-36所示。 设置完毕，单击确定按钮，生成如图4-37所示汇总结果。 分类汇总后，单击窗口左侧符号按钮 铵钮变为 且隐藏明细数据，只显示相应的汇总结果，单击 和单击 结果相反，如图4-38所示。 取消分类汇总：在汇总区域内选择一个单元格，打开图4-36所示的“分类汇总”对话框，单击全部删除按钮。,子任务6 怎样创建于编辑图表 如何创建图表 首先选择作为图表数据来源的单元格区域，如图4-39中的B2：F8，单击“插入”菜单中的图表命令，或单击常用工具栏上的 按钮，出现图4-40所示的“图表类型”对话框，选择一种图表类型，如“柱形图”，在子图表类型中选择一个子类型，如“簇状柱形图”。 单击下一步按钮，出现图4-41所示的“图表源数据”对话框，选择“系列产生在”在行上还是列上，如选择列 单击下一步按钮，出现图4-42所示的“图表选项”对话框，输入图表标题：各种津贴岗贴对照，在“数据标志”选项卡中，在“数据标签包括”中选择值 单击下一步按钮，出现图4-43所示的“图表生成位置”对话框，选择一种位置，如作为其中的对象插入。 单击完成按钮，图表创建结束，用鼠标调整其位置，最终的图表如图4-44所示。,如何编辑图表 图表组成：矩形线框围成的区域为图表区，其中包括：图表标题、图例、绘图区、数据系列、分类轴、数值轴、网格线、数据标志等项目，如图4-45 所示。 移动图表：在图表区内空白处按住鼠标左键拖动即可。 图表缩放：用鼠标拖动图表区的尺寸控制点，即可缩放图表。 绘图区的移动和缩放与图表的移动和缩放类似，只是操作对象不同。 添加或删除数据系列：如在图4-44所示图表中添加数据系列“职称津贴”，选中图表区，单击图表菜单中的添加数据命令，出现如图4-46所示“添加数据”对话框，在“选定区域”后面的文本框中输入添加数据所在的范围，或用鼠标选取添加数据所在的范围，如：=Sheet1!$F$2：$F$8，然后单击确定按钮，数据系列被添加到图表中，如图4-47所示。 要编辑图表的其它组成部分，用鼠标双击该部分，打开相应的对话框，通过对话框进行编辑修改。如要去掉图4-44中的“数据标志”，双击表示数据系列的长条，出现图4-48 所示的对话框，在“数据标志”选项卡中“数据标签包括”去掉值的选择，单击确定按钮，该数据系列中的数据标志即消除，如图4-49所示。,子任务7 怎样管理工作薄 如何插入工作表 方法一：单击插入菜单中的工作表命令，插入一个工作表 方法二：在工作表标签上右击鼠标，在弹出的快捷菜单中单击插入命令，出现图4-50所示的对