ch07管理电子表格中的数据.ppt

计算机基础与实训教材系列,中文版Excel2007电子表格实用教程,第 七 章,管理电子表格中的数据,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 /edu :,学 习 目 标,在Excel 2007电子表格中中不仅可以增加、删除和移动数据，而且能够对电子表格中的数据进行排序、筛选、汇总等操作，帮助用户更容易地管理电子表格中的数据。本章就将详细介绍在Excel 2007中管理电子表格数据的各种方法。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 /edu :,本 章 重 点,数据排序 数据筛选 创建与隐藏分类汇总 分级显示数据清单 合并计算数据,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 /edu :,7.1 管理数据前的知识,在管理Excel 2007电子表格中的数据前，用户应掌握数据清单的相关知识，因为在Excel 2007中，制作成数据清单样式的电子表格，用户可以更加方便地管理其中的数据。 Excel 2007提供了一系列功能，可以很方便地管理和分析数据清单中的数据。在运用这些功能时，请根据下述准则在数据清单中输入数据。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 /edu :,7.2 排序电子表格中的数据,数据排序是指按一定规则对数据进行整理、排列，这样可以为数据的进一步处理作好准备。Excel 2007提供了多种方法对数据清单进行排序，可以按升序、降序的方式，也可以由用户自定义排序。 快速排序表格中的数据 设置多个排序条件,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 /edu :,7.2.1 快速排序表格中的数据,对Excel 2007中的数据清单进行排序时，如果按照单列的内容进行排序，可以直接【开始】选项卡的【编辑】组中完成排序操作。如果要对多列内容排序，则需要在【数据】选项卡中的【排序和筛选】组中进行操作。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 /edu :,7.2.2 设置多个排序条件,在使用快速排序时，只能使用一个排序条件，因此当使用快速排序后，表格中的数据可能仍然没有达到用户的排序需求。此时可以用户可以设置多个排序条件，这样当排序值相等时，可以参考第二个排序条件进行排序。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 /edu :,7.3 筛选电子表格中的数据,数据清单创建完成后，对它进行的操作通常是从中查找和分析具备特定条件的记录，而筛选就是一种用于查找数据清单中数据的快速方法。经过筛选后的数据清单只显示包含指定条件的数据行，以供用户浏览、分析。 快速筛选表格中的数据 自定义筛选条件 设置多个筛选条件 清除筛选与排序状态,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 /edu :,7.3.1 快速筛选表格中的数据,使用Excel 2007自带的筛选功能，可以快速筛选表格中的数据。筛选为用户提供了在具有大量记录的数据清单中快速查找符合某种条件记录的功能。使用筛选功能筛选数据时，字段名称将变成一个下拉列表框的框名。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 /edu :,7.3.2 自定义筛选条件,使用Excel 2007中自带的筛选条件，可以快速完成对数据清单的筛选操作。但是当自带的筛选条件无法满足需要时，可根据需要自定义筛选条件。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 /edu :,7.3.3 设置多个筛选条件,如果数据清单中的字段比较多，筛选的条件也比较多，自定义筛选就显得十分麻烦。对筛选条件较多的情况，可以使用高级筛选功能来处理。 使用高级筛选功能，必须先建立一个条件区域，用来指定筛选的数据所需满足的条件。条件区域的第一行是所有作为筛选条件的字段名，这些字段名与数据清单中的字段名必须完全一样。条件区域的其他行则是筛选条件。需要注意的是，条件区域和数据清单不能连接，必须用一个空行将其隔开。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 /edu :,7.3.4 清除筛选与排序状态,用户在对电子表格中的数据进行筛选或者排序操作后，如果想要清除操作重新显示电子表格的全部内容，则在【数据】选项卡的【排序和筛选】组中单击【清除】按钮即可。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 /edu :,7.4 分类汇总表格中的数据,分类汇总是对数据清单进行数据分析的一种方法。分类汇总对数据库中指定的字段进行分类，然后统计同一类记录的有关信息。统计的内容可以由用户指定，也可以统计同一类记录的记录条数，还可以对某些数值段求和、求平均值、求极值等。 创建分类汇总 隐藏或显示分类汇总 删除分类汇总,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 /edu :,7.4.1 创建分类汇总,Excel 2007可以在数据清单中自动计算分类汇总及总计值。用户只需指定需要进行分类汇总的数据项、待汇总的数值和用于计算的函数(例如【求和】函数)即可。如果要使用自动分类汇总，工作表必须组织成具有列标志的数据清单。在创建分类汇总之前，用户必须先根据需要进行分类汇总的数据列对数据清单排序。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 /edu :,7.4.2 隐藏或显示分类汇总,了方便查看数据，可将分类汇总后暂时不需要使用的数据隐藏起来，减小界面的占用空间。当需要查看隐藏的数据时，可再将其显示。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 /edu :,7.4.3 删除分类汇总,分类汇总可以帮助用户分类并统计表格中的数据，在Excel 2007中用户可以选择的分类汇总方式包括求和、计数、平均值等。当用户不再需要分类汇总表格中的数据时，可以在电子表格中删除分类汇总。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 /edu :,7.5 组合表格中的数据,在Excel 2007中，用户可以将电子表格中相邻范围的单元格区域组合起来，这样用户可以展开或者折叠组合后的单元格，方便用户管理表格中的数据。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 /edu :,7.6 合并表格中的数据,通过合并计算，可以把来自一个或多个源区域