xiaziliao人力资源管理师二级资料2013年5二级公文筐考试.pptVIP

公文筐应试考试公益讲座,赵闫,一、什么是公文筐测试？,公文筐测试又叫公文处理测验，也叫文件筐测试。在这种测试中，受测者假定将接替某个管理者的工作，要在规定的时间内处理相当数量的文件、电话、信笺等，主要考察受测者的计划、决策能力。这是被多年实践完善并被证明为有效的管理干部测评方法之一。,二、公文筐考试的具体实施程序,具体实施程序为： 首先，向应试者发一套文件，包括下级呈来的报告、请示、计划、预算，同级部门的备忘录，上级的指示、批复、规定、政策，外界用户、供应商、银行、政府有关部门乃至所在社区的函电、传真及电话记录，甚至还有群众检举或投诉信等。这些文件经常会出现在管理人员的办公桌上。 其次，向应试者介绍有关的背景材料，然后，告诉他(她)现在自己就是这个职位上的任职者，负责全权处理文件篓里的所有公文材料。要使被测试者认识到，他现在不是在演戏，也不是代人任职，而是货真价实的当权者，要根据自己的经验、知识和性格在预定的时间内去解决问题。他不能仅仅描述自己将如何去做，而应是真刀真枪地处理每一件事。由此，每个应试者都留下一沓笔记、备忘录、信件等。这是应试者工作成效的最好记录。 最后，处理结果将交由测评组，按既定的考评维度与标准进行考评。通常不是定性式的给予评语，而是就那些维度逐一给予评分。,三、提供的信息文本,（1）背景信息：组织信息、人员、主要问题、日历表、角色要求、做答说明等； （2）公文：信件、请示、报告、指示、建议、备忘录、电话记录、抱怨投诉、统计报表等。,四、测试的能力要素,二级公文筐的测试主要围绕人力资源模块来出题测试应试者的专业素养，适当加入一些上下沟通和对内对外的协调能力的测试。,五、评价要素,（1）是否每份文件都看过，并做了相应批复； （2）是否利用了各种文件所提供的信息； （3）能否分清轻重缓急，有条不紊地处理这些文件； （4）对问题的判断是否得当，处理办法是否合理； （5）是否依据文件所提供的事实进行判断和决策； （6）是否对人力资源工作有专业的视角； （7）是否能做好一个人力资源经理的定位； （8）是否恰当授权； （9）是关注大局还是拘泥于细节 ,六、分析我们的公文筐考试,1.考试时间是：1.5小时（下午2点-3点半） 2.六大模块考四个，每个模块一道题 3.考评的维度包括： 逻辑思维能力、统筹能力、组织能力、决策能力、协调能力、沟通能力、书面表达能力、和应变能力等。,七、我的定位,我 人力资源经理 或副经理,总经理 （一把手）,副总经理 （主管？）,副总经理 （主管？）,正职或副职,薪酬,培训,劳关,绩效,招聘,下级,下级,下级,下级,下级,外部机构,其他部门,其他部门,其他部门,1. 如何读题 抓住情景 通读所有文件,八、应试-读题,情景要读出什么？ 1.企业所在的行业 2.企业的性质、规模 3.企业的主要产品和经营模式 4.企业目前的经营状况 5.企业所面临的问题或机遇 6.企业的战略目标与计划 7.考生承担的职位角色以及上下级间的关系（图）,九、分析-公文筐来信剖析,1、任 务：回邮件、回电话、回信函、面谈等； 2、接受者：人力资源经理（或主任、或副经理） 3、来电者：部门下属请示工作授权 上级领导指导工作汇报 横向领导协商工作沟通 外部联络探讨工作坚持或妥协,十、公文筐回复内容剖析,4、回复内容：回复内容要分条写（最好8-10条左右） （1）部门下属请示工作：以授权为中心的程序，调查协商决策授权保障改善。 （2）上级领导指导工作：以汇报为中心的程序，调查策划准备汇报规避注意。 （3）横向领导协商工作：以沟通为中心的程序，调查责任分工沟通内协外协。 （4）外部联络探讨工作：以坚持或妥协为中心的程序，调查检验结论坚持或妥协落实备忘。,公文筐实战练习,背景信息：今天是 2011年 5月22日，恭喜您有机会在约定的时间里担任豪杰贸易公司人力资源部副经理的职务，由于该部的刘经理正在外地分公司视察，因此，您将在他回来之前，全权代理他的职务。豪杰贸易公司是一家大型国有股份制企业，其人力资源部下设三个处，人事处、劳资处和福利处，分别处理人力资源调配、工资奖金和员工福利等各项工作。 问题情境：现在是下午2点，在听取了下属的工作汇报，做好今天的工作安排之后，您来到办公室，秘书已经将您需要处理的近日积压的文件整理好，放在了文件夹内。您必须在3个小时内处理好这些文件，并做出批示。下午5点钟在会议室还有一个重要的会议需要由您来主持。在这3个小时里，您的秘书会为您推掉所有的杂事，将没有任何人来打扰您。另外，很抱歉，由于电话线路正在维修，您在处理文件的过程中，没有办法与外界通话，所以，需要您以文件、备忘录、便条、批示等形式将所有文件的处理意见、办法等，做书面表述，最后由您的秘书负责传达。,公文筐实战练习,文件1 类别：电子邮件 来电人：李文 软件开发公司技术主管 接收人：刘增人力资源总监 日期：5月20日 刘经理：您好！ 我是软件开发公司技术主管李文，我们为贵公司设计的人力资源管理软件系统正在试运行。按照双方协议的规定，在4月20日之前完成试运行，并且应在5月10日之前完成对于贵公司使用者的培训。由于贵公司一直无法安排时间进行培训，贵公司主管人员也以此为由，拒绝支付剩余款项。我们希望，能否与您见面协商一下费用的支付问题及其他事宜？ 谢谢您!,答题思路,回信中道歉并承诺立即解决 。,暂时 不予处理。,回信指责对方,坚持 培训完成后再款。,1.授权下属进行详细情况的调查,1.1了解软件的实际运行情况,1.2了解培训未能进行的原因,2.要求下属提供详细的书面调查报告,围绕合同内容,提出具体的解决问题方案,3.听取财务等相关部门的意见，修改预案，采取必要措施，保证该项目的顺利完成,5.如果本公司遇到特殊困难不能履行合同时，应按合同提出对策并做好谈判的准备,6.注意公司形象,考虑到与该公司长期合作的可能性,与对方保持良好的合作关系,4.要求下属完成项目合同中未尽事宜,如做好人员培训的准备、修补完善软件系统等,先做如下处理， 再考虑约见乙方 ：,公文筐实战练习,文件2 类别：电话录音 来电人：王瑞 项目经理 接收人：刘增 人力资源总监 日期：5月21日 刘经理：您好！ 最近我在工作遇到了一个麻烦：上次我与我的两位得力助手共同成功地完成了一项您交给的重大项目后，您在对我们的工作进行评价时，仅仅肯定了我的贡献，并给予我一个出国进行培训的机会。在我出国回来以后的最近一段时间里，这两位助手和我关系就变得微妙起来，工作的开展也明显受到影响。这样拖下去，肯定不是一个办法。您看我该如何处理这个问题？,答题思路,回信希望下属谨慎处理 ，并且：,回信中不谈看法回避或拖延问题,不予处理,回信，或建议面谈,1.肯定下属的工作，说明奖励的必要性和重要性；,2.深入调查弄清事件产生的原因，授权下属认真处理该事件,3.提示下属采取必要措施，不要因此影响当前工作任务完成,4.建议下属在适当时机采取合适的沟通方法，使问题明朗化 ，并逐步解决,5.承认自己的失误，承诺会在适当时机肯定两位员工的成绩,6.建议下属在其团队内分享自己的培训成果,持续地进行沟通,8.总结经验教训，建议改进团队任务分配和激励计划，避免此类事件再次发生。,7.采取必要措施,避免对组织中其他成员产生不利的影响,自己亲自和有情绪的员工谈话，消除其误解,总结,简单思路： 1、调查 2、处理 3、预防 复杂思路： 1、思路、措施及意图； 2、情景和十个文件、文件之间的相互关系； 3、准备哪些材料、需要确认哪些信息、需要和哪些人（或部门）进行沟通、需要您的下属做哪些工作，您在处理致谢问题有的权限和责任； 4、如果相关问题在处理过程中可能出现不同的情况，也要考虑针对不同的情况给出不同的处理意见。 维度思维： 1、360度思维 2、内外思维 3、不同背景思维 4、不同假设思维,十一、回复内容拓展,1、回复的扩展 涉及的方面就是广度：要多而关键；包括：部门方面，时间方面（过去和未来），地点方面（我处和周边），事件的方面（HR与非HR，HR内部各方面）等； 涉及的探究就是深度：要深而准确，包括：为什么？还为什么？；怎么办？再怎么办？ 涉及的判断就是角度：要效而得体，包括：如果不是这样，如果不是那样（条件）？如果是谁，如果不是谁（做）？如果可能，如果不可能（有效）？所有的下一步的推进,十二、高分回复的延伸,专业化的回复（专业素质积累） （1）以品质、行为、结果为维度的基本逻辑脉路； （2）以三大基础（定编定岗定员定额、绩效管理、员工技能开发）和两大技术（工作岗位研究和人员素质测评）为奠基的基础理论体系； （3）以劳动经济学和组织行为学为基础学科的专业基础； （4）以规划统领的招聘、培训绩效管理、薪酬管理、劳动关系管理为基本的工作体系； （5）关注各章的体系、流程、原理、方法或方式（劳动关系管理中为方式，其他均有流程）； （6）以人力资源战略、管理、开发和人力资本为组合的领域体系； （7）以求才、用才、育才、激才、留才为主要的任务体系； （8）以完善人、开发人、